论做好高校教学秘书工作的职业素养

2016.05
一、教学秘书职业的性质特点
(一)职位性质
高校教学秘书工作是围绕着高校教学过程进行服务与管理的基础性工作。

教学始终是高校的中心任务,教学秘书岗位是教学管理工作的基层岗位,承担着教学日常服务管理的大量组织、协调工作。

简单来说,教学活动的组织就是把学生、教师和学习活动三者有效联结起来以达到人才培养的教学目的。

作为教学主管领导的助手,教学秘书更多体现出秘书的辅助决策、执行和监督的角色性质。

其服务对象既面向主管领导,也面向广大师生,在日常教学管理运转过程中常处于一个中枢节点的位置。

在完善的教学管理建制中,在二级单位教学主管的领导下,教学秘书与各系、教研室主任相互协作、相互配合,共同完成日常教学计划的安排、执行与协调工作。

教学秘书编制属于一般管理岗位,在高校的行政科层组织架构中属于某一个科室。

(二)业务特点
教学秘书的工作事务政策性强、事务多样、工作内容关联性强、细密性要求高,协调沟通是其最基本的服务管理职能。

第一,教学秘书事务的政策性强。

教学秘书面对的日常矛盾主要就是围绕教学组织过程产生的各类不协调、不平衡的矛盾现象,以教学资源、教学相关利益的分配为矛盾的焦点。

政策是反映决策意志的策略和指导思想、方法,是从实践中凝炼而出的经验智慧,能够进一步指导人们实践中的思想和行动,以期达到既定的效果和社会价值目的,规章制度亦如此。

在处理
各种涉及师生利益关系的问题时,教学秘书都要秉持公心,要尊重和遵循学校的政策、规章制度,把握管理的科学性与艺术性之间的张力与平衡。

应承认,政策、规章制度在纷繁复杂的实际情况面前并不能是绝对的和万能的,但缺失既定政策和规章制度的规范性指导是绝难以行通的。

第二,教学秘书事务多样且关联性强。

教学秘书工作内容涉及到方方面面,简括之,其主要任务在于按照一定的培养计划组织好教学活动。

其中最主要的是培养方案或者教学计划的进一步分解落实即课程任务的安排。

把学生、教师、教室、时间等要素有机组合起来,也就是通常所说的课表编排,这在教学组织的发生发展序列上仅是第一个环节。

在教学改革和管理信息化的背景下,课程模块之间、师资与学生状况之间、教改发展状况与滞后的管理信息系统之间,经常
存在不协调的状况。

教学管理除了课表编排,还有教学过程中的协调管理,包括对于教学运行和教学质量监督与评价的组织工作,各类考试考务工作、竞赛组织工作,学籍和学生信息管理、学生成绩与试卷管理、学分管理、教室管理与协调、教师考核与酬劳分配管理等。

这些活动前后衔接、时间上连续紧凑,内在关联性强,既有完全内含的教学管理内容,也延伸涵盖了与教学密切关联的部分人事或财务等职能。

总之,高校教学秘书等管理人员在高校教学活动中承担着组织者、推动者、执行者、调控者的角色。

第三,教学秘书的工作内容细密性要求高。

教学活动实质是把学生、课程和教师等要素有机组合起来。

在高校,课程存在于不同的课程体系或模块之中,各个课程体系共同构成完整的培养计划。

高校的培养计划一般由公共(或通识)课程模块、专业课程模块、专业实践实习模块三大体系构成,每一模块下又有进一步的分类。

不同模块课程任务的承担权能分属不同的教学部门,具有不同的教学方式、教学要求和考核模式。

这种结构化的培养模式本身就要求更加严格、细密的日常运行管理、成绩管理等,否则难以保证出现系统性的失误。

随着学分制改革和一些教学单位教学改革项目的推行,学生拥有了更多的选课自主权,跨专业、跨学院的第二学位项目、网络教学资源的学分认定也逐渐实施,学生学分选修自主权的扩大和相关管理规范的滞后性的矛盾、学生自主行为和学校管理者之间信息不对称的矛盾,给教学秘书的工作带来不少挑战。

这就对其带来了更高的细密
论做好高校教学秘书工作的职业素养
曹晓进
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性要求,要求教学秘书一丝不苟、
耐心细致、把工作做细、做实。

教学管理活动是一个围绕教
学的综合复杂体系,教学秘书在其
中承担着重要的角色,其面向的工
作对象是拥有活跃知识思想的教
师和大学生,目标是将他们合理有
序地分配组合在一定的教学模式
中并经常性地加以“维护和保养”,
从而保证教学目标的实现。

因此可
以说,教学秘书的基本职能主要体
现在协调沟通方面,协调沟通是教
学秘书与师生进行互动的基本形
态,是其基本的工作方式方法,是
实现“组织”这一职能的基本手段。

二、做好教学秘书工作的职
业素养基础
教学秘书应培养理论和实际
相结合的决心和能力,提升对于本
职岗位工作性质的认知水平,在实
践中不断探索,以新的经验做出新
的思考、摸索出适合自身特点的工
作思路和模式。

(一)专业化的精神
高校视域下大学生体现出成
人化特点、教师体现出学术化特
点。

以此来看,高校内部教学活动
各主体间的关系应基于成人世界
平等意识与诉求的提升、各尽其
职、自由发展的理念,彼此间的联
结大体上基于共同利益需要为向
导的契约式纽带。

未成年时期亲情
与管教式权威法则的淡出,消解了
教学活动的组织文化基础,同时也
产生了对于教学组织的专门化的
需要,教学秘书的岗位职能需要由
此而生,由此,决定了教学秘书工
作的专业性特点以及做好教学秘
书工作需要遵循专业化的内在逻
辑。

“业精于专”,“闻道有先后、术
业有专攻”,随着现代高校教学活
动越来越向体系化、精细化、纵深
化方向发展,高校教学改革的不断
推进和教学活动组织的复杂程度
不断提高,教学活动内部各要素之
间的协同性要求不断提高,处在管
理一线的教学秘书承担的组织协
调职责势必会越来越重、愈发需要
以专业化的精神作为强力支撑,着
眼于专业化的管理理念、管理手
段、工具和方式方法。

例如,教学管
理信息系统及其应用水平反映了
教务工具专业化的水准,教学秘书
对于现代信息技术和业务软件的
精通掌握、沟通协调的快速灵活和
有效、处理事务的统筹兼顾和周密
完备,都反映了自身专业化的能力
水准和精神追求。

(二)科学化的信念
高校日常教学活动的专业性、
教学计划的系统化和周期性特点,
决定了高校教学秘书履行职责的
内容系统化、执行周期性和总体稳
定性的特点。

教学管理与服务必须
尊重科学、研究分析教学管理活动
内在的科学规律性、加以提炼分析
形成新的理论经验进而指导实践,
否则,教学管理将不能适应日益多
变的高等教育内外部环境。

由此而
论,做好教学秘书工作需要坚持和
坚定科学化的信念。

科学是理性思考的产物,追求
科学性带来的将是更加符合事物
本质规律的专业水准的提升、工作
效能的提高以及防止误入歧途。

这
里强调的是一种求实求真的态度,
反对那种凭经验、直觉和感性的随
意性。

现代社会体系的复杂性一定
程度上是科学发展所带来的,同时
也使科学与理性得到更深层次进
展的空间。

高校教学管理活动的内
部联系和内在规律有些是已经被
认识到的,还有很多有价值的信息
仍然有待挖掘,新情况和新问题的
产生也蕴藏着新的机遇,都需要教
学秘书和教学管理者树立科学化
的信念、不断开拓进取。

(三)人文化的滋养
高校是文化知识汇聚的场所,
是教书育人的一方天空。

高校教学
秘书工作生活在这样一个传递人
文与科学的场域,工作对象是传承
和接受人文与科学教育的大学师
生。

在这种由业缘形成的文化圈
里,教学秘书能够受到天然的文化
熏陶,接触到来自大学师生富有时
代气息的新鲜事物和新思想、新知
识、新观点,潜移默化中开阔了视
野、丰富了自身的文化涵养。

作为
教学管理者,教学秘书和大学师生
朝夕相处的密切联系促成了天然
的共同体意识和校园文化意识。

在
履行职责过程中,教学秘书的人文
素养和人文关怀必不可少,其个体
人文素养的修为、人文关怀的施
予,很大程度上影响着与师生合作
关系的亲和度、包容性以及互动的
和谐性、协调沟通的效能,进而影
响到教学管理活动的顺利进行。

因此,做好教学秘书工作,还
应该着力提高自身人文素养,以人
文知识充实心灵、在工作中践行人
文关怀,从而得到全面的人文化的
滋养,营造一个人文化的、充满正
能量的教学管理环境。

唯有如此,
才能与高校校园自由和谐的人文
文化精神相契合,并将有可能将教
学管理工作抬升到一个新境界。

三.结语
本文将高校教学秘书的职业
素养建置于专业化、科学化、人文
化三块基石之上,作为一种分析视
角难免有疏漏之虞,权且为实现
“做好”的目标提供一个参考体系
和方法论指引。

最后需要指出,如
欲有所功成,必全力赴之所从之
事,教学秘书工作也不例外,以对
待事业的心态对待这份职业,将催
生出强有力的精神力量,经年累
月,必能在平凡的岗位上取得不凡
的成绩。

参考文献
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专业化[J]教育教法探讨与实践，2015(1).
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(6).
（作者单位：天津外国语大学应用外
语教学中心）
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