浅析认可实验室的档案管理

浅析认可实验室的档案管理
笔者所在单位的换热器检测实验室是开展检测和科学研究的重要场所,配备了先进的换热器检测仪器设备,也培育出了先进的科技成果和发明专利。

实验室档案是实验室各项原始活动记录的综合,并能清晰地呈现实验室建设和发展过程,为换热器检测数据的准确性以及换热器科学研究提供了数据支持和科学依据。

笔者就所在实验室的档案管理进行了简单的论述。

一、认可实验室技术档案管理范畴
(一)质量体系档案
认可实验室受控文件包括质量手册、程序文件、作业指导书,各种记录包括质量活动和技术运作的证实依据,可分为质量记录和技术记录。

具体囊括了各类规章制度、管理体系评审计划和内审计划、质量控制记录、环境条件控制记录、检测报告、合同评审和服务协议记录等。

(二)计量器具、仪器设备档案
关于仪器设备档案,从购买、使用到报废都要有详细的记录,档案内容要齐全,设备档案要有唯一性编号。

笔者所在实验室对于用于换热器检测和校准并对检测结果有影响的每一台仪器设备档案遵循“一机一档”原则,每台设备根据实际情况建档,主要包括仪器设备一览表、仪器设备购置申请表、仪器设备验收单、仪器设备使用记录表等。

计量标准器和仪器设备的检定证书、校准证书、说明书、合格证、设备使用和维修纪录、周期检定计划、期间核查计划和相关记录等。

(三)人员技术档案
人员技术档案包括实验室专业技术人员学历学位证明、职称材料证明、任职资格证书、参加培训和考核的记录和证书、能够证明专业技术能力和经验的证明记录,认可实验室对于专业技术人员的授权、人员培训和考核情况材料,工作期间发表的论文和科研情况等。

实验室专业技术人员档案不仅记录着专业技术人员的在本研究领域的专业发展情况,也间接反映了国家级认可实验室的人才水平和在该领域的研究水平。

(四)检测标准档案
检测标准的选择同时也规定了检测方法,《中华人民共和国标准化法》将中国标准分为国家标准、行业标准、地方标准、企业标准四级。

国家标准分为强制性国标和推荐性国标。

我中心实验室主要标准为金属元素分析化学检测方法、金属拉伸与冲击,与换热器产品相关的国家标准等。

各项标准均按照标准号进行排序,以便检验员能够及时查阅。

二、认可实验室档案管理存在的问题
认可实验室作为换热器检测和科学研究的重要场所,其会产生大量的原始记录资料,实验室日常运行时产生的原始资料则是记录、内部审核、管理评审、监督评审工作的重要基础。

然而在平时换热器检测过程中,由于档案来源途径广泛,包括检验部、业务部、技术部、综合管理部等,收集资料的时间较分散,资料归档不及时,会造成资料流失,影响资料利用。

目前还存在着档案更新不及时,个别人员在取用档案后没有及时归还,未及时填写相应的记录表格。

日常工作中,还存在着专业档案管理人员培训需要加强,进一步落实和有效推进档案的信息化管理等问题。

三、认可实验室档案管理对策和建议
(一)建立健全认可实验室档案管理制度
认可实验室通过加强档案管理可以提高实验室的质量管理水平,对实验室的认可度也会大大提高。

因此为了加强实验室档案管理制度,完善质量管理体系,增强竞争力,我实验室制定了《实验室档案规范管理制度》,切实将档案管理制度化,确保所有人员严格遵守,制定定期整理检查制度,专人管理责任制等。

认可实验室技术档案管理过程需要一定的科学性和规范性,这些检测原始资料的收集、积累、整理、分类、装订、归档是一项技术性很强的工作,要求档案员有较强的责任心,需要花费心思和时间去完成。

这也要求档案员增强管理意识,建立管理机构,完善管理系统,制定管理办法,将制度落到实处,使我中心实验室换热器检测工作推上一个崭新的阶段。

(二)提升档案管理人员职业素质
合理利用和科学管理认可实验室档案资料的前提是要有合格的档案管理人才,严格按照实验室档案管理制度要求,应具有专业的档案管理能力、责任感和奉献精神,认可实验室档案管理工作具有稳定性、长期性和程序性的特点,应设立专职的档案管理人员。

实验室管理者可以根据档案员的工作实际和知识结构制定合理的培训计划,有步骤地对档案管理人员开展培训工作,让他们充分学习到认可实验室档案的科学管理方法,要通过多种途径对档案管理人员进行专门培训,不断提高他们的档案业务知识,这样才能使档案管理工作不断得到提高和完善。

(三)利用信息化管理档案。