铁路工程竣工资料编制及档案管理

铁路工程竣工资料编制及档案管理
作者：宋敏
来源：《城市建设理论研究》2014年第09期
摘要：竣工资料是施工单位在施工中，依据国家和当地政府主管部门所制定的规章制度或者法规所作的文字、图表、声像等记载，在工程施工过程中注意搜集和整理，统一在竣工后一并整理为竣工资料。

依据竣工资料对施工单位的施工质量进行评定。

施工单位如何进行高质量的竣工资料整理显得尤为重要。

本文就探讨了铁路工程竣工资料的编制及档案管理。

关键词：铁路工程；竣工；资料编制；管理
中图分类号：C93文献标识码： A
引言
铁路工程资料是指自该建设项目从决策到建成投产期间形成的、具有短期或永久保存价值的信息资料，其作为一种信息在铁路工程自规划到实施、运营整个阶段都发挥着极其重要的作用，由于工程资料涉及诸多方面因此对其编制和管理是一项非常复杂且重要的工作，铁路工程实施过程中若其管理混乱，将会导致工序衔接不当、质量及安全出现漏洞甚至会给工程结算带来困难等，并在一定程度上影响相关单位的信誉程度且降低其管理水平，因而高效合理的工程资料管理对更好的创造工程效益、提高管理水平对相关单位而言具有现实意义。

一、竣工资料编制的重点及意义
竣工资料的编制在工程项目的全过程中处于首要地位。

第一,竣工资料的编制影响并制约了工程完成检验的进程。

第二,竣工资料是工程质量评价的依据,完善的工程竣工资料对即时查对和分析运行过程中的问题起到关键作用。

第三,编制完整性和高质量的竣工资料,能够体现企业在工程管理中的管理水平,在完善的竣工资料指导下,更易于找到施工管理和资料管理中的问题源头,积累经验,创造更加有利于企业发展的条件。

第四,竣工资料是对工程全过程的记录实际是对工程完成的肯定,完整准确的记录不是单纯的文字图标记录,在以后类似项目的施工中,能够起到借鉴作用,在关键的工程技术难题突破中,竣工资料也能起到引导的作用。

二、铁路工程竣工资料编制
1、准备工作
1.1完好表格
尽管当前铁路工程竣工资料编制表格不尽统一，但在准备竣工资料前必须有一套适合该项目的比较完善科学的表格，并应保证表格具有齐全、适用性强、填写科学并能涵盖所有工序的特点。

1.2固定人员
在编制竣工资料前应指定编制人员，并要求其具有较强的责任心和耐心，同时应有一定的施工和资料管理经验，且编制人员已经固定则不应随意更换以免由于资料编制工作繁琐的特性导致影响编制进度和质量。

1.3岗位培训
在编制工作实施前应对涉及人员进行岗位培训以保证编制工作进度和质量，做到人员熟悉相关档案工作的法律法规，并熟悉竣工资料编制与管理，充分掌握编制工作的程序和表格填写要求，同时应坚持对人员的培训工作，不可奢望仅进行一两次配需即万事齐备。

2、竣工资料编制
2.1组卷方法
在进行竣工资料编制组卷前应先将资料按照专业划分，之后按照单项工程组成若干个保管单位，并按照区间进行组卷，在组卷过程中应将施工资料和竣工图纸分开组成保管单位，但若某个区间内资料较少也可将其合并为一个保管单位。

2.2文件要求
對已经收集归档的施工资料编排好次序后则可装订成册，并粘贴好软封面；施工图纸若经过修改则应将其更换图标，并按照折叠要求和尺寸进行折叠并装订；对施工中的施工日志则应进行整理，将空白页去掉并对重要内容摘抄，后装订成册并粘贴软封面；整理完成后则应按照规定厚度进行装订，装订前应先将金属物去除并检查内容是否齐全，空白页是否去除，文件资料是否存在颠倒、错页、重份以及表格文头是否顺序正确等，装订应统一用尼龙细线在左侧装订以保证其结实、整齐、美观，装订完毕后则应将其装入铁道部统一规定的档案盒内。

2.3排列顺序
资料收集并整理归档后则应对已经形成的单位工程的资料进行排序，其排列顺序一般为：开工报告及批复、施工小结、工程数量表、变更通知、建交表、各种检查证、各原始记录、各材料及成品的出厂合格证、各机械说明材料、单位工程质量检验评定表、竣工验收报告、其他报表、施工日志、竣工图。

对同属于一个保管单位的资料应按照先后顺序统一编写张号，对非
一个保管单位的不可连续编张号，张号的编排位置应在每个资料的右上角和图纸的右上方，并应用打号机打印，而卷内目录、备考表、扉页以及封面均不用编排张号。

3、资料编制注意事项
3.1资料划分
在进行竣工资料编制时应结合《铁路工程质量检验评定标准》规定对相应工程进行分项、分部及单位工程划分，并对涉及的路基、路面及桥梁等先确定代号，并以此为依据进行档案编制和整理以免编号和整理混乱。

3.2案卷题名
案卷题名内容应能准确显示卷内文件内容，其应包括项目名称、代号及内部资料所属结构、构件和阶段的代号和名称，且铁路工程竣工资料中的每一案卷题名应包括项目名称、起讫里程、单位工程名称及文件名称，且该部分内容应用手填，并应固定统一字体和字号。

3.3档号
铁路工程竣工资料中的内容分为五级类目，其中前三级固定不变，第四级为单项工程代号，第五项按照文件形成先后分为七大类段，在档号前应有每个单位的分类代码，编制完成后应在每个卷脊加盖档号章，其可加盖到五级类目，也可加盖至四级类目，第五级类目用钢笔填写，在卷脊下方应加盖“第盒”红章。

3.4备考表
卷内备考表应排列在文件材料属页之后，并应标明卷内文件材料的件数、页数以及该卷资料在组建和使用中应说明的问题，其中立卷人应由责任立卷者手签，合同人由该合同的技术负责人手签，立卷时间为该卷完成的实际时间，审核时间则为审核通过的时间等。

3.5竣工图表
组卷的竣工图应完整、准确、清晰、规范并修改到位，保证其能够真实反映竣工验收时的真实情况，并能正确反映安全设施等全部施工实际造型和特征，并应尤其注意工程位置及竣工标高和编制说明等，竣工图章应加盖在竣工图右下角竣工图标上空白部位。

三、竣工资料管理
1、临时管理
竣工资料的临时管理一般在工地档案室内储存管理，一般将临时档案分为前期临时档案、中期临时工地资料和后期临时技术档案三类，前期资料一般包括初期资料、投标资料等指导性资料，中期资料则包括质保资料、计量资料和非文本资料等，后期资料则包括军工土及文档资料、备案资料、收尾资料等，对所有临时档案的储存、维护及使用应制定相应的制度便于约束管理。

2、合同档案管理
对铁路项目前期和中期形成的协议、合同类资料可在施工中建立台账的方式进行分类管理，并在形成正式合同档案时应做好筛选工作，同时应注意备份件进入工程档案。

计价档案管理。

对铁路工程施工中所涉及到的月度计价、末次计价、请款报告以及付款单等资料应在每次请款成功后则应及时归入财务档案，且竣工后的移交资料也应该及时归档，在资料整理时应备份并归入整套工程档案。

3、档案成套
待所有分类档案整理完成后应将临时档案、合同档案以及财务档案中整理出一套进行整理作为永久保存的工程档案，该档案可参照文书档案的管理要求进行整理及编目，并进行统一管理。

四、管理中的问题及对策
1、管理制度落后
近年来虽铁道部在档案资料管理方面仍沿用原来的办法和标准，导致老的办法无法适应新形势和新要求，甚至导致部分档案工作无据可依，最为突出的是部分资料出现重复，而部分关键资料又存在缺项或遗漏现象，因此铁道部门应尽快组织有关部门和单位在广泛征询意见的前提下编制成套的铁路工程资料管理标准，以明确建设中各形成文件的内容及归档的范围，最终保证资料能够全面反映整个项目的过程控制、节点要素以及目标管理等方面内容，力求归档内容详细具体、信息全面系统及整个资料管理系统具有较强的可操作性和适用性。

2、操作不规范及对策
在实际竣工资料编制及管理过程中，由于人员水平较差和当前大规模进行铁路建设的形式下，各单位工地多多，但资料管理人员相对较少且人员流动较快，导致在竣工资料的编制和整理过程中存在操作规范性不强的现象，最终形成了案卷整理质量参差不齐的现象，因此在今后的资料管理工作中应进一步优化资料形成积累、整理立卷以及移交验收等工作的程序和内容，以确保归档工作可高效管用的进行。

3、管理模式落后
部分企业竣工资料管理工作中仍沿用相对滞后的传统的管理模式，为改变该种现状应积极推行数字化管理，即大力应用电子文件进行资料管理，尤其对施工中较为重要的隐蔽工程所产生的影像资料以及施工中设计变更所产生的影响资料和在检查过程中所产生的资料，均应以电子文件的形式归档，在进行资料整理时进行，纸质文件归档的同时应将相应的电子文档进行归档，以提高档案信息的实效性及检索工作的便捷性，并利于多个部门间实现资源共享及快速整合的作用。

结束语
搞好铁路工程资料是提升其管理水平的体现，而用好工程资料可更好的创造社会效益和经济效益，因此在当前铁路大发展的千载难逢的机遇下应进一步研究铁路工程资料的开发空间，探讨其更为先进的管理方法以便更好的实现铁路工程的社会效益和经济效益。

参考文献
[1]顾红．铁路工程竣工资料编制中一些问题的探讨．[J]科技咨询,2010(15)
[2]张金永,郭勇．浅析竣工资料整理工作的重要性和方法．科技信息,2012(7)．。