Excel在中小企业会计中的应用研究

Excel 在中小企业会计中的应用研究
姚
琳
尚丹梅
摘要：随着信息技术的不断发展，中小企业的财务管理信息化也已经成为必然的发展趋势，中小型企业使用Excel 电子表格软件可以方便高效的管理财务信息。

Excel 提供了大量财务计算函数，其数据分析及数据有效性、数据保护、连接外部数据库等功能进一步提高中小企业财会应用的安全性及可扩充性。

关键词：Excel ；中小企业；会计一、引言
中小企业是指在经营规模上较小的企业，雇用人数与营业额皆不大，此类企业通常是由单一个人或少数人提供资金组成，因此在经营上多半是业主直接管理而较少受外界干涉。

中小企业通常财务机构简单或者有些小型企业不设置财务机构，财务管理方面以处理企业内部信息需求以为主，为了降低财务管理成本无法投入大量资金，企业内的财务人员普遍素质偏低。

Excel 电子表格作为常用的办公软件操作简便，功能丰富，可以广泛的应用于各个行业，在工程计算、财务处理、统计分析、创建图表及报表制作等方面功能强大。

中小企业由于自身财务机构的特点，在财务管理上应用Excel 软件可以更便捷高效的实现对财务数据的管理及分析。

二、Excel 在中小企业会计应用中的优势（1）作为常用的办公软件Excel 对系统的软硬件平台要求不高，普通的台式机或笔记本电脑在安装操作系统后即可支持Excel 的运行，相对其它的专业财务软件，硬件设施投入费用小，也可节省大笔软件的购入费用。

（2）Excel 与Word 、PowerPoint 同属于微软公司的Office 办公组件，这些办公软件操作界面风格统一，功能强大，通用性强，简单易学，对操作人员要求不高，无需特殊培训就可以完成基本的操作功能。

（3）Excel 为用户提供了大量的函数，可以帮助用户准确快速的完成各种数据运算，Excel 的数据功能进一制度建设、管理规范等方面，不能形成有效的管理机制，致使对行政事业单位的管理和监督不到位，有些时候还成了行政事业单位发展的桎梏。

（四）行政事业单位对会计信息化工作人员要求模糊。

因为行政事业单位有其本身的特点，各个单位的会计信息化管理人才没有对事业单位发展有一致的明确认识，这就注定着在实际监督和管理工作中各不相同，这就要求行政事业单位的工作人员必须适应新时代会计信息化管理的要求，彻底改变思想观念，提高会计信息化工作人员的工作效率，充分发挥其主观能动性，最大限度的促进行政事业单位健康发展。

三、如何处理行政事业单位会计信息化问题（一）就行政管理部门内部机制来说。

1.要建立健全科学管理的理念，要目的明确，思路清晰，切实使管理有明确的方向。

行政事业单位必须有科学的管理理念，按照会计信息管理的有关规定，进一步理清信息化在行政事业单位内部的关系，使事业单位的信息化变得更加科学有效。

所以，事业单位的管理人员必须有科学的、系统的管理思路，能够从实际要求入手，根据会计信息化的有关规定，有目的的对以前的会计信息的操作过程进行有效的修正，有效地提高了会计信息化管理的水平。

2.紧密联系实际，严明制度管理，和当前形势紧密相连。

紧
紧和新的时代相一致，并从本行政事业单位的实际出发，建立健全会计信息化管理制度，及时随着时代的变化和环境的改变对以前的制度或措施进行修改订正，保证制度的时效性和针对性，也只有这样，才能够使行政事业单位的会计信息化建设有章有序的实施。

（二）就行政管理部门外部机制来说。

1.行政管理部门信息化要建立完整的体系和制度，以便正确对行政管理部门进行规范和指导。

因为行政管理部门会计信息化的建构与行政事业单位息息相关，因此，必须以全新的角度无论从国家，乃至各个单位，都要经过系统的规划，才能够使系统的资源共享。

2.通过对行政事业单位的会计信息化管理系统的应用，能够有效的对系统进行控制，也能够很好的收集监控信息，便于正确的对会计信息进行收集和记录，同时，能够很好的对各个行政事业单位的经营活动进行督查和管理，使各行政事业单位能够合法、合理进行。

参考文献：
[1]单广荣.基于网络环境下的会计信息系统内部控制[J].财会研究，2010（7）.
[2]李国利.新时期行政事业单位会计人员继续教育问题探析[J].会计之友，2006（7）.
（作者单位：费县财政局）
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步为用户提高了汇总、筛选等数据分析操作。

既满足了不同工作群体的需要，又可以提高工作效率。

（4）Excel 维护简单方便，一般电脑用户可以自行维护，无需额外的维护费用。

三、Excel 函数的应用
Excel 函数是一些预定义的程序，用户通过调用函数并设置参数按特定的顺序或结构进行程序计算并返回运算结果。

Excel 函数共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数和文本函数，用户也可以根据自己的实际情况自己定义函数。

基于运用财务函数中小型企业的财务人员可以进行对于财务的一般计算，比如，可以计算净现值和投资的未来值、确定贷款支付的数额，还可以对息票和债券的价值进行计算。

Excel 中的财务函数一般可以分四大类，即：偿还率计算函数、折旧计算函数、投资计算函数、债券和其它的金融函数，这些函数都在可以在中小型企业的财务分析中起到应有的作用。

如果会计工作人员能熟练并正确的使用Excel 软件，对数据运用财务函数进行计算并做适当数据分析，便可以在很在程度上减轻中小企业会计人员在日常工作中对于数据运算及分析工作量，更好为企业提供数据支撑。

在Excel 2010中公式->库函数中可以选择需要的函数，在弹出的对话框中设置相应参数，选择需要运算的单元格。

四、Excel 数据分析的应用（1）会计人员可以使用Excel 的软件排序功能，根据数据表里的一个或者是多个数据列进行升序或降序的排列。

排序后的数据还可以根据数据的不同分类进行分组汇总，进行相应运算后的数据汇总可以分级显示总结果或隐藏各分类明细。

在Excel 2010中数据->排序和筛选中有排序选项，在打开的对话框中设置排序依据以及升序、降序。

（2）利用筛选功能可以快速查找所需数据。

自动筛选可以筛选一个或多个数据列，不但可以利用筛选功能控制要显示的内容，而且还能控制要排除的内容。

既可以基于从列表中做出的选择进行筛选，也可以创建仅用来限定要显示的数据的特定筛选器。

如果要筛选数据的条件复杂，可以使用高级筛选功能。

在Excel 2010中数据->排序和筛选中有自动及高级筛选选项。

（3）Excel 的数据透视表是一种交互式的表，是对数据的排序、筛选及分类汇总功能的结合。

数据透视可以进行一些数据的计算，并动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。

每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。

当原始数据发生更改，
数据透视表可以自动更新。

在Excel 2010中插入->表格->数据透视表，可以插入一个数据透视表，按需要选择页字段及行列数据。

五、Excel 的扩展应用（1）数据有效性。

在会计工作经常要保证数据输入的正确性，通过设置数据有效性可以对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上进行限制。

对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。

这样就可以依靠系统自动检查数据的正确有效性，避免错误的数据录入。

在Excel 2010中数据->数据工具组中，选择数据有效性命令，在弹出的对话框中可以设置不同数据类型，以及数据的取值范围。

（2）数据保护。

在会计工作中，除会计工作人员以外，其它的工作人员是不能随意修改财务数据的。

为了对会计文档进行保护，可以使用EXCEL 的文档保护功能。

在文件->信息中，可以选择用密码进行加密命令，只有密码正确才能打开工作簿。

除此之外，在Excel 2010中还可以单独保护工作表和保护工作簿中的数据。

在审阅->更改中,可以看到相应命令，其中保护工作表是通过密码设定访问权限，通过用户指定可以更改的信息，防止其他人员对工作表中的数据进行不需要的更改或操作。

例如，可以禁止对锁定的单元格的编辑，或禁止更改文档格式。

保护工作簿是为了防止对工作簿的结构进行不需要的更改，如移动、删除或添加工作表。

（3）获取外部数据库。

企业的财务管理事务经常需要建立分析数据库，EXCEL 支持面向多种常用的主流数据库的连接，例如MySQL 、Access 、Sybase 、SQL server 和Oracle 等等，只要该数据库提供ODBC 驱动就可以，因此应用Excel 可以比较灵活地对中小企业的各种数据源进行专业分析。

安装及配置好数据库后，在Excel 的数据菜单中的获取外部数据组中的相应命令，在打开的对话框中选择连接到新数据源及数据库的类型，并保存数据连接文件，即可看到导入的数据信息。

总之，随着计算机技术的不断发展，Excel 在我国中小企业财务管理工作中应得到广泛应用，在提升财务人员工作效率的同时还可以提高会计管理水平及从业人员的业务能力，既能够给企业管理者提供详尽而又准确的数据，又可以帮助管理者进行数据分析，更好的为企业决策服务，对企业的良性发展也可以起到促进作用。

参考文献：
[1]孙春临.Excel 在会计中的应用研究[J].电脑知识与技术,2011(2).
[2]薛江芸.Excel 在中小企业会计工作中的应用和创新[J].价值工程,2013(31).
（作者单位：辽宁医学院公共基础学院）
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