发票管理制度

发票管理办法

为了进一步规范公司经济活动，加强财务监督和管理，特别是厘清公司内部发票管理流程，明确各环节责任人，现结合我司实际情况，特制定以下管理办法。该办法适用于金燕达观各部门及各分支机构。

一、发票内部流转示意图与详细说明

发票内部流转示意图

1、客服人员应根据我司与客户签订合同的付款条款及时向客户发出付款的信息。

2、根据客户的付款意向，客服应向财务部提出书面开票申请，申请表必须填写完整，同时有所辖项目的客户总监签字确认，《发票申请单》格式见附件一。

3、财务部根据开票申请开具相应发票，开票前需仔细审核申请单的完整性，填写不完整或不规范的，财务部可不予以开具发票；

4、申请人取票送客户。开出的发票应按照客户要求及时送达对方手中，客户未做要求的至少应在开票后30日内安全送达客户。如采用快递形式的，原则上必须采用邮政快递MSN，并妥善保管邮寄单据。

5、送达客户后，需要求客户填写《发票送达回签单》（附件二）。

6、客户的回签单由项目归管的客户总监统一收集保管，并于每月

1日前将客户收到发票的《发票送达回签单》,汇总后交财务部存档。

二、重要注意事项

1、客服人员需时刻跟踪掌握发票的去向，如采用快递邮寄的，需向客户对接人员提醒及时签收。

2、在确认发票送达客户处后，如非客户方对接人员签收的，应及时用电话或短信的方式向客户方主要负责人说明情况。

3、客服人员对提供的开票信息负责，开票前应落实客户正确的开票信息。

4、如客户丢失或损毁发票的，客服人员应积极与客户沟通，并妥善处理好相关事宜，但原则上不得增加公司成本支出。

三、处罚办法

1、发票开具后，客服人员逾期30天未到达客户手中，相关责任人罚款200元。

2、发票送达客户后，客服人员未按要求让客户填写《发票送达回签单》的，相关责任人罚款200元。

3、因我司员工工作失误，导致发票丢失或破损严重不可用的，按照发票流通各环节认定责任人，同时对与责任人以及直接领导处于500—1500元不等的罚款。

4、凡因我司员工工作失误造成发票作废的，对相关责任人罚款200元。

5、事故的认定与处罚由行政部调查，上报总经理审批通过后执行。

四、附录

1、本规定由行政部与财务部制定，公司拥有最终的解释权；

2、本规定自总经理签字发布后起生效，各部门各分支机构需严格执行。