收发文件管理制度.doc

收发文件管理制度4

收发文管理制度

为进一步规范做好公司公文处理工作，确保各项工作能够及时上呈下达，提高工作效率和工作质量，结合公司实际，特制定本制度。

一、收文

凡外部送达我公司的公务文件、信函和其他文字材料属于收文，收文归综合管理部管理，收文管理包括以下内容：

1．签收。投递到公司的收文，由门卫签收；到上级机关领取收文，由领取人签收；上级机关专人送来的文件或外出参会带回的文件，由综合管理部人员签收。签收人应将收件及时移交综合管理部。

2．拆封。拆封由综合管理部人员办理，其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲收”的信件，应交领导人自己办理。

3．传阅。对于收文需填写《公文传阅单》，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由综合管理部经理确定，按确定的传阅范围组织传阅工作。

4．归档。传阅后的文件要及时交回档案室，及时进行归档。

二、发文

以公司名义发出的文件、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容：

1．拟稿。以公司名义的发文，分别由综合管理部拟稿；涉及到其他部门或单位，由相关部门或单位拟稿。拟稿必须填写《文件发文单》，其标题、主题词、

发放范围、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。

2．核稿。综合管理部经理负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核并在《文件发文单》上签字确认。

3．签发。核稿后的发文，由行政主管及时送交公司领导审核签发。

4．编号登记。发文经公司领导签发后，由行政主管负责对发文进行登记和编号。

5．打印。经过编号登记后的发文，由行政主管负责安排打印。

6．用印。正式文件加盖公司印章。

7．送发及归档。发文、传阅或送发由综合管理部负责，公司发文的底稿及正式文件交综合管理部归档。

附：1、《公文传阅单》

2、《文件发文单》

山东鼎盛精工股份有限公司

2018年6月12日

公文传阅单

文件发文单鼎盛司发【】号

收发文件管理制度9

收发文件管理制度(草案)

文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料管理。

本公司各类文件统一由综合部办公室管理。

第一条收文的管理

1、综合部在收到文件的当天，由综合部文秘进行收文登记后送综合部部长签批，收文人按照综合部部长阅批意见办理、保存，办理人员在收文登记簿上签名，以示负责。需传阅的文件，由综合部负责转送传阅。

2、综合部收到上级和有关单位会议文件等急件，应及时登记在收文登记簿上，按有关规定程序通知综合部部长，不得拖延。

3、实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的文件应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

4、公文办完后，应根据文书立卷、归档。

5、凡外出参加会议带回的文件，应及时送综合部登记保管。

6.公文的签收

（1）单位所有文件(除领导订启的外)均由综合办公室(文秘)登记签收。在签收和拆封时，综合部(文秘)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

（2）对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果

其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

7.公文的编号保管

（1）综合部(文秘) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

（2）本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合部(文秘)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

8.公文的阅批与分转

（1）凡正式文件均需由综合部部长根据文件内容和性质阅签后，由综合部(文秘)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送总经理(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

（2）一般性质的函、电、通知等，可由综合部直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

（3）综合部文秘应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。

9.文件的传阅与催办

（1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将

有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合部文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”“拟办意

见”，公司办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示要求办理有关事宜。

（3）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，需办理借阅手续，以防止丢失泄密。

（4）文件阅完后，应交收综合部文秘，切忌横传。

（5）严格遵守保密制度，对有密级的问价应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

第二条发文的管理

1、严格执行公司内部发文程序及规范，发文工作要做到规范、准确、及时、安全，形成统一规范的编写格式和处理程序。

2、发文程序：

（1）由专职人员负责起草书面文稿，文字要准确精炼，用语要规范贴切，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密。

（2）书面文稿交由综合部文秘，由文秘递交综合部部长

进行审阅，审阅痕迹应保留在审核原稿上。

（3）经综合部部长审核的书面文稿，由文秘负责修订、打印、签发，发布文件时应按照发文审批表标注的相关对象和时间等要求进行发布。

（4）已经审批签发的书面文件应及时登记，存档。

（5）公司上报下发正式文件的权利归属公司综合部，各部门一律不得自行