Word及Excel使用技巧集锦

Word及Excel使用技巧集锦
关键字：Word,Excel,使用技巧
用Word 2000编辑文档固然非常方便，但是掌握一些必要的技巧也是非常重要的。

一般的Word 2000技巧相信大家都或多或少地从报刊杂志或书上看到了。

因此，笔者想带给大家一些另类的技巧，希望能够给大家耳目一新的感觉！
1、显示过宽文档在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全。

这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。

如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项卡，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。

我们也可以通过改变显示比例使文字适于普通视图或页面视图中的文档窗口。

这时我们可以单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。

我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。

2、改变文档的缺省目录所有Office 文档的缺省目录是C盘下的My Documents文件夹，根据工作需要，我们可以很方便地改变它。

单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“文件位置”选项卡，会显示一列选项和它们当前存储的目录。

在“文件类型”列表中选中文档，单击“更改”按钮，进入“更改位置”对话框。

单击“查找范围”框中的向下箭头，选中想要的文件夹即可。

3、关闭语法错误标记在键入时Word 2000可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查，在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。

如果你觉得这些线太影响视觉效果，可以将其隐藏。

在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键，选择“隐藏语法错误”项，语法检查出来的错误标记就全都不见了。

如果要详细设定，可以在右键菜单中选择“选项”，在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项卡，在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。

4、另有妙用的Ctrl+Z 大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。

但你知道吗，Ctrl+Z还有特殊的作用。

先举一个例子，在没有改变Word 2000
缺省设置的情况下，在空行中输入：“1、计算机的实际应用”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2、”字样。

这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。

这时，Ctrl+Z就发挥作用了。

我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后，顺手按一下Ctrl+Z，一切都OK 了，第一行还是原来的样子，一点也没变。

原来系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。

比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。

我们按了一下Ctrl+Z，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改，这里就不再细说了。

大家可以根据此原理去发现Ctrl+Z的更多妙用。

5、控制转换的字体有时打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。

如果打开的文档中包含这样的字体，Word 2000会将字体替换为机器中已安装的字体。

如何来控制要替换的字体呢？我们可以这样做：单击“工具栏”菜单中的“选项”命令，再单击“兼容性”选项卡。

单击“字体替换”按钮。

在“字体替换”下，在“文档所缺字体”中选择所缺少的字体名称。

在“字体替换”列表框中，选择用以替换的另一种字体，再单击两次“确定”，系统就会按要求进行字体的转换。

6、将样式传给其他文档某一文档中创建了几种样式后，如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。

打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。

在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。

选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。

单击“关闭”按钮。

下次我们就可以从normal.dot文档中使用这些格式了。

7、妙用Word中的自动图文集输入个人信息在使用Word工作、学习过程中，经常要重复的输入自己的个人信息。

如：姓名、单位、家庭（学校）地址、电话、电子信箱、QQ号码……对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦了？其实有
许多办法可以解决这个问题的，比方说使用Word中的“自动图文集”就可以轻松地解决这个问题，帮助您快速地完成这些重复性地操作。

“自动图文集”的使用步骤如下：①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字（可以包括图片、段落格式等，哈，在个人签名中加入个漂亮的图片可真的很不错）。

比方说我选定地就是以下文字：姓名：蔬菜家庭地址：中国电话：1234567电子信箱：feiyang@QQ号码：88888888②单击菜单项“插入”→“自动图文
集”→“新建”。

在弹出的创建“自动图文集”对话框中，输入“自动图文集”的名字，如你的名字。

在本例中假设你输入的是“个人信息”。

③现在，请你在Word中键入“个人信息”。

刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时按F3键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。

如果不需要该定义的格式，继续键入其他内容即可跳过。

在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后，它会出现在“插入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。

8、妙用Word宏输入特殊符号在进行文字排版时经常要插入字符，但在符号框中查找费时费力又费眼！其实，我们可以利用“宏”来为我们解决这个问题。

对于一些常用的符号（如“￥”），可以使用宏来使工作简化。

具体方法是：①首单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“录制新宏”选项。

②给宏取名，如“Yuan”，再单击“键盘”。

③在弹出的对话框中指定快捷键，可指定为“Ctrl＋Y”，再关闭该对话框回到“录制宏”对话框。

单击“确定”按钮启动记录器。

④运行“插入”选单中的“符号”子选单，从弹出的“符号”框中选择“￥”，插入后再关闭。

另外，也可以指定到工具栏，从弹出的“自定义”对话框中的“命令”栏中把“Normal.NewMacro1.Yuan”拖放到工具栏中。

⑤单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮。

⑥单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“宏”命令。

⑦选择第二步中的宏名称，再单击“编辑”按钮。

这时我们可以从中看到以下代码：Sub Yuan()Selection.InsertSymbol Font:=″楷体—GB2312″,CharacterNumber:=－
27,Unicode:=TrueEnd Sub以后，当你需要插入字符“￥”时，只需按下快捷键“Ctrl ＋Y”。

或者是在工具栏点击“Normal.NewMacrol.Yuan”便可以了。

是不是很简
单？你也来试试吧！
9、快速排列图形一般我们在一篇文档中要使图形与文字之间排列整齐与美观，可能需要费一番工夫，这时我们可以应用以下技巧。

先按“Shift”键并依次单击想对齐的每一个图形。

然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出菜单中的“对齐或分布”选项，并选择一种对齐或分布的方式即可。

10、按姓氏笔画排序在Word 2000的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。

具体使用方法是：选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定”即可。

你会看到，此时的表格已按“姓氏笔画”（而不是“姓名笔画”）的递增（或递减）排列好了。

11、Word文档转为WPS文档要想将Word文档转为WPS文档，可以在WPS 2000的安装盘中找到一个文件名为Word2wps.exe的文件，这是一个自解压文件。

将其安装好后，重新启动计算机，打开WPS 2000，选择“文件”→“打开”，在“打开类型”中可以找到DOC文档，这样就可以打开Word的文档了（支持Word 97与Word 2000）。

待到WPS 2000读出Word文档后，将Word文档另存为WPS文档就可以了。

12、斜线表头的处理斜线表头是经常用到的一种单元格格式，其位置一般在第一行的第一列。

设置前要将此单元格用拖动行线和列线的方法将其设置的足够大，并将插入点定位在此单元格中。

然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按[确定]退出。

删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按Del键即可删除该斜线表头。

13、Word中编辑各种格式公式首先需要将光标停在需要插入公式的地方，然后执行菜单“插入→对象”命令，选择“Microsoft 公式 3.0”（如果没有该选项，就必须通过“添加/删除程序”进行安装），单击“确定”即可进入公式编辑状态。

通过公式编辑器提供的工具按钮基本上可以满足绝大多数公式编辑要求，对于
已经编辑好的公式，可以双击进行修改。

14、完型填空题的录入如果你是一个教师，一定体验过完型填空题的录入有多么的麻烦吧？完型填空是英语试卷中很常见的题型。

每次在输入时总想让几十个题目的选择项中的A、B、C、D形式从上到下对齐排列。

但您是不是发现，不管使用哪种方法，总是不能上下完全对齐，此时，不妨使用一下我为您介绍这种方法。

先在试卷的适当位置根据题目答案需要，制作一个单行四列（或二行二列）的表格，并按顺序填写A、B、C、D；当每道题的题目录入后，可在下行行首粘贴制作好的表格，然后录入各选项的具体内容；录入结束，定义各个表格, 选择菜单中的边框项，去除表格线。

按此方法录入试卷，各选项对得非常整齐，整体布局也很美观。

15、制作图片水印页面①打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，并在适当目录中选择需要插入的图片。

②单击插入的图片，使Word弹出“图片”工具栏。

③单击“图像控制”按钮，选择“水印”，此时图片的颜色变淡。

④单击“文字环绕”按钮，选择“衬于文字下方”。

经过这四步，我们就可以完成插入图片、格式化图片、放置图片这三项任务，获得一个图文并茂的页面。

Excel XP实用便利小技巧10例
Excel XP是一款功能非常强大的表格处理软件，相信使用它的人一定不少。

我在平时的操练过程中总结了一些小的技巧，现奉献给大家，如果您注意使用这些小技巧，会使您的工作方便不少哟。

1、每次选定同一单元格 有时，我们为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。

但是，每次输入一个值后按下Enter键查看结果后，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。

如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则题会立刻迎刃而解，既能查看结果，而活动单元格仍为当前单元格。

2、自动打开用户工作簿 我们只要将某个需要自动打开的工作薄(如
a.xls)的快捷方式放到C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开这个工作簿。

3、在同一对应单元格内输入相同内容 在按下Ctrl键的同时，单击需要输入相同内容的不同工作表名称(如Sheet1、Sheet3、Sheet4……)，在其中任意一个工作表中的某一单元格(如B8)中输入内容，按下Enter键后，该内容即一次性输入到上述选定的所有工作表的同一单元格(B8)中了。

4、生成备份工作薄 对新(老)工作薄执行“文件→保存(另存为)”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，选“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份选项”，确定保存。

以后修改该工作薄(a.xls)
后再保存，系统会自动生成一份名称为“a的备份.xlk”的备份工作薄，且能直接打开使用。

友情提醒：如果将上述功能加到某个模板中，则使用该模板建立工作薄后，就不需要进行上述操作，而快速生成备份工作薄。

5、同时打开多个工作薄 有时我们可能需要打开多个工作薄，下面的方法也许对你有所帮助：①执行“文件→打开”命令，按住“Shift”键或“Ctrl”键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个文件，然后按“确定”按钮，就可以一次打开选中的多个工作薄。

②执行“开始→运行”命令，在对话框中输入Excel，空格，后面加所要打开工作薄文件的绝对路径(每个文件之间用空格分隔)，确定后也可以打开多个工作薄。

③新建一个文件夹，将需要打开的多个工作薄文件放在里面，然后打开Excel，执行“工具→选项”命令，在“常规”标签中，将替补启动目录用“浏览”的方法指向该文件夹，确定。

以后当你再次启动Excel时，就会把那个目录中的所有文件一起打开。

④启动Excel XP，打开多个工作薄，执行“文件→保存工作区”命令，取名(a.xlw)、确定保存。

以后只要打开该工作区文档，即可打开上述多个工作薄(注意：工作区文件只是保存设置，并不保存文件，所以你必须对每个文件所作的更改另行保
存)。

6、快速选定包含公式的单元格 执行“编辑→定位”命令，在随后弹出的对话框中，按“定位条件”按钮，选中“公式”选项后确定，即可一次性选中包含“公式”的所有单元格。

7、快捷输入函数的参数 如果你只记得函数的名称，而记不清它的所有格式，你可以先在单元格中输入一个等号及函数名，然后按下Ctrl+A键，
Excel则自动打开“函数参数”对话框，引导你快速输入函数的参数。

免去了刻意记忆的痛苦。

8、利用IF函数避免出错信息 ①当我们在C8单元格输入公式：=A8/B8，当B8单元格没有输入数据时，C8单元格则会出现“#DIV/0！”的错误信息。

如果将公式改为：=IF(B1=0,"",A1/B1)，就不会显示错误信息了。

②同样，如果我们在C8单元格中输入：=A8＋B8，当A8、B8没有输入数值时，C8则显示出“0”，如果将公式改为：=IF(AND(A2=""，B2=""),"",A2＋B2)，这样，如果A8与B8单元格均没有输入数值时，C8也不会显示现“0”了。

9、在单元格中批量插入固定字符 现在新的身份证号码，将旧身份证号码的年份由2位表示改为4位表示，如果我们要将年份的前两位(19)插入旧身份证号码中，可以这样做(假定旧身份号码保存在A列中)：在B1、C1、D1单元格中分别输入公式：=LEFT(A1,6)、=RIGHT(A1,9)、=B1&"19"&C1，将上述公式复制到B、C、D列的其它单元格中，即将19插入旧身份证号码中，并显示到D列中。

10、让序号原地不动 有时我们对数据进行排序时，序号全乱了。

如果在序号列与正文列之间插入一个空列，再排序时，序号就不会乱了。

友情提醒：位于序号前面的列中的内容均不发生改变；为了不影响显示美观和正常打印，可将这一空列隐藏起来。