商务投标工作流程与制度

商务投标工作流程与制度

一、招标信息的获取

1、安排专人负责从各个招投标网站上获取与公司营业范围相关的招标信息，将信息筛选、归类并登记于专门的档案上，每天下班前在微信工作群里发布。

2、从领导处直接获取招标信息。

二、投标报名工作：

1、由总经理确定开展投标工作，商务部负责人为投标工作总负责人，组织编制投标文件（包括商务、技术两大部分）。

2、根据招标公告要求，准备投标报名纸质资料并及时去招投标中心报名。

3、网上报名：按照网上操作流程进行网上注册、登记、报名工作。

三、制作标书：

根据招标文件要求制作标书。将招标文件里的特殊要求或是难以满足的条款汇报商务主管或总经理，请示解决办法。

标书制作步骤：

1、制作文本版标书，了解标书要求；

2、与厂家联系，索要投标资料；

3、按照招标文件规定的时间内缴纳投标保证金；

4、请示总经理确认最终投标报价；

5、将投标文件初稿交与商务主管审核；

7、对标书进行封装，交与投标代表进行投标；

8、关注投标结果。

注:投标文件做完后，应由三人审核小组进行审核，做标书人先检查，检查后交与审核人检查，审核人检查无误后交与商务主管核查，审核小组检查完成后方可封标。

四、后期工作：

1、投标中标：

a、关注招投标网站投标结果公示，将结果告知商务主管，由商务主管安排人员领取中标通知书。

b、商务部将招标文件、投标文件最终确定版本及其他投标相关资料打包交

予财务部，由财务部负责合同制作、验收报告等其他相关工作。

2、投标未中标：财务要跟进投标保证金的及时退回。

五、奖罚制度：

公司将对项目标书的制作和跟进过程实行奖惩制度：

奖励：

1、中标项目20万以内，奖励具体做标人100 元、复核人50 元、最终审核人25 元；

2、中标项目 20~100 万，奖励具体做标人200 元、复核人100 元、最终审核人50 元；

3、中标项目 100及以上，奖励具体做标人300 元、复核人150 元、最终审核人75 元；

惩罚：（实行风险管控制度，建立三级检查审核机制，出现人为问题共同担责）1、由人为因素制作标书导致废标，惩罚具体做标人300 元、复核人200 元、最终审核人100 元。

2、不但由于人为因素废标而且被认定为串标的，惩罚具体做标人500 元

复核人及最终审核人每人300 元。

3、三人审核小组进行审核后，如未检查出来问题，而被公司其他相关人员检查出废标可能但能够及时补救的，将三人同时惩罚各150 元，用于奖励检查出问题者。

奖金发放或惩罚扣款的时间和方式：单个项目结束，中标通知书已接收且陪标公司的投标保证金已退回，由商务主管提请总经理审批，在当月工资中以奖励方式及时发放或扣减。

六、制作标书注意事项：

1、厂家传递资料时要仔细核对有无错误和漏项；

2、保证金打款时间、开标日期及开标地点的确认；

3、参数中的语病要反复查看并合理修改；

4、封装要求、正副本份数要理解透彻；

5、根据标书要求及类别制定工程技术方案；

6、价格要核对仔细清楚，包含分项及汇总；

7、确认带至开标现场的资格原件的证书号码与投标书中是否一致；

七、中标后续工作

所中标项目由商务部完成后续工作，包括：中标后合同的起草，工程项目中的增项资料与联系单、签证单的整理，工程结束后验收报告的制定，本工程项目中的所有单据的保存，款项结算与办理等。