费用报销管理(驻外销售人员)

费用报销管理（驻外销售人员）
2011年销售费用的使用坚持节俭高效、合理分配的原则。

通过“强化预算管理、严格过程控制、完善事后监督”等手段，促进销售费用的高效、合理、公平配置。

一、固定费用
1.固定费用包含项目：驻外销售人员的交通补贴（该补贴仅针对在营销管理部登记备案且
确认符合补贴要求的车辆以及无车人员固定补贴）、通讯补贴（业务人员的手机号码必须是通过《手机资源归属认同书》在营销管理部登记备案的号码）。

2.固定费用补贴标准：以2011年年会公布的为准，公布的标准为最高上限，如超标，超
标部分计入变动费用，未超标将按实际发生的费用报销。

3.固定费用经办人：由各个市场部文员统一处理，没有文员的市场部要以市场部为单位，
指定专人处理。

4.固定费用提取频度：按月提取，每月15日前必须提交上月度票据，逾期不再报销。

5.固定费用票据要求：
1)销售人员必须提供正规发票，车辆费用发票不得体现车牌号码。

2)填写附表7-1，每个人的信息占用1/2张A4纸张。

3)个人车辆及话费票据至左向右竖直对齐的方式错层粘贴在附表7-1上。

4)填写公司统一印刷的费用报销清单做封面，只填写市场部、小写金额、单据张数，
要求填写清晰准确，不许有涂改现象。

汇总市场部各人的票据连同封面一起用小号
燕尾夹在左上角固定，并在右上角标记“A”。

切勿用订书钉装订。

6.固定费用审批流程：各市场部文员或专人提交票据→送财务受理。

二、变动费用
1.变动费用包含项目：招待费、差旅费、办公费。

2. 变动费用提取标准：根据营销服务年会公布的各市场部变动费用，以每月10日财务部公布的额度为准，该额度已经扣除了当月来厦提车客户费用分摊、礼品费用分摊、固定费用超标部分等。

变动费用采用在补贴标准内据实报销的方式。

3.变动费用经办人：由市场部各个业务人员自行处理，而后交市场部文员统一寄发，没有
文员的市场部指定专人寄发。

4.变动费用提取频度：按月提取，每月15日前必须提交上月票据，逾期不再报销。

5.变动费用票据要求：票据必须是正规发票；费用必须真实发生，有业务活动开展轨迹可
循；若票据与实际消费地点不符时，务必提供情况说明；每张票据背面必须标注消费当天的日期。

分类粘贴标准如下
1)办公费包括：电话费、邮资、办公用品发票
2)差旅费包括：机票、客运车票、的士票、船票、住宿票
3)车辆使用费包括：汽油费、过桥过路费、停车费、车辆维修费、年检费等
4)招待费包括：餐饮业、服务业、娱乐业、超市等业务招待发票
5)运费包括：各类运费发票
6)房租费包括：房租等
7)其他包括：物业费、水电费、各类会费、咨询费等。

几项说明如下
第一：每一项分类票据粘贴的白纸后面要备注总金额与票据张数。

第二：业务人员报销一律使用公司统一印刷的《费用报销清单》做封面，封面只填写姓名、市场部、小写金额、单据张数，要求填写清晰准确，不许有涂改现象。

封面右上角标记“B”。

第三：必须详细填制《费用报销说明》，格式如附表7-2。

第四：所有票据都必须至左向右竖直对齐的方式粘贴，杜绝用订书机装订现象。

如遇个别票据厚重无法一次性对齐粘贴的情况，可以分开几部分粘帖，最后把《费用报销说明》表包在票据外，用皮筋捆绑。

6.变动费用审批流程：各业务人员整理自己的票据→市场部文员或专人收集票据、审核、
统一寄发→营销管理课接收票据并抽样复核→送财务受理。

营销管理课在票据复核过程中若发现费用不真实，票据与业务开展轨迹不符，或者发票为非正规票据，则将取消相关人员当月变动费用报销资格。

该市场部文员或专人将被通报批评，年终考核不得评“良”及以上，出现3次以上公司将视情况处以罚款。

7.市场部文员或指定的专人要根据市场部变动费用及后续篇幅将提到的新进销售人员费
用，按月编制台账，格式由销售管理课统一提供。

各市场部经理及大区经理有责任认真审阅台账、签字确认，而后在每月15日前传真至营销管理课。

同时根据台账显示的信息指导业务员在节约费用的大前提下更加有效的开展业务活动。

若在一年内市场部出现3次以上，大区出现5次以上的违规现象，市场部经理及大区经理需负连带责任，公司将视情况处以罚款。

三、新进销售人员费用
1．费用补贴标准：新进入市场前三个月按定额补助3000元/月．人标准进行费用补助，第4-6个月继续按2000元/月．人的补助标准进行补助直到半年期满。

费用采用在补贴标准内据实报销的方式。

2.费用经办人：由新进销售人员自行处理，而后交市场部文员统一寄发，没有文员的市场
部指定专人寄发。

3.费用提取频度、费用票据要求、费用审批流程同变动费用。

四、客运订单专项费用
1．费用补贴标准：中巴（＜10米）1000元/台；大巴(10米≥尺寸＞12米)2000元/台； 12米及以上车型按3000元/台。

2.费用补贴范围：产地厦门，用于客运的直销订单。

3.费用经办人：由市场部各业务员自行处理。

4.费用提取方式：按月提取，每月10日前邮件或 OA在线短信形式告知营销管理课需申请
该项费用的订单合同号和意向订单号。

原则上开票后的三个月内必须提出申请，过期作废；每月12日由营销管理课通知相关人员当月可报销费用总额；每月15日前必须提交票据及证件，逾期不再报销。

5.费用票据要求：
1）业务人员必须提供与补贴额度相当的正规发票及车辆营运证、行驶证复印件。

每台车营运证及行驶证复印在同一张A4纸张，业务员在复印件上签名并标注车辆合同
号和意向订单号。

卧铺车无需提供车辆营运证和行驶证复印件。

2）填写公司统一印刷的费用报销清单做封面，只填写姓名、市场部、小写金额、单据张数，要求填写清晰准确，不许有涂改现象，并在右上角标记“D”。

3）票据分类至左向右竖直对齐的方式错层粘贴在费用报销清单里。

切勿用订书钉装订。

4）所有车辆营运证及行驶证复印件做为附件用回形针别在所有票据之后。

6.费用审批流程：各业务人员整理自己的票据→财务接收并受理。

公司销售财务课在票据
审核过程中若发现业务人员提交客运订单补助申请却不能提供相应车辆营运证及行驶证复印件，则将通知营销管理课取消该业务员全年该费用所有报销资格。

五、办事处费用
1．费用补贴标准：以2011年年会公布的为准，公布的标准为最高上限，如超标，超标部分计入市场部经理管理费用中，未超标将按实际发生的费用报销。

8.费用包括：办事处房屋租金、固定电话费、物业费、水电费。

办公固定资产及车辆、办
事处整改等费用不在本规定定义的范围内。

9.费用提取方式：
1）办事处房屋租金：办事处租赁合同由驻外文员或指定人员洽谈签订，并将合同原件寄回营销管理部。

市场部文员根据各地房东实际要求的时间将房屋租金发票寄回营
销管理部统一处理。

由于公司内部付款流程需要花费2-3周时间，故务必尽早提供
发票。

2）固定电话费、物业费、水电费：市场部经理按各地有关部门要求的时间先行付款而后由文员办理报销事宜。

填写公司统一印刷的费用报销清单做封面，填写姓名、市
场部、小写金额、单据张数，要求填写清晰准确，不许有涂改现象，并在右上角标
记“E”。

票据由左上角开始，至左向右竖直对齐的方式错层粘贴在费用报销清单里。

切勿用订书钉装订。

费用审批流程：各市场部文员整理票据→财务接收并受理。

10.市场部文员按月编制办事处费用台账，格式由营销管理课统一提供，而后在每年6月25
日和12月25日将台账以邮件形式发送至营销管理课。

每月营销管理课将不定期抽查各市场部文员台账完成情况，未按要求完成台账的文员将在内部点名批评。

六、附则
1. 本规定最终解释权归营销管理部所有；
2. 本规定自发布之日起开始生效；
3. 2011年3月15日公司将导入在线操作系统，具体操作方式届时另行通知。

附表7-1
的表格删除。