软件公司档案管理制度

第一章总则
第一条为规范公司档案管理工作，确保公司档案的完整、准确、系统和安全，充
分发挥档案在公司经营管理、技术创新和人才培养等方面的作用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有与软件研发、项目管理、市场营销、人力资源
等相关档案的管理工作。

第三条公司档案管理遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保公司档案的全面、完整，不遗漏重要信息。

2. 系统性原则：按照档案分类、编号、存放等要求，实现档案的科学管理。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。

4. 利用性原则：提高档案的利用率，为公司和员工提供优质服务。

第二章档案管理机构与职责
第四条公司档案管理工作由综合管理部负责，设立档案管理员，负责具体实施。

第五条档案管理员的主要职责：
1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 负责公司档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

3. 定期检查、清理档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。

4. 配合相关部门进行档案的利用和查询。

5. 负责档案管理工作的培训和指导。

第六条各部门负责人应指定专人负责本部门档案管理工作，确保档案收集、整理、归档等工作的顺利进行。

第三章档案收集与整理
第七条公司档案收集范围：
1. 软件研发过程中的设计文档、代码、测试报告等；
2. 项目管理过程中的项目计划、合同、进度报告、验收报告等；
3. 市场营销过程中的市场调研、宣传材料、客户资料等；
4. 人力资源管理工作中的招聘、培训、考核、薪酬等资料。

第八条档案整理要求：
1. 按照档案分类、编号、存放等要求，对收集到的档案进行整理；
2. 对重要档案进行备份，确保档案的完整性；
3. 对纸质档案进行数字化处理，提高档案的利用效率。

第四章档案保管与利用
第九条档案保管要求：
1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防盗、防火等条件；
2. 档案柜应定期检查、清理，确保档案存放整齐、有序；
3. 档案管理员应定期检查档案，发现破损、丢失等问题及时处理。

第十条档案利用要求：
1. 严格履行档案借阅手续，确保档案信息安全；
2. 借阅档案时，应注明用途、归还日期，并及时归还；
3. 档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏或丢失。

第五章档案销毁
第十一条档案销毁应严格按照国家有关法律法规和公司规定执行。

第十二条档案销毁程序：
1. 档案管理员对拟销毁的档案进行审查，确认无保存价值；
2. 经公司领导批准后，由档案管理员编制销毁清单；
3. 按照规定程序进行档案销毁，确保档案信息安全。

第六章附则
第十三条本制度由综合管理部负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。