档案管理精细化管理思路探究

档案管理精细化管理思路探究
摘要：新时期背景下，随着企业发展不断深入，企业各项资料越来越多，在
实践阶段中档案管理水平的高低直接关系到企业的未来发展。

因此必要将精细化
管理思路融入到档案管理工作当中，通过全面性细致化的科学管控能够满足企业
的发展需求。

鉴于此本文结合实际，在分析精细化档案管理意义同时，对涉及到
的档案管理问题以及精细化管理思路进行研究。

关键词：档案管理；精细化；思路研究
0引言
在当前企业的发展中有效的管理方法是十分必要的，而在实际管理上档案管
理十分重要，其能保证企业发展的顺利，也为企业进行的生产和经营做好记录。

所以当发生档案破损或丢失的情况，就会对企业发展以及实际运行造成影响，这
时就要对档案管理的模式进行革新，而其模式则为档案精细化管理。

一、档案精细化管理意义
（一）可实现科学管理
在档案管理工作开展中，如何将档案实现科学化管理是非常值得关注的一项
内容。

通过精细化管理方式的应用，能够对档案资料进行科学管理，可以按照精
细化管理原则对涉及的资料进行总结分析，能够改善传统混乱管理局面，提高了
档案的利用率，达到了科学管理的目标需求。

（二）实现企业经济和服务最大化
在档案管理工作开展中精细化管理作为一种新型的管理思想，对档案管理工
作开展有着很重要的帮助。

在管理阶段想要切实的将精细化思想融入到实践当中，就需要单位给予正确的指导以及引领，如此才能够对档案资料进行统一管控。

因
此在实践阶段中，通过精细化管理方式的应用，能够让精细化思想融入到工作人
员的思想当中，使其能够不断提高自己的综合能力，以便在于工作开展时可以给
各项工作奠定良好基础，这对提高企业的发展以及服务水平有着重要的帮助。

（三）推动企业持续性发展
企业在发展的阶段中，效益作为非常关键的一项内容是保证企业生存的主要
路径，同时更是推进单位发展的主要方法。

在这种背景下，单位就需要从实际情
况出发，合理的利用精细化管理方式做好档案管理的控制，能够让档案的利用效
率得到提高，如此就能够推动企业的可持续发展。

二、档案管理现状
档案精细化管理是一种新型管理模式，企业为获取更多的利益，就要加强对
档案精细化管理的重视程度，从而发现档案管理所存在的问题，并寻求合适的解
决方法，经由档案管理流程电子化以及精细化而实现有效的回应。

档案管理有以
下一些问题：
（一）档案归档问题
档案归档时常会出现员工没有及时换档、管理人员收集效率不高、错误开展
归档工作等等问题，而这些问题也会造成档案内容混乱很难进行资料查找等问题，直接影响到企业的经济效益以及长远发展。

而其中关键原因就是企业档案管理没
有合理的标准，对档案管理没有提高重视，档案的实际作业就被弱化，长期如此
也会导致档案管理作用越来越小，直至管理部门形同虚设，无任何实际用途。

（二）流程问题
部分企业开展的档案管理的流程还是传统模式，如会对整体档案进行手动分
类并根据一定顺序放置在档案架上。

而该种档案管理流程实际会因人工产生的错
误而引起档案管理的混乱以及丢失，更严重的式在传统手段下保存的档案会产生
受损和模糊的情况，即使企业工作人员具有高超的修复技艺也仅能修复一些珍贵
资料。

该种情况的出现也会对工作人员的工作进行产生影响，阻碍了企业的发展，所以档案管理流程实际上也会对企业发展造成较大影响。

三、档案精细化管理方法
（一）改善档案管理人员的工作职能
伴随着当前社会经济的快速发展，我国科技的飞速发展，在信息科技时代的
背景下，信息管理模式的合理应用，可以使精细化管理更有效地实行。

如开展政
务服务档案管理工作，要先依据信息管理的特征来对各节点以及网络大数据传播
的原因进行分析，有效确定出合适的管理方式，从而更有效地进行档案管理工作。

依据档案管理的信息特点，明确岗位职能与责任，使得标准要求以及工作人员岗
位技能更为精细化，使得档案管理技能的各项需求更为明确。

将经济单位精细化
管理更具体的落实下去，对档案管理人员工作技能加强培养，并应用专职培训的
方式方法来考核档案人员的工作能力。

依据工作人员自身的能力来选择合适的职
业技能培训，从而最大程度的发挥自身的技能，有效促进档案管理效率的提升。

（二）改善企业管理标准
由于档案管理工作具有一定的特殊性质，因此要科学、合理的进行档案资料
的分类管理，如要设置出管理专栏存放企业档案，以档案基础特征做好分类，让
工作人员能够更方便的开展好档案收集工作。

另外分类也需要基于档案本身所具
有的限制，如档案格式以及形成时间。

此外要对当前资料管理质量进行全面评估，从而设置出相应的评估以及档案管理系统，依据相关资料来了解档案实际的价值。

如某服务管理局为了对某年的档案进行精细化处理，分类文书档案有280件永久
档案、59件长期档案以及53542卷公民档案和41盒基建档案等。

在完成档案室
扩建之后再增加投入资金，政府部门也会给予一定的硬件支持，这也是精细化档
案管理中相关理念。

单位在进行精细化档案管理时也可以开展电子数据管理，保
证所保存的数据完整、充分且细致，促进单位管理整体质量的提升。

（三）精细管理流程
单位档案精细化管理中包含档案管理精细化流程，而主要将其分为两种形式。

档案实体管理的环节包括收集、保管以及整理等相关方面，在这期间要实现惊喜
化管理则需要应用各种有效的方式来开展各个环节。

电子文件精细化管理则是电
子文件生成后，基于各项管理流程的规定，实行责任到人，促进档案管理进程的
加快。

这也是将复杂流程简化，从而更容易、准确的寻找到档案。

如某医院某年
所开展的档案管理流程包括分类、录目录、整理、制作检索、入库、分类以及上
架等相关环节。

该模式应用过程中因为一些问题使得档案产生丢失以及混乱的情况。

这之后院长进行改改革，应用了新型档案管理技术，该项管理模式流程包含
一下几个方面：一是对综合部门进行统一的档案编码，当编码过程产遗漏则由统
计部门进行汇总整理进行编码；二是综合部门进行范本整理，各个部门基于范本
文件来对各自的文件进行整理；三是完成部门工作之后，再将资料归档至档案室，而一些涉及文件要做好预先归档工作。

医院应用新的管理流程，建立健全更合理
的档案保管制度，促进医院档案管理效率的提升，该种管理流程能够使得医院工
作的开展更为顺利。

（四）宣传档案服务
为了落实档案管理精细化服务，企业单位的每一个员工都需要通力配合，加
强档案管理工作的重视，针对档案资料的使用给予更多的服务意见和建议。

所以，相关部门要加强对档案管理服务工作的宣传力度，从而使档案管理能够提供给员
工更多的资料服务，从而确保单位档案资料的有效使用。

档案电子化是借助电子归档管理体系实行企业单位计算机档案管理，电子档
案管理系统能够和单位自动化涉及过程管理相融合，也能够自成体系，给予电子
档案管理以及查询功能。

企业单位可以依据计算机技术将电子档案以及纸质档案
进行有效结合，从而有效解决所存在的归档错误以及收集效率差等缺点。

四、结语
总的来说，在档案管理工作开展的阶段档案管理水平的好坏直接与档案的利
用率有着一定的联系，并且在一定的程度上和企业的发展有着密切的关系。

所以
在档案精细化管理工作开展时，需要根据档案管理的需求，构建出更为科学有效
的精细化管理模式，以便于提高档案管理的水平，从而给企业的发展奠定良好的
基础。

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