DAT 10-1994 高等学校档案实体分类法
高等学校档案实体分类法
高等学校科学研究类档案归档范围和保管期限表科研准备阶段序号类目名称保管期限1 开题报告与课题调研论证材料 30年2 任务书、合同、协议书永久3 课题研究计划、设计 30年4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 10年5 课题投资和预决算材料 10年研究试验阶段序号类目名称保管期限1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关健配方、工艺流程及综合分析材料）永久2 数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果）永久3 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久4 研究工作阶段小结、年度报告 30年5 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久6 样品、标本等实物或目录永久总结鉴定阶段序号类目名称保管期限1 研究报告、研制报告永久2 论文专著永久3 工艺技术报告永久4 技术诀窍报告永久5 专家评审意见永久6 鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见) 30年7 鉴定证书永久8 推广应用意见 30年9 课题工作总结 30年10 其它方式的结题报告和审批材料永久KY12 — 4 申报奖励阶段序号类目名称保管期限1 科研成果登记表永久2 科研成果报告表永久3 科研成果奖励申报与审批材料永久4 科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书) 永久5 专利申请书、证书及相关材料永久KY12 — 5 推广应用阶段序号类目名称保管期限1 转让合同、协议书永久2 生产定型鉴定材料永久3 成果被引用或投产后反馈意见 10年4 推广应用方案及实施情况 30年5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 30年6 成果宣传报导材料 10年7 对外学术交流材料 30年注1：建立ISO9000质量体系管理的项目应将标准规定的文件和记录材料纳入归档范围，保管期限10年~30年。
注2：归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
高等学校档案实体分类法
高等学校档案实体分类法引言高等学校档案是对学校历史、组织结构、人事变动、学术研究、学生管理等方面信息的记录与保存。
为了更好地管理和利用这些档案信息，制定一套科学合理的分类法至关重要。
目的高等学校档案实体分类法的制定旨在规范高校档案整理、存储和检索的方式，使档案信息更加有序和便捷地被利用，同时便于长期保存。
分类法的原则1. 层次性原则高等学校档案实体分类法应当具有明确的层次性，即从总体到细节的分类结构，使用户可以根据需要快速定位所需档案信息。
2. 类别一致性原则同一类别下的档案应具有相似的属性和特征，以便实现档案信息的规范化存储和检索。
3. 适应性原则高等学校档案实体分类法应当灵活适应不同学校的特点和需求，以满足不同档案管理工作的实际情况。
分类体系1. 学校方面•校史资料•校园建筑档案•学术科研档案•学生管理档案•教师管理档案•行政管理档案2. 学生方面•招生档案•学籍管理档案•学生活动档案•学生作品档案3. 教师方面•教师招聘档案•教师任职档案•教师科研档案•教师评优档案4. 课程方面•课程设置档案•课程教材档案•课程评估档案5. 行政方面•行政文件档案•行政会议记录档案•行政奖惩档案档案管理应用1. 档案整理高等学校档案实体分类法可作为档案整理的基础，将档案按照分类法进行归档整理，提高档案管理效率。
2. 档案检索通过分类法，用户可以根据需要快速找到所需信息，节省检索时间，提高工作效率。
3. 档案保存分类法的建立使档案信息得以规范保存，便于长期保存和传承学校的历史文化。
结语高等学校档案实体分类法是高校档案管理的重要工具，它的制定和应用有利于提高档案管理效率，规范档案管理流程，为高校档案信息的利用和传承提供有力支撑。
愿各高校能根据实际情况，制定出更适合自身的分类法，完善档案管理工作。
以上是关于高等学校档案实体分类法的文档，详细介绍了分类法的目的、原则、分类体系以及档案管理应用。
希望对您有所帮助！。
信息化转型背景下机关档案分类研究——以《机关档案管理规定》中一级类目划分方法为分析对象
《档案管理》投稿信箱：摘 要：《机关档案管理规定》作为新形势下机关档案工作必须遵守的部门规章，其一级类目分类逻辑不统一的问题，不但反映了机关档案分类工作的现状，而且导致部分档案内容割裂，档案人员工作量增加。
究其原因，既存在为方便电子档案管理及资源共享而顾此失彼的主观因素，又体现了客观上机关档案管理中长期存在的分类庸俗化特点。
就此提出统一一级类目的分类逻辑，小处着手，优化检索的解决思路。
关键词：机关档案；档案分类；实体分类；分类标准；档案信息化Abstract: The administrative Archives management regulation not only reflects the current situation of 'Archivesclassification in government', but also leads to the problem that the Archives scattered and archivists' workload increased. The reason is not only the subjective factor of paying attention to one thing and losing the other for the convenience of electronic Archives management and resource sharing, but also the long-standing flooding of classification in Archives management. This paper puts forward the solution of unifying the classification logic of the first level category, starting from some category of Archives and optimizing the retrieval.Keywords: Government agencies archives; Classification of archives; Classification of archives entities; Classificationcriteria；Archives Information1 存在的问题档案的分类，就是根据档案的性质、内容、特点和互相之间的联系划分成一定的类别，形成一个具有并列（横向）关系和从属（纵向）关系的不同等级层次系统，并列（同位）各类之间只能平行，从属关系上位类必须包含它所属的下位类。
高校档案室档案实体分类表和归档范围
档案实体分类主表DQ 党群11 党务综合分党委、总支、直属支部综合材料入此。
12 纪检13 组织14 宣传教育15 统战民主党派材料入此。
16 工会妇女工作材料入此。
17 团委学生社团材料入此。
XZ 行政11 行政综合学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此。
12 人事师资培养材料入此。
13 监察审计14 武装保卫15 总务16 档案、图书、文博JX 教学11 综合学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。
12 学科与实验室建设专业设置入此。
13 招生14 学籍管理学生奖惩材料入此。
15 课堂教学与教学实践16 学位17 毕业生毕业生信息反馈工作入此。
18 教材｜注：此类二级类目的划分，可以采用以下分类方法：11 综合12 研究生教育13 全日制本、专科教育14 成人教育KY 科学研究11 综合科研经费管理、学术活动材料入此。
[12]按学科或专业或项目设置类目CP 产品生产与科技开发11 综合[12]按产品种类或项目设置类目JJ 基本建设11 综合[12]按单项工程设置类目SB 仪器设备11 综合[12]按仪器设备种类或型号设置类目CB 出版11 综合12 报纸13 刊物14 书稿15 音像WS 外事11 综合12 出国(境)国际合作与会议材料入WSl4。
13 来校外国留学生工作材料入WSl5。
国际合作与会议材料入WSl4。
14 国际合作与会议15 外国留学生工作CK 财会11 综合12 会计报表13 会计帐簿l4 会计凭证15 工资清册奖金，助学金入此。
SX 声像12 照片13 录音带14 录像带15 幻灯片16 磁盘17 影视胶片18 缩微胶片19 光盘注:“[ ]”代表随机符号党群类档案归档范围DQll 党务综合序号类目名称保管期限1 上级党组织有关党的建设的文件材(如文件是针对本校的，则永久保存) 长期2 本校党代会文件材料(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍，大会选举办法，选举结果和上级批复等永久(2)提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等长期(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样短期3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久4 党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结) 永久5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久6 以党委名义召开的工作会议材料永久7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久9 党委工作简报永久10 党委大事记永久11 党群系统启用印章的文件和印模永久12 党群系统重要统计材料永久13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期14 党委保密、秘书工作的有关文件长期15 重要的群众来信来访及处理材料长期16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期17 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期18 分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期19 分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料长期DQ12 纪检序号类目名称保管期限1 上级纪委关于纪检工作的文件长期2 纪委工作规章制度长期3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久4 校纪委会议记录长期5 党员处分、复查资料长期6 群众来信来访及处理意见短期DQl3 组织序号类目名称保管期限1 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报长期2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料长久3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久4 落实政策的有关材料长期5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表) 永久6 副处级以上干部名册永久7 总支、支部改选报告、审批材料长期8 各总支、支部委员名册长期9 党员名册长期10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料长期11 发展新党员、预备党员转正的名肋长期DQl4 宣传教育序号类目名称保管期限1 上级关于宣传工作的文件长期2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3 教职工政治思想工作动态及调查材料长期4 理论学习的决定、通知、计划、总结长期5 反映本校重大活动的剪报及图表永久6 上级有关学生思想政治工作的文件长期7 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久8 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结永久9 学生思想政治工作典型调查材料和统计长期10 关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件长期11 各系学生政治工作人员名单长期DQl5 统战序号类目名称保管期限1 上级关于统战工作的文件长期2 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4 本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料永久5 台、港、澳和侨务工作材料长期6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7 统战工作重要会议记录长期DQl6 工会序号类目名称保管期限1 上级有关工会工作的文件长期2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久3 会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期4 表彰工会先进集体个人的材料、名单长期5 处分会员的有关材料长期6 工会委员会会议记录、纪要短期7 基层工会干部名册长期8 会员名册长期9 妇女工作材料长期10 家属工作材料长期DQl7 团委序号类目名称保管期限1 上级关于团的工作文件长期2 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件) 永久3本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）永久4 团委工作计划、报告、总结及规章制度永久5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7 处分团员的材料及复查材料长期8 批准入团、离团材料及名单长期9 团干部名单长期10 团员名册长期11 团委会议记录长期12 学生会文件、材料长期13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期14 各分团委的有关材料长期15 研究生会的有关材料长期16 团委牵头进行的重大活动的有关材料长期17 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期行政类档案归档范围XZll 行政综合序号类目名称保管期限1 上级有关高校行政管理的综合性文件长期2 全校性的规章制度永久3 学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6 全校性的工作会议、座谈会文件长期7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8 本校教育事业规划、计划及上级批复永久9 学校评估材料永久10 教职工代表大会文件材料长期11 本校向上级的请示及其批复永久或长期12 本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷) 长期13 有关全校性工作的调查材料和经验总结永久14 学年报表及综合统计永久15 启用印章的文件及印模永久16 本校历史沿革、情况介绍永久17 本校大事记、简报、信息、动态等永久18 校史工作材料永久19 校友工作材料长期20 校庆工作材料长期21 群众来信来访文件材料长期22 普选工作材料短期23 上级有关与本院、所、中心的来文长期24 院、系、所、中心会议记录、纪要、简报长期25 院、系、所、中心工作计划、总结、报告长期26 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件长期27 院、系、所、中心与国内单位协作的材料长期28 院、系、所、中心统计年报及重要资料长期XZl2 人事序号类目名称保管期限1 上级机关有关人事工作的文件长期2 本校人事工作的规章制度长期3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5 关于校内机构设置、变化的文件材料永久6 人事处权限内的干部任免文件及名册永久7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期9 教职工动态月报长期10 师资培养、管理工作计划、规定、总结永久11 教师进修计划、安排、总结长期12 教师工作量的规定及执行情况长期13 教师业务考核材料长期14 人事统计报表永久15 教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表永久16 教研室、研究室正副主任名册长期17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷，要求附审批表)长期18 教职工工资调整材料、名册长期19 教职工转正定级材料长期20 教职工校内调动材料长期21 教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信) 长期22 教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根) 长期23 教职工援外和支援边远地区材料短期24 教职工退职、离职和出国的有关材料长期25 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期26 教职工退休后重新工作的材料长期27 教职工福利工作长期28 教职工商调函件长期29 使用临时工有关材料长期30 人民来信来访材料长期XZl3 监察、审计序号类目名称保管期限1 上级有关监察、审计工作的文件长期2 本校监察、审计工作方面的规章制度长期3 监察、审计工作计划、总结、调查报告长期4 监察、审计工作统计年报及重要报表长期XZl4 武装、保卫序号类目名称保管期限1 上级有关公安保卫工作的文件长期2 本校公安保卫工作方面的规章制度长期3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6 要害部门的公安保卫、消防工作长期7 保卫工作简报长期8 上级有关武装、人防、民兵军训工作的文件长期9 本校武装部职责范围内的规章制度长期10 武装部工作计划、总结、调查报告长期11 武装部工作统计年报及重要报表长期12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡) 长期XZl5 总务序号类目名称保管期限1 上级有关总务工作的文件短期2 本校总务处及各科规章制度长期3 本校总务工作计划、报告、调查材料长期4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期7 师生员工健康状况调查材料及统计表永久8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期9 车辆工作的有关文件材料短期10 伙食工作的有关材料短期11 校园绿化工作的有关材料短期XZl6 档案、图书、文博序号类目名称保管期限1 上级有关档案、图书、博物工作的文件长期2 档案、图书、文博规章制度长期3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期6 档案馆指南、全宗介绍永久教学类档案归档范围JXll 综合序号类目名称保管期限1 上级下达的有关教学工作的文件材料长期2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5 非学历教育的培训班、进修班材料长期6 统计报表永久7 学生运动会材料长期JXl2 学科与实验室建设序号类目名称保管期限1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3 重点学科、专业、实验室建设材料永久4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期5 学科、专业、实验室建设统计报表永久JXl3 招生序号类目名称保管期限1 上级有关招生工作的文件材料长期2 招生计划、规定、生源计划长期3 新生录取材料及新生名单长期4 委培、代培、自费生计划、合同及名单长期5 招生宣传、招生工作总结短期6 研究生入学试题及指导教师名册长期JXl4 学籍管理序号类目名称保管期限1 新生入学登记表永久2 学生学籍卡片永久3 学生成绩总册永久4 在校学生名册永久5 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学) 长期6 学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级) 长期7 学生处分材料长期JXl5 课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限1 各专业教学计划、教学大纲永久2 课程建设要求及安排，校历表，课表长期3 各系、科、专业课程试题库长期4 典型教案、重要备课记录长期5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期JXl6 学位序号类目名称保管期限1 上级有关学位工作文件材料长期2 本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3 学位委员会会议记录、决定长期4 学位委员会授予各层次学位清册永久5 本科生优秀学士学位论文长期6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期JXl7 毕业生序号类目名称保管期限1 上级有关毕业分配的文件材料长期2 毕业生工作计划、简报、总结长期3 毕业生供需统计、计划、合同长期4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5 毕业证、派遣证存根领取签收册长期6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期JXl8 教材序号类目名称保管期限1 自编、主编教材长期2 各系各专业使用教材目录长期3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期4 其他有保存价值的自编参考资料短期附录:存系教学类档案序号类目名称保管期限1 本科生毕业论文及评审意见长期2 课堂教学材料、课程进度表短期3 教师任课安排、教案长期4 优秀实习报告短期5 本专业教学检查、调查材料及总结短期6 教师工作量核算、登记材料短期科学研究类档案归档范围KY11 综合序号类目名称保管期限1 科研行政管理文件材料长期2 科研计划管理文件材料长期3 科研成果管理文件材料长期4 科研经费管理文件材料长期5 申报科学基金及有关批复长期6 学会工作(学术活动)材料短期KY12 — 1 科研准备阶段序号类目名称保管期限1 开题报告与课题调研论证材料长期2 任务书、合同、协议书永久3 课题研究计划、设计长期4 计划执行情况、计划调整或撤销报告短期5 课题投资和预决算材料短期KY12 — 2 研究试验阶段序号类目名称保管期限1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关健配方、工艺流程及综合分析材料）永久2 数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果）。
高等学校档案实体分类法
高等学校档案实体分类法中华人民共和国国家档案局1995-06-12批准1995-10-01实施第一章编制说明一、编制目的为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。
二、编制原则本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。
（一）体现思想性档案工作是党性、政治性很强的工作。
高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。
要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。
（二）符合科学性本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。
1.采用“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归人相同的类别。
2.在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表（即信息分类）》体系的协调。
3.类目设置必须有相对稳定性。
不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4．类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。
要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。
(档案管理)高等学校档案实体分类法
高等学校档案实体分类法中华人民共和国国家档案局1995-06-12批准1995-10-01实施第一章编制说明一、编制目的为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。
二、编制原则本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。
（一）体现思想性档案工作是党性、政治性很强的工作。
高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。
要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。
（二）符合科学性本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。
1.采用“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归人相同的类别。
2.在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表（即信息分类）》体系的协调。
3.类目设置必须有相对稳定性。
不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4．类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。
要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。
大学档案实体分类方案
大学档案实体分类方案为了保证学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，依据国家档案局颁布实施的《高等学校档案实体分类法》（DA/T10-1994），特制定本方案。
本方案由类目设置及标识符号（含主表）、档号编制方式、附则等三部分组成。
一、类目设置及标识符号档案类目通常分为：一级类目、二级类目和三级类目。
（一）一级类目及其标识符号根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质和载体特点，学校档案分为党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产和科技开发类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类、人事类、人物类和征集类等15个一级类目。
一级类目是档案实体分类的最高层位。
一级类目的标识符号，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“DQ”即“dangqun”（党群）的简称。
其名称、标识符号和主要内容如下：党群类DQ主要包括：校（院）党委、工会、团委、民主党派等党群系统在工作中形成的文件材料。
行政类XZ主要包括：校行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料和各学院除“党群类”之外的文件材料。
教学类JX主要包括：反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料（含学生学籍类文件材料）。
科研类KY主要包括：科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
基本建设类JJ主要包括：基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
仪器设备类SB主要包括：仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
产品生产与科技开发类CP主要包括：产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
出版类CB主要包括：出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
外事类WS主要包括：外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
财会类CK主要包括：财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
声像类SX主要包括：以声音、图像为内容，以磁性或感光材料为载体，可阅读保存使用的文件材料。
档案实体分类的原则和方法
档案实体分类的原则和方法一、原则：1.功能原则：按照档案的功能特点进行分类。
即根据档案的用途、作用和价值，将其划分为不同的类别。
如行政档案、专题档案、科研档案等。
2.主体原则：按照档案所涉及的主体进行分类。
即根据档案的产生主体或经营主体，将其划分为不同的类别。
如政府档案、企事业单位档案等。
3.形式原则：按照档案的形式和载体进行分类。
即根据档案的形式和介质，将其划分为不同的类别。
如纸质档案、电子档案等。
4.内容原则：按照档案的内容特点进行分类。
即根据档案所含内容的不同，将其划分为不同的类别。
如人事档案、财务档案等。
5.地域原则：按照档案所属的地域进行分类。
即根据档案所属地域的不同，将其划分为不同的类别。
如国家档案、地方档案等。
6.时间原则：按照档案产生和积累的时间进行分类。
即根据档案的时限和时代特征，将其划分为不同的类别。
如现行档案、历史档案等。
二、方法：1.综合分类法：根据档案的性质、用途、形式等多个因素进行综合考虑和分析，将档案进行分类。
该方法适用于综合性档案管理机构，如国家档案馆等。
2.专题分类法：根据档案所涉及的专题进行分类。
即根据档案所涉及的学科、领域或专题，将其划分为不同的类别。
如科研档案、保密档案等。
3.序号分类法：按照一定的序号规则进行分类。
即根据档案的编号规则，将其按照一定的顺序进行分类。
如档案馆中的手续文件、函证文书等。
4.机构分类法：根据档案产生的机构或部门进行分类。
即根据档案产生和保管的单位或部门，将其按照机构关系进行分类。
如档案馆的编制、存档、销毁等。
5.区域分类法：根据档案的地域位置进行分类。
即根据档案所属地域的不同，将其按照行政区域或地理区域进行分类。
如地方档案馆的分类。
高等学校档案实体分类法_信息组织_[共8页]
![高等学校档案实体分类法_信息组织_[共8页]](https://img.taocdn.com/s3/m/4f38506065ce05087732131d.png)
第八章档案分类标引和主题标引文尾有发文机关、抄送机关、成文日期、盖印与签署。
此外，附加标记有密级、缓急时限、阅读范围等。
案卷封面上有机关全称和组织机构名称、案卷题名、年度日期、保管期限、档号以及卷内目录、卷末备考表等。
它对于了解文件、案卷的主题、起草目的、利用范围、使用价值等都能提供一定的参考。
（三）判定类别进行主题分析后，须确定对文件、案卷所论述的事物中，哪些主题应予以标引，能为利用者提供检索途径。
然后根据主题性质，到《中国档案分类法》中查找其所属的类目。
（四）标引分类号标引分类号是用《中国档案分类法》中的类号来表达档案主题性质的标引过程，也就是将判定的类别赋予分类标识。
给予分类号应根据文件、案卷内容的属性、主题多寡、起草意图、利用对象、检索需求等特点，采用恰当的方式和方法，准确、一致、适度地标引出来。
遇有难以分类的新事物、新主题的档案材料，分类表上无确切类目可归时，各档案馆、档案室可增设新类目予以分类标引，同时上报《中国档案分类法》编委会确认。
今后若遇到同类主题的文件、案卷亦照此办理，确保一致性。
（五）审校审校是分类标引的最后一道工序，是确保标引质量的最后关口。
审校内容包括检查验证档案的内容是否得到全面的分析，主题概念是否准确、恰当、辨类是否准确，同类档案是否归类一致，标引的类号是否充分、完整、准确，书写是否正确无误。
审校程序分为自校、互校和总校。
1．自校自校是标引审校的第一环节。
标引人员通过对自己标引结果的校对，遇有主题分析不准、归档不当、前后不一致、符号舛误时应及时予以纠正。
2．互校互校是标引审校的第二环节。
标引人员通过对标引结果的相互校对，纠正因个人理解不同引起的错误，保持彼此之间标引的一致性。
3．总校总校是标引审校的最重要的环节。
在自校、互校后，必须选派熟悉业务、通晓目录工作的人员担任总校。
通过总校进一步消除档案主题分析与标引过程中的误差，保证标引工作的整体优化；同时，可以对标引工作中所遇问题进行综合分析，统筹考虑合理的解决方案。
论《高校档案实体分类法》的适用性
作者： 王金玉
作者机构： 湖北大学档案处
出版物刊名： 武汉交通职业学院学报
页码： 33-36页
主题词： 实体分类法 高校档案 档号模式 高等学校档案 领域范畴 档案材料 类目设置 档案工作 标识符号 档案人员
摘要： 《高等学校档案实体分类法》(以下简称实体分类法)是国家教委遵循《中华人民共和国档案法》及其实施细则、《普通高等学校档案管理办法》的基本精神和原则,以档案学的基本原理为指导,根据高等学校工作的特点,经过调查研究,多次试点而制订的,于1994年1月1日开始实施.湖北大学是实体分类法的试点单位之一.从1992年开始,按实体分类法的要求和工作规范,对档案材料进行了新的分类、编目、排架,并采用与之配套的档案软件系统,进行微机管理.为了较好地研究实体分类法在高校档案工作中的适用性,下面就从实践、思考、探索三方面谈谈认识,以求同行指教.一、实践《实体分类法》的内容有编制说明和主表两大部分,编制说明阐述了编制的目的,原则、体系结构,档号及问题的处理意见,主表规定了十个大类档案材料的归档范围.在执行实体分类法的过程中,我们对实体分类法的适用性有了较深的认识.。
高校档案实体分类法
高校档案实体分类法
1. 高校档案实体分类法，哎呀呀，就像是给知识宝贝们安个家！比如你的各种获奖证书，那就是值得好好收藏的宝贝呀！
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6. 哎呀，高校档案实体分类法真是个好东西呀！这就像是在茫茫人海中给每个人找到属于自己的位置一样，你的档案也需要这样精准的分类呀，比如你的实习记录！
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就好比整理衣柜，不同季节的衣服分类放置，多有条理呀！所以，一定要重视高校档案实体分类法呀！
我的观点结论：高校档案实体分类法对于大学生来说非常重要，能够很好地整理和保存大学期间的各种重要资料和记忆，必须认真对待和好好运用。
《高等学校档案实体分类法》和《归档文件整理规则》之比较
《高等学校档案实体分类法》和《归档文件整理规则》之比较范玲莉
【期刊名称】《宿州学院学报》
【年(卷),期】2010(25)12
【摘要】通过对高校档案目前采用<高等学校档案实体分类法>和<归档文件整理规则>的两种整理方法进行了比较,从适用范围、分类、装订、查找、文件连续性、归档、整理、借阅等功能上的异同,阐述了以"件"代"卷"的利弊;提出了应结合高校工作和档棠工作的自身特点,在继续保持<分类法>优势的前提下,吸取<规则>的优点,用其"利"而攻其"弊",对<分类法>进行必要的修订和完善,找到两者最佳的结合点,制订统一的分类标准,使档案管理更加规范化、科学化,使全部档案在实体上构成一个统一有序、科学合理的类别体系.
【总页数】4页(P31-33,36)
【作者】范玲莉
【作者单位】皖南医学院,国有资产管理处,安徽,芜湖,241002
【正文语种】中文
【中图分类】G272.5
【相关文献】
1.实体分类法与归档文件整理规则的实践思考 [J], 宋林雅
2.贯彻实施《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的实践与探索 [J], 杜继红
3.《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》应用的体会 [J], 姚伟;朱翠萍
4.联系实际贯彻《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作… [J], 张新年;乔玉娥
5.谈对《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的认识 [J], 辜瑞;赵德荣
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档案培训班讲课内容
博士研究生毕业时一般应有以下材料：
(1)报考攻读博士学位研究生登记表； (2)专家推荐书； (3)硕士课程学习成绩单(以同等学历身份报考人员按招生单位
的要求提交有关材料)； (4)硕士毕业证书或学位证书复印件； (5)体检表； (6)政审表； (7)博士研究生学籍登记表； (8)学业成绩记载表； (9)毕业健康证明； (10)博士毕业生登记表。
第一部分 归档范围
首先，明确什么是高等学校档案？
是指高等学校从事招生、教学、科研、 管理等活动直接形成的对学生、学校和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同 形式、载体的历史记录。
《办法》第二条
第一部分 归档范围
1、归档原则 2、归档重点 3、归档范围
一、归档原则
1、归档的文件材料，必须对学校和社会有史 料和研究价值，具有参考价值和凭证作用。
2、基本建设项目的档案资料工作要与项 目建设进程同步。
3、建设项目实行总承包的，各分包单位 负责收集、整理分包范围内的档案资 料，交总包单位汇总、整理。
• 7、仪器设备类（SB）
主要包括各种国产和国外引进的精密、 贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的 全套随机技术文件以及在接收、使用、维 修和改进工作中产生的文件材料。
2、归档的文件材料，必须反映学校各项活动 的全过程，保证完整、准确、系统。
3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规 律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联 系和成套性特点。
二、归档重点：
本校形成的不同载体、不同形式的 文件材料及上级针对本校的指令性、指导 性件和需要学校承办的文件材料。
三、归档范围
《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独 设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。
高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范
国家教育委员会关于发布《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的通知教办[1993] 429号各省、自治区、直辖市及计划单列市教委、高教（教育）厅（局），国务院有关部委教育司（局），委属各高等学校：为适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高等学校档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化，我委在反复论证、广泛征求意见并在分片试点的基础上，制定了《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》（以下简称《分类法》、《规范》），现予发布，自１９９４年１月１日起施行。
《分类法》和《规范》对现行的高等学校档案分类及管理有了很大改进，是高等学校档案工作的重要基础建设，望各部门切实加强领导，精心组织实施。
在执行过程中，有何问题、建议，请及时报我委办公厅。
《分类法》和《规范》适用于高等学校，中等职业技术学校亦可参照执行。
《分类法》和《规范》的印发办法将另行通知。
国家教育委员会一九九三年十一月十六日高等学校档案实体分类法第一章编制说明一、编制目的为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。
二、编制原则本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。
（一）体现思想性档案工作是党性、政治性很强的工作。
高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。
要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。
学校档案实体分类方案
学校档案实体分类⽅案档案实体分类⽅案⼀、编制⽬的为了统⼀我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提⾼我校档案业务建设的整体⽔平，根据《⾼等学校档案实体分类法》、《⾼等学校档案⼯作规范》所确定的基本原则，结合我校档案⼯作实际，特制订本⽅案。
⼆、编制原则1、考虑我校档案⼯作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案中的中⼼地位，党政管理档案统率全局的作⽤。
2、以我校全部档案为对象，并按照形成同⼀活动领域的档案作为⼀个整体归⼊相同类别的原则进⾏编制。
三、类⽬设置与主要内容（⼀）⼀级类⽬的设置与标识⼀级类⽬是我校档案实体分类的最⾼层位。
我校档案确定的⼀级类⽬计13个。
其标识采⽤⼀级类⽬名称汉字的第⼀个拼⾳字母。
⼀级类⽬名称、标识符号和主要内容如下：1、党群类 DQ 主要包括⾼等学校党委、⼯会、团委、民主党派等组织的各种会议⽂件、会议记录及纪要；各党群部门的⼯作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的⽂件材料。
2、⾏政类 XZ 主要包括⾼等学校⾏政⼯作的各种会议⽂件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于⼈事管理、⾏政管理的材料。
3、学⽣类 XS 主要包括⾼等学校培养的学历教育学⽣的⾼中档案、⼊学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业⽣登记表等。
4、教学类 JX 主要包括反映教学管理、教学实践等活动的⽂件材料。
5、科研类 KY 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的⽂件材料。
6、基本建设类 JJ 主要包括基本建设管理和项⽬建设中形成的⽂件材料。
7、仪器设备类 SB主要包括仪器设备⼯作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使⽤、维修改造、申请报废等各个环节形成的⽂件材料。
包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术⽂件以及在接收、使⽤、维修和改进⼯作中产⽣的⽂件材料。
8、产品⽣产类 CP 主要包括产品⽣产、科技开发管理及活动过程中形成的⽂件材料、样品或者样品照⽚、录像等。
高校档案实体分类制度
高校档案实体分类制度概述高校档案实体分类制度是指根据其内容和形式特点，将高校档案分门别类地划分成若干类别的制度。
档案实体分类制度是保障档案能够被正确、快速和方便地利用的基础。
高校档案实体分类制度的目的在于保证档案的组织和管理，以便于检索和利用高校档案。
实体分类的基本原则高校档案实体分类制度的设计必须遵循一定的原则，它们是：同类档案归并原则按照档案统一属性，相互联系的档案归似类型字（后次级人名等单元）中，设每一分类的同一处理崇同一方式，在档案存放时便于编号，便于组织和管理。
异类档案分开原则避免不同类型档案混杂在一类的问题，所有在不同属性中区别较大的档案都应该分开存放。
顺序表述原则档案实体分类应该按照一个统一的顺序进行表述和叙述，以方便使用者阅读和理解。
恰当设科原则按照档案分类，实现分类管理，科目尽量细化，切勿偏科，在科目设立与细分时，应具有可行性、大体上全面、简明易懂等基本要求。
实行动态管理原则档案的归类依据会随着时间的推移而发生变化，因此分类制度应该持续地调整和修改，以适应大环境的变化和档案本身的变化。
实体分类的具体内容高校档案实体分类制度的具体分类包括以下几个方面。
案卷案卷是指在同一事项中一组文件或一组综合一期文件（如一期会议文件等）。
单位单位是指机构、部门、中心、学院等，以及各个单位下的细分子部门。
人物人物包括领导、教职员工、学生等，可以按照职务、年级、专业等进行细分。
事件事件包括学校的各种活动和重大事件，可以按照时间和性质进行分类。
地点地点是指学校内外的各种位置，可以按照校内、校外、城市、区域等进行分类。
报告报告包括各种调查、组织、纪检等报告，可以按照报告类型进行分类。
实体分类的应用高校档案实体分类制度的应用主要体现在两个方面：数据库的建设高校档案实体分类制度可以为高校档案库的建设提供依据，实现整个档案库的组织管理，数据项的设置和查询功能的实现，实现了数据的分类、检索、共享等功能，提高档案管理的效率。
国家教委关于发布《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的通知-教办[1993]429号
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国家教委关于发布《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》
的通知
正文：
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 国家教委关于发布《高等学校档案实体分类法》、
《高等学校档案工作规范》的通知
（１９９３年１１月１６日教办〔１９９３〕４２９号）
为适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高等学校档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化，我委在反复论证、广泛征求意见并在分片试点的基础上，制定了《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》（以下简称《分类法》、《规范》），现予发布，自１９９４年１月１日起施行。
《分类法》和《规范》对现行的高等学校档案分类及管理有了很大改进，是高等学校档案工作的重要基础建设，望各部门切实加强领导，精心组织实施。
在执行过程中，有何问题、建议，请及时报我委办公厅。
《分类法》和《规范》适用于高等学校，中等职业技术学校亦可参照执行。
《分类法》和《规范》的印发办法将另行通知。
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高等学校档案实体分类法DA/T 10-1994第一章编制说明一、编制目的为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。
二、编制原则本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引人系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。
(一)体现思想性档案工作是党性、政治性很强的工作。
高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。
要坚持党的"一个中心、两个基本点"的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。
(二)符合科学性本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。
1·采用"高等学校档案"这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归人相同的类别。
2·在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表》(即信息分类)体系的协调。
3·类目设置必须有相对稳定性。
不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4·类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。
要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。
做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。
下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。
同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
(三)重视适用性本法采用多元、灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次院校的特点。
根据各校档案实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。
为了方便掌握使用，本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三·体系结构本法由编制说明和主表两部分组成。
编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式，标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。
主表由类目、标识符号、注释等组成。
(一)一级类目的划分与标识一级类目是高等学位档案实体分类的最高层位。
根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下: DQ党群主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ行政主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外) 工作中形成的文件材料。
JX教学主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科学研究主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
CP产品生产与科技开发主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
JJ基本建设主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB仪器设备主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
CB出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS外事主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
CK财会主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如:"XZ"即"Xing Zheng"(行政)的简称。
(二)二级类目的设置和标识二级类目是对一级类目的细分。
细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。
设置的标准，在大原则统一的情况下，各校可视具体情况对随机类目进行选择。
例如:科学研究的二级类目，本法只规定按学科或专业或项目设置。
具体到一个档案馆(室)如何选择，由各校自定。
产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备的二级类目设置，亦依此办法处理。
一经确定，不得随意变动。
二级类目的标识，采用"双位制"。
如:"综合"为"11"，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带"0"的数字不用。
(三)三级类目的扩展和标识在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由各校根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。
四·档号的编制(一)档号:是存取档案的代号，排架的依据。
必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。
(二)档号编制的原则:必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号;方便插卷，使其有充分扩展的余地，不能随意变动;能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
(三)档号结构、模式和标识:1·档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。
少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。
分类号究竟包含几级类目，由各校自行掌握。
比如:"党委会议记录"的分类号，由一级类目组成者为"D Q";由二级类目组成者为"D Q l l";由三级类目组成者为"D Q l l X X"。
案卷号同样有特定的含义。
它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。
由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。
2·档号的模式。
本法规定为:年度号+分类号+案卷号对于库藏有多少全宗的院校，原则上应在年度号前加全宗号。
标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。
3·档号的标识。
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。
全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号"-"连结。
例如:1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为:1990-JXl4-23。
(四)档案的实体排架问题:从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。
但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。
本法规定的档号模式属分段开放型编号方法，各校在按档号排架时，可根据案卷数量、自身条件，既可按一级类目——年代纵向排列，也可按年度——类目横向排列。
五、关干实体分类中几个问题的处理(一)关于声像载体档案声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。
它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。
随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。
从当前高校声像载体档案归档的内容看，基本不超出十个一级类目的范围，故暂不将它与十个一级类目并列。
但由于载体和幅面尺寸(类型)不同，保管要求不同，拟作特殊处理;按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。
其编号模式为:年度号+声像档案代号(SX)+载体代号(代码)+保管单位号保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。
例如:某中央领导同志1990年来校视察，照片册序号是23，录像带序号是102，则可分别标引为:1900-SX12-231990-SX13-102GB15音像出版类档案中的声像载体材料，亦依此办法处理。
(二)关于教学类档案类目的划分教学类档案是高校档案中数量最多的一部分。
考虑到不同规模，类型学校的差异性，为保持其有机联系和便于管理、利用，在二级类目的设置上采用了二种分类方案，供各校根据实际情况选择，但一个学校只能选一种，并保持稳定。
(三)关于外事档案问题外事档案有其特殊形成规律，而且内容涉及学校工作的各个方面，其他九个一级类目都包含有涉外内容，从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑，将各种涉外文件材料集中起来，单独设立了"外事"一级类目。
其中考虑到国际合作与会议、外国留学生工作的档案数量较多，价值和重要程度较高，有其特殊性，在二级类目中增设了"国际合作与会议"、"外国留学生工作"。
(四)关于纳入管理的人事档案的分类编号按1991午4月2日中央组织部、国家档案局联合发布的组通字[1991]第13号文件，即《关于印发<干部档案管理工作条例>的通知》办理，本法不另作规定。
(五)关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型的档案的列类问题:由各校根据本法的上述原则、内容、方法自行决定。
第二章主表DQ党群11党务综合分党委、总支、直属支部综合材料入此。
12纪检13组织14宣传教育15统战民主党派材料入此。
16工会妇女工作材料入此。
17团委学生社团材料入此。
XZ行政11综合教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。
12人事师资培养材料入此。
13监察审计14武装保卫15总务16档案、图书、文博JX教学工作11综合学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。
12学科与实验室建设专业设置入此。
13招生14学籍管理学生奖惩材料入此。
15课堂教学与教学实践16学位17毕业生毕业生信息反馈工作入此。
18教材注:此类二级类目的划分，也可以采用以下分类方法： 11综合12研究生教育13全日制本、专科教育14成人教育KY科学研究11综合科研经费管理，学术活动材料入此。
[12]按学科或专业或项目设置类目CP产品生产与科技开发11综合[12]按产品种类或项目设置类目JJ基本建设11综合[12]按单项工程设置类目SB仪器设备11综合[12]按仪器设备种类或型号设置类目CB出版11综合12报纸13刊物14书稿15音像WS外事11综合12出国(境)国际合作与会议材料入WSl4。
13来校外国留学生工作材料人WSl5。
国际合作与会议材料人WSl4。
14国际合作与会议15外国留学生工作CK财会11综合12会计报表13会计帐簿14会计凭证15工资清册资金，助学金入此。
注: "[ ] "代表随机符号附:SX声像12照片13录音带14录像带15幻灯片16磁盘17影视胶片18缩微胶片19光盘(1995-06-12批准 1995-10-01实施)。