监理资料归档要求
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一.监理资料归档要求
在工程项目竣工验收后两个月内,由项目总监指派专人负责整理监理资料,经资料室审查后办理归档交接手续。
监理资料审查合格后,监理部要在资料室人员的指导下,将书面资料装订成册。
工程档案必须同时向建设单位移交报送,向档案馆提交的监理资料需填写《工程竣工档案移交备案表》(详见附件2),并经建设单位签收。本表一式三份,建设单位、档案室、公司各一份。
向档案馆提交的监理资料主要有:
1、监理规划
2、监理实施细则
3、监理工作总结工作
4、工程暂停令
5、工程复工报审表
6、工程开工报审表
7、质量事故报告及处理资料
8、工程延期申请表
9、工程延期审批表
10、竣工移交证书
以上资料必须提交原件。为能顺利上交监理资料,监理部应在工程开工前对所需要资料的份数,与建设单位做出约定,确保工程竣工资料满足我公司及档案馆的归档要求。
二、监理资料的组卷与装订。
1、归档资料封面应注明档号、编制人、审核人、立卷单位、起止日期保管期限。
2、书面文件的排序,一般为封面、目录、文件材料。
3、电子文档应编制总目录,并按文件类别建立文件夹,文件数量应与总目录相符。
十、工程监理归档资料由公司资料室统一保管,监理合同中有特殊要求的按合同执行。
十一、资料室应为公司提供监理档案查阅服务。其它单位如要查阅监理资料,应通过项目总监提出申请,经相关领导批准后,出示工程竣工档案移交备案表方可查阅。
监理档案原件不得借出,如有特殊需要,须报总工程师批准,但不得拆散原卷册,并应限期归还。
十二、监理档案资料保存期满,需要销毁时,按《文件和资料控制程序》的规定,由存档部门提出销毁意见,会同项目监理部共同鉴定,严格审查,编制监理档案资料销毁清册,报管理者代表批准后销毁。
十三、本办法自发布之日起开始施行.
工程技术部
二〇一六年十一月二十六日附件:
1、监理资料归档编号表
2、建设工程竣工档案移交备案表
3、卷内备考表
建设工程竣工档案移交备案表
关于提交竣工工程监理资料电子版的通知
各项目部:
根据建设部即将在建设领域推广电子文档管理的要求,为实现监理档案电子文档管理做好准备,公司要求自现在起,所有竣工工程向工程技术部移交监理资料时,需同时提交一份电子文档。具体要求:
1、电子文档主要收集《监理合同》、《监理规划》、《监理实施细则》、《监理月报》、《会议纪要》、《评估报告》、《监理工作总结》、《监理业务手册》和《监理通知》、《旁站记录》《工程开工/复工审批表》、《工程开工/复工暂停令》、《不合格项目通知》、《质量事故报告及处理意见》、《工程竣工决算审核意见书》、《工程延期报告及审批》、《合同争议》、《违约报告及处理意见》、《合同变更材料》、《质量评估报告》及监理部形成的其它电子文件,电子文件也可以以图片形式归档。
2、监理合同、规划、细则等电子文档应根据实际文件的情况将内容填写完整,如编、审人员姓名和编审时间、《会议纪要》会签人员姓名、《监理业务人员》的业主评价意见及签名等。《监理通知》、《旁站记录》的电子版,应将签发人姓名、时间及接受人姓名和接受时间填写清楚。月报和监理工作总结可制作成PPT形式。
3、电子文档需各分公司项目部每个工程刻录成1张光盘,与工程竣工资料一起上交,缺一不可。
4、凡是建设工程有关的重要活动、主要过程、建成后状况的声像资料,均应进行收集,经编辑整理后,储存与光盘。声像档案编辑时开始画面前需加字幕,包括工程时间、地点、总说明,各施工阶段名称等,事故现场要加字幕进行说明。
工程技术部
二〇一六年十一月二十六日
档案装订要求示例示例一、监理档案封皮样表
档号:
案卷题名
编制人:
审核人:
立卷单位:
起止日期:
保管期限:
示例3
示例二、卷内备考表(放在第一卷最后)