通用技能系列之公文写作基础知识
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➢ 孤本、秘密档案不予借阅。确需借阅的，须在指定时间内归还。 修改：孤本、秘密档案原则上不予借阅。如因特殊情况确需借阅的，须在指定时间内归还。
➢ 2012年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次。 修改：2012年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次，其它培训6次。
— 10 —
※ 语法错误
全国人大常委会第十八次会议于2005年10月27日通过《公司法（修订案）》，并于2006年1月1日 起施行。 修改：《公司法（修订案）》于2005年10月27日经全国人大常委会第十八次会议通过，于2006年1月1 日起施行。
我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，董事长和其他公司领导同志出席了这次会议 修改:我公司于9月30日召开了先进个人和先进集体的表彰大会，董事长和公司其他领导同志出席了这 次会议
附件：1、《关于*********的办法》 2、《关于*********的通知》 3、《关于*********的方案》
— 15 —
※ 称谓问题
2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司蒋勇副总主持召开合作方案讨论会。参 加会议的有天安公司行政部、财务部、青华设计院、森达工贸有限公司。 修改：2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，天安公司副总蒋勇主持召开了合作方案讨论会。 参加会议的有天安公司、青华设计院、森达工贸有限公司等单位有关部门人员。
— 7—
※ 词义混淆
制定 制订
词义：制定——制作、定出。公文中习惯用在较大场合。 举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。 词义：制订——制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。 举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。
— 8—
和 与 或
词义：和——表示两者都是，是并列关系。 与——表示两者对立，是平等关系。 或——表示两者其一，是选择关系。
为杜绝管理漏洞 分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词 修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生
嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为
分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。 修改：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当地环境的本地青年所为
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※ 词序、语序不当
关于部分三、四标段施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单 位发文，限期要求解决。
修改：关于三、四标段部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关 施工单位发文，要求限期解决。
岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。 修改：岷江航电工程是备受乐山市委、市政府及广大市民关注的大型市政工程。
举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈角逐，A公司和B公司一起进入 了准决赛，明天，A公司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司或B 公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。
— 9—
※ 词语搭配不当
借阅人必须履行档案借阅登记制度 分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意 修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度
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※ 标点符号运用不当
常用标点符号：
➢ 点号有：①句号 。 ②问号 ？ ③感叹号 ！ ④逗号 ， ⑤顿号 、 ⑥分号； ⑦冒号： ➢ 标号有：①引号 ‘’“” ②括号（）[] {} ③破折号— ④省略号 …… ⑤着重号 ． ⑥书名号 《》
• 下行文——上级单位向下级单位的发文 如：命令、决定、决议、指示、通报、批复等
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公文写作一般要求
正 用 概 用 表 简 辑 观标 正
确 语 念 语 述 明 关 点题 确
运 要 稳 庄 紧 扼 系 明准 选
用 礼 定 重 凑 要 明 确确 用
标貌
平 严 ， 了 ，反 文
➢ 解聘李四同志主管职务, 自2008年4月9日起执行。 修改：解除李四同志主管职务，执行时间为2008年4月9日
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※ 附件格式不当
1、若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如：详细情况见附件1。 2、若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如有多份附件，应当逐个列示，格式如下：
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※ 逻辑混乱
➢ 总公司领导： 2012年4月20日，我公司向总公司呈报了《关于**的请示》，在请示中，王总提出了有关要求，请答 复。 修改：2012年4月20日，我公司向总公司呈报了《关于**的请示》，在请示中，王总提出了相关意见， 妥否，请批示。
➢ 总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。 修改：总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折。
— 2—
公文的重要性
• 公文是企业实现管理职能的重要途径 • 公文是体现企业形象的重要手段 • 公文是员工履行岗位职责的重要工具 • 公文是衡量员工综合素质的重要标尺
— 3—
公文分类
• 上行文——下级单位向上级单位的发文 如：请示、报告等
• 平行文——平级单位或不相隶属单位之间的发文 如：通知、函等
点得
实密直
阐映 种
符体
书
述全 ，
号
不
清文 体
曲
楚的 式
，主 规
逻题 范
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公文写作中常见问题
※ 语言重复、啰嗦
➢ 经公司领导批准 同意 ➢ 2012年5月25日~5月31日 下午18：45分 ➢ 事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事故后，立即----。 ➢ 工作人员24小时夜以继日轮班作业。 ➢ ………
— 13 —ห้องสมุดไป่ตู้
➢ 集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，并定期 检查室内的“八防”，发现问题及时补救。 修改：集体控制室的温度和湿度指数要确保符合国家标准，保持室内清洁，避免造成磁场干扰，定期 检查室内的“八防”情况，尤其要加强防火工作，发现隐患及时消灭。
通用技能分享系列二
公文写作
基础知识
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通用 技巧
墨孤鸿
公文的含义和特点
• 公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文 体。简称“文件”。 公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点
公文的种类
命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复 通报、通知、请示、报告、函、会议纪要
➢ 孤本、秘密档案不予借阅。确需借阅的，须在指定时间内归还。 修改：孤本、秘密档案原则上不予借阅。如因特殊情况确需借阅的，须在指定时间内归还。
➢ 2012年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次。 修改：2012年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次，其它培训6次。
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※ 语法错误
全国人大常委会第十八次会议于2005年10月27日通过《公司法（修订案）》，并于2006年1月1日 起施行。 修改：《公司法（修订案）》于2005年10月27日经全国人大常委会第十八次会议通过，于2006年1月1 日起施行。
我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，董事长和其他公司领导同志出席了这次会议 修改:我公司于9月30日召开了先进个人和先进集体的表彰大会，董事长和公司其他领导同志出席了这 次会议
附件：1、《关于*********的办法》 2、《关于*********的通知》 3、《关于*********的方案》
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※ 称谓问题
2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司蒋勇副总主持召开合作方案讨论会。参 加会议的有天安公司行政部、财务部、青华设计院、森达工贸有限公司。 修改：2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，天安公司副总蒋勇主持召开了合作方案讨论会。 参加会议的有天安公司、青华设计院、森达工贸有限公司等单位有关部门人员。
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※ 词义混淆
制定 制订
词义：制定——制作、定出。公文中习惯用在较大场合。 举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。 词义：制订——制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。 举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。
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和 与 或
词义：和——表示两者都是，是并列关系。 与——表示两者对立，是平等关系。 或——表示两者其一，是选择关系。
为杜绝管理漏洞 分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词 修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生
嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为
分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。 修改：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当地环境的本地青年所为
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※ 词序、语序不当
关于部分三、四标段施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单 位发文，限期要求解决。
修改：关于三、四标段部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关 施工单位发文，要求限期解决。
岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。 修改：岷江航电工程是备受乐山市委、市政府及广大市民关注的大型市政工程。
举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈角逐，A公司和B公司一起进入 了准决赛，明天，A公司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司或B 公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。
— 9—
※ 词语搭配不当
借阅人必须履行档案借阅登记制度 分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意 修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度
— 16 —
※ 标点符号运用不当
常用标点符号：
➢ 点号有：①句号 。 ②问号 ？ ③感叹号 ！ ④逗号 ， ⑤顿号 、 ⑥分号； ⑦冒号： ➢ 标号有：①引号 ‘’“” ②括号（）[] {} ③破折号— ④省略号 …… ⑤着重号 ． ⑥书名号 《》
• 下行文——上级单位向下级单位的发文 如：命令、决定、决议、指示、通报、批复等
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公文写作一般要求
正 用 概 用 表 简 辑 观标 正
确 语 念 语 述 明 关 点题 确
运 要 稳 庄 紧 扼 系 明准 选
用 礼 定 重 凑 要 明 确确 用
标貌
平 严 ， 了 ，反 文
➢ 解聘李四同志主管职务, 自2008年4月9日起执行。 修改：解除李四同志主管职务，执行时间为2008年4月9日
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※ 附件格式不当
1、若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如：详细情况见附件1。 2、若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如有多份附件，应当逐个列示，格式如下：
— 11 —
※ 逻辑混乱
➢ 总公司领导： 2012年4月20日，我公司向总公司呈报了《关于**的请示》，在请示中，王总提出了有关要求，请答 复。 修改：2012年4月20日，我公司向总公司呈报了《关于**的请示》，在请示中，王总提出了相关意见， 妥否，请批示。
➢ 总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。 修改：总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折。
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公文的重要性
• 公文是企业实现管理职能的重要途径 • 公文是体现企业形象的重要手段 • 公文是员工履行岗位职责的重要工具 • 公文是衡量员工综合素质的重要标尺
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公文分类
• 上行文——下级单位向上级单位的发文 如：请示、报告等
• 平行文——平级单位或不相隶属单位之间的发文 如：通知、函等
点得
实密直
阐映 种
符体
书
述全 ，
号
不
清文 体
曲
楚的 式
，主 规
逻题 范
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公文写作中常见问题
※ 语言重复、啰嗦
➢ 经公司领导批准 同意 ➢ 2012年5月25日~5月31日 下午18：45分 ➢ 事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事故后，立即----。 ➢ 工作人员24小时夜以继日轮班作业。 ➢ ………
— 13 —ห้องสมุดไป่ตู้
➢ 集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，并定期 检查室内的“八防”，发现问题及时补救。 修改：集体控制室的温度和湿度指数要确保符合国家标准，保持室内清洁，避免造成磁场干扰，定期 检查室内的“八防”情况，尤其要加强防火工作，发现隐患及时消灭。
通用技能分享系列二
公文写作
基础知识
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通用 技巧
墨孤鸿
公文的含义和特点
• 公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文 体。简称“文件”。 公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点
公文的种类
命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复 通报、通知、请示、报告、函、会议纪要