2012行政管理专科秘书学复习题(答案修正版)

秘书学复习题本次学期考试以中央广播电视大学出版社出版、张玲莉主编的《秘书理论与实务》为依据。

考试时间为90分钟，考试形式为闭卷，考试题型有：填空题、判断题、选择题、简答题，案例分析题。

一、填空题：1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是社会管理组织的出现；二是文字和公文的出现。

2、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。

3、礼仪基本内容包括仪容、仪表、仪态仪姿、气质风度。

4、拟办是指领导对应办的来文提出由谁或哪个部门办理写出指示性意见。

5、秘书是在各种社会组织中，为领导者或私人办文、办会和办事的参谋和助手。

6、秘书人员的职业道德是秘书人员在职业活动中应该遵守的行为规范的总和，体现了秘书工作者对社会承担的道德责任和义务。

7、会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。

8、调查报告是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。

9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是报告和请示，即可上行又可下行，还可平行的公文文种是通知。

10、办公室布局一般有封闭式和开放式两种。

传统的办公室主要是封闭式的，现在较多采用开放式布局。

11、（批复）文种是用于答复下级机关请示事项的公文。

12、秘书工作的主要构成要素可以概括为办文、办会和办事。

13、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：方便、整洁舒适、和谐统一、安全。

14、秘书面临的沟通有两种形式：纵向沟通、横向沟通。

15、国家劳动和社会保障部2006年重新修订的《秘书国家职业标准》，将我国秘书的职业岗位设定为四个级别，分别是五级、四级、三级、二级。

16、请示是向上级机关请求指示、批准的公文。

它具有一文一事、请批对应和事前行文等特点。

二、判断题：1、通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文。

（√）2、通告的使用范围大于公告。

（╳）3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。

（╳）4、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文。

（╳）5、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。

（√）6、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特征。

（√）7、公文处理要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则。

（╳）8、启封是秘书特有的职责，单位和领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封。

（╳）9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。

（√）10、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁。

（√）11、接待通常包括五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。

（╳）12、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。

（√）13、名片应放在伸手可及的地方，以便随时取出，如放在裤子后口袋里。

14、握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。

（√）15、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式，其中报告是最经常采用的沟通形式。

（╳）16、会见的目的是正式交换意见，须达成书面协议并正式签署协议。

（╳）17、拜访某人时，如果主人没有出示名片，客人可在道别时索要。

( √)18、为他人作介绍时，应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高者。

( √ )19、宴请和会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排。

（√）20、值班时应做到：准确、严谨、及时、热情。

( √ )21、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。

(√)22、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具体。

(√ )23、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。

（╳）24、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。

（╳）25、在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。

(√）26、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构——太史寮。

(√）27、印章是一种标志，具有权威作用、法律效力和凭证作用。

(√）28、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是文字的出现；二是公文的出现。

（╳）29、商务交际的礼节与礼貌主要包括：致意、介绍、握手、寒暄等。

(√）30、我国最早的秘书机构产生于唐代。

（╳）三、选择题1、我国最早的秘书机构产生于：（A）A、商朝B、战国C、秦朝D、汉朝2、( B ）的出现是秘书活动产生的前提条件。

A、皇帝B、社会管理组织C、文字D、公文3、贴黄是（D）首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。

A、商朝B、秦朝C、汉朝D、唐朝4、指出下列不属于秘书工作主要内容的选项：（ C ）A、办文B、办事C、办证D、办会5、汉末曹操为魏王时，设“（D）”，从此，“秘书”由指物转为指人。

A、太史B、尚书C、丞相D、秘书令6、请指出对公文处理的特点说法错误的一项。

（C）A、政治性B、时限性C、公开性D、规范性7、代表大会的会场布置要体现的是（ C ）气氛。

A、庄严肃穆B、热烈喜庆C、庄严隆重D、自由活泼8、下列选项不属于公文处理的作用的一项是：（ D ）。

A.助手作用B.枢纽作用C. 查考作用D. 总结作用9、下列程序中不属于发文处理阶段的是（D）。

Ａ．拟稿Ｂ．审核Ｃ．缮印Ｄ．批办10、下列选项不属于会后工作的一项是（A）。

A、清理会议文件B、离会与送别C、撰写会议记录D、会议工作总结11、法规性公文以（C）日期为成文日期。

A、签发B、用印C、批准D、定稿12、官印被作为公文有效性的标记，是从（ B ）开始的。

A、商朝B、汉代C、唐朝D、宋朝13、（ C ）是指主要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签字同意发文。

A、批办B、注办C、签发D、分发14、横向沟通最经常采用的沟通形式是（ B ）。

A、面谈B、会议C、备忘录D、报告15、下列选项不属于商务交际的礼节与礼貌范畴的是（ C ）。

A、致意B、介绍C、宴请D、寒暄16、下列选项不属于办公室的办事原则的是：（ D ）。

A、服务原则B、高效原则C、保密原则D、分散原则17、下列选项不属于办公室日常事务管理的是：（D）。

A、邮件管理B、值班管理C、印信管理D、人事管理18、下列选项不属于目前在办公领域使用的信息采集设备的是（ D ）。

A、计算机B、扫描仪C、数码相机D、打印机19、下列选项不属于公文处理的作用的是（A）。

A、参谋作用B、助手作用C、纽带作用D、查考作用20、“尊者决定”的原则适用于（ C ）。

A、致意B、介绍C、握手D、寒暄21、下列选项不属于秘书职业着装“TOP”原则是（ D ）。

A、整齐的B、适合特殊场合的C、舒适愉快的D、高级的22、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是（D）。

A、方便B、安全C、整洁舒适D、豪华23、接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（C）。

Ａ、告诉他打错了，然后挂电话。

Ｂ、告诉对方你的号码是什么。

Ｃ、仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。

Ｄ、告诉他，查清楚号码再打。

24、下列中不属于公文处理的基本环节的选项是（ C ）。

A、收文处理B、发文处理C、办文处理D、公文管理25、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构（A）。

A、太史寮B、丞相府C、尚书台D、太尉府26、请选择对“签发”说法错误的选项：（C）Ａ、签发属于发文处理的环节。

Ｂ、是对文稿进行最后审阅并签字同意发文。

Ｃ、由办公室负责人对文稿进行签发。

Ｄ、文稿经签发即成为定稿，文件据此可以生效。

27、（A）适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

A、报告B、请示C、函D、调查报告28、秘书就是单位的“润滑剂”，有了秘书，工作运转会更加顺畅、和谐。

这说明秘书工作具有（ D ）。

A、事务助手作用B、枢纽作用C、窗口作用D、协调作用29、档案集中制度产生于（ D ）。

A、商朝B、秦朝C、唐朝D、宋朝30、（ D ）是指文件承办完毕，由经办人在公文处理单上注明处理结果和处理日期。

A、拟办B、批办C、承办D、注办四、简答题1、请简述收文处理和发文处理的环节。

P55答：（一）收文处理包括签收、启封、等级、分送、拟办、批办、承办、催办、注办9个环节。

（二）发文处理包括拟稿、审稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发9个环节。

2、我国古代秘书活动的基本特点有哪些？P4答：（一）古代秘书机构变动频繁。

秘书机构是国家机构中的枢纽部门，所以它的变动基本上与国家机构的演进同步，表现为以后一种秘书机构取代前一种秘书机构，变动十分平凡，很不稳定。

这种历史现象说明：历代中央秘书机构的地位、作用始终不变，是必不可少的辅助政治的部门。

但是，皇帝为了维护皇权，并不允许它有独立的决策权和行政权。

（二）古代秘书人员选拨较严肚带秘书人员的选拔是历朝管制舌质淡额主要内容之一，秘书等级大致有搞、中、低三种类型，高、中级秘书多为政府编制内管员；低级秘书多为聘雇人员货政府吏员，地位低下。

三者不同程度地掌握中央和地方政府机密事物，所以，通知阶级意志比较重视对秘书人员的遴选，不但考察其政治、文化、吏能、年龄、体貌，还以对秘书素质提出了很高的要求，制定了一些列秘书选拔制度。

（三）古代秘书制度在发展中走向完备我国古代秘书的工作制度创立于先秦，确立与秦汉，发展于魏晋南北朝，成书于唐宋，完备于明清。

3、请简述秘书工作有什么作用？P23答：1、参谋智囊的作用。

在市场形势不断变化的条件下，公司、企业领导常常会刚到才智、经历、学识欠缺，这势必会限制他们做出正确的决策。

这种情况在客观上要求秘书须在某些方面发挥参谋智囊的作用，以提高领导科学决策的水平，促进公司和企业的发展。

2、事务助手的作用。

秘书的事务助手作用，主要体现在辅助领导完成下列工作：一是日常的文书处理、会务和档案管理；二是文件信息的加工筛选；三是公务书信、来访接待以及领导活动安排；四是领导临时交办的工作。

3、枢纽的作用秘书处于企业决策与管理的中枢位置，发挥着其他职能部门无法取代的枢纽作用。

秘书工作能否自如运转，直接关系到公司和企业的业务能否正常运转。

4、协调的作用在商务活动和企业管理实践中。

难免会出现某些方面的不和谐甚至抵触、“停摆”现象，这是秘书就要行驶自身的协调职能，缓解工作流程中的堵塞、“停摆”或不和谐现象。

秘书就是协调工作的“润滑剂”，有了秘书，工作运转会更加顺畅、和谐。

5、窗口的作用秘书工作大多兼有公共关系职能，要承担内外涟漪、公务洽商、迎来送往等任务，是公司、企业的“门面”和“窗口”。

6、信息的作用秘书是公司、企业中各种信息的主要集散地，是公司领导和个部门工作的“信息库”、“资料库”，负责随时为领导者提供信息咨询的职责。

4、请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？P36答：秘书职业道德规范的具体要求可以表述为：（一）文明礼貌（二）爱岗敬业（三）诚实守信（四）办事公道（五）勤俭节约，消费有度（六）遵纪守法，熟知熟用法规（七）团结协作，互助友爱（八）实事求是，勇于创新5、请写出我国现行的13种行政公文文种。