浅谈如何提升人口计划生育档案管理和服务能力

浅谈如何提升人口计划生育档案管理和
服务能力
摘要：随着国家的人口计划生育政策的逐步健全，人口计划生育工作的规范化、法制化，人口计划生育档案管理工作必须严格控制工作流程，在做好本职工
作同时提高人口计划生育档案的管理水平、提升优生优育服务功能。

作为计划生
育工作的相关主管部门，应充分认识到计划生育档案工作的有效性，以确保人口
计划生育工作的顺利进行。

本文对提升人口计划生育档案管理和优生优育的服务
能力进行分析，提出具体策略，确保我国计划生育档案及优生优育的服务真正发
挥出价值和优势，为我国社会可持续发展奠定基础。

关键词：人口计划生育档案；管理；优生优育；服务能力
引言
人口计划生育档案作为国家档案工作的一项重要内容，但是由于受基础条件、观念体制、人力、经费等因素的制约，还存在着许多问题和薄弱环节。

规范人口
计划生育档案管理，充分利用档案资源为育龄群众服务，对促进人口计划生育优
生优育工作必将起到重要的推动作用。

1提升人口计划生育档案管理的重点
1.1明确人口计划生育档案职责
人口计划生育档案管理人员应明确其工作职责，具体档案管理工作包括：确
保不受各种因素干扰，不丢失、不损坏、不散落、不乱放。

档案管理工作要做到
细心、耐心、持之以恒，始终保持高度的警觉，防止突发事件的出现，危及档案
管理的安全，为其他工作的开展提供了必要的数据保障。

1.2完善人口计划生育档案管理系统
一是制定奖励和惩罚机制，增强有关部门的责任意识。

对人口计划生育档案
管理人员实行月考核、季度考核、年终奖惩等制度，并根据工作的实际情况制订
相应的奖惩措施，确保其切实落实；二是与客户进行有效的交流，以提升工作的
品质。

档案工作除为计划生育工作提供数据支撑外，还应该具备高度的服务性，
定期走访服务人员，可以更好地掌握工作中的缺陷，以提升工作的质量和水平，
赢得工作的主动；三是加强档案信息的完整性。

对人口计划生育有关项目进行质
量调查，并对其进行准确的记录，能有效地提高计划生育档案的准确性和完整性；四是在规定的时限内对检查的质量进行报告，以提高档案的时效性。

通过明确规
定各个部门的相关报告时限，制定出相应的月报制度，从而使数据的管理能力得
到进一步的提升，并根据工作的实际情况和需求，制定一系列的配套措施，保证
以上制度的实施[1]。

1.3人口计划生育档案管理科学化
将人口计划生育档案管理与科学、高效的管理相结合，可以提高人口计划生
育档案工作的质量，确保工作的顺利进行，从而提高人口计划生育档案的管理水平。

例如，在人口计划生育档案管理中，要从五个方面进行科学的控制，才能更
好地提高档案工作的质量，实现档案的规范和分类的合理设置。

一是对分类系统
进行规范化，二是确定存档的时间和日期；三是建立档案审查与稽核的相关制度；四是加强有关人员的法制观念，增强工作的重要性，确保人口计划生育工作的严格，确保人口计划生育档案的安全、完整；五是对每年的工作节点进行严格的控制，建立健全的年度统计系统，对人口计划生育档案进行全面的收集、整理和分析，以提升其利用价值。

1.4计划生育档案管理系统网络化
人口计划生育档案网络化发展可以有效地增强档案的实效性，为其他有关工
作的开展提供强有力的支撑。

计划生育档案管理工作是我国计划生育工作的一项
重要工作，作为有关部门的管理人员，必须充分了解其重要性，明确专人管理，
有效落实责任制，提高管理水平，才能更好地实现计划生育档案管理工作系统的
网络化发展。

实现网络化管理，可以更好地保障工作的正常进行。

2提高人口计划生育档案管理更好地服务于优生优育政策
在人口计划生育管理过程中，档案起着举足轻重的作用。

在新形势、新任务
面前，计划生育档案管理中心必须坚持有序、规范、高效、创新的方针，高标准、严要求落实好档案的全程管理，并积极对标、借鉴先进的经验，对工作举措进行
进一步的细化，及时地对档案材料进行再梳理、再落实，为促进中心的各项工作
和建设，及更好地落实各项优生优育政策奠定坚实的基础。

2.1更新计划生育档案管理观念
要切实提升人口计划生育档案管理工作的能力，必须加强对人口计划生育管
理人员的思想认识。

人口计划生育档案管理人员既担负着档案管理工作，又直接
关系到档案服务水平的提升，在具体的服务工作中，应以档案管理员为主体，强
化服务意识，提高服务品质。

加强档案管理管理人员的综合素质，是保障人口计
划生育档案工作质量和服务质量的重要途径，因此，要加强有关部门的培训，加
强对人口计划生育档案的管理、服务能力等方面的培训，使有关管理人员的责任
意识得到增强，为实现人口计划生育档案管理的服务性提供有力保障[2]。

2.2充分发挥计划生育档案管理的作用
在计划生育档案的数字化管理中，要持续地运用新的信息模型，构建新的数
据库，这样才能逐渐地提高计划生育档案的标准化、适用性和安全性。

在对计划
生育档案进行管理的时候，尤其是在信息情报的管理过程中，可以持续地进行网
上的咨询和实时的浏览，这样就可以对计划生育档案的信息进行有效的控制并快
速地对其进行更新。

在计划生育档案的数字化管理中，档案管理人员要有强烈的
职业操守，要利用现代网络技术、计算机信息技术等手段，将计划生育档案进行
分类整理，最后达到计划生育档案信息共享的目的，提高计划生育档案的使用率，保证计划生育档案管理的实用性、严肃性和真实性。

计划生育档案最需要的就是
做好宣传工作，有关部门的领导要持续地对自己的功能进行改进，加大人力、物
力和财力的投入，在国家层面上对卫计系统的宣传工作进行广泛的宣传，使更多
的人认识到这项档案管理的重要意义，并从心里提高对档案管理的重视程度。

最
为关键的是，要让他们意识到档案管理在国家经济社会发展中的重要作用，以此
来促进社会稳定，有效地改善复杂的医患关系，提高医院自身的信用水平，进而展示新时期系统的新面貌，明确新的目标和新的任务，获得相对真实的绩效。

同时，要注重提供比较好的仓库保存条件，延长档案的寿命，使得更多的历史资料可以通过档案管理的方式保存，从而保证文书与科技、会计与影像等档案能够以完整的方式保存。

所以，从总体上来看，卫生计划生育档案管理工作要做好与之对应的宣传工作，要在观念上认识到档案管理的重要性，要把它作为一项重要的工作来加以推进，有关部门要加大宣传力度，对宣传方式进行优化，才能取得更好的执行结果。

2.3优化计划生育生档案管理工作
我国目前正处于信息化发展时期，人口计划生育档案工作的特征是：不仅要对档案进行合理的管理，还要对电脑操作技术娴熟，对信息处理能力有一定的认识，知识结构也要完备。

所以，加强档案管理，增强档案管理能力，创新意识，掌握先进的技术，是档案管理的重要内容。

要加强对档案管理人员教育和培训，加强档案管理人员的知识结构与技术水平，加强档案信息意识的培养，增强档案信息服务的能力。

在实施职业技能培训时要采用多元化、立体性教学模式，培养目标明确、切实可行。

加强高校计划生育档案工作的相关学科，如图书馆学、情报学，使档案管理人员能够主动地投身于档案工作，掌握当前档案工作的发展趋势，拓宽学习领域，更新知识体系结构[3]。

结语：
计划生育是我国一项非常重要的基本国策，它是保证我国国民经济发展和人民身体健康的根本措施，而根据计划生育国策进行的计划生育档案管理工作，是保证计划生育工作能够正常实施的根本。

本文通过分析目前所存在的问题，结合计划生育档案管理工作的特点，探讨了在新的条件下如何提高计划生育档案管理工作的质量，以期为国家有关部门提供一些借鉴和启示，从而提高计划生育的档案管理工作的质量，保证计划生育的基本国策得到有效的落实。

参考文献
[1]潘之柱.探析新形势下计划生育档案管理工作的规范化[J].办公室业务.2019,(4).66.
[2]孙琳.以提升计划生育档案管理水平为抓手推进计划生育管理信息化建设进程[J].办公室业务.2019,(2).34.
[3]许朋蔚.刍议加强流动人口计划生育档案管理的措施[J].办公室业
务.2019,(13).140.。