第三章秘书的沟通与协调
秘书学概论-第三章秘书职能
（一）信息管理职能
秘书机构和秘书职位要管理所在社会组织大 量的信息工作。秘书信息工作已成为服务领 导的重要的事务性和智谋性辅助工作。
办理文书是各级各类社会组织的一项经常性 与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。 办理文书的职能主要可分解为：依领导意图 撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收 文与发文两大系列；组织内部档案管理工作 ；与办文相关的信息工作等。
物力，简化工作程序，达到优质高效的目的。
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是 为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相 互协调而形成的秘书机构组织形式。
领导层
办信信档调接督
公息访案研待办
……
室处办室处处处
分理制，能充分发挥职能部门专业管理的作用。
特点：将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职 ，以充分发挥各职能部门的作用。比如分设的调研处， 其主要任务就是围绕本组织重大决策的可行性调查、决 策实施中的进程调查和实施后的反馈调查，协助领导搞 好本地区、本组织各方面工作的评价，承担了辅助决策 的秘书工作职能。职能部门分工具体，各司其职，能使 复杂的办公机构加速运转。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全 面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅 或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、 秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等 部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。
狭义的秘书机构
等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，
不设办公厅主任。
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
办公室秘书沟通协调工作的技巧与要点
办公室秘书沟通协调工作的技巧与要点发布时间：2021-06-23T17:28:04.383Z 来源：《基层建设》2021年第8期作者：杨杰[导读] 摘要：秘书在现在各个单位中都是一个重要的岗位，因为在单位中，很多的事情都需要秘书来做，对于上级的沟通和交流，对于工作的分配，或是上级一天的行程都需要秘书来规划好。
北京机械设备研究所摘要：秘书在现在各个单位中都是一个重要的岗位，因为在单位中，很多的事情都需要秘书来做，对于上级的沟通和交流，对于工作的分配，或是上级一天的行程都需要秘书来规划好。
如果秘书能够很好的胜任的话，那么对于这个单位的发展和高效运转都会有一定的助推作用。
同时，办公室秘书在沟通和协调工作中，也需要有一定的技巧。
关键词：办公室秘书；沟通协调；工作技巧；要点前言：无论是哪个单位，对于秘书的要求都比较高，秘书在任期间，接触工作方面比较广，对于单位工作的分配和安排都需要统筹协调好。
对于秘书在单位中如何和上级更好地进行沟通和协调，提高秘书自身素质和各方面的综合能力，在单位发展中是非常重要的。
一方面单位中领导人每天都会有很多的工作，只有秘书把领导日程安排的妥当，才能让上级领导更好的工作。
另一方面，对于一些大小会议，秘书也需要合理规划，甚至领导会议时间冲突，秘书需要代替领导开会，秘书有责任传达好上级的会议精神。
与此同时，注重平时与同事的沟通交流也很重要，只有与单位的同事和睦相处，建立彼此之间友好的感情，才能在日常工作中更高效的推进工作。
一、沟通协调工作技巧1.与领导交流时的沟通技巧。
秘书在工作的时候免不了和领导上级交流和沟通，因为秘书最重要的工作就是配合领导完成工作。
所以秘书在工作中必须要和领导有一个良好的互动交流和配合，这样才能更好的实现上传下达，提高工作的效率，更大程度上对单位带来效益。
所以秘书在和领导进行沟通的时候，要有一定技巧和方法。
首先对于领导分配的任务，秘书应该按时保量的完成，过程中秘书应该匹配好相关资源，不能拖拖拉拉、推诿扯皮。
新编秘书实务课件三章 秘书的沟通与协调41页PPT
第三章 秘书的沟通与协调
第一节 沟通概述
一、沟通的概念和种类
（二）沟通的种类 1．按沟通方式分类，沟通可分为口头沟通与书面
沟通。 2．按组织内部信息沟通的方向分类，沟通可分为
上行沟通、下行沟通、平行沟通与斜向沟通。 3．按信息沟通的渠道分类，沟通可分为正式沟通
与非正式沟通。 4．按信息沟通是否存在反馈分类，沟通可分为单
四、协调的内容
1．事务协调。事务协调是指根据领导的意图，对各单位、 各部门之间及单位内部就有关公文制发、会议安排、工作 和生活保障以及行政管理等事宜的协调。
2．政策协调。政策协调是指政策制订中的协调工作和政策 本身所具备的协调性。
3．关系协调。关系协调是指在处理各种社会矛盾关系中所 进行的协调，主要包括对上关系协调、对下关系协调、同 级关系协调、群众关系的协调、领导之间关系的协调、秘 书与领导关系的协调等。
第三章 秘书的沟通与协调
第一节 沟通概述
三、影响沟通的障碍因素
情绪的影响
表达能力
认识上的障碍
知识经验
信息量过大
信息接受 方面的 障碍
理解能力低
外界环境 的干扰
影响沟通的 障碍因素
信息传递渠道 的障碍
沟通的方 式不当
信息发送 方面的 障碍
发送者 信誉
传递环节 过多
第三章 秘书的沟通与协调
第一节 沟通概述
第三章 秘书的沟通与协调
学习目标
通过本章学习，你应能够： 1.了解秘书沟通与协调工作的内容 2.了解造成沟通障碍的原因 3.正确处理与上下级的关系 4.掌握不同关系协调的程序与方法
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第三章 秘书的沟通与协调
引入案例
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办公室秘书职责范文（三篇）
办公室秘书职责范文办公室秘书是一个非常重要的职位，对于一个公司或组织的顺利运营起着至关重要的作用。
办公室秘书需要具备良好的组织能力、沟通能力和协调能力，以及处理各种工作任务。
以下是一个关于办公室秘书职责范文，共____字。
第一章：引言1.1 背景和目的办公室秘书是组织中的关键职位之一，负责协助和支持管理层的日常运营和运营活动。
本文旨在明确办公室秘书的职责和职责范围，为办公室秘书提供一个清晰的工作指导。
1.2 范围和限制本文主要关注办公室秘书的一般职责和职责，不涉及特定行业或组织类型的特殊职责。
本文的范围限于办公室秘书在组织中的一般工作职责。
第二章：办公室秘书的职责和职责范围2.1 行政支持办公室秘书的主要职责是为管理层提供行政支持。
这包括安排和协调会议、预订差旅安排、处理文件和资料、起草和编写文件、筹备和记录会议、跟进和执行决策等。
2.2 日常行政管理办公室秘书需要管理和处理各种日常行政任务，如接待来访者、接听电话、处理邮件和传真、购买办公用品、维护办公室设备等。
办公室秘书还需要制定和执行行政政策和程序，确保办公室的顺利运作。
2.3 信息管理办公室秘书需要负责组织和管理组织的信息和文件。
这包括建立和维护文件系统、处理和分类文件、保护机密文件等。
办公室秘书还需要更新和维护组织的联系人和数据库，确保信息的准确性和完整性。
2.4 会议和活动协调办公室秘书需要协调和组织各种会议和活动。
这包括安排会议地点、预订会议室、通知参与者、准备会议议程和材料、跟进和记录会议决议等。
办公室秘书还需要协调和组织组织的各种活动，如培训、研讨会、庆祝活动等。
2.5 社交和客户关系管理办公室秘书通常是组织的第一个接触点，因此需要具备良好的社交和客户关系管理能力。
办公室秘书需要接待来访者，回答电话和电子邮件，处理客户的查询和投诉，提供支持和协助。
2.6 其他职责办公室秘书可能还需要执行其他与工作相关的职责，如支持项目组、参与团队会议、参与决策过程等。
秘书基础知识要点
《秘书基础》知识要点第一章秘书工作及其发展趋势知识要点提示：《汉书》中所说的秘书，是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料.今天的“秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。
秘书工作是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。
秘书工作的基本属性有辅助性、政治性、服务性。
根据秘书工作各项具体任务的性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务。
我国秘书工作的发展趋势，包括参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势.办公手段现代化的发展大体经历四个阶段，即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段.第二章秘书工作的基本原则、特点和作用知识要点提示:领导活动是秘书工作的环境，领导意图是秘书工作的核心.领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。
领导活动的要素概括为三个方面：领导者、被领导者、作用客体.领导意图指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见要.领导意图的形成是马克思主义普遍原理、上级指示、领导智慧、管理活动规律分别与各项具体管理实践、本组织的具体情况、群众智慧、相关业务规律相结合的产物。
秘书工作在领导活动中的作用有枢纽作用、助手作用、参谋作用、辅助协调作用用、窗口作用。
秘书工作在领导活动中的特点有依附性、综合性、服务性、机密性、政策性。
秘书与领导班子相处的主要原则有“职权划分、单向请示"原则、“按规章制度办”原则、“不分亲疏、一视同仁”原则、“通报情况,维护团结”原则。
秘书人员与具体领导人相处有思想体系一致的原则、知识互补的原则、相互信任的原则、相互适应的原则.第三章信息与秘书工作知识要点提示：信息是客观世界各种事物运动状态的反映，又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。
信息经过传递再现客观事物的状态。
、信息从不同的角度，可以有多种分类，按信息源的性质可分为：自然信息、社会信息两大类；按信息的表现形式，可以分为语言信息、文字信息、数据信息、图像信息四大类；按信息来源的方向，可以分横向信息、纵向信息、外部信息、内部信息四类；按信息的稳定状态可以分为静态信息、动态信息两大类;按信息存在或作用时间，可分为长时信息、短时信息。
秘书的沟通与协调工作：协调的范围与方法
（⼀）、对上关系的协调对上关系协调是指组织对其上级领导⼈和领导部门的协调。
这个过程往往通过正确贯彻上级的政策、指⽰，全⾯领会领导意图，局部利益与整体利益保持⾼度的⼀致性，不折不扣地完成上级下达的⼯作计划和⼯作布置，并及时地汇报执⾏情况等组织⾏动来实现。
秘书要在上级与本单位之间做好沟通⼯作，既要促进本单位正确、及时地贯彻落实领导的意图，⼜要促进上级及时、全⾯地了解本单位的实际情况，从⽽促进本单位与上级保持⼀致，协调运转。
对上关系协调的⽅法主要有以下⼀些：1．及时发现问题发现问题是解决问题的关键。
秘书⼈员是领导的贴⾝助⼿和参谋，在本部门和上级的关系中处于重要位置，⼀旦发⽣某些不够协调的现象，应能敏锐地从⽂书往来和领导的⾔谈举⽌中及时发现问题。
发现问题后，要及时向领导汇报，并积极采取相应的协调措施。
2．解决问题的⽅法和上级领导部门的关系，与其他的关系相⽐具有⼀定的特殊性，解决⽅法也应与之相适应，没有公式化的程序，⽽是根据情况不同、问题的性质和⼤⼩⽽采取相应的办法。
⼤体上说，可采取以下⼏种⽅法：（1）⾃查：就是检查本部门⾃⾝是否全⾯领会了上级领导的意图；是否贯彻上级部门的政策精神；是否局部利益服从整体利益；是否在各个⽅⾯与上级领导保持了⼀致；是否完成了上级部署的各项⼯作；是否符合标准等。
（2）整改：⼀般⽽⾔，如果本部门的⼯作符合上级部门的要求，得到领导的肯定、认同，就不会产⽣不和谐的现象。
但如果在⾃查中发现有与上级要求不⼀致的地⽅，那就应该加以整顿、改进，已纠正偏差。
（3）积极请⽰：在贯彻执⾏上级的⼯作要求时，会遇到各种不同的情况，这些上级在布置⼯作时未必都能考虑得尽善尽美。
遇到这种情况下级部门不宜擅⾃决定，⽽应多请⽰，请领导对难以解决的问题予以定夺，以便把⼯作搞好。
（4）主动汇报：将本部门的⼯作安排和进展情况、所遇到的问题等主动向上级部门汇报。
这⼀⽅⾯能使上级全⾯了解本部门的实际情况，便于作出正确的判断、适当的决策；另⼀⽅⾯的体现了下级对上级领导部门的充分尊重。
K 秘书的沟通与协调
例：故事一则
有几人一起搭船渡河，船行至河中，忽遇到暴风雨，将 倾将覆。在这危急时刻，有一名青年主动站出来指挥船上的 人，他以不容反驳的口气命令一位十五六岁模样的少年骑在 船中的横木上，又指挥两名木匠划桨。因为水势过于险恶， 为了保住船，必须把船上多余的东西扔掉，青年不容分说把 少年的老玉米扔入河中，同时也把两名木匠带的几袋子山货 扔了，但留下自己带来的一个沉重的箱子。两名木匠很生气， 于是乘青年不防备的时候合伙将青年那个沉重的木箱扔进了 水里。木箱一离船，船随着像纸一样飘起来，失去控制，撞 到了石头上，所有的人都被甩到了急流中。那两名木匠没想 到的是，被他俩扔入水中的木箱里面装的全是沙石，是用来
1.与客户沟通
• 首先，要会区别对待客户： 新客户/老客户；内部客户/外部客户。
• 其次，始终贯穿尊重和平等服务的思想四，掌握了解客户需求的方法：
访谈、调查问卷、资料查询、倾听反馈。
2、横向沟通
（1）横向沟通的涵义：又称为平行沟通，体现为部 门之间和员工之间的沟通。
• 对上司的询问吞吞吐吐，有答没答的，这样的下 属非把上司气死不可。尽量不要给上司出问答题， 尽量给他选择题 ，一定要把答案准备好，给上次 两个以上的答案，最好是三四个。可以在上面注 明一下，我个人倾向于第几个方案 。
• 建议3：充实自己，努力学习
• 一个人只有与领导站在同样的位置，才知道领导 在想什么，所以要想了解上司的言语，充实自己， 努力学习，变得十分重要。上司站在五十层楼， 我们站在三十层楼，眼界怎么会一样呢？上司每 个月读四本书，我们每个月连两篇文章都没有看 完，你怎么跟得上他呢？这就要求我们不断学习， 上司想到什么我们也能想到，上司看到什么我们 也能看到，那么他与你沟通就容易多了，一讲就 懂了，一讲就明白了，这就是心有灵犀一点通， 是沟通的最高境界。
浅谈秘书工作中的沟通协调
浅谈秘书工作中的沟通协调摘要】沟通协调是秘书工作中的一个重要部分,秘书人员在了解沟通协调的重要性、基本要求及与上级、同事的沟通方法后，利用沟通协调艺术促使秘书工作顺利进行，使工作达到最佳状态。
【关键词】秘书沟通协调1.秘书沟通协调的重要性孔子云：“言不顺，则事不成。
”沟通协调，是通过一定的途径和方法，使具有明确分工的组织保持组织技能整体性的重要手段，组织有分工，就必须有配合。
如某物体既大又重，需要多人才能抬动。
分工商量好后，由一人负责喊一声“一、二、三”，大家的劲才能使到一处，形成合力，抬起重物。
这里的事先商定就是“沟通”，“喊一声”大家一起使劲则是“协调”。
秘书的沟通协调工作也是同样。
秘书是上司通往各部门的桥梁，她需要把上司的指令和意见传达给各部门。
那上司的指示落实得怎样？在落实过程中存在什么样的问题或阻力？这就需要秘书经常与各部门沟通，并把他们的意见和要求及时反馈给上司，以便上司及时调整或采取新的对策。
秘书部门在各类组织中处于中心枢纽位置，要贯穿上下，沟通内外，联系左右。
秘书要做好工作，首先要处理好人际关系，这就决定了沟通协调是秘书的重要职能。
2.秘书沟通协调的基本要求组织在实施决策的过程当中，不一定完全按照既定的方向运转，可能会出现这样或那样的偏差，秘书的沟通协调工作，就是调节矛盾解决偏差的过程。
这一过程要达到以下几项基本要求：2.1变通淡化矛盾。
在工作中，由于矛盾双方情绪失控，很容易激化矛盾，导致对立情绪升级，使问题复杂化。
秘书若遇到这种情况，可采取恰当的手段进行信息沟通，以淡化矛盾，“化干戈为玉帛”，让人际关系变得和谐、融洽。
如发现矛盾双方有情绪失控的可能时，秘书可提出另外一个双方共同关心而且见解接近的问题来转移话题冲淡矛盾；或者以要处理更为重要的间题为由，使矛盾双方暂时脱离接触，待情绪冷静后再坐到一起平心静气地进行讨论。
秘书小张在老板王总的要求下，陪同客户李总一起吃饭，餐桌上，老板王总提了一个十分意外的问题：“李总，刚才是一道什么菜？大概是鸡！”“是的。
行政秘书的外部协调职责
行政秘书的外部协调职责行政秘书在组织中扮演着重要的角色，不仅负责内部日常的行政工作，还需要与外部机构和个人进行协调和沟通。
行政秘书的外部协调职责包括但不限于协助安排会议、处理来访客人、联络外部合作伙伴等。
本文将就行政秘书的外部协调职责展开探讨。
一. 协助安排会议行政秘书在协助安排会议方面起着重要的作用。
他们负责与与会人员沟通，安排会议时间、地点，发送会议通知以及准备会议材料。
他们需要协商解决各方的时间冲突，并确保会议的顺利进行。
行政秘书在会议期间还要依据需要记录会议纪要，并及时传达给与会人员。
二. 处理来访客人作为组织的代表，行政秘书往往要应对大量来访客人。
他们需要友好地接待来访者，并提供必要的协助和信息。
行政秘书需要根据来访者的身份和目的，将其引导到正确的部门或人员处。
对于重要来访者，行政秘书还需要提前做好接待准备，并协助安排会面。
三. 联络外部合作伙伴行政秘书需要与外部合作伙伴进行频繁的联系和沟通。
他们要协调组织与合作伙伴之间的合作事务，并与其保持良好的关系。
行政秘书需要及时回复合作伙伴的邮件和电话，并协助解决合作中的问题。
他们还需要与供应商、顾问等外部单位进行合作，以确保组织的正常运营。
四. 协调会议和活动除了会议，行政秘书还负责协调其他各类活动。
这些活动包括组织庆典、座谈会、培训等。
行政秘书需要与相关方沟通，确定活动的时间、地点和日程安排。
他们还需要与供应商协商合作，确保活动的顺利进行。
行政秘书在活动期间还要协助解决各类意外情况，保证活动的圆满完成。
五. 处理文件和资料行政秘书不仅要协调外部事务，还需要处理组织内部的文件和资料。
他们需要负责制作和传递文件，确保各类材料的准确性和及时性。
行政秘书还需要与其他部门协同合作，收集和整理相关资料，以供决策参考。
他们可能还需要协助撰写报告和文件，保证其格式和内容的准确性。
六. 提供行政支持作为行政角色，行政秘书还需要提供行政支持。
他们需要协助安排出差行程和行李的准备，预订餐厅和酒店，以及处理日常的办公事务。
秘书学概论-第三章秘书职能
（二）科学化原则
1.组织结构要科学:
秘书机构设置必须遵循组织管理的客观规律，设置合理的层次和 部门，分管有关工作，不能随意增加层次、增设科室。要使其内
部组织协调一致，形成一个职责分明、联络通畅、高效运转、服
务便利的完美整体。从目前党政机构秘书机构设置的情况看，传 统的事务性系统比较繁复，而适应新形势需要的智囊系统、信息
第二节 秘书的基本职能
一、秘书职能的含义 秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的 框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明 确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。
秘书职能在具有一定的规范性和相对稳定性的同时， 也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理 工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书 的信任度。
都不尽相同，有的差异还比较大。
XX省人民政府办公厅
老 干 部 工 作 处 省人 民政 …... 府应 急管 理办 公室
秘 书 处
综 合 一 处
综 合 二 处
建 议 提 案 处新 闻 信 息 处 Nhomakorabea督 办 处
政 务 公 开 处
人 事 处
保 卫 处
行 政 处
监 察 室
（一）党政机关的秘书机构
1．中央级别党政机关：党中央和国务院分别 设立办公厅。 2．省部级党政机关：省、直辖市、自治区党 政机关也设办公厅，负责人为办公厅主任， 其上再由秘书长统辖。 3．省辖市、厅、局、区、县级党政机关：市 委、县委办公室和市政府、县政府办公室。 市办公室下设科，县办公室下设股（组）， 负责人为办公室主任。 4．乡镇党政机关：设办公室负责全面工作。
秘书机构示例
二、秘书机构设置的原则
秘书机构设置要科学、合理。编制不一、机 构庞大、层次繁多、关系不顺、职责不清、 范围过宽等，都将直接影响机构的运转功能 和效用的正常发挥。因此，秘书机构设置必 须遵循规范化、科学化原则。
办公室秘书工作的沟通协调与能力提升
人力资源管理212办公室秘书工作的沟通协调与能力提升协调与沟通的必要性从沟通与协调的本质来讲，是指人与人之间或部门组织之间通过一定的媒介和渠道传递想要表达的思想、信息、意见以及观点，促使二者之间加深了解，进行更好的联动或合作。
而秘书这一职务的主要作用，就是连接企业上级领导与下级相关部门，向上传达下属部门想要表达的思维和信息，向下传输上层领导的指导思想和战略计划目标方案。
在工作中进行沟通与协调，可以更好的促进企业内部的运作，树立正确的战略目标发展思想，使下属部门更加理解、支持上层的决议。
沟通协调的技巧和要点不同身份的定位。
办公室秘书在企业中起辅助作用，所以他们不能擅自作出决定。
在处理问题时，首先要向领导请示，理清以领导为先的思想路线。
同时，我们应该尊重领导人的隐私，但要询问他们的私生活。
另外，领导每天的工作量很大，所以在汇报时，办公室秘书一定要遵循简洁明了的汇报逻辑，努力让领导在最短的时间内掌握各方面的内容。
至于同事，他们应该尽可能采取平易近人的态度。
除领导外，同事是沟通的主要群体。
因此，在沟通过程中，办公室秘书要根据工作环境和工作特点，以及同事在沟通过程中的工作状态，慎重选择自己的用词。
比如有些同事因为某种原因在工作中出现工作冲突，这时领导要低调，尽量和他平和、温和地沟通，避免矛盾激化。
办公室秘书在下达领导指定的工作任务时，也要多输出鼓励性的话语，激发同事的工作积极性。
沟通要点。
在向领导汇报工作时，也要尽可能温和地阐述内容，避免因报告内容而引发情绪问题，影响工作交接和落实。
首先，办公室秘书要理清自己和员工的关系。
办公室秘书属于管理层的助理身份，工作人员属于工作级别。
为了使彼此共同，除了言语交流，他们还必须尊重自己的行为。
办公室秘书应认识到工作人员是独立的人格。
”作为一个管理者，他和他的员工处于情感反馈的状态。
尊重员工是一个有自己独立人格的人，员工会对管理自己的人给予相应的人格尊重。
员工都有自己的尊严和价值取向。
秘书系统的职能
主讲: 姜 春
同学们好！ 很高兴和你们共同学习和研
究《现代秘书学与秘书实务》！ 课堂上你若有问题，请举手发问； 老师提问时,请踊跃发言。
2024/6/21
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第三章 秘书系统的职能
中心要点：认识与了解秘书系统职能 本章讲三方面内容： ——辅助决策 ——处理信息 ——督促检查 ——协调关系 ——办理时务
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第五节 办理事务
一、办理事务概述 （一）秘书事务的含义和作用 （二）秘书系统的事务活动的特征
服务性、繁复性、程序性、突击性
（三）办理事务的原则
主动性、计划性、规范性 创新性、协调性、公关性
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第五节 办理事务
二、办理事务的方法 （一）时间管理的方法
制定时间计划、合理使用空余时间
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第二节 处理信息
一、处理信息概述 （一）处理信息的含义和作用 （二）信息的特征
客观性、传感性、可变性、共享性
（三）处理信息的原则
及时性、保真性、适用性 系统性、浓缩性、预测性
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第二节 处理信息
二、处理信息的主要环节 （一）信息搜集 （二）信息加工 （三）信息传递 （四）信息贮存 （五）信息利用和检索
2024/6/21
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第三节 督促检查
一、督促检查概述 （一）督促检查的含义和作用 （二）督促检查的特点
权威性、时限性、实效性
（三）督促检查的原则
相互结合、指导协调 调查反馈、以点带面
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7的主要环节 （一）立项登记
（二）制定督查方案 （三）交办 （四）督促检查 （五）审核验收 （六）反馈督查结果 （七）开展督查调研
教学内容： 秘书的沟通与协调工作
第四章秘书的沟通与协调工作第一部分：管理沟通第一节沟通概述沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。
二、沟通的要素沟通主体，沟通客体，沟通渠道。
三、沟通的意义1、是使组织形成一个充满活力和生机的有机整体的凝聚剂。
2、是领导者实现领导职能的基本途径。
3、组织内外部联系的桥梁。
4、是个人身心健康的保证。
四、沟通的原则一、管理沟通的公开性原则；二、管理沟通的简捷性原则；三、管理沟通的明确性原则；四、管理沟通的适度性原则；五、管理沟通的针对性原则；六、管理沟通的同步性原则；七、管理沟通的完整性原则；八、管理沟通的连续性原则；九、管理沟通的效率性原则；十、管理沟通的效益性原则。
第二节沟通的基本方法与技巧一、语言沟通语言沟通是指以语词符号为载体实现的沟通，主要包括口头沟通、书面沟通和电子沟通等。
二、非语言沟通非语言沟通是相对于语言沟通而言的，是指通过身体动作、体态、语气语调、空间距离等方式交流信息、进行沟通的过程。
在沟通中，信息的内容部分往往通过语言来表达，而非语言则作为提供解释内容的框架，来表达信息的相关部分。
因此非语言沟通常被错误地认为是辅助性或支持性角色。
三、倾听和反馈倾听属于有效沟通的必要部分，以求思想达成一致和感情的通畅。
狭义的倾听是指凭助听觉器官接受言语信息，进而通过思维活动达到认知、理解的全过程；广义的倾听包括文字交流等方式。
其主体者是听者，而倾诉的主体者是诉说者。
两者一唱一和有排解矛盾或者宣泄感情等优点。
倾听者作为真挚的朋友或者辅导者，要虚心、耐心、诚心和善意为倾诉者排忧解难。
传播学上的反馈：指传播过程中受传者对收到的信息所作的反应，获得反馈讯息是传播者的意图和目的，发出反馈是受传者能动性的体现。
四、处理人际关系人际关系可说是人与人之间，在一段过程中，彼此借由思想、感情、行为所表现的吸引、排拒、合作、竞争、领导、服从等互动之关系，广义的说亦包含文化制度模式与社会关系。
浅议国有企业基层办公室秘书沟通协调工作技巧
浅议国有企业基层办公室秘书沟通协调工作技巧国有企业基层办公室秘书是企业沟通协调的重要角色，他们不仅要处理日常办公事务，还要协调各个部门之间的沟通与合作。
下面我将就国有企业基层办公室秘书沟通协调工作的一些技巧进行浅议。
秘书在沟通协调工作中，要善于倾听和理解。
作为协调各个部门之间的桥梁，秘书需要不断倾听各方的需求和意见，理解他们的立场和利益诉求。
只有真正理解对方的需求，才能更好地推动各部门之间的沟通与协作，促进工作的顺利进行。
秘书在沟通协调工作中，要善于沟通和表达。
秘书要善于利用各种沟通渠道，与各部门之间建立良好的沟通关系，及时互通信息。
在信息传递中，要注重准确清晰地表达自己的意思，以避免误解和误导。
秘书还要善于运用非正式的沟通方式，例如面对面的交流、电话等，来解决一些紧急和复杂的问题。
秘书在沟通协调工作中，要善于分析和解决问题。
在处理各个部门之间的矛盾和冲突时，秘书要善于分析问题的根源，找出问题的实质，并合理地解决问题。
对于一些复杂的问题，秘书还要与各部门进行深入的沟通和讨论，通过共同协商和合作，找出问题的最佳解决方案。
秘书在沟通协调工作中，要善于掌握信息和资源。
作为企业内部信息的重要传递者和管理者，秘书要善于收集、整理和归档各种信息，确保信息的准确性和可靠性。
秘书还要掌握企业内部各种资源和人员的情况，以便在协调和解决问题时能够提供准确的信息和资源支持。
秘书在沟通协调工作中，要善于维护团队的协作和合作关系。
秘书要注重团队精神，促进团队成员之间的沟通和合作，共同完成工作目标。
在处理团队内部的冲突和矛盾时，秘书要保持中立和公正，促进各方的平等参与和积极交流，以达到最终的协调和解决。
国有企业基层办公室秘书在沟通协调工作中应具备倾听和理解、沟通和表达、分析和解决问题、掌握信息和资源以及维护团队合作等技巧。
只有通过不断提升自己的专业素养和沟通能力，秘书才能成为企业沟通协调的中坚力量，推动企业的发展和进步。
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技能训练
【训练目标】 • 通过训练，使学生能熟练地沟通与协调方法。 一、案例分析：怎样与不愿与你共事的人合作
“五一”国际劳动节快到了，安装公司办公室主任交给参加工作 不久的秘书小陈出黑板报的任务。但是由于小陈既不会画画也 不会写美术字，为此从另一办公室选调了一位美术功底较好的 小杨负责版面排版工作，小陈专门负责组稿、改稿工作。小杨 是美术科班出身，画画写美术字驾轻就熟，在小陈面前有点骄 傲，根本不把她放在眼里。眼看着“五一”劳动节快到了，小 陈的组稿和改稿工作基本上完成了，可是小杨还慢悠悠地未见 动静，弄得小陈不是如何是好。
行招聘准备工作，开展了一系列的招聘活动。
在面试之前，人力资源部提出是否让市场部的管理人员参加面试， 可市场部的人实在太忙了，即使是管理人员也难得在公司露面，用手机 联系上他们后的回答是：“我们哪里顾得上这些事啊，面试是人力资源 部的事，叫我们干什么呀！”
所招聘的人员到位一段时间后，市场部管理人员开始抱怨：“人力 资源部招聘来的人不好用，不适合干市场，安排的指标任务完不成。”
公司决定招聘一批市场营销人员，人力资源部按照职位说明书的描述进
行招聘准备工作，开展了一系列的招聘活动。
在面试之前，人力资源部提出是否让市场部的管理人员参加面试， 可市场部的人实在太忙了，即使是管理人员也难得在公司露面，用手机 联系上他们后的回答是：“我们哪里顾得上这些事啊，面试是人力资源 部的事，叫我们干什么呀！”
（1）从属原则 （2）依法原则 （3）及时原则 （4）事实依据原则 （5）平等原则 （6）长远原则 （7）全局原则 （8）激励原则
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（四）协调的原则和方法 2.协调的方法 及时明确需要协调的对象 充分了解协调对象 正确选择沟通协调渠道（面谈、书面、
问题到底出在哪里呢？如何处理人力资源部门和业务部门的关系？
使招聘更有效呢？
第三章秘书的沟通与协调
••第六三、章秘书与秘协书作的单沟位通的与关协系的协调 调
• 秘书人员如何处理好与协作单位的关 系
• （一）互惠互利，建立稳固关系 • （二）互相帮助，保持融洽的伙伴关
系 • （三）交流信息，互通有无
第三章秘书的沟通与协调
“究竟要什么样的人， 从你们那里听不到一点意见，面试也不参 加。”人力资源部的人觉得也很委屈：“想要什么样的人，你们自己最 清楚， 招聘过程不参与，不配合，人来了，又抱怨我们。”
问题到底出在哪里呢？如何处理人力资源部门和业务部门的关系？
使招聘更有效呢？
第三章秘书的沟通与协调
案例分析
•
某公司正处在成长期，业务不断拓展，市场部提出急需增加人手。
第三章秘书的沟通与协调
3、如何பைடு நூலகம்达更好 •D
第一题：请公寓的房东粉刷墙壁
A.我们已经住了3年了，多少照顾一下我们吧 B .比起我们付的房租，这点费用真是微不足道 C .我们也会帮忙的 D .最近我有几个朋友来做客，他们也考虑到这里 租房子，如果喜欢就住下来了 E .如果我是你的话，一定二话不说，立刻粉刷， 又不是你一个人的房子
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（三） 协调工作的范围 2.工作协调的内容 （1）项目协调 （2）政策协调 （3）工作计划协调 （4）会议协调 （5）关于日常事务协调工作 （6）公文协调工作
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（四）协调的原则和方法 1.协调的原则
•电子教案模版配色（1）
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（一）协调的概念 协调——协商、沟通、调和、调解、调节等。 从管理学角度看，协调是指管理者从系统整 体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处 理系统之间、人们之间的各种关系，为实现 系统目标而共同奋斗的—种管理职能。 秘书协调是指在其职责范围内，或在领导的 授权下，调整和改善组织之间、工作之间、 人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同 步化与和谐化，以实现共同目标的过程。
第三章秘书的沟通与协 调
2020/12/7
第三章秘书的沟通与协调
•学习目标
• 通过本章学习，你应能够：
1.了解秘书协调工作的内容 2.正确处理与上下级的关系 3.掌握不同关系协调的程序与方法
•电子教案模版配色（1）
第三章秘书的沟通与协调
•主要内容
•秘书协调工作概述 •秘书与上司关系的协调 •秘书与同事关系的协调 •秘书与职能部门关系的协调 •秘书与相关单位关系的协调
• a.这是总经理要的，我不知道！ • b.我可以告诉你，但你不能对别人说。 • c.拿到报纸上去发表（因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）。 • d、对不起，我暂时不能说。 • e、你问那么多干什么？ • 请从以上5个选项中找出合适的回答，并说明其理由
第三章秘书的沟通与协调
•第二三、章秘书与秘上书司的关沟系通的与协调 调
•第三三、章秘书与秘同书事的关沟系通的与协调 调
• 同事之间相处的学问
•1、真诚地关心同事 •2、谦虚平等地对待同事 •3、一视同仁的对待同事 •4、维护同事与同事之间，同事与领导之间的团结 •5、相互信任、互相学习，取长补短 •6、严以律己，宽以待人 •7、让你的同事表现得比你优越 •8、委婉地拒绝你的同事 •9、同事相处的禁忌 •10、同事相处要讲礼貌，学会尊重老同事
• （一）了解上司的性格特征和管理风格
•1、了解上司的性格特征
•（1）自信型性格
•（2）优柔寡断型性格
•（3）细心稳重型性格
•（4）粗犷型性格 •（5）实干型性格
•2、了解上司的领导风格 •（1）民主型
•（2）专制型
•（3）制度型
•（4）放任型
第三章秘书的沟通与协调
•第二三、章秘书与秘上书司的关沟系通的与协调 调
第三章秘书的沟通与协调
分析提示 (1)将小杨不愿合作的事直接告诉办公室主任，并向主任
表明责任不在自己，由主任去处理； (2)和小杨摊牌，告诉他：“你到底愿不愿意干，不干我
找别人去”； (3)凭自己的关系，另外请一个人来帮忙，不去求小杨，
如期把黑板报搞好； (4)抱着与人为善的态度，采取委婉的劝说方式，启发他
与自己合作。
请选出正确的答案，并说出理由。
第三章秘书的沟通与协调
训练二、练习如何沟通和表达？
1、请您思考，如何表达？ 妻子一天让丈夫出门去买东西： 买一斤排骨 买一包纸尿布 买三斤萝卜 买两斤苹果 买一包婴儿奶粉 买两斤葡萄
第三章秘书的沟通与协调
2、请您诊断，问题在哪？
A主任安排B秘书去打印两份文件，一份文 件打印10份，一份文件打印2份。结果，B秘 书把两份文件都打印了10份。 A老师叫B学生去写一份通知公布讲座时间 为11月1日晚上7点半，结果B同学的通知是 11月1日晚上7点（7点为正常上课时间）。 A干部口头安排B同学去班上传达一个通知， B同学又口头安排C同学去传达，最后无数 同学又去问A干部那通知是啥意思。
第三章秘书的沟通与协调
会议、电子媒介等）
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（五）协调的艺术 1. 善于观察； 2. 巧用幽默； 3. 换位思考; 4. 灵活应变； 5. 迂回前进； 6. 变通执行; 7. 捕捉时机； 8. 把握环境； 9. 留有余地； 10. 把握关键
第三章秘书的沟通与协调
第三章秘书的沟通与协调
•第五三、章秘书与秘职书能的部沟门通关与系协的协调 调
• （一）与职能部门搞好关系 • 1、强化部门观念 • 2、加强沟通，平等相处 • （二）协调好各部门之间的关系
第三章秘书的沟通与协调
案例分析
•
某公司正处在成长期，业务不断拓展，市场部提出急需增加人手。
公司决定招聘一批市场营销人员，人力资源部按照职位说明书的描述进
•讨论：你是小张，你会怎么说？
第三章秘书的沟通与协调
老总的照片
• 这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了实现产业升级，正在 收购一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司在股票市场上的大幅 波动，两家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。
• 这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地来电话，说谈判己经完 成，让秘书赶紧用快件寄3张作为公司法人代表的总经理照片过去，以办理有关 手续。这天总经理正好在市政府开会，秘书一时找不到总经理的照片。就在秘 书不知怎么办好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施CI 战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总经 理照片。秘书给公关部打电话，对方接电话的正是秘书中学的同学小诺。小诺 是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。她说他们那有总经理的照 片，并答应马上给送过来。当秘书刚刚松口气，公关部的雷经理来电话，问秘 书要照片做什么用。秘书有这么几种回答：
效率的重要手段 能推动秘书工作向深度和广度发展
第三章秘书的沟通与协调
•第一三、章秘书协秘调书工的作沟概通述与协 调
（三） 协调工作的范围 1.关系协调：是指在处理人与人、人与系
统组织、组织与组织的各种矛盾关系中 所进行的协调。 （1）横向关系协调：本系统与外系统之 间关系的协调；系统内部关系的协调； 领导关系之间的协调。 （2）纵向关系协调：上下关系的协调； 协调与上级领导的关系；协调与下级组 织成员的关系。
• （二）与上司相处的方法与技巧
•1、学会尊重与服务上司 •（1）努力维护上司的威信 •（2）尊重上司的职权 •（3）执行上司的意见和决策 •（4）帮助上司克服困难 •（5）正确对待上司的错误
第三章秘书的沟通与协调
•第二三、章秘书与秘上书司的关沟系通的与协调 调