房地产项目档案的分类

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房地产开发公司档案管理目录制度

一、公司档案共分十一类，分别是：人力资源、政策法规、公司文件、文件（含设备、生产技术、仓储、营销、工程等）、工程、广告、采购、培训、信息、综合等类。有特殊要求的所有文件资料归为一类。不单独区分公文与档案的管理。

二、档案管理执行的依据是公司的《档案管理制度》。

三、档案编号："档案"二字拼音的第一个大写字母 + 类别 + 序号 + 附件

类别直接以汉字表示。

序号即各类别中排序，以三位数表示，从001开始顺序编号。

附件以数量表示，有几份附件就用数字几表示。

在此没有将"合同"单独分类，相关合同归相关类别建档。

没有按档案密级分类，确属重要的、唯一的资料，将单独保管。

四、查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。

五、综合类如图片、录像（影）带、磁盘、移动盘、光盘等以及无法归入上述十一类的。

本制度由行政部制定，并监督执行。

档案目录类

项目序号日期编号名称份数备注

制表日期：

房地产公司地产档案分类及归档指引

随着房地产行业的快速发展，房地产公司所涉及的档案资料数量日益庞大。为了提高档案管理效率和便于信息查询，房地产公司需要制定一套科学合理的地产档案分类及归档指引。本文将就此问题进行探讨，以提供参考。

一、地产档案分类

地产档案分类是档案管理的第一步，需要根据地产项目的特点及公司内部组织结构进行划分。以下为常见的地产档案分类方式：

1、按地产项目分类：将档案按照不同项目进行分类，如住宅、商业、工业等。每个项目中再根据开发阶段、业务类型等进一步细分。

2、按业务类型分类：根据地产项目的不同业务类型进行分类，如土

地招拍挂、规划审批、施工建设、销售管理等。

3、按地理位置分类：按照地产项目所在的地理位置进行分类，如城市、区域、具体地块等。

二. 地产档案归档

归档是将档案资料按照一定的规则和方法进行整理、存储的过程。以

下是地产档案归档的要点：

1、归档时间：应在地产项目完成后，相关文件材料形成后及时进行

归档。

2、归档方式：采用电子归档和纸质归档两种方式。电子归档可借助

档案管理系统实现，方便快捷；纸质归档则需确保档案完整性、安全性。

3、归档注意事项：确保档案齐全、完整、准确；对电子档案进行格

式转换，确保长期保存；对纸质档案进行整理、装订，确保安全保管。

三、地产档案保密

地产档案涉及公司重要商业机密和客户隐私，需采取严格的保密措施。以下为加强地产档案保密的措施：

1、设定保密级别：根据档案内容及重要性，设定不同的保密级别，

如绝密、机密、秘密等。

2、建立保密制度：制定并实施严格的档案借阅、使用、复制等保密

房地产公司地产档案分类及归档指引

房地产公司地产档案分类及归档指引引言

房地产公司作为一个专门从事房地产开发和经营的企业，需要管理大量的地产档案信息。如何有效地分类和归档这些档案，将直接影响到企业的工作效率和信息管理质量。本文将针对房地产公司地产档案的分类和归档问题，给出一些指引和建议。

一、地产档案分类

地产档案涵盖了各种与地产开发、运营和销售相关的文件和记录，包括但不限于地产规划文件、用地申请文件、建设许可文件、销售合同、售楼处资料等。根据档案的性质和用途，可以将地产档案分为以下几类：

1. 规划档案

规划档案主要包括房地产项目的规划设计文件、用地规划报告、环保评估报告等，旨在记录和保存项目的基本规划信息。这些档案通常与项目前期的规划决策、政府审批等环节有关，应当单独归档保存。

2. 建设档案

建设档案是与项目实际建设过程相关的文件和记录，包括项目建设图纸、施工合同、工程质量检测报告等。这些档案通常涉及各个施工阶段的文件，应当按照时间顺序进行归档。

3. 销售档案

销售档案主要包括与房地产销售相关的文件和记录，包括销售合同、营销宣传资料、客户信息等。这些档案是房地产公司销售业务的重要

支撑，应当建立完善的档案分类体系，并与客户信息管理系统相连，

方便查询和管理。

4. 其他档案

除了上述三类档案外，还有一些与房地产开发和运营相关的辅助档案，如项目竣工验收文件、运营维护记录等。这些档案的分类应根据

实际需要确定，并与其他分类密切衔接。

二、地产档案归档指引

地产档案归档是指将各类档案按照一定的规则和程序进行整理、分类、标识和储存的过程。以下是一些地产档案归档的指引和建议：

房地产档案分类精编WORD版

房地产档案分类精编

W O R D版

IBM system office room 【A0816H-A0912AAAHH-GX8Q8-GNTHHJ8】

档案管理分类

一、前期资料

1、立项文件（永久）：房地产开发建设项目手册、可行性研究报告及批复、立项申请报告、关于立项有关的会议纪要、环境报告书和批复或环境影响报表或环境影响登记表、商品房建设预备项目计划回执（预备及正式）、岩土工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、专家建议文件、固定资产投资项目年度计划等；

2、建设用地、征地、拆迁文件（永久）：土地挂牌拍卖相关资料、挂牌招投标中标资料、建设项目选址意见书、用地申请报告、征地拆迁安置意见及协议方案等、划拨建设用地文件、土地契税完税申请、土地契税完税证、坐标换算报告、土地印花税；

3、规划报建文件（永久）：坐标转换报告、建设工程测量、测绘成果报告书、红线地界桩点放点报告、地震评价报告、结构计算书、修建性详细规划的复函及附图及说明书、审定设计方案批复文件、初步设计审核文件、放线册（白皮）、建设工程报送责任书、管线综合规划审查的复函及附图；

4、专业报建文件（永久）：有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通信、保密、教育、白蚁防治、卫生、抗震、河流湖泊、门牌申请、项目命名、邮通申报等）批准文件或协议，预售面积计算书，房地产权属证明书，房屋预售确权登记；

5、开工审批文件（永久）：督书及申报登记表、缴纳绿化建设费、缴纳劳动保险金证明、散装水泥及专项资金证明及申报表、临时施工证、门牌证明、权属证明书、命名函、开挖道路许可证、有关掘路占路的文件、余泥排放证、基坑支护设计评审意见的函；

房地产企业档案管理规定

档案管理办法第一条管理部门：集团人力及公共事务中心或各城市公司均设立档案室,由专人/档案管理员负责档案工作;

第二条归档范围：包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料简称文件：

1、管理文件：集团各单位在经营活动中具有重要依据的各类文件,包括各类公文;

2、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等;

3、证照文件：经营活动中产生的各类证、照文件等;

4、资信文件：验资、审计、评估、权属等报告文件等;

5、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等;

6、征地建设文件

7、规划报建文件

8、竣工验收文件

9、声像信息类：集团具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等;

第三条收集归档：

1、坚持平时归档与年终归档相结合的原则;

2、凡属归档范围的文件,经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档,不得私自留存;

3、工程项目文件在各阶段形成过程中,有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理,不遗漏,不丢失,保证全套资料能够真实、完整齐全地向档案管理部门移交归档;

4、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的重要的有价值的文件资料,由主办部门收集存档,会议文件由会议主办部门收集存档;

5、归档的文件材料必须完整,层次分明,符合其自然形成规律,保持文件之间的联系,科学分类、立卷和编目,便于查找和利用;

在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列,一般批复在前,请示在后；正本在前,副本在后；如有大型图表或大于十六开的张页时,要进行技术折叠成A4

大小;

●不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,应在复文年立

房地产开发档案资料归档分类及密级表

2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.2
建设用地、征地、拆迁文件建设用地批准书及附图国有土地使用证及附图拆迁补偿安置协议土地出让合同及补充协议监控合同立案申请表物业管理合同招投标及备案物业管理合同监控合同销户核准完税证合同印花税预测成果报告书永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通
2.7.36 建设工程竣工验收档案认可书 2.7.37 建设工程竣工验收报告 2.7.38 竣工验收备案表 2.7.39 建设工程档案验收合格证 2.8 其他文件 2.8.1 2.8.2 2.8.3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4.1 4.2 房地产权属证明书房屋预售确权登记商品房预售许可证照片录音带计算机磁盘光盘缩微胶卷获奖证书、奖牌名人字画及其他贵重物品
2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.2.10 2.2.11 2.2.12 2.3
规划报建文件规划设计条件建设工程档案报送责任书配套设施建设费缴费证明书配套设施建设费缴费通知书建设用地规划许可证及附图总平面规划方案报建批复修建性详细规划的批复及附图、说明书建筑设计方案报建批复及附图建设工程规划许可证及功能明细表、审核书、放线册、报建图管线综合规划审查复函及附图永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通普通

房地产档案管理分类目录

档案管理制度之档案管理编号

行政类XZ工商税务等证照01资质管理02政府来文03总部来文04公司发文05公司会议纪要06制度一（执行版）07-1制度二（原版）07-2工程合同一 08-1工程合同二08-2其他合同08-3招标文件09投标文件10项LI证件及相关资料一 11-1项目证件及相关资料二11-2其他12人力资源管理类HR本部门、员工工作讣划及绩效考核资料01

在职员工档案02

离职员工档案03公司部门、员工工作计划及绩效考核一 04-1

公司部门、员工工作计划及绩效考核二04-2

劳动合同05社保、医保及其他保险06考勤记录07其他08财务部CW

财务管理制度01财务管理计划02年度报表03月度报表04会计账簿05 会计凭证06税务材料07审计报告08资产评估09本部门、员工工作计划及绩效考核资料10 其他11营销部YX本部门、员工工作计划及绩效考核资料01

业务合同02

市场调研资料03月度市场分析报告04营销管理制度05与代理单位往来

06销售日报07面积与测绘08预售证09预（销售）售合同10客户档案一 11-1 客户档案二11-2客户档案三11-3其他12

工程部GC政府来文01工程管理制度与技术标准02本部门、员工工作讣划与考核资料03

对外发文04与设计院往来05与监理单位往来06与主体施工企业往来07 与其他施工企业往来08

工程周例会09设计类10图纸类资料11现场签证和变更单12合同类一

13-1合同类二13-2工程周报、月报14工程检查15验收备案资料16工程资料17其他18

房地产档案管理分类[1]1

房地产公司档案管理制度之档案管理编号

行政类XZ

工商税务等证照01

资质管理02

政府来文03

总部来文04

公司发文05

公司会议纪要06

制度一（执行版）07-1

制度二（原版）07-2

工程合同一08-1

工程合同二08-2

其他合同08-3

招标文件09

投标文件10

项目证件及相关资料一11-1

项目证件及相关资料二11-2

其他12

人力资源管理类HR

本部门、员工工作计划及绩效考核资料01

在职员工档案02

离职员工档案03 公司部门、员工工作计划及绩效考核一04-1 公司部门、员工工作计划及绩效考核二04-2 劳动合同05 社保、医保及其他保险06 考勤记录07 其他08 财务部CW 财务管理制度01 财务管理计划02 年度报表03 月度报表04 会计账簿05 会计凭证06 税务材料07 审计报告08 资产评估09 本部门、员工工作计划及绩效考核资料10 其他11 销售部XS

本部门、员工工作计划及绩效考核资料01 业务合同02

市场调研资料03 月度市场分析报告04 销售管理制度05 与代理单位往来06 销售日报07 面积与测绘08 预售证09 预（销售）售合同10 客户档案一11-1 客户档案二11-2 客户档案三11-3 其他12

工程部GC 政府来文01 工程管理制度与技术标准02 本部门、员工工作计划与考核资料03 对外发文04 与设计院往来05 与监理单位往来06 与主体施工企业往来07 与其他施工企业往来08

工程周例会09 设计类10 图纸类资料11 现场签证和变更单12 合同类一13-1 合同类二13-2 工程周报、月报14 工程检查15 验收备案资料16 工程资料17 其他18

地产类项目档案归档目录一览表(档案室用)

国有土地使用证
长期长期长期
长期长期长期长期长期长期长期长期长期
长期
长期
长期
长期长期
附件10
/
/ 01 项目前期开发项目开发档案
/
005 项目重点证照
建设工程规划许可证
建筑工程施工许可证
商品房预售许可证房屋所有权证
地名使用批准书、命名批复 (报建)
工程报建表土地他项权利证明书
申请，复工申请按要求必须由权限人员签
字后归档
005 工程延期申请表
单独组卷，按时间顺序归档，原件，要
后附工程通知
006 工程量签证单（工程）
单（工程）、工程质量报验申请表、工程
通知单审批表
按项目
秘密
后附工程通知
007 工程量签单（营销、开
证单及附图发）、工程质
（营销、开量报验申请表
工程地质勘察报告
建设工程测量记录册
初步设计、技术设计图纸和说明
/
006 勘察、测绘、设计类文件
施工图设计文件审查意见、施工图审查通知书
建筑用地钉桩通知单
宗地测量成果报告书
放线、验线合格文件正负零报告人防咨询人防总规批复
人防初步设计审查意见书(含人防修改意见)

—房地产档案第四级分类表

—房地产档案第四级分

类表

Modified by JACK on the afternoon of December 26, 2020

鲁艺公司档案第四级分类表

一、项目档案（0）

（00）、综合类（13）、事务项

001、公司关于项目的会议纪要 130、综合

002、来往函件 131、公司注册相关文件

003、收条、交接手续、缴款凭据及各阶段交费证明 132、公司规章制度

004、经营及物业管理有关材料 133、公司会议记录、会议纪要

005、其它材料 134、工作计划、总结、报告（01）、基建文件 135、公司出版物、汇编材料等 011、决策立项文件 136、财产物资、档案交接凭证 012、建设用地、征地、拆迁文件（14）合同/协议

013、勘察、测绘、设计文件 141、事务性合同

014、工程招投标文件 142、银行借贷合同

015、工程开工文件 143、企业间借贷合同

016、商务文件 144、其它合同

017、工程竣工备案文件三、其它（4）

018、其它文件（41）、政策法规

（02）、监理资料 411、政府单位来文

021、设计监理资料 422、剪报、广告

022、监理管理资料（42）、产品相关资料

023、监理工作记录 421、公司机器设备说明材料 024、监理验收资料 422、产品介绍

（03）、施工资料 423、其它公司介绍

031、施工管理资料（43）分支机构/分公司档案 032、施工技术资料

033、施工物资资料

034、施工测量记录

035、施工记录

036、施工试验记录

037、施工验收资料

038、质量评定资料

房地产档案分类

档案管理分类

一、前期资料

1、立项文件永久：房地产开发建设项目手册、可行性研究报告及批复、立项申请报告、关于立项有关的会议纪要、环境报告书和批复或环境影响报表或环境影响登记表、商品房建设预备项目计划回执预备及正式、岩土工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、专家建议文件、固定资产投资项目年度计划等；

2、建设用地、征地、拆迁文件永久：土地挂牌拍卖相关资料、挂牌招投标中标资料、建设项目选址意见书、用地申请报告、征地拆迁安置意见及协议方案等、划拨建设用地文件、土地契税完税申请、土地契税完税证、坐标换算报告、土地印花税；

3、规划报建文件永久：坐标转换报告、建设工程测量、测绘成果报告书、红线地界桩点放点报告、地震评价报告、结构计算书、修建性详细规划的复函及附图及说明书、审定设计方案批复文件、初步设计审核文件、放线册白皮、建设工程报送责任书、管线综合规划审查的复函及附图；

4、专业报建文件永久：有关行政主管部门人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通信、保密、教育、白蚁防治、卫生、抗震、河流湖泊、门牌申请、项目命名、邮通申报等批准文件或协议,预售面积计算书,房地产权属证明书,房屋预售确权登记；

5、开工审批文件永久：督书及申报登记表、缴纳绿化建设费、缴纳劳动保险金证明、散装水泥及专项资金证明及申报表、临时施工证、门牌证明、权属证明书、命名函、开挖道路许可证、有关掘路占路的文件、余泥排放证、基坑支护设计评审意见的函；

6、管线报建文件永久：永久用水报装、永久用电报装、临时施工用水报装、燃气报装、有限电视报装、市政排水设施设计条件意见书；

房地产开发建设工程档案管理制度

房地产开发建设工程档案管理制度是指对房地产开发建设工程过程中产生的各类档案进行收集、整理、保存、利用和保管的一种管理制度。这种制度旨在确保房地产项目的完整记录，为项目的质量、安全、进度和成本控制提供依据，同时也为项目的后期运营、维护和管理提供支持。

房地产开发建设工程档案管理制度主要包括以下几个方面：

1. 档案的分类与归档：根据房地产项目的特点，将档案分为不同的类别，如设计文件、施工图纸、合同文件、质量检验报告、竣工验收资料等。各类档案应按照规定的程序和时间进行归档。

2. 档案的收集与整理：各参建单位应按照档案管理制度的要求，及时收集、整理和提交相关档案资料。档案管理人员应对收到的档案资料进行审核，确保其完整性和准确性。

3. 档案的保存与利用：房地产项目档案应妥善保存在专门的档案室或档案柜中，防止丢失、损坏和泄露。同时，档案管理人员应根据需要，为项目各方提供档案资料的查询、借阅和复制服务。

4. 档案的保管期限：根据国家和地方有关规定，对房地产项目档案设定不同的

保管期限。一般来说，重要档案的保管期限较长，如设计文件、施工图纸等；次要档案的保管期限较短，如质量检验报告、竣工验收资料等。

5. 档案的移交与销毁：房地产项目竣工后，档案管理人员应将项目档案移交给业主或物业管理单位。对于保管期满的档案，应按照规定程序进行销毁。

6. 档案管理的责任与考核：各参建单位应明确档案管理的责任人员，并对其进行培训和考核。对于档案管理工作不力，导致档案丢失、损坏或泄露的单位和个人，应依法追究其责任。

房地产公司档案分类方案及档号编制规则模版

档案分类方案及档号编制规则

1目的

1.1为规范档案工作流程，统一档号编制规则，结合公司实际，特制定本标准。

2适用范围

2.1本标准以公司全部档案为对象进行分类，制定了统一的分类方案及档号编制规则，适

用于总部各部门及城市公司、项目公司等档案管理工作。

3术语

3.1全宗号

全宗，指一个独立公司或单位在经营活动中形成的档案有机整体。比如，一个独立的项目公司形成的全部档案就构成一个全宗。

本标准中所说的全宗号，是指为方便管理档案，人为给立档单位编制的一个代号。不同公司的档案以全宗号区分开来。

3.2分类

分类号是以字母、数字形式标识档案内容、载体、特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。每个分类号下的案卷，均从“1”开始编号。

3.3项目号

项目即取得一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目。为此项目编制的代码即为项目号。

3.4案卷号

若干具有有机联系的文件组合而成即为案卷，案卷是档案保管的基本单位。将案卷按照一定的规则进行有序排列形成的顺序号，即为案卷号。一般以一盒为一卷，特殊情况也可一盒装多卷。

3.5件号

件号即卷内文件顺序号，反映文件在该卷内的位置，每一个案卷卷内文件件号均从1开始编写。

3.6档号

档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用以固定和反映文件排列顺序。本标准中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。档号要求具有唯一性，不得重复。

4档案分类规则

4.1本标准采用“问题（或事件）”分类法，即按照档案的具体内容进行分类，不采用

“机构”分类法，即按文件形成部门进行分类的方法。根据公司档案产生情况，初步分为九大类：证照档案、合同档案、文书档案、项目档案、声像档案、实物档案、专题档案、会计档案、人事档案。

房地产公司的档案管理制度

引言：

随着社会的发展和经济的进步，房地产行业逐渐兴起并成为一个庞大的产业。房地产公司作为这一行业的重要组成部分，需要建立完善的档案管理制度，以保证公司运作的顺利进行和信息数据的安全保存。本文将对房地产公司的档案管理制度进行系统介绍，包括档案的分类、整理、存档和销毁等一系列流程和规范。

一、档案的分类

1.1基本原则

房地产公司的档案应按照文件的性质、用途和形式进行分类。文件的性质包括行政、财务、管理等；文件的用途包括立案、审批、合同、报告等；文件的形式包括纸质文件、电子文件等。分类的基本原则是遵循归档主体的业务流程，将相关档案归类在一起，便于日后的查找和管理。

1.2分类标准

根据不同的管理对象和内容，房地产公司的档案可以按照以下分类标准进行分类：

-按照业务流程进行分类，如规划设计、项目立项、项目管理等；

-按照档案类型进行分类，如工作文件、行政文件、法律文件等；

-按照档案性质进行分类，如经营决策、资金管理、人力资源等；

-按照档案载体进行分类，如纸质档案、电子档案等。

1.3分类管理

二、档案的整理

2.1整理原则

档案的整理应遵循以下原则：

-完整性原则：确保档案的完整性，不遗漏任何重要文件；

-时效性原则：及时整理档案，降低数据丢失的风险；

-规范性原则：确保档案整理的流程和方法符合标准化要求；

-保密性原则：保护涉密档案，防止泄露。

2.2整理流程

档案的整理流程包括以下步骤：

-收集：收集所有相关的档案文件，包括纸质文件和电子文件；

-整理：按照一定的分类标准将文件进行整理，包括按照时间、主题、责任人等进行分类归档；

房地产开发全流程档案管理制度

一、总则

为加强房地产开发项目的档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我司实际情况，特制定本制度。

二、档案范围

1. 项目立项、可行性研究、规划设计、土地取得、拆迁安置、工程建设、竣工验收、物业管理等全流程产生的各类档案。

2. 项目相关会议记录、文件、报告、合同、协议、图纸、照片、录音、录像等。

三、档案管理制度

1. 档案收集

（1）各部门在项目开发过程中，应严格按照档案收集范围，及时、全面地收集各类档案。

（2）档案收集应遵循真实性、完整性、及时性原则。

2. 档案整理

（1）档案整理应按照档案分类、编目、装订等要求进行。

（2）档案分类应按照项目阶段、文件类型、责任部门等进行划分。

（3）档案编目应包括档案名称、编号、页数、形成时间、责任人等。

3. 档案保管

（1）档案保管应遵循保密、安全、方便查阅的原则。

（2）档案库房应保持通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防鼠等条件。

（3）档案保管人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

4. 档案利用

（1）档案利用应遵循合法、合规、便民的原则。

（2）档案利用人员应填写档案借阅单，注明借阅目的、期限等。

（3）档案借阅期限一般不超过30天，特殊情况可适当延长。

5. 档案销毁

（1）档案销毁应严格按照国家有关规定执行。

（2）档案销毁前，应经公司领导批准，并报上级档案管理部门备案。

（3）档案销毁应采取焚烧、化浆等方式，确保档案内容不被泄露。

四、档案管理职责

1. 公司领导负责档案管理工作的统筹规划和组织实施。

2. 综合办公室负责档案管理的具体工作，包括档案收集、整理、保管、利用等。