档案管理制度基本内容(样本)

档案管理制度基本内容

档案管理人员工作职责

一、认真学习贯彻《档案法》和《上海市档案条例》等档案工作法律、法规，制定本单位档案工作制度。

二、热爱本职工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，保守国家机密。

三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训，按时上报有关数据和材料。

四、负责建立健全档案工作网络，组织档案工作人员学习业务、交流工作经验，提高档案业务管理水平。

五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理，保证按期完成归档工作。

六、熟练地掌握档案业务知识，定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作，按照分类标准组卷，减少质量差错。

七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。

八、负责开发、编研档案专题汇编，要求文字准确、条理清楚、内容真实，具有一定的参考性。

九、根据需要编制检索工具和参考资料，更好地为单位的中心工作服务。

十、负责档案的借阅和利用，严格查阅、借阅档案的登记手续，热情接待利用者查阅档案，注重档案利用信息反馈，对超期借阅未归的档案及时催还。

十一、参加档案鉴定、销毁工作，并对销毁的材料进行监销。

十二、遵守库房管理制度，保持库房整洁，按照“八防”要求定期整理、清扫、检查，并做好温湿监控记录。

文书档案管理制度

为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。

一、归档范围

文书档案归档范围包括：计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、

重要的人民来信来访处理材料，月、季、年度报表，专题材料等有查考价值资料。

二、归档要求

1、归档文件材料必须符合有关规定，做到完整、准确，即正件与附件、

印件与定稿、请示与批复等前后对应。

2、归档文件材料必须符合规范要求，书写材料规范，字迹清楚，文件审

核标准，签发手续齐全。

3、不同价值的文件材料分别整理，便于保管和利用。

4、按照立卷改革要求，以“件”为单位进行整理。（注意：机关单位要求）

5、按照要求，以“卷”为单位进行整理，每卷不超过200页。（注意：企事业单位要求）

三、归档时间

各部门兼职档案人员应将本年度结束后，将本部门各项活动中产生的文件

材料进行整理，在规定时间内向档案室移交，档案室应在六月底前完成上一年

度立卷归档工作。

四、档案借阅和保管

文书档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时按规定要求办理，任何部门和个人不得将其占为己有。

科技档案管理制度

为确保科技档案完整、正确、系统和安全，提高科技档案的归档质量，实现科技档案的有效利用，特制定科技档案管理制度。

一、设备档案

（一）归档范围

1、设备购置依据文件

2、设备开箱验收文件

3、设备随机文件

4、设备运行、维护文件

（二）归档要求

凡重要设备进入单位后，应遵照设备开箱验收制度进行开箱验收。验收时，档案人员、设备部门人员应到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档

案完整、齐全，验收合格后相关文件交档案室归档保存。

（三）归档时间

设备档案应在开箱后随时归档。

（四）档案借阅和保管

设备档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。

二、基建档案

（一）归档范围

1、工程建设依据性文件

2、工程设计文件

3、工程施工文件

4、工程竣工验收文件

（二）归档要求

基建工程项目应在项目竣工验收前进行档案验收，在项目竣工验收时，应通知档案室人员参加，确保项目档案材料的齐全、完整。

1、基建档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。

2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。

3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面，一般以A4图幅为标准。

4、长远保存的案卷装订必须去掉金属物。

5、案卷不装订，卷内文件按照卷内目录次序排列编号。

（三）归档时间

基建档案归档应在项目验收结束后三个月内向档案室移交。

（四）档案借阅和保管

基建档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。

会计档案管理制度

会计档案是单位档案的重要组成部分，是单位资金活动真实具体的反映，也是日常经济活动形成的原始资料，具有备查和保存价值，实现会计档案的安全利用，特制定会计档案管理制度。

一、归档范围

单位在财务工作中形成的凭证、账簿、报表等有关反映资金活动状况的原始材料。

二、归档要求

会计档案由会计人员按照会计档案归档要求进行整理、组卷、装订成册。会计档案移交档案室时按类别整理，凭证以资金帐户和时间顺序排列，编写归档号码。账簿以资金帐户排列编号入档。报表按内容组卷装订，移交时需填写目录和移交清册。

三、归档时间

会计档案须在每年六月底前按规定向档案室移交前一年度的会计档案，做到集中统一管理。上一年度的会计档案可暂时存放财务部门备查。

四、档案借阅和保管

会计档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。

声像档案管理制度

为加强单位声像档案管理，确保声像档案安全、有序，特制定声像档案管理制度。

一、归档范围

1、市、区级以上领导来单位视察、检查和指导工作所形成的声像材料

2、单位召开的各种重要会议和重要活动所形成的声像资料

3、荣获市、区级以上先进称号的集体和个人的声像材料

4、发生重大事故、重大事件的声像资料

5、单位创新和具有特定特色工作形成的声像资料

6、其他具有保存价值声像资料

二、归档要求

1、声像档案包括照片、录音和录像等，是单位档案资源的重要组成部分，必须收集齐全，规范整理。各部门应明确专人负责，按规定向档案室移交，由档案室实行集中统一管理。

2、照片由底片、照片和文字说明三部分构成，文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者，整理时应按照底片和照片对应原则，按照要求填写文字内容。

3、录音带、录像带、VCD和电脑盘片等必须图像清晰、声音清楚，录音