第三章 采购申请与采购计划

第三章 采购申请与采购计划
补充：采购人员的素质
▪ 才能方面
价值分析能力 预测能力 表达能力 专业知识 应变能力
▪ 品德方面
公正与诚实 临财不苟得 敬业精神 虚心与耐心
采购人员的素质要求
▪
专业形象
▪
应变能力
▪ 表达能力
▪ 时间管理 Skill
▪ 观 察力
对供应商产品了解 对技术了解 对市场了解
Knowledge 知识面广
管理有什么问题吗？ ▪ 3、GHE如何处理上述情况？
▪ P66 ▪ 复习思考题 ▪ 4题
作业
1、调查表格设计： （1）调查表的构成：一张完备的调查表
通常有以下几个主要部分构成。
1）调查内容； 2）调查表填写说明； 3）调查表编号； 4）被调查者的基本情况。
（2）涉及调查表的步骤：
1）根据调查目地设计调查提纲，便于向被 调查者提出问题；
2）根据调查提纲细化调查项目清单、编写 相应的命题；
3）按照调查表格的各个构成部分的要求， 设计调查表格；
第二节 需求分析
▪ 一、需求分析概述 ▪ 所谓“需求分析”，是指对要解决的问题
进行详细的分析，弄清楚问题的要求。 ▪ 企业要进行采购，首先需要解决采购什么、
采购多少、什么时候采购的问题。 ▪ 需求分析的任务就是解决“做什么”的问
题
▪ 二、需求分析的具体方法简介 ▪ 1、统计分析法 ▪ 2、推导分析法 ▪ （1）制定主产品生产计划 ▪ （2）制定主产品的结构文件
（6） 当别人对你怀有敌意时，你的反应是（ ） A. 不理会 B. 控制自己 C. 如常对待，希望改变对方看法
结果
▪ 计分： ▪ 答案是B的得1 分，A与C得零分。 ▪ 解析：
▪ 得5—6分者，你很懂得处理各种困难，有应变 能力。
▪ 得3—4分者，你的克制能力还不错，但仍有需 改进之处。
▪ 得1—2分者，你经常感到挫折，应变能力差。
▪ 亲合力
Attitude
诚实、乐观、自信、勤奋 耐心、积极、坚强、毅力
你是否具备应变能力？
（1） 你非常忙碌之时，有人来找你，你会（ ） A. 表现得很讨厌 B. 如常地打招呼 C. 告诉他你很忙。
（2） 你在家请客，食物已准备好了，但客人还未来。你会想（ ） A. 多等一会儿 B. 他是否发生什么事 C. 他也许不来
（3）某日约好喝茶，但那朋友临时打电话推辞了。你会感到（ ） A. 早知不约他，浪费了我宝贵的一天 B. 自己找节目 C. 真倒霉
（4） 你的工作很顺利的进行，但忽然因事延误了。你会（ ） A. 停顿下来不再继续 B. 想个办法 C. 觉得困难重重
（5） 你不喜欢一个人，但又必须跟他共同工作。你会认为（ ） A. 他要依靠你 B. 尽量友善的对他 C. 他会在背后说你坏话
（三）采购市场调查的方法：是指市场调查人员在 实施调查过程中收集各种信息所采用的具体方法， 采用的方法正确合理与否直接关系到调查目的的 实现，采购市场调查的具体方法有询问法、观察 法和试验法。
1、询问法：调查者用被调查者愿意接受的 方式向其提出问题、得到回答进而获得所需资料 的方法，具体可分为以下三种：
（五）采购申请单：
1、采购申请单的定义：它是采购作业流程的起点， 通常由使用部门或仓储部门等单位所签发的单据，其内 容详细记载了所需采购物料的详细信息，同时涵盖了请 购、采购、验收等三种签核流程，因此又称“物料管制 单”。
2、采购申请单的种类：根据采购具体内容的不同， 可以分为：
（1）一般采购申请单；
（1）问卷调查法；
（2）面谈调查法；
（3）电话调查法。
2、观察法：指调查人员在现场对调查 对象进行直接观察记录，并通过照相、录音、 和录像技术获得第一手材料。
3、实验法：是指把调查对象置于一定 条件下，观察其在一定范围内经济现象种子 变量和因变量之间的变动关系，了解其发展 趋势的一种调查方法。
（四）采购市场调查技术：采购市场调查技术主 要包括调查表格设计技术、询问调查技术和抽 样调查技术三个方面。
（二）采购申请的功能：采购申请一般来说具有以 下功能和作用：
1、确定需求和内容； 2、成本归属； 3、有利于管理； 4、节省费用。
（三）采购申请的注意事项：由于使用与采购 工作的分离，为了有效避免采购物品与申请 要求不相符，以下事项要特别注意：
1、由适当的采购申请人进行请购； 2、以书面的形式提出； 3、确定具体的需求内容和规格要求； 4、预算的限制。
（1）自由回答法：被调查者自由不受约束的 回答问题；
（2）二项选择法：又称非此即彼法、是非法、 强制法或者真伪法；
（3）多项选择法； （4）顺位法； （5）评定题。
3、抽样调查技术：调查资料最好用全面调查 获得，大需要大量的人力、物力和财力，通 常是抽样调查。
采取抽样调查要解决三个问题：
（1）合理的确定抽样方法； （2）合理确定样本的大小； （3）判断抽样调查的误差。
（2）资本支出请购单；
（3）特殊支出请购单。
3、采购申请单的办理部门：生产性质的有采购部 门负责；消费性质的由总务部门负责；专业服务型之类 的又申请部门直接办理或委托专业机构。
4、采购申请单的结构组成：由于采购工作会涉及众多部 门。该单据通常以颜色区分由若干联组成。
书上以六联为例：第一联（准购单）；第二联（验 收单）；第三连（验收单浮本）；第四联（采购通知 单）；第五联（物料验收单）；第六联（采购申请 单）。
▪ 在日常生活和工作中，通常是有了需求才 去采购和购买；对于企业来说同样如此才 能做到“有的放矢”，因此企业要给根据 各部门的采购申请来制定计划。
▪ 一、采购申请概述： ▪ （一）采购申请的定义：又称请购，指
企业各需求部门向负责采购部门提出在未 来一段时间所需物品及数量等相关信息， 并添置请购单交给采购部门的活动。
二、采购调查 ：采购作为物质流通过程的起点，是企业 将货币转划为商品进而将商品转化为货币的基础。
为此任何企业在采购前都要进行详细的采购市场调 查，了解市场发展趋势，为市场预测提供客观和正确的 材料。
（一）采购市场调查的作用：
1、市场调查的定义和种类：它是社会调查的 一个重要方面，以市场及与市场相联系的一切方面为对 象，了解其历史、现状及发展趋势的诸因素的活动。
第三节 采购计划与预算管理
▪ 一、采购计划 ▪ 采购计划是采购运作和管理的第一步，它
的制定可以保证企业物料的及时供应、降 低库存成本、减少紧急订购单和降低风险 采购率。
▪ 1、编制采购计划的目的 ▪ 确定合适时间 ▪ 确定合适数量 ▪ 配合公司生产计划与资金调度
▪ 确立材料耗用标准，以便控制材料购用数 量及成本
市场调查的种类：一类是指以市场为对象 的调查研究活动或调查工作过程；另一类是研究和阐述 市场调查理论和方法的一门科学。
2、采购市场调查的作用：运用科学的方法，收 集整理和分析信息，为了解市场行情和市场预 测提供客观和正确的材料。
（1）采购市场调查是企业进行经营决策的 基础；
（2）采购市场调查是调整和校正采购计划 执行情况的重要依据；
2、紧急采购申请：也就是非常规申请，时间 要求非常紧，所以易造成品质下降、价格偏高 等问题，企业要尽量避免紧急采购申请。其产 生原因通常有以下几个：
（1）存货管制失误；
（2）错失采购时机；
（3）生产或进货计划不当：预测如果发生 偏差也会出现紧急进货；
（4）采购申请的延误：由于使用部门、仓 馆部门或采购部门工作不力而造成的紧急采购。
4）对设计的调查表进行初步试验以便进一 步改进。
（3）调查表格设计应注意的几个问题：
1）确定调查的题目和项目，考虑调查需 要与是否可能性的结合问题；
2）调查表格的排列要清晰明朗，顺理成 章，便于回答问题；
3）调查表中的命题用语要通俗易懂简洁 明了。
2、询问调查技术：具体征询被调查者的命题设 计方式和方法。
（四）采购申请工作中应当特别注意的两个 问题：在采购申请阶段，采购人员会面临 以下两个问题，要妥善解决。
1、小量采购申请：类似于库存采购申请 也会出现20：80法则，且不同时提出，要 解决此问题关键是降低小量采购申请和采 购的批次，以下方法可以选择：
（1）减少品种；
（2）化整为零，集中采购；
（3）采取统购。（3）采购市场 Nhomakorabea查是改善企业经营管理的 重要工具。
（二）采购市场调查的程序和内容：
1、采购市场调查既是一项经济工作，又 是一项科学实验，为了保证它的科学性，必 须遵循一定的科学程序。
市场调查一般分为三个阶段七个步骤来进行： （1）确定采购调查目标； （2）确定调查项目和方案； （3）选择资料的收集方式。 （4）调查表格的设计； （5）收集调查资料； （6）分析整理； （7）编写调查报告。
第三章 采购申请与采购计划
▪ 现实工作中，我们常常通过制定计划来引 导工作。采购计划作为采购管理得的第一 个环节，包括采购计划和采购订单计划的 制定，其任务是根据市场需求、企业生产 能力和采购环境容量来制定采购申请单和 采购日程表，其目的是保证供应、降低库 存成本、避免应急单和降低采购风险。
第一节：采购申请
5、采购申请单的业务流程：
（1）申请单位首先填写并经主管领导签字后留存第六 联，其余交给采购部门承办。
（2）采购程序完成后，采购部门留存第一联，并将第 四联交于申请采购部门，其余三联交于仓储部门。
（3）当仓储部门验收采购物料后，自己留存第五联， 并交第二联于财务部门第三联于信息管理部门。
6、采购申请单实例讲解和要求 P46
▪ 2、影响采购计划制定的因素 ▪ 3、采购计划的编制程序
▪ 二、采购预算 ▪ 1、采购预算的概述 ▪ 2、编制采购预算的原则 ▪ 3、采购预算的作用和类型 ▪ 4、采购预算编制步骤及注意事项