QP-01 文件控制程序

莒南县利顺工艺品有限公司
程
序
文
件
1、目的
对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门/人员及时得到并使用有效的版本。

2、适用范围
本程序适用于对公司质量管理体系文件的编制、审核、批准、标识、分发（补换）、评审、更改、回收、作废、销毁，归档和管理的有效控制。

3、职责
3.1 总经理负责质量手册的批准、发布。

3.2 管理者代表负责质量手册的制订，程序文件的批准，负责组织有关人员对现有文件进行评审。

3.3 相关部门主管负责组织制订并批准标准文件及技术、工艺文件，必要时报总经理审批。

3.4 相关部门负责编制体系运行的操作性文件，并对分发的文件实行有效保管。

3.5 文控中心对体系文件负责标识、分发（补换）、评审、更改、回收、作废、销毁、归档和管理的控制。

4、定义
（无）
5、程序
5.1 质量管理体系文件应包括：
a) 形成文件的质量方针和质量目标/指标；
b)质量手册；
c)控制程序文件；
d)管理标准（管理制度）和工作标准（岗位责任制）；
e)产品标准及工艺流程；
f)各类作业指导书和检验指导书；
g)评审质量管理体系所需要的记录；
h)其它与体系运行有关的文件等。

5.2 文件编写要求
5.2.1 体系文件编写时，要符合ISO9001：2008标准的要求，又要根据本公司的规模、类型、过
程的复杂程度、人员的能力、编写出体现公司特点的质量管理体系文件。

5.2.2 所有文件应具备：
——文件标题；
——文件编号；
——版本号；
——编写人/审核人/批准人/日期；
——标识；
——封面；
——装订形式。

5.2.3 本公司主要体系文件的编号为：
a) 质量手册编号：
QM—-- XX
流水号
手册代号（英文缩写）；
b)程序文件编号：
文件顺序号；
程序文件代号（英文缩写）；
c)附属文件及质量记录编号：
QP—— XX——XXX
程序文件代号（英文缩写）；
d）作业性文件（操作规范）的编号为：
QS—— XX——XXX
作业性文件代号（英文缩写）；
5.2.4. 部门代码规定如下：
01—总经理/02—生产部（S-SMT车间/D-DIP车间/P-组装车间）/03—品质部/ 04—采购部/ 05—人事行政部/06—研发部/07—业务部/08—生产工程部/09—计划部/10—财务部/11-文控中心
20—外协加工厂1 21—外协加工厂2……
30—供应商1 31—供应商2……
5.2.5 其他文件编号
根据其他文件的规定使用原编号，没有原编号的可自行编号，但一定要符合标准化、规范化的要求。

5.2.6 文件幅面采用A4纸规格，活页装订。

5.2.7 修改状态从“A0-A9、B0-B9”开始。

5.3 文件的审核和批准
5.3.1 管理者代表负责对体系文件的审核，总经理负责对质量手册的批准和发布。

5.3.2 涉及操作性文件（如，作业指导书、检验指导书、工艺规程等）由专业人员编制，相关负
责人审核，部门主管或经理批准。

5.3.3 外来文件如产品标准、顾客提供的图样，由接收部门识别其适用性，由部门负责人审批。

特别重要的外来文件，要经管理者代表审批，应纳入“受控文件”的范围，并编制“外来文件清单”。

5.4 文件的标识
5.4.1 所有列入质量管理体系的文件，都应属于“受控文件”的范围，并加盖“受控文件”印
章。

失效和作废的文件，要加盖“作废文件”印章。

以确保文件的适宜性和有效性。

5.4.2 文件更改要作好版本修改状态标记。

5.4.3 提供给顾客和第三方机构的文件应是最新版本，不盖“受控文件”印章，不属更改之列
（除非有必要时）。

5.5 文件的分发和补换、借用
5.5.1 文控中心应列出受控文件发放清单，按规定分发给有关部门，部门领用人要在发放表上签
名。

5.5.2 各部门所领受控文件，应确定专人保管并建立本部门文件保管目录。

5.5.3 因文件使用者造成文件破损，需要重新领取新文件时，要提出申请，经文控中心审批后，
复印新文件发放并收回破损文件，并作好记录，遗失文件的补发必须经管理者代表审
批。

5.5.4 凡属本公司外发文件（供应商、顾客等）须由相关部门向文控中心领取，并办理领用手
续。

5.6 文件的评审和更改
5.6.1 文控中心每年年初对现有体系文件进行全面评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，以评估文件对质量管理体系运行的适宜性。

因评审或其他原因而对文件进行修改后，更新的文件在发布前应再次批准。

4.6.2 文件需要更改，由提出人填写《文件更改通知单》，经管理者代表及部门经理审批后进行更改。

更改的文件与更新的文件数量应相等，不得遗漏。

文件更改，必须作好版本修改状态标记。

5.7 文件回收，作废和销毁。

5.7.1 文件的回收
a)文件使用者调离本公司者；
b)工作岗位更换不需要使用文件者；
c)失效、换版、作废、破损文件的更换者；
d)文件回收统一由文控中心负责，资料室保存备查，并作好记录。

5.7.2 文件的作废
所有失效和作废文件，各部门必须撤出使用现场，由文控中心指定相关人员在文件上加盖“作废文件”印章，清点数量及时收回，防止失效和作废文件的非正常使用。

5.7.3 对要销毁的失效和作废文件，由文控中心列出《文件销毁清单》，报管理者代表审批后由
授权人在指定地点销毁。

5.8 文件的归档和管理
5.8.1 所有受控文件、文控中心要列出目录，用文件夹（盒）放好，对原件应予妥善保存。

5.8.2 受控文件要求图文清晰，不准使用涂改液进行改错和乱划乱改。

5.8.3 文件摆放要分门别类，陈列整齐，便于目视管理。

5.8.4 文件归档环境，要符合资料管理要求，经常保持清洁卫生。

5.8.5 每年对文件进行清理一次，以防变质和损坏。

5.8.6 临时工程资料（SOP，物料清单等），急用时相关部门必须于临时文件资料上签名并注明有
效期限，到期后立即回收并发行正式版本进行更新。

5.9 公司编制的原稿文件一律不外借出公司。

6、相关文件
6.1 质量手册；
6.2 程序文件；
6.3 各类与体系有关的文件。

7、记录
7.1 QP-01-01 《文件发放清单》
7.2 QP-01-02 《文件发放回收记录表》
7.3 QP-01-03 《管理文件更改单》
7.4 QP-01-04 《管理文件更改一览表》
7.5 QP-01-05 《文件更换记录单》
7.6 QP-01-06 《文件销毁清单》
7.7 QP-01-07 《文件借阅登记表》
8、文件控制流程图，见附件
附件一：
文件控制流程图。