协同办公系统培训

协同办公系统培训
一、系统使用注意事项
1、IE浏览器版本必须是7.0及8.0；
2、需要关闭IE浏览器、上网助手（3721）、GOOGLE、MSN、百度等工具的广告拦截
功能，并设置访问地址为为信任站点；
注：如何关闭常见的广告拦截功能
1)如何关闭“WINXP SP2操作系统”的弹出窗口拦截功能
步骤 1 ：点击浏览器上方“ 工具” 菜单，选择“ 弹出窗口阻止程序” 进行设置。

步骤 2 ：选择“ 关闭弹出窗口阻止程序” ，即关闭窗口拦截功能。

2)如何关闭“百度工具条”的弹出窗口拦截功能
步骤 1 ：点击“百度工具条”右边的“ 广告拦截” 下拉菜单。

步骤 2 ：直接点击“ 拦截弹出广告” ，即取消窗口拦截功能。

3)如何关闭“MSN工具条”的弹出窗口拦截功能
步骤 1 ：点击“MSN工具条”右边的“ 已经阻止了弹出窗口的显示” 图标。

步骤 2 ：直接点击“ 允许弹出窗口显示” ，即取消了窗口拦截功能。

4)如何关闭“yahoo工具条”的弹出窗口拦截功能
步骤 1 ：点击“yahoo工具条”右边的“ 已拦截弹出广告” 图标。

步骤 2 ：直接点击“ 拦截弹出广告” ，即取消了窗口拦截功能。

5)如何关闭“google工具条”的弹出窗口拦截功能
步骤 1 ：点击“google工具条”右边的“ 选项” 图标。

步骤 2 ：在弹出的窗口中，不选择“弹出式串口拦截器”，即取消了窗口拦截功能。

3、WIN XP 系统需要在“我的电脑--控制面版--安全中心”里，关闭“windows 防火墙”。

5）设置访问地址为为信任站点
1.将站点加入可信区域，点击IE工具栏，选择Internet选项—>安全—>选中受信任的站点，点击站点后，将系统的访问地址加入到受信任的站点，如下图：
4、IE7.0特别设置
点击IE工具栏，选择Internet选项—>安全
所有ActiveX控件要启用，或者提示！Scriptlet允许要启用，如下图
5、
二、登录系统
1、进入系统办公：打开IE浏览器，输入办公系统服务器地址：
外部访问地址：http://221.229.122.138:6666
内部访问地址：http://192.168.1.254:6666
2、用户名规则：使用人员用户名为中文名用户初始密码为123456。

3、辅助程序安装，安装WINDOWSXP控件。

（下图1）
4、输入自己的用户名和密码，点登录按钮进入办公系统。

三、修改密码
如图二所示进入办公系统后，在系统首页，点“个人设置”，再点选“修改密码”，在下面的修改栏中输入您的新密码两次，确认后修改成功。

下次登录系统使用新的密码。

修改密码
（图二）
四、系统首页
图三是进入办公系统后的界面，即系统首页。

在主工作区有4个工作模块：待办事项、跟踪事项、公告/调查、关联人员/项目。

1、“待办事项”是指别人交给您，需要您办理的事情，包括公文和协同；点击可以进入处理。

2、“跟踪事项”是指您交给别人办理的事情，包括公文和协同；点击可以查看别人处理状态、处理意见和结果，还可以发送催办信息。

3、“关联人员/项目”，系统对关联人员和项目进行信息绑定。

●关联人员设置后，一个时间段内与此人产生相关的各种信息（包括协同、邮件、文
档及对方日程安排等）都在一个界面内显示，方便应用。

同时可快捷向对方发送协同、邮件和在线短信；
●关联项目信息显示一个时间段内一组人产生的与此项目相关的各种信息如：协同、
计划、文档、会议等。

（图三）
五、处理及审批事务
1、查看正文及附件
登录进入系统后，有新的事项办理，会以“消息窗口”形式弹出提示；关闭弹出消息窗口，点击该待办事项，可直接查看正文内容。

如有附件，将在窗口右边显示。

附件可保存，（图四）
1.待办事项
2.跟踪事项
附件窗口
状态查看 处理
正文内容
2、查看意见：
下拉滚动条，可查看处理人意见。

（图五）
3、查看流程处理情况：
点击“状态查看”，查看流程。

标注绿色√表示该节点已经处理，标注红色X 表示该节点还未处理。

（图六）
4、加签、知会、上传附件：
处理人需要知会其他人员，或者需要其他人参与事件处理，可点选“高级”按钮，这时在界面会增加“知会”和“加签”2个按钮。

点击“加签”，弹出选择窗口。

选择相关处理人或部门，则这些人参与该事件的处理（图示：）。

可根据需要上传附件。

滚动条
他人处理意见
加签、知会图示：
5、处理：
点击“处理”按钮，出现如图界面，选择处理态度，写入处理意见（可不写），点击处
理动作按钮，流程移交到下一处理节点，处理完毕。

（图十）
处理动作图示：
（图十一）
六、发起事项
1、发起协同 1) 当有工作交由其他人员办理，可以使用协同功能。

2) 进入办公系统后，点选“协同工作”，点选“新建事项”，输入标题、正文和附件内容。

3) 选择处理人：新建流程，按下拉菜单选择部门，选中处理人员，点击“右选”按钮，把相关人员选中，可重复该操作多选，人员选择完毕后提交，流程建立完成。

4) 提交后，点击“立即发送”，则事件成功发送给处理人。

处理态度
继续分选项
继续 回退 终止 撤销
处理动作
填写处理意见
（图十二）
备注：
1） 督办事项：协同事项可以预归档到相关文件夹，以方便领导查阅和督办。

有该
文件夹查看权限的人员，即使不参与该项工作处理，也能够查看该事项的处理过程和意见。

2） “新建/待发”模块可新建协同事项或查看保存待发的事项。

3） “已发事项”跟踪查看已经发出的协同事项，并可进行转发、重复发起、撤消、
删除和归档操作。

4） “待办事项”查看别人发来协同事项。

可进行转发、删除和归档操作。

5） “已办事项”查看别人发来协同事项。

可进行转发、删除和归档操作。

知识点：串发即事件在一个人处理后再交给下一处理人处理,并发指两个或多个处理人同时处理某一事件.流程如下图所示。

七、工作跟踪、催办
归档目标文件夹
右选按钮
反选按钮
下拉菜单按钮
标题
（图十三）
串发流程图示
并发流程图示
当一个工作公文/协同事项发出后，可对该工作跟踪，查看处理情况、处理意见以及处理人上传的意见等；对没有及时处理的人员，可点击“催办”按钮，出现附言窗口，写入催办内容，按确定后催办信息发送到该处理人办公系统桌面。

（图十五）
八、文档管理
点击“文档管理”，点选树型结构在有权限的文件下，可新建文档夹、新增文档，以及进行更名、移动、删除、映射等操作。

1、个人文档：
个人文档存放个人资料，该资料只有本人有权限管理和查阅。

2、单位文档：
单位文档参照单位现行文档管理模式，采用分级分类授权管理的方式，可设置单位和部门的文档管理员，对单位文件进行管理和授权。

3、项目文档：
绑定关联项目相关信息，可查看一个时间段内的一个项目组人产生的与这个项目相关的各种信息如：协同、计划、文档、会议等。

4、授权
如下图，点击文件或文件夹后面的“修改”按钮，出现如下的借阅或共享的提示框，点击“添加”，可选择需要授权的人员。

对文件借阅可设置借阅时间；对文件夹共享，共享授权权限分三类：“全部”、“写入”、“读取”。

授权之后也可以删除授权。

5、操作动作
在有权限的文件夹下，可新建文档夹、新增文档，选择树型结构查看。

以及进行更名、移动、删除、映射等操作。

（图十六）
九、关联人员和关联项目
1、在个人设置中，有“关联项目设置”和“关联人员设置”，点击之后可设置关联项目和
人员信息。

创建项目必须授权后才能进行。

（图十七）
2、关联人员信息显示与该人员相关的协同、文档和该人的日程安排，关联项目信息显示
与项目相关的协同、文档、计划和会议等内容。

（图十八）
十、工作计划及日程管理
1、个人计划：添加个人工作计划：周计划和月计划，以及任意期计划；
2、计划管理：查看他人工作计划；
3、个人日程安排及日程内容和完成情况填写；
十一、电子邮箱设置
个人设置-邮箱设置：
常用工具-外部联系人：。