公文写作基础知识有哪些

公文写作基础知识有哪些 所谓公文，就是公务文书。

是指机关、团体、企事业单位，在处理各种事务 中形成的体式完整、内容系统、要求严谨的书面材料。

是用以传达贯彻党和国家 的方针、政策、指示，部署、安排和指导工作，请示和答复问题，通报情况，交 流经验 ，商洽事宜的重要工具。

政策性、部署性、指导性、时效性、机密性是公文的五大特点。

第一讲 公文的种类 正确区分公文的类别，对于正确选用文种，提高公文写作质量，加快公文运 转，合理组卷，提高效率，有着极其重要的意义。

根据公文的性质、特点、使用 及引文关系的不同，公文的分类标准也不尽相同。

根据中 共中央公办厅和国务 院办公厅的规定，公文分为法定党政公文和机关常用事务文书两种。

一、法定党政公文 (一)国务院办公厅于 2000 年 8 月 24 日发布的 《国家行政机关公文处理办法》 将行政机关的公文规定为 13 种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、 报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

(二)中 共中央办公厅于 1996 年 5 月 30 日发布的《中国共产党机关公文处 理条例》把党内公文规定为 14 种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公 报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

二、机关事务文书 机关事务文书是指国家机关为处理日常事务而制发的文书。

通常包括： 计划 (方案)、总结、简报、章程、办法、调研报告 、讲话稿、经验材料等。

三、公文的分类 (一)按性质和特点划分： 报请类公文(报告、 请示);指挥类公文(命令、 指示、 批复、决定);知照类公文(通知、通报、通告、公告、函、会议纪要);法规类文 书(章程、条例、规定、办法、细则);计划总结类文书(计划、总结、调研报告、 工作研究、简报)。

(二)按行文关系划分：上行文(请示、报告等);平行文(函、通报、简报等); 下行文(通知、指示、命令、批复等)。

(三)按秘密等级划分：绝密件、机密件、秘密件。

另有内部件、国内件、公 开件之分。

第二讲 公文的书面格式
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一、眉首格式 置于公文首页横线以上的各要素统称眉首。

(一)份数序号：用小写数字编排，置于公文左上角第一行。

(仅用于绝密和 机密公文)。

(二)秘级和保密期限：秘级用 3 号黑体字，标注于公文右上角第一行，有保 密期限的，密级和期限之间用“☆”相隔。

(三)发文机关标识：又称文件头、版头，由“发文机关全称+文件”组成， 置于眉首中央。

(四)发文字号： 由“发文机关代字+[年份]+顺序号”组成， 置于发文机关标 识下文中央。

二、主体格式 (一)公文标题： 应以最准确而简要的语言高度概括公文的主要内容， 并标明 文种。

通常有： “发文机关+事由+文种”、 “关于+事由+文种”、 “事由+文种”。

公文标题置于横线下方中央。

(二)主送机关：指公文的主要受理机关。

如：“省工商局”、“各市(县) 工商局”、“各科(室)、直属分局”等。

(三)正文：阐述公文内容，表达行文意图，使受文者准确领会受理事项及要 求。

(四)结束语： 结束语应根据文种而定， 如“此报”、 “此通知”、 “此请示、 当否，请批示”等。

(五)、附件：是指用以说明公文正件而附加的其他公文或材料。

(六)、落款及用印：落款包括发文机关全称和成文时间。

其中，单一发文机 关的，不署机关名称，只落成文时间，印章加盖于时间之上即可。

用印要求是上 不压正文，下不压版记，左右骑年盖月。

三、版记格式 (一)主题词：用最概括、精练、简明的若干词或词组有序排列组成，以便公 文主题检索。

如：“行风整治、通知”、“集贸市场、整治、报告”等。

主题词 置于公文尾页横线之上。

(二)抄送机关： 除主送机关外需要协助执行或知晓的其他机关。

用“报、 送、 发”在尾页横线以下标明。

如：“报：州工商局、县委、县政府;送：经贸局、 本局领导;发：个协、消委”等。

抄送机关应分列横排，下加横线。

(三)印发机关及时间：印发机关是具体拟制、印发本公文的部门，如：“州 工商局办公室”。

印发时间是具体印发本公文的准确日期， 如： “××××年×× 月××日”。

印发机关和印发时间在横线下平行左、右排列。

第三讲 公文写作的基本原理 一、公文的主题
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主题是公文的主要思想和中心内容。

在某些公文中表现为作者的主要思想和 基本观点;在有些公文中又表现为主要事件或主要问题所蕴含的客观意义。

公文 的主题是整篇公文的核心、灵魂和统帅，它具有决定材料的取舍，支配公文的谋 篇布局，制约表达手法的运用，影响公文遣词造句，彰显公文价值等诸多方面的 地位和作用。

公文主题的基本要求是：正确深刻、集中单一、鲜明确切。

在提炼公文的主题时，不能将主题等同于课题、论题、标题。

课题是学术论 文或调研报告所研究和讨论的主要问题;论题是议论性文体所要论证的问题，是 文章内容的性质和基本范围和概括反映;标题则是公文的名称、旗帜。

标题的形 式通常又分为主标题、副标题和小标题。

二、公文的材料 材料是作者为某一写作目的而从公务活动领域调查、 搜集， 并写入公文中用 以表现主题的一系列客观事实和理性观念。

其中，客观事实包括时间、空间、人 物、事件、原因、结果、数据等;理性观念包括理论观点、科学原理、定义概念、 看法结论及格言警句等。

(一)材料与主题的关系 材料是提炼和形成公文主题的基础，尤如屋之砖瓦，木之根系;材料又是表 现、深化主题的手段。

主题必须通过材料来表现、支撑，否则将会是无根之木， 无源之水;材料的取舍受主题的制约。

在材料的使用上，必须根据主题的需要而 定，凡是能够有力地表现主题或支持观点的材料，就必须予以高度重视，广泛采 用。

凡是与表现主题无关或关系不大的， 应坚决舍弃， 切忌牵强附会， 画蛇添足。

(二)选材要求 一是要可靠真实。

公文中使用的材料，是制订政策、表达思想、说明意见的 依据。

为此，选材中要认真甄别材料的真伪和可靠程度，确保绝对真实，不得虚 构失真。

二是要典型集中。

要选取最具代表性和普遍性，最能揭示主题思想、最有说 服力的材料，集中表现公文所主张的观点和意见。

三是要新鲜有力。

一般而论，公文所选用的材料应以新情况、新事物、新矛 盾、新变化、新措施为优。

但也要因文而异，新闻要求绝对的新，公文要求相对 的新，而一般应用文则对新的要求不太严格。

(三)材料的搜集 公文材料的搜集渠道通常包括专题调查、 间接搜集和日常积累。

专题调查是 根据主题的要求， 由作者直接就某一方面的情况和问题有目的地进行调研， 调研 务必深入扎实、周密、细致、系统、全面，还要尊重客观事实。

要善于透过现象 看本质，辩证地加以分析和认识，从而得出正确结论。

间接搜集是通过报刊、文 件、材料等广泛获取与主题相关的信息，并加以科学整理和运用。

日常积累是指 作者在工作实践、公文撰写、日常学习中长期积累的信息、经验，这是材料搜集 最基本的途径。

(四)材料的加工
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在材料搜集过程中获取的信息只是一般素材， 要把素材作为公文的材料使用， 就必须进行加工、整理。

通常要对其进行归类、筛选、排列、组合，使之能充分 发挥烘托主题的作用。

三、公文的结构 结构是指公文的谋篇布局和组织安排。

其目的是根据主题的需要， 把材料有 步骤、分主次地组织起来，形成一个完整、严密、连贯、有机的整体。

结构的搭 建必须遵循客观事物的规律性、 材料组织的严密性、 问题剖析的透彻性和事理叙 述的逻辑性。

否则，公文将会成为杂乱无序、无法通晓的材料堆积物。

公文结构的基本要求是：格式规范、单纯平直、条款分明、布局严密。

内容 安排通常包括开头、主体、结尾三大部分。

(一)开头 开头是公文的开端部分， 它是展开公文主体内容的起点， 对读者理解全文起 引导作用。

其写法因文而异、灵活多样。

主要有概述式、引述式、原由式、结论 式四种。

不论何种形式的开头，其写作要求都是一致的，就是要开门见山、紧扣 事由、表明目的、点明主旨、阐明要义。

(二)主体 正文的主体部分，是公文的主要内容，是公文的核心。

其特点是文字较长， 不同文种在具体写法上有着不同的相对规范的格式。

有的分段，有的不分段，多 数采用条款式结构，要求条分缕析，条理清楚。

公文主体结构层次的安排主要有并列式、递进式、因果式三种形式。

其中， 并列式的特点是对主题思想所包含的几个主要问题进行整理归类， 分别叙述、 说 明或论述;递进式的特点是依据事理的逻辑顺序，层层推进，环环相扣，每一层 次都以上一层意思为叙述、说明、论证的基础，各层之间形成步步深入，层层递 进的关系;因果式结构是依照事物自身的因果关系，或从因到果，或由果溯因安 排层次。

上述三种结构形式中不论何种，其一般要求都是观点鲜明、叙事简洁、 层次清楚、条理分明、单纯平直、朴实明快、说理有力。

(三)结尾 结尾是公文的终结和收束部分， 是对公文内容所阐述的结果进行综合性艺术 处理。

它对完成主题，结束全篇，帮助读者明确主旨，加深认识，增强说服力， 以确定行为方向有着重要的作用。

写作中既要力求独创、新颖、别致，又要遵循 相对固定的格式和共同规律。

其写作方式通常有总结式、说明式、强调式、请批 式、 自然式等。

不论何种方式， 总体写作要求是首尾呼应、 自然有力、 惯用格式、 简明易懂。

在具体的公文写作实践中，公文结构的类型并非千篇一律，一层不变。

除了 如前所述的“三层式”(导语+主体+结尾)外， 有的则根据公文的性质和内容采取 “单层式”(只有正文或主体)或者“双层式”(导语+主体)，只要能简洁、有力 地阐明公文的主题，完全不必受“三层式”所限，可因文而异，各取所需。

四、公文的表达方式
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公文的表达是把公文的观点、 材料、 结构等用特定的方式表达出来的技巧性 过程。

公文的表达方式主要有叙述、议论和说明。

(一)叙述 叙述是一种叙说和交待人物经历和事物发展过程的表达方式。

通常包括“叙 事”和“写人”两个方面，但公文以“叙事”居多。

这种表达方式多用于请示、 报告、简报、通报等文种。

其作用主要是反映情况，交流思想，说明主题。

叙述 中多为第一人称，但撰写先进事迹材料等应用文，则常用第三人称。

叙述的方法 包括顺叙、倒叙、插叙、分叙等。

其基本要求是概叙为主，贯直勿曲。

(二)议论 议论，就是议事论理。

是作者对所述情况或事件进行的分析阐述，或剖析评 论， 或表明自己的观点、 意见、 主张、 态度。

公文中的议论有别于论文中的议论， 公文主要是议事，论文则以说理为主。

议论作为公文的表达方式，其要求则与一 般的论文一样，要有论点、论据和论证三要素，论证的方法也通常为“立论”和 “驳论”，常见的有例证法、引证法、分析法和对比法等。

公文议论的撰写要求 是据事论理、简明有力。

(三)说明 说明，是用简明扼要的文字，解说事件的情况、性质、特征和因果关系的一 种表达方式。

说明的对象既可以是具体的事实、事物，也可以是抽象的概念、事 理。

在公文撰写中，说明表达方式占有很大的比重，起着十分重要的作用。

从说 明的方法上而言， 通常有定义说明、 诠释说明、 举例说明、 数字说明、 图表说明、 分类说明和比较说明等，其写作要求是客观详实、扼要有序。

五、公文的语言 语言是思想的直接表现， 是使公文的内容得以完美表达的文字符号。

公文中 的语言相较于文学作品中的语言有着独有的特性，它是一种典型的应用型语言， 强调通俗易懂，朴实无华。

在公文写作中遣词造句要力戒文过饰非、华而不实， 应用技巧上要做到语体因文而异， 多用专业术语;句法简洁明了， 多采介宾短语。

就写作实践而言， 还可以适当地用一些模糊语言。

公文语言的总体要求是： 准确、 简明、平实、得体。

第四讲 常用公文和应用文的写作 一、报告 报告，是用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复查询 的一种最常用的 公文体式，属陈述性公文。

从行文关系上而论，报告属于上行文。

汇报性、陈述 性是其突出特点。

报告的种类较多，按内容可分为情况报告、答复报告和报送报告;按其作用 可分为上复性报告和知照性报告;按呈报要求可分为呈报性报告和呈转性报告 ; 按其性质可分为综合性报告和专题性报告。

报告的写作要求是：及时、客观、简略;不夹带任何请示事项。

报告拟写的
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基本格式分为三部分：报告依据、报告事项和结尾。

但不同种类的报告又各有其 特有的格式和写法。

例如：工作情况报告，通常分为开头(导语)、主体两大部分 即可。

开头要写明工作起因，并简要总述基本情况，主体则要把整项工作归纳为 若干条目，再在条目下分别演绎叙述。

范文： 关于信息化建设情况的报告 省工商局： 根据省局信息中心于 4 月 15 日下达的《关于上报信息化建设情况的通知》 要求，我局非常重视，及时指派专人负责，认真落实调查统计上报工作，并就我 州工商系统信息化建设所取得的成绩进行了全面总结， 对存在的问题进行了深刻 剖析，对今后的信息化建设作了具体规划。

现将相关的情况报告如下： 一、取得的成绩 我局的信息化建设始于 2002 年，在省局党组的关心重视下和上级业务部门 的精心指导下，通过近三年的艰苦努力，已初具规模。

目前，全州工商共配置计 算机 59 台(套)，网络服务器 2 台，专(兼)职的技术人员和信息管理员 5 人。

在 网络建设和软件应用方面也取得了可喜的成绩，主要包括五个方面： 一是成功建成了“二级局域网”。

我局分别构建了物理隔离的内网和外网， 搭建了省、 州、 市(县)三级机关之间上传、 下达联结的通道， 并能确保畅通无阻。

以中心机房为核心， 联结全部办公室， 并能满足各种办公业务需要的智能局域网 已经形成，并处于正常运行之中。

二是“企业个体登记管理”软件的应用富有成效。

州、 市(县)两机机关的企 业个体数据档案的录入工作早已完成，并不断得到充实;全州的经济户口信息资 源数据库已经建立， 能适时实现数据整合， 达到了省局信息中心下达的每年必须 上报两次汇总数据库的要求。

三是业务管理软件得以正常运用。

工商行政管理统计报表软件、 票据管理软 件和财务管理的软件的应用效率明显，运行正常。

四是相关的管理系统平台搭建完成。

经过充分准备，精心设置和反复测试， 目前， 我局已经成功搭建了“工商内部事务信息管理系统”和“工商数字一体化 软件 OA 系统”平台。

五是开展了人员培训。

自信息化建设启动至今，我局除了先后派出 12 人次 参加省局的信息技术外，还自行组织了 4 期次的相关业务培训，受训人员共 59 人次，除专职或兼职的信息管理员外，财务、注册登记和人教部门的业务骨干都 参与了培训，为信息管理和业务软件的应用操作准备了必要的技术人才。

二、存在的问题 我州工商系统的信息化建设虽然取得了一定的成绩， 但由于底子薄、 起步晚， 硬件设施和专业技术实力相对滞后， 因而远不能满足完全实现信息化、 自动化办 公的需要。

主要存在以下三个方面的问题 一是专业技术人才紧缺。

目前，真正具有专业技术的人员仅有 2 名，分别在
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州局机关和勐腊工商局专司计算机信息管理工作…… 二是资金不足。

由于信息化建设经费不能保障，我局至今尚未组建市 (县)“三级局域网”， 有少数的机关股(室)和大多数的基层工商所至今没有配备 计算机…… 三是信息化意识淡漠。

整个队伍对信息化建设的深远意义、 重要地位和效能 作用认识不足…… 三、今后的努力方向 针对当前存在的困难和问题，我局拟计划从以下五个方面抓好信息化建设： 一是要提高认识，更新观念。

要进一步加大队伍内部的宣传教育力度…… 二是抓好计算机技术培训。

通过办班培训和在岗学习培训相结合， 使每一名 干部都能用文字处理软件打印、编排文件;用电子表格软件制作含四则运算的电 子表格文档;用电子邮件软件收发文件…… 三是积极筹措资金完成市(县)局“三级局域网”建设。

通过向上级申报立项 拨款、 州局适当补助和建设单位部分自筹“三条腿走路”的办法， 争取在年内完 成三市(县)局“三级局域网”的组建…… 四是狠抓推广应用。

我局计划在“三级局域网”建成后， 以景洪市工商局为 试点，以个体注册登记为业务选项…… 五是充分发挥网络效应。

我局将构建“西双版纳州工商局红盾网站”， 在宣 传工商法律法规、展示工商文明服务形象方面发挥信息网络应有的作用…… 此报告 西双版纳州工商行政管理局 二 OO 五年五月二十日 二、请示 请示，是指下级遇有政策不明，或本级职权范围内无权解决的事项，或者自 己无法解决的困难时向上级机关请求指示、 批准的公文体式。

请示属于上行文， 其特点是陈述性、请批性。

请示的种类包括建议性请示、审批性请示、答复性请示。

请示通常要写明请 示的理由、请示的事项、请示的要求。

并注意一事一文，不能多头主送，一般不 能越级。

请示和报告是两种公文体式，有着严格的区别：一是行文目的不同;二是行 文时机有别;三是行文体式各异。

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