第三章秘书的沟通与协调

行招聘准备工作，开展了一系列的招聘活动。
在面试之前，人力资源部提出是否让市场部的管理人员参加面试， 可市场部的人实在太忙了，即使是管理人员也难得在公司露面，用手机 联系上他们后的回答是：“我们哪里顾得上这些事啊，面试是人力资源 部的事，叫我们干什么呀！”
所招聘的人员到位一段时间后，市场部管理人员开始抱怨：“人力 资源部招聘来的人不好用，不适合干市场，安排的指标任务完不成。”
效率的重要手段 能推动秘书工作向深度和广度发展
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（三） 协调工作的范围 1.关系协调：是指在处理人与人、人与系
统组织、组织与组织的各种矛盾关系中 所进行的协调。 （1）横向关系协调：本系统与外系统之 间关系的协调；系统内部关系的协调； 领导关系之间的协调。 （2）纵向关系协调：wk.baidu.com下关系的协调； 协调与上级领导的关系；协调与下级组 织成员的关系。
（1）从属原则 （2）依法原则 （3）及时原则 （4）事实依据原则 （5）平等原则 （6）长远原则 （7）全局原则 （8）激励原则
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（四）协调的原则和方法 2.协调的方法 及时明确需要协调的对象 充分了解协调对象 正确选择沟通协调渠道（面谈、书面、
第三章秘书的沟通与协调
3、如何表达更好 •D
第一题：请公寓的房东粉刷墙壁
A.我们已经住了3年了，多少照顾一下我们吧 B .比起我们付的房租，这点费用真是微不足道 C .我们也会帮忙的 D .最近我有几个朋友来做客，他们也考虑到这里 租房子，如果喜欢就住下来了 E .如果我是你的话，一定二话不说，立刻粉刷， 又不是你一个人的房子
第三章秘书的沟通与协调
问题到底出在哪里呢？如何处理人力资源部门和业务部门的关系？
使招聘更有效呢？
第三章秘书的沟通与协调
••第六三、章秘书与秘协书作的单沟位通的与关协系的协调 调
• 秘书人员如何处理好与协作单位的关 系
• （一）互惠互利，建立稳固关系 • （二）互相帮助，保持融洽的伙伴关
系 • （三）交流信息，互通有无
第三章秘书的沟通与协调
技能训练
【训练目标】 • 通过训练，使学生能熟练地沟通与协调方法。 一、案例分析：怎样与不愿与你共事的人合作
“五一”国际劳动节快到了，安装公司办公室主任交给参加工作 不久的秘书小陈出黑板报的任务。但是由于小陈既不会画画也 不会写美术字，为此从另一办公室选调了一位美术功底较好的 小杨负责版面排版工作，小陈专门负责组稿、改稿工作。小杨 是美术科班出身，画画写美术字驾轻就熟，在小陈面前有点骄 傲，根本不把她放在眼里。眼看着“五一”劳动节快到了，小 陈的组稿和改稿工作基本上完成了，可是小杨还慢悠悠地未见 动静，弄得小陈不是如何是好。
•讨论：你是小张，你会怎么说？
第三章秘书的沟通与协调
老总的照片
• 这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了实现产业升级，正在 收购一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司在股票市场上的大幅 波动，两家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。
• 这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地来电话，说谈判己经完 成，让秘书赶紧用快件寄3张作为公司法人代表的总经理照片过去，以办理有关 手续。这天总经理正好在市政府开会，秘书一时找不到总经理的照片。就在秘 书不知怎么办好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施CI 战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总经 理照片。秘书给公关部打电话，对方接电话的正是秘书中学的同学小诺。小诺 是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。她说他们那有总经理的照 片，并答应马上给送过来。当秘书刚刚松口气，公关部的雷经理来电话，问秘 书要照片做什么用。秘书有这么几种回答：
• （一）了解上司的性格特征和管理风格
•1、了解上司的性格特征
•（1）自信型性格
•（2）优柔寡断型性格
•（3）细心稳重型性格
•（4）粗犷型性格 •（5）实干型性格
•2、了解上司的领导风格 •（1）民主型
•（2）专制型
•（3）制度型
•（4）放任型
第三章秘书的沟通与协调
•第二三、章秘书与秘上书司的关沟系通的与协调 调
请看录像资料
第三章秘书的沟通与协调
•第案三例章分析秘书的沟通与协 调 有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，
问道： “听办公室的同志说，就差你们工会的 学习计划没有报上来。刚才打电话找你们的工 会主席也找不到，上次常委扩大会议工会主席 也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要 改一改。” 小张心想，工会主席最近因为儿子 出差，小孙子患病住院，没有参加上次会议， 也没有及时报学习计划。小张在书记面前不便 解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书记 批评我们工作拖拉，还说上次没有参加会议， 计划也没交。”工会主席听了以后心中十分不 快：“我小孙子住院一个多星期的，我也向党 委办公室老李同志请了假，怎么党委书记迄今 还不知道？他太官僚了！”
会议、电子媒介等）
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（五）协调的艺术 1. 善于观察； 2. 巧用幽默； 3. 换位思考; 4. 灵活应变； 5. 迂回前进； 6. 变通执行; 7. 捕捉时机； 8. 把握环境； 9. 留有余地； 10. 把握关键
第三章秘书的沟通与协调
•第三三、章秘书与秘同书事的关沟系通的与协调 调
• 同事之间相处的学问
•1、真诚地关心同事 •2、谦虚平等地对待同事 •3、一视同仁的对待同事 •4、维护同事与同事之间，同事与领导之间的团结 •5、相互信任、互相学习，取长补短 •6、严以律己，宽以待人 •7、让你的同事表现得比你优越 •8、委婉地拒绝你的同事 •9、同事相处的禁忌 •10、同事相处要讲礼貌，学会尊重老同事
第三章秘书的沟通与协 调
2020/12/7
第三章秘书的沟通与协调
•学习目标
• 通过本章学习，你应能够：
1.了解秘书协调工作的内容 2.正确处理与上下级的关系 3.掌握不同关系协调的程序与方法
•电子教案模版配色（1）
第三章秘书的沟通与协调
•主要内容
•秘书协调工作概述 •秘书与上司关系的协调 •秘书与同事关系的协调 •秘书与职能部门关系的协调 •秘书与相关单位关系的协调
第三章秘书的沟通与协调
•第二三、章秘书与秘上书司的关沟系通的与协调 调
• （二）与上司相处的方法与技巧
•2、正确领会、贯彻、执行上司意图 •（1）为上司意图的形成提供足够的参考依据 •（2）正确理解、领会上司工作意图 •（3）做好上司意图贯彻执行中的信息反馈工作 •（4）及时如实传达上司工作意图 •（5）努力让执行者自学接受领导工作意图
第三章秘书的沟通与协调
分析提示 (1)将小杨不愿合作的事直接告诉办公室主任，并向主任
表明责任不在自己，由主任去处理； (2)和小杨摊牌，告诉他：“你到底愿不愿意干，不干我
找别人去”； (3)凭自己的关系，另外请一个人来帮忙，不去求小杨，
如期把黑板报搞好； (4)抱着与人为善的态度，采取委婉的劝说方式，启发他
“究竟要什么样的人， 从你们那里听不到一点意见，面试也不参 加。”人力资源部的人觉得也很委屈：“想要什么样的人，你们自己最 清楚， 招聘过程不参与，不配合，人来了，又抱怨我们。”
问题到底出在哪里呢？如何处理人力资源部门和业务部门的关系？
使招聘更有效呢？
第三章秘书的沟通与协调
案例分析
•
某公司正处在成长期，业务不断拓展，市场部提出急需增加人手。
第三章秘书的沟通与协调
•第五三、章秘书与秘职书能的部沟门通关与系协的协调 调
• （一）与职能部门搞好关系 • 1、强化部门观念 • 2、加强沟通，平等相处 • （二）协调好各部门之间的关系
第三章秘书的沟通与协调
案例分析
•
某公司正处在成长期，业务不断拓展，市场部提出急需增加人手。
公司决定招聘一批市场营销人员，人力资源部按照职位说明书的描述进
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（三） 协调工作的范围 2.工作协调的内容 （1）项目协调 （2）政策协调 （3）工作计划协调 （4）会议协调 （5）关于日常事务协调工作 （6）公文协调工作
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（四）协调的原则和方法 1.协调的原则
第三章秘书的沟通与协调
•第二三、章秘书与秘上书司的关沟系通的与协调 调
• （二）与上司相处的方法与技巧
•3、提高自身素养，练好基本功 •（1）诚实而不做假弄权 •（2）当参谋而不自以为是 •（3）受批评而不急不怨恨 •（4）加强与上司沟通，学会进谏 •（5）努力让执行者自学接受领导工作意图
第三章秘书的沟通与协调
公司决定招聘一批市场营销人员，人力资源部按照职位说明书的描述进
行招聘准备工作，开展了一系列的招聘活动。
在面试之前，人力资源部提出是否让市场部的管理人员参加面试， 可市场部的人实在太忙了，即使是管理人员也难得在公司露面，用手机 联系上他们后的回答是：“我们哪里顾得上这些事啊，面试是人力资源 部的事，叫我们干什么呀！”
• （二）与上司相处的方法与技巧
•1、学会尊重与服务上司 •（1）努力维护上司的威信 •（2）尊重上司的职权 •（3）执行上司的意见和决策 •（4）帮助上司克服困难 •（5）正确对待上司的错误
第三章秘书的沟通与协调
•第二三、章秘书与秘上书司的关沟系通的与协调 调
• （二）与上司相处的方法与技巧
•2、给领导留下好印象 •（1）以工作能力让领导认同 •（2）以忠诚获取领导信赖 •（3）形成良好的工作作风
所招聘的人员到位一段时间后，市场部管理人员开始抱怨：“人力 资源部招聘来的人不好用，不适合干市场，安排的指标任务完不成。”
“究竟要什么样的人， 从你们那里听不到一点意见，面试也不参 加。”人力资源部的人觉得也很委屈：“想要什么样的人，你们自己最 清楚， 招聘过程不参与，不配合，人来了，又抱怨我们。”
与自己合作。
请选出正确的答案，并说出理由。
第三章秘书的沟通与协调
训练二、练习如何沟通和表达？
1、请您思考，如何表达？ 妻子一天让丈夫出门去买东西： 买一斤排骨 买一包纸尿布 买三斤萝卜 买两斤苹果 买一包婴儿奶粉 买两斤葡萄
第三章秘书的沟通与协调
2、请您诊断，问题在哪？
A主任安排B秘书去打印两份文件，一份文 件打印10份，一份文件打印2份。结果，B秘 书把两份文件都打印了10份。 A老师叫B学生去写一份通知公布讲座时间 为11月1日晚上7点半，结果B同学的通知是 11月1日晚上7点（7点为正常上课时间）。 A干部口头安排B同学去班上传达一个通知， B同学又口头安排C同学去传达，最后无数 同学又去问A干部那通知是啥意思。
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（二）秘书协调工作的特点和作用 1.秘书协调工作的特点 权力的授予性（附属性） 非职责限定性（全面性） 认同疏导性（非权威性）
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（二）秘书协调工作的特点和作用 2.秘书协调工作的作用 是促进组织系统正常运转、提高工作
• a.这是总经理要的，我不知道！ • b.我可以告诉你，但你不能对别人说。 • c.拿到报纸上去发表（因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）。 • d、对不起，我暂时不能说。 • e、你问那么多干什么？ • 请从以上5个选项中找出合适的回答，并说明其理由
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•电子教案模版配色（1）
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（一）协调的概念 协调——协商、沟通、调和、调解、调节等。 从管理学角度看，协调是指管理者从系统整 体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处 理系统之间、人们之间的各种关系，为实现 系统目标而共同奋斗的—种管理职能。 秘书协调是指在其职责范围内，或在领导的 授权下，调整和改善组织之间、工作之间、 人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同 步化与和谐化，以实现共同目标的过程。