论公文中标点符号的规范问题

论公文中标点符号的规范问题
摘要:现代公文规范,是我国现行公文应当遵循的,已经由各级机关及广大群众在长期实践中认定或形成的,我国最高权力机关已确定或明文规定的有关公文从制作、运转到管理的若干标准。

公文规范主要包括写作规范、文种规范、格式规范、行文规范、处理规范等五方面的内容。

标点符号的规范问题是公文规范的重要内容。

本文从公文的标题和正文两方面着手,探讨公文中标点符号的规范问题。

关键词:公文;标点符号;规范
公文是国家机关和企事业单位、人民团体在管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

标点符号,只指书面上用于标明句读和语气的符号。

“标点符号是辅助文字记录语言的符号,是书面语的有机组成部分,用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用。

”规范即约定俗成或明文规定的标准。

我国现代公文规范,是我国现行公文应当遵循的,已经由各级机关及广大群众在长期公文实践中认定或形成的,我国最高权力机关已确定或明文规定的有关公文从制作、运转到管理的若干标准,这些标准是各级干部群众必须遵循的,它具有强制性和约束力。

公文规范主要包括写作规范、文种规范、格式规范、行文规范、处理规范等五方面的内容。

在公文中,标点符号有其独特的作用,乱用、混用、错用标点符号,不仅会影响公文意思的表达,而且会严重影响公文的质量。

所谓“无规矩不成方圆”,郭沫若同志曾经说过“标点好像一个人的五官,不能因为它不是字就看的无足轻重。

标点错了,意义也就变了”。

标点符号的规范是公文规范的重要内容,本文着重讨论的就是公文中标点符号的规范问题。

公文格式规范化,有利于提高公文的效率、简化和减少公文,也有利于公文的归档和检索,我们应该把公文规范作为一项长期的工作坚持下去。

一、公文标题中标点符号的规范问题
公文标题的规范是公文规范的重要方面。

公文的标题,即一级标题的末尾,一般不加标点符号。

公文内部的标题,即二、三级标题的末尾,如果是居中标题,一般也不加标点符号;如果是缩两格标题,并且标有序号(如 1.2.3,第一,第二),可以加句号。

公文内部的段首标题,即用公文自然段落的第一个句子所作的标题,其末尾可以加句号;如果不加句号,可以在段首题与其后的公文内容之间空一格。

公文标题的内部,除用引号和书名号外,尽量不用标点符号。

标题中涉及特殊的名词、术语要使用双引号,如:《中国共产党中央纪律检查委员会关于杜绝“关系户”不正之风的通告》,这个公文标题里面的“关系户”这个词语就是和当时的社会背景紧密联系的,因此术语特殊名词,应当加上双引号。

公文含有两个以上的标题时,一般只用两个书名号。

从外到内,第一个用双书名号,第二个用单书名号,第三个
以后可不再用书名号。

例如:《成都市锦江区教育委员会转发锦江区卫生局关于印发的通知的通知》。

这个公文标题含有三个标题,第一个标题《成都市锦江区公费医疗管理试行办法》,第二个标题《锦江区卫生局关于印发的通知》,第三个标题《成都市锦江区教育委员会转发锦江区卫生局关于印发的通知的通知》。

书名号的用法也有规范,不能滥用、错用,国家规定,公文标题中除法规、法律、规章、章程、制度、办法、条例等名称加书名号外,其他的一般不用标点符号。

《xx县人民政府批转县经委的通知》,这是一份公文的标题。

标题中县人民政府批转的县经委的文件不是法规、规章,却加了书名号,这是不对的,应该改为:《xx县人民政府批转县经委关于当前工业生产意见的通知》。

二、公文正文中标点符号的规范问题
公文正文的规范问题是所有标点符号规范中最重要的部分,因为正文是任何一篇公文的主体,发文者的所有意图都是通过正文体现出来的。

公文结构层次序数中标点符号的用法具体有:第一层“一、二、三……”,数字后用顿号,例如:“一、”、“二、”、“三、”;第二层“(一)、(二)、(三)……”,数字用括号括上后不加任何标点符号,例如:“(一)”、“(二)”、“(三)”;第三层“1、2、3……”,数字后用小圆实心点,例如:“1.”、“2.”、“3.”;第四层为“(1)、(2)、(3)、”,数字用括号括上后不加任何标点符号,例如:“(1)”、“(2)”、“(3)”。

在公文正文中出现的公文名称,如果使用全称,应加书名号。

例如:《中华人民共和国宪法》。

如果使用简称可不加书名号。

例如:宪法。

如果是草案,使用全称时,应将“草案”二字用括号括起,置于公文名称之后、书名号之内,例如:《中华人民共和国公司法(草案)》;使用简称时,不加书名号和括号,例如:公司法草案。

有时由于公文正文中出现的公文名称较长而将制定机关在公文名称中略去,这时公文名称也应加书名号。

例如:《关于授权深圳市人民代表大会及其常务委员会和深圳市人民政府分别制定法规和规章在深圳经济特区实施的决定》,公文名称中的“全国人民代表大会常务委员会”就可以省略。

其次,应注意正文中逗号和句号的使用问题。

逗号的使用情况有:在应该用顿号的并列短语的内部还有应用顿号的并列词,这时在并列的短语之间用逗号,如“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部、委、办、局,各直属机构”;主语部分较长,在主语和谓语部分之间用逗号,例如:全国人民代表大会、省级人民代表大会、设区的市级人民代表大会、县级人民代表大会、乡级人民代表大会,都是国家权力机关。

此外,还有根据语义关系使用逗号,如“各级党委、政府领导班子都要把坚持两手抓、两手都要硬的方针落到实处,切实加强领导。

一把手要亲自抓,要实行抓党风廉政建设责任制。

领导班子的每个成员都负起责任,切实抓好分管部门和系统的廉政建设。

”这个句子就用错了标点符号。

因为在第一、二个句号处,语义均未完全表达,后面的话只是对前面的话进一步阐述,因此,在这两处用句号,句子意思表达就很不完整,应改用逗号。

相反,“一把手要亲自抓”后应用句号,不能用逗号,因为前后两个句子说的完全不同。

规范的写法应是:“各级党委、政府领导班子都要把坚持两手抓、两手都要硬的方针落到实处,切实加强领导,一把手要亲自抓。

要实行抓党风廉政建设责任制,领导班子的每个成员都负起责任,切实抓好
分管部门和系统的廉政建设。

”又如,“实行岗位责任制后,按标准打分计分发奖金,凡未达到百分的分别按分值扣发,责任领导科员和责任干部同等数量的奖金”。

这句话在几个关键地方无标点或错用标点,让人很难理解句意,给其加上规范化的标点就通顺了:“实行岗位责任制后,按标准打分,计分发奖金,凡未达到百分的,分别按分值,扣发责任领导、科员和责任干部同等数量的奖金”。

参考文献:
[1]刘树芝,李鹏旺.标点符号用法[M].北京:世界图书出版公司,2001.
[2]赵凤兰.公文写作规范[M].郑州:文心出版社,1996.
[3]栾照钧.公文病误矫正指南[M].北京:中国时代经济出版社,2003.
[4]郭方忠.现代公文处理规范[M].甘肃:甘肃文化出版社,2005.
[5]马伟胜.公文写作、处理与病例评改[M].广西:广西人民出版社,2005.。