如何用好Word模板

巧妙地利用Office模板可以大大方便我们的操作。

Word中更是添加了众多好用的模板文件，但是你知道它们到底怎样用吗?如何才能够让它们用得更好?Word模板的分类及分布Word中的模板分为两类:一是系统向导和模板，第二类为用户自定义模板。

而Word的系统向导和模板默认安装在C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夹中，其扩展名是WIZ(向导)和DOT(模板)。

而用户自定义模板存放的位置会由于Windows版本的不同而不一样：对于windows 2000/NT/XP用户，自定义模板会放到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下；如果使用Windows 9x/Me，模板会被放置到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates 文件夹下。

使用现有模板Office XP本身准备了很多精美模板，只要选择“文件”→“新建”，在Word窗口右侧会出现“新建文件”窗口任务格，单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口。

在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web 页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件名及模板描述信息，并可预览。

选中你需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的新文件。

有的模板可能还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置与设置。

安装外部模板模板以文件的形式存放的。

因此，如果从网上或光盘上找到一些Word模板，只要把它们拷贝到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(windows2000/XP用户)或C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下即可(Windows 9x/Me用户)。

删除不必要的模板如果不需要太多模板，或觉得安装了太多模板，可打开“资源管理器”，进入用户自定义模板文件夹，再把相应的模板文件删除掉即可。

把别人的文档用作模板如果看到某一篇文件比较漂亮，且能用Word打开它，那么可选择“文件”→“另存为”，然后再在“另存为”对话框中的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，再输入一个文件名，并把它保存到默认的模板文件夹下。

以后只要选择“文件”→“新建”，就可以在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己定制的模板了。

通过此法，就可以快速把DOC文件转换为Word的模板。

快速转换模板如果你手头上有DOC文件，那只要把它们拷贝到用户自定义模板文件夹中，再选择“文件”→“新建”，就可以在“常规”模板标签中我们的文件，双击后即可使用。

通过此法，无需通过“另存法”来转换。

其实也可以直接把这些文件的扩展名改为DOT，再拷贝到自定义模板文件夹中。

修改、改造已有模板Office XP本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可能并不尽如人意。

这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更符合你的要求。

选择“文件”→“新建”，再单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口，从中选择一个类别，如“信函和传真”，然后选择“典雅型信函”，再依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息，最后单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹下。

以后使用时，只要选择“文件”→“新建”，就能在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。

小提示现在网上有很多英文的Word模板文件，大家可以把其中的英文信息改为中文的，再保存成模板，这样就可以更好地为我们所用。

自定义默认页面大小如果对Word XP的默认页面大小不满意，可启动Word，选择“文件”→“页面设置”，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，再单击“纸张”标签，在其中定义页面的宽度和高度。

最后按下窗口最下方的“默认”按钮，此时会出现一个修改默认模板的窗口，按下“是”按钮。

重新启动Word，这时新建的文件已经自动缩进，且页面也窄了许多，说明刚才的设置已经生效了。

让Word文件也能自动备份默认情况下Word文件是不能自动备份的。

不过，可以通过下面的技巧让它具有自动备份功能:启动Word并新建一个空白文件，单击“工具”菜单中的“保存选项”，在“保存”对话框中，选中“保留备份”复选框。

同时，勾选“自动保存时间间隔”复选框，再在后面设置一个时间间隔，时间越小，保存越频繁。

完成后，单击“确定”按钮。

然后单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话框“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，再在“文件名”中输入:ct.dot，然后把它保存到C:\Documents andSettings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(Windows 9x/Me则保存到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹中)。

关闭Word，启动“资源管理器”，切换到C:\Documents and Settings\Administrator\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下，将Normal.dot删除或者改名，将刚才保存的cfan.dot重命名为Normal.dot。

以后使用Word编辑文件时，每次保存文件，Word都会保存一个副本文件，并以.wbk为扩展名与原文件保存在同一文件夹中。

如果哪一次文件发生损坏，就可以选择“文件”→“打开”，在“打开”对话框的“文件类型”中选择“所有文件”，然后找到这个WBK文件，再打开即可。

用Word批量转换文件如果经常要一次转换多个文件，可通过Word的模板来完成:先把要转换的文件放到一个文件夹中，然后启动Word，再选择“文件”→“新建”，并在“新建文件”窗口任务格中选择“其他文件”选项卡，双击其中的“转换向导”图标，单击“确定”按钮。

此时Word XP会提示我们转换，直接按“下一步”按钮继续。

接下来选择转换类型，设置源文件夹和目标文件夹，再选择转换文件，进行转换即可。

生成稿纸文件选择“文件”→“新建”，在右边窗格中出现的“新建文件”窗口任务格中单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目，然后在弹出“模板”对话框，单击“报告”标签，并双击其中的“稿纸向导”项目，系统会提示你插入Office XP安装光盘，就可以成功安装稿纸模板。

接下来，就可以顺着向导按下“下一步”按钮继续;接下来选择稿纸大小及方向，再选择稿纸网络线种类，并设置字数和行数和网格方式，设置页号位置。

最后，单击“完成”按钮即可生成一个空白的个性稿纸方式文件。

制作专业套打效果模板首先用扫描仪把表格扫描成图片文件，在Word中选择“插入”→“图片”→“来自文件”，然后把扫描后的表格文件插入到文件中。

选择“文件”→“页面设置”，调整纸张大小与表格文件的原始尺寸一致，然后右击该图片并选择“设置图片格式”，在弹出的对话框中选择“版式”标签，然后选择“衬于文字下方”，调整图片使其正好覆盖整个页面。

接着在需要打印的空栏处插入文本框，调整其大小正好和表格图片的空栏尺寸一致。

然后右击文本框，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”，设置该文本框的“颜色与线条”为“无线条颜色”。

按照上述步骤插入多个文本框，最后选中所有文本框，再单击鼠标右键，选择“组合”将它们组合在一个对象。

接着在文本框中单击左键，选择“插入”→“域”，在弹出的对话框中，选择“域名”为MacroButton，宏名为AcceptAllChangeShown，在显示文字中输入提示文字。

最后将文件中的图片删除，并把新建的文件保存为模板即可。

下次使用时，调用此模板，将光标移到文本框中，输入相关内容确定后就可以打印了，非常方便的。

小提示我们也可以用它来制作多种票据的模板，并把它们拷贝给同事，就可以实现模板的共享了。

右击建出个性Word文档进入C:\Documents and Settings\用户名\Templates文件夹，在空白处右击，选择“新建”→“Microsoft Word 文档”新建一个Word文件，winword8.doc。

双击winword.doc，然后对其中的字体、字形、页面大小等作一些个性设置，并保存该文件。

以后在“资源管理器”中右击鼠标，选择选择“新建”→“Microsoft Word 文档”，再双击新建的文档，你就会发现，它已经套用了我们在winword8.doc中的设置了。

从而可以使用自己的个性Word了。

获得更多模板资源如果觉得Word中内置的模板不能满足需要，你可以通过从网上下载更多的模板：选择“文件”→“新建”，就可以看到“新建文档”任务窗格，注意最下面的“上的模板”链接。

单击后，即可打开该站点上的中文模板库。

其中提供了很多类别的模板，非常丰富。

只要单击网页上的模板类型链接，就能在网页上看到该类模板的名称和提供商等内容。

单击模板名称，并在“模板最终用户许可协议”窗口中单击“同意”按钮，同时单击“在Microsoft Word中编辑”，IE会将模板下载到硬盘，完成后自动用Word XP打开模板。

如果对模板效果满意，再用“另存为”将它保存为模板，就可以像普通模板那样调用了。

共享模板对局域网中的用户来说，自定义模板可以让网络上的其他用户共享。

具体做法是:将自定义模板放入某个共享文件夹中，并为该共享文件夹建立一个快捷方式。

网络上的其他用户可以把这个快捷方式放入自己的C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夹中，然后就能像本地安装的模板那样调用了。

使用多个Word模板默认情况下，Word只能支持惟一的默认模板，这往往不能满足我们的需求。

其实你可以让Word使用多个模板:先在一个文件夹下右击，选择“新建”→“Microsoft Word文档”生成几个Word文件，然后分别用Word打开它们，按照自己的要求对这些文件进行处理，最后选中它们，右击鼠标，选择“属性”，在打开的“属性”窗口中选中“只读”前的小勾，把多个“模板”文件设置成只读文件。

以后要应用某一个“模板”文件时，只要双击它，此时Word会打开一个以当前选中的“模板”文件为蓝本的“只读”文件，只要按下Ctrl+S键，Word就会弹出“另保存”对话框供我们另存文件，而且原来“模板”文件中的内容并不会被覆盖。