用友T3采购模块操作手册

采购系统日常业务流程采购系统与其他系统的关联：

．部门职责

采购部门的日常工作在ERP系统中主要有：

对供应商进行询价，做到货比三家，进行供应商资料的维护；

及时根据与供应商之间的采购合同或其它采购协议录入采购订单，修改并完善采购订单信息，审核，为生产部门安排采购和生产做依据；

根据供应商到货情况在采购系统中参照采购订单生成采购入库单；

采购助理在系统中参照采购入库单生成虚拟采购发票，并做采购结算处理；

跟踪采购订单、采购发票的执行情况；

作好各种采购统计，为决策层提供分析数据；

日常操作流程：

(1) 采购订单：

流程：录入订单→订单审核→关闭订单（即订单执行完毕）

采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。

(2) 采购入库单：

采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：蓝字采购入库单、红字采购入库单。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。此处建议采购入库单参照采购订单生成，这样能在订单与入库单之间建立关联。

单击选单

选择参照

采购订单

表头项目中，入库单号由系统自动生成或手工编号，入库日期为实际入库日

期，仓库选择实际入库仓库，收发类别选择“采购入库”；

表体项目中，录入具体的“存货编码”，其中填明“单价”、“金额”栏。

注：表头的入库类别注意填写正确，入库类别决定着核算模块生成凭证时带出的会计科目。

(3)采购发票：

采购发票按发票类型分为：专用发票、普通发票、运费发票。货款结算如果是现结：要整单结清，否则形成应付。采购发票在复核后会形成应付账款。

对发票进行确认

与入库单进行自动结算

(4)采购结算：

采购结算

采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；从单据处理上分为正数入库单与负数入库单结，正数发票与负数发票结，正数入库单与正数发票结，费用发票单独结算等方式。采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。（取消结算在结算列表中“删除”即可）

自动结算：

自动结算是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。

手工结算：

A使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。

B手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。

C手工结算支持到下级单位采购，付款给其上级主管单位的结算，支持三角债结算，即支持甲单位的发票可以结算乙单位的货物。

说明：采购货物与采购发票（普通发票）大多情况下不会同时收到，但不管两者在时间上相差多长时间，只要采购货物与采购发票（专用发票）都收到，就必须进行采购结算处理。

注：做完采购结算，即入库成本已经确定，对于后期给供应商付款时出现的付款金额与结算金额不同的情况，可单独录入相应的红字或蓝字采购发票，与已经结算过的采购入库单做费用折扣结算。红字或蓝字采购发票会冲减或增加相应供应商的应付账款。做完费用折扣结算后，在核算模块对相应的采购入库单做暂估成本处理后，系统会自动生成一张入库或出库调整单，相应的增加或减少存货的结存成本

(5)采购中的各种账表的查询：

采购模块中的账表查询主要包括各种单据列表，如采购订单列表，采购入库单列表，采购发票列表，采购结算单列表；以及采购明细表和采购统计表。通过采购统计表中的订单执行统计表，可以以每一张订单为核心，追踪此订单的入库数量，收到发票的数量，付款及欠款情况。

(6)月末结账

1、月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中，不允许跨月结账。月末结账后，该月的单据将不能修改、删除。该月未输入的单据只能视为下个月单据处理。

2、采购管理月末结账后，才能进行库存管理、存货核算、月末结账；如果采购管理要取消月末结账，必须先通知库存管理、存货核算、操作人员，要求他们的系统取消月末结账。