项目施工阶段监理工作资料管理

项目施工阶段 监理工作资料管理讲座
一.信息管理的基本概念
1.信息管理的定义 对信息的收集、整理加工、储存、传递与应用等一系列工作的 总称。
2.信息管理的目的 通过有组织的信息流通,使决策者能及时、准确地获得相应信息。
【对项目监理部而言，信息管理还有另一目的：反映、记录监理 行为，使之可追溯。】
3.信息管理的原则 （1）标准化原则
………
4.2 常用的资料目录
合同文件 监理合同（包括招投标文件）； 施工合同； 分包合同和其他合同； 合同变更协议文件； 费用索赔和工程延期文件。 监理文件 监理大纲； 监理规划； 监理实施细则； 会议纪要（例会纪要、专题会议纪要、其他与工程相关的会议纪要）; 监理阶段性总结报告； 监理月报； 监理日志/日记； 监理旁站记录； 监理工作联系单、监理工程师通知单； 监理工作总结。
➢ 1.资料分类。分类原则：有序、易于检索。 文件盒脊背标签形式
提 交 竣 工 档 案 时
卷 盒 标 签 日常监理资料整理时的 卷盒标签
➢ 2.资料整理流程
➢ 3.示范（1号文件盒‘政府批文’）
政府批文：建设工程行政主管部门，如建设厅、局，规划、消防等部门 针对本项目所作的批文、审核意见、许可证照等文件，统称政府批文， 诸如：可研报告、施工许可、余泥渣土排放证、图纸审查意见……。
（1）应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作,在项 目监理部,监理资料的管理应由总监理工程师负责,并指定 专人具体实施,监理资料应在各阶段监理工作结束后及时 整理归档。
（2）监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在施 工阶段,对施工单位的工程文件和形成、积累、立卷归档 进行监督、检查。
（3）可以按照委托监理合同的约定,接收建设单位的委托,监 督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
➢ 4.安全监理信息—所有与工程项目安全生产有关的信息。如安全 生产专项方案、安全隐患整改通知及复查单、施工单位安全管理 资料、施工机械、设备准用（备案）文件、监理组织的各种安全 检查评分表、监理安全巡查和安全旁站记录等。
➢ 5.合同管理信息—所有与工程项目相关的各种合同信息,如工程招 投标文件、施工承包合同、监理合同、供货合同；费用、工期索 赔申请及审批表等。
➢ 4.监督部门－政府监督部门对工程项目履行质量、安全监督方面所形成 的所有与工程项目安全生产有关的监督资料。主要如：工程质量安全交 底资料；（日常巡查）建设工程质量或安全整改通知书、行政执法书； （工程验收阶段）工程安全评价表等。
➢ 5.其他部门－政府有关职能部门，如公安消防、环卫、城管、工程所在 地街道居委针对工程形成与项目有关的各种信息。
18、报验申请表； 19、会议纪要； 20、来往函件； 21、监理日记/日志； 22、监理月报； 23、质量缺陷与事故的处理文件； 24、分部工程、单位工程等验收资料； 25、工期、费用索赔审批； 26、竣工结算审核意见书； 27、质量评估报告； 28、监理工作总结；
29、三位一体贯标资料； 30、项目安全管理资料； 31、行政主管部门（政府）文件； 32、监理公司文件；
（3-b）对于收到备案类或抄送监理（属告知）的函件，则由项目主管先 阅批，若有指导意见一并签上，再由项目部全体监理人员阅后签名，标 注时间。
（4）全体人员阅后，由资料员统一收集、在文件右上角编码（如“批文x”x为序号，根据入册时间，从1开始），后归册。并更新卷内目录， 填写该文件入册信息。
➢4.简介其他文件盒应收集的文档
项目监理部内部需要传阅的文件,每位传阅人阅后应在传 阅文件上签名,并注明日期。文件和记录传阅期限不应超 过该文件的处理期限,传阅完毕后,应将文件原件交还资料 管理人员归档。
(3)监理资料发文与登记
发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名,并加盖 项目监理部的章；
发文应按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码,并 在发文登记表上登记，（收文单位）收件人收到文件后应 在发文登记上签字。
（1）接收到建设单位发来的批文。查核是否完整；若符合要求，即进行 收文登记；如收到建设用地规划许可证
（2）登记后，交项目总监或项目主管，由项目负责人根据文件的涉及的 内容及专业类别、以及监理人员的职责权限，进而确定由何人跟进处理；
（3-a）对于需签复监理意见的文件，由相关监理人员完善意见后，交项 目负责人审核，确认后加盖项目章（如需），后转发；
（4）编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间,应按照 现行建设工程监理规范和各地城建档案管理部门的要求, 编制移交清单,双方签字盖章后,及时移交建设单位,由建设 单位收集和汇总。监理单位档案部门需要的监理档案，按 照规范的要求,由项目监理部按监理单位规定的时间向档 案部门归档。
四.现场监理资料的分类存放与立卷
监理工作联系单
工作联系单是一通用表格，各方均可使用，主要就工程一些事情 进行探讨、协商或提出建议等。体现平行关系。
安全周报，每周五下班前完成编写后（一般要求盖项目章），用 传真或电邮方式发项目监督员；
质量月报是每月15日前，将项目上一月工程实体质量、各方质量 行为报监督站； 8 监理报告/报表 进度报告，重点部位、关键工序及存在较大安全隐患的分部工程 开始施工至完成这个阶段，项目监理部应将该部位工程进度情况定 期上报；
➢ 3.施工单位－施工单位按照承包合同、规范等要求，在项目实施过程应 自行形成、收集及上报监理、业主的所有与工程项目有关的信息资料,如 现场管理体系文件、制度；施工方案、进度计划、各施工报表、报告、 验收申请、整改回复、安全管理等。通常情况下，就工程竣工资料上交 城建档案部门而言：施工单位是工程技术档案资料编制、装册的主体单 位，建设单位只是完成最终提交手续。
盒序 号 3 4
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文档类
单位资质 人员资质 监理合同 施工合同
监理规划 质量计划 监理细则
监理发函
包括资料基本内容
监理企业、施工总分包单位、（委托）工程检测单位、商品砼厂家 的营业执照、资质证书；特种材料、设备厂家的特许生产许可证等； 监理部人员架构、人员的资格证、执业资格证、岗位证（安全员、 材料见证员）；总监任命书、总代授权书等 施工项目部人员架构，主要成员：项目经理、技术负责人、专职安 全员、质检员、主施工员等人员的资格、岗位证等；
三.建设工程监理资料管理与归档
➢ 1.监理资料管理的基本概念 监理工程师受建设单位委托,在工程监理期间,对建设工程实施过 程中形成的与监理相关的资料进行收集积累、加工整理、立卷归 档和检索利用等的一系列工作。
➢ 2.监理资料管理归档的依据 (1)《建设工程文件归档整理规范》 GB/T 50328-2001 (2)《建设电子文件与电子档案管理规范》 CJJ/T117-2007 (3)《广州市建筑工程档案编制指南（试行）》（2004.08） (4) 公司相关文件和制度。
监理合同、施工合同、分包合同、设备供货等各种合同及合同补充 协议
监理规划及监理细则均按公司提供的范本进行编写。监理规划由总 监主持编写，公司技术总工审批；一般在签订监理合同后、第一次工 地例会前完成编审。（注意公司对版本的修订，做到同步） 质量计划 监理细则由专监编写，总监审批。一般在专业工程开始施工前完成 编审。通常均有：工程质量控制、进度控制、投资控制、旁站监理、 安全生产环境、职业健康安全管理计划等监理（方案）细则。
工程验收文件 工程基础、结构工程等中间验收文件； 设备安装专项验收记录； 工程竣工预验收报验表； 人防工程验收记录； 消防工程验收记录； 单位工程验收记录； 工程质量评估报告； 竣工移交证书等竣工文件； 工程照片及声像资料。
➢ 5.监理资料的管理要求
(1)监理资料收文与登记
项目监理部对所有收文应在收文登记表上进行登记,要记 录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位、文件编号及 收文日期,最后由负责收文人员签字；
针对项目监理过程中一些重大的、明显违反合同精神的、产生后果较 严重的问题，项目部有必要向项目责任方乃至其法人公司进行函告， 督促责任方。可用公司红头文件纸打印。
监理通知及回复 就工程推进过程存在的各种管理、技术上问题，可用监理通知形
单
式要求施工方整改，并规定施工方必须将整改情况报监理复查。是
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一带强制要求的监理文件。
发文应留有底稿,可以留存在计算机发文包中,但最好同时 留有纸质文件。
(4)监理资料分类存放
项目监理部对建设过程中的监理资料应按照国家标准 规范要求或行业及工程特点制定分类原则。
➢ 6.监理单位对监理资料的职责
按照《建设工程监理规范》对施工阶段监理资料管理和 对设备采购监理与设备监造监理资料管理要求,监理单位 应做到:
要求对信息的分类进行统一,对信息管理流程进行规范, 实现标 准化。 （2）有效性原则 信息应针对不同层次管理者的要求进行筛选和浓缩。 （3）及时性原则 （4）时效性原则
二.建设工程施工阶段信息分类
2.1按照建设工程的目标划分:
➢ 1.质量控制信息—所有与工程项目质量有关的信息,如国家省市地 方的质量法律法规、规范；工程项目的施工方案、质量控制流程、 质量验收文件、质量事故记录和处理报告及隐蔽工程的照片资料 等。
➢3.
与 工监 程理 实资 施料 阶管 段理 流密 程切
相 关 的
➢ 4. 施工阶段日常监理资料应包括且不限于：
4.1 《监理规范》的资料目录
1、施工合同、委托监理合同； 2、勘察、设计文件； 3、监理规划； 4、监理实施细则； 5、分包单位资格报审表； 6、设计交底及图纸会审会议纪要； 7、施工组织设计（方案）报审表； 8、工程开工/复工报审表及工程暂停令； 9、测量核验资料； 10、工程进度计划； 11、工程材料、构配件、设备进场报审表 12、检查试验资料； 13、工程变更资料； 14、隐蔽工程验收资料； 15、工程计量及工程款支付证书； 16、监理工程师通知单； 17、监理工作联系单；