黑河学院档案信息化建设工作方案

黑河学院档案信息化建设工作方案
根据《黑龙江省档案局关于加强全省机关企事业单位档案信息化建设的意见》、《黑河市人民政府关于加强全市档案信息化建设的意见》（黑市政字[2008]47号）和《关于贯彻落实〈黑河市人民政府关于加强档案信息化建设的意见〉通知》（黑市档发[2008]16号）等文件的有关精神，结合我院档案工作实际，为加强我院档案信息化建设，特制定本方案。

一、指导思想
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，贯彻落实科学发展观，以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，努力适应信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现黑河学院档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，充分发挥信息化在档案工作发展中的重要作用，为全院的教育教学工作提供优质、快捷的档案信息服务。

二、建设目标
根据上述指导思想，全院各系（中心）、处、室、科档案信息化建设应坚持“统筹规划、统一标准，立足创新、有序推进，突出重点、分级建设、安全保密、注重实效”的原
则，到“十一五”末，逐步建立起全院档案信息数据库；全面开展网上查询档案信息服务；建立起档案信息化标准体系和安全保障体系；建立起较强的档案信息管理人才队伍；完成电子文件中心建设；力争室藏档案数字化。

三、工作任务
（一）档案信息化基础设施建设
1、全面推进全院各档案管理相关部门计算机和网络技术应用水平，使全院立档单位应用计算机管理档案的普及率达到100％，计算机及配套设施逐步统一。

2、要完成内部档案局域网建设，实现与黑河学院校园网联通，力争与市电子政务外网（政务办公网络平台）联通。

3、全院各系（中心）、各有关部门都要把档案信息化建设纳入本系（中心）、本部门的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案信息化基础设施建设，完成档案数字化工作，充分发挥档案室的各项功能和作用。

（二）档案信息资源建设
1、目录中心建设
（1）加快档案目录数据库建设。

提高档案检索利用效率和服务质量。

学院档案科要在两年内完成馆藏案卷级目录录入，5年内完成档案文件级目录录入，尽快实现全部馆藏档案目录计算机检索。

（2）规范档案移交程序。

全院各档案管理相关部门在向学院档案室移交档案时，必须同时移交高校档案管理统一推广使用的“南大之星”档案管理软件生成的机读文件数据库。

2、全文数据库建设
（1）积极推进档案全文数据库建设。

学院档案室要从馆藏珍贵档案入手，开展档案数字化工作，对馆藏照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

（2）加强电子文件归档管理。

根据新形势下档案管理要求，档案室要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对学院电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。

（3）学院档案科要结合工作需要，在学校开展档案信息化管理系统应用，制定电子文件收集、整理、归档、存储应用工程管理模式，开展网上业务检查、指导和数据接收工作。

（4）按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。

全院立档单位在向档案室移交2008年以后档案时，必须将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。

（5）积极推进档案数字化进程，提高档案利用效率。

从2008年起，学院档案数字化加工工作争取纳入学院目标管理，分步实施，逐步完成。

学院档案科应积极采取措施，有计划、有步骤地对馆藏的档案资料进行数字化技术处理，力争在“十一五”期间完成任务。

（三）档案管理应用系统建设
档案管理应用系统建设要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作需要，又要兼顾信息技术发展的趋势。

1、进一步加大档案管理软件推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平。

从2008年起，全院各部门要统一使用“南大之星”档案管理软件系统，适应高校档案信息化发展的要求，保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。

2、加强档案信息建库入网工作。

学院档案室要按照市档案局的要求，把档案数据库作为学院重要信息资源，纳入全院电子政务的总体格局中，逐步构建黑河学院档案文献数据库。

3、充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。

向全院师生提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源的服务作用。

4、积极促进全院档案信息资源共享。

以学院档案网站为主体，利用全院统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。

四、主要保障措施
（一）加强领导，完善制度
成立由孙先民为组长、孙作勤、杨宏、宋立权为副组长、党政办公室、组织部、宣传部、学工部、监察审计处、财务处、人事处、保卫处、外事处、总务处、基建办、教务处、科研处、网络中心、继续教育学院（电大）以及各系（中心）等相关部门负责同志为成员的黑河学院档案信息化建设领
导小组。

领导小组下设办公室，负责全院档案信息化建设的组织协调工作，由秦岩兼任办公室主任，学院档案科全体成员负责具体工作，以确保黑河学院档案信息化建设有计划、有步骤的顺利实施。

建立严格的领导责任制，要求各系（中心）、各有关部门确定本系（中心）、本部门的信息化建设领导小组，配备政治素质好，业务水平高、具有现代化管理技能的专（兼）职档案管理人员，按照《黑河市人民政府关于加强全市档案信息化建设的意见》（黑市政字[2008]47号）文件提出的具体要求及《电子文件归档与管理规范》的有关规定，有计划的做好档案目录数据库建设、电子文件归档等工作；建立严格的责任追究制，谁主管，谁负责，严格贯彻执行《档案法》，
制定具体的操作办法和措施，保证档案信息化建设的顺利进行。

（二）加大投入，积极推进
档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，全院各有关部门要强化档案信息化基础设施建设，要积极做好档案信息化建设的资金筹措工作，保障档案档案信息化建设的资金需求。

学院财务部门要给予大力支持，根据《档案法》的要求，将学院档案信息化建设所需经费纳入预算范围，必须为学院档案室购置与其信息化建设相配套的计算机、高速扫描仪、光盘刻录机等基础设备，做到专职档案工作人员每人独立操作使用一台微机。

（三）加强规范，统一标准
1、严格执行标准规范，严格把好案卷的质量关。

要严格执行国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）进行档案数字化加工。

对已进馆的档案，要分期分批进行数字化加工。

今后学院各部门在向学院档案室移交档案时，由各部门档案工作的负责人组织相关人员对电子文件、机读目录数据库和纸质档案先行自检，待学院档案科有关负责人验收合格后方可接收进学院档案室。

2、学院档案管理部门要依照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定具体的操作办法和措施，规范和指导全院档案信息化建设的运行、管理和维护工作，保障学
院档案信息化建设规范化、标准化和制度化。

要按照省教育厅要求，统一使用“南大之星”高校档案管理软件，确保档案数据结构和管理模式规范统一。

（四）加强培训，提高素质
学院要全面加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容，要积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术，熟悉档案业务的复合型人才。

全院各专（兼）职档案人员都必须经过档案信息化专业知识的培训，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，按照档案信息化建设的要求不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为广大师生服务的意识。

为适应新时期档案信息化工作的需要，提高档案员自身的业务能力，应多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野。

（五）分步实施，加快数字化步伐
学院档案科及各有关部门要全面加强电子文件和档案数据库建设。

加快馆藏档案的全文数据库建设，学院档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用者出发，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，逐步实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。

对2001—2002年档案要完成文件级目录数据库建设。

2003年以后的档案进行全文数据库建设，即从2003年开始，对本单位形成的永久、长
期、30年保管的档案要通过统一的档案管理软件进行原格式电子文件存储，没有原文的本单位发文和应归档的收文要按照统一格式扫描后进行链接。

备份后的光盘数据随纸质档案一起接收进学院档案室。

（六）加强档案信息安全保障体系建设
1、逐步完善档案信息安全管理制度。

要严格遵守《档案法》和《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；严格按照《中共黑河市委办公室黑河市人民政府办公室关于推进我市电子政务建设的工作意见》精神，根据需要采取必要的安全防范措施，确保档案信息系统的安全。

2、在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密和泄密事件发生。

非公开的档案信息一律不得上外网；在互联网上提供已公开的档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息系统的安全运转。

五、此方案自印发之日起执行。