文秘工作流程

文秘工作流程一览（部分）
总机电话的转接：
1、响铃三声内及时接听。

2、主动讲“你好，天高公司”，语调亲切，不做作。

3、及时转机，准确迅速。

4、如所找之人不在公司或正在开会或有其它事情无法接听电话，可留下对
方姓名、单位、电话并问“有事需要我转达吗？”如有则记录并及时转
达；如为急事，可分清对方身份告知其它联系方式。

5、询问价格电话：
分清对方身份转机大客户部或青岛办事处。

如遇情况不明的电话，可转宁主任，如宁主任不在，可转孙经理或矫总。

6、接听电话时如旁边电话铃响，应先告知通话对方稍等，然后请附近其他
同事帮忙接听并表示感谢。

7、通话不清或杂音太重时，不可大声叫喊，以免影响他人工作，应尽量清
楚的告知对方“对不起，电话不清楚，您可以重拨一遍吗？”或“您可
以留下电话，稍后给您拨，好吗？”如对方是手机，则可说：“可能信号
不好，请您调整一下位置好吗？”
8、转机时说：“请稍等一下。

”
9、应使用文明用语“您好、请问、谢谢、再见”等。

10、如因故不能接听电话时，要及交接给其他员工，确保总机的及时
接听。

11、如对方不知我公司经理贵姓或推销、介绍自己产品或业务时，可不
必转入经理办公室，文秘可代为接听并作好记录，事情重要可转达经理。

12、设立电话记录本，记录重要客户来电并迅速转达相关负责人。

发货、
提货时间、车号等也应记录在案并及时通知接货事宜。

13、已离职员工的电话，转至部门经理处，不要做任何答复。

长期离职
员工应问清意图，业务关系转至部门经理处，个人关系告之其已离职。

开门：
1、对讲门铃响起及时开门。

2、如门锁不灵，应及时下楼迎接开门，并立即联系修理。

方式有两种：
一、与光华公司直接联系，电话为5722932。

注：维修期内免费上门维修。

二、与物业联系，电话为5755116、5755112。

3、每早、中午确保有人留在前台，确保对讲门及时开启。

复印：
1、复印文件由秘书专人负责，复印文件必须是工作需要资料。

2、如秘书暂时不在，可向综合部经理申请派人复印。

3、复印后应于秘书处登记。

4、严格控制纸张数量，并及时补充纸张。

打字：
1、分清重要性和是否急用而先后打印。

2、打印清楚，不明之处可预览后一并询问；或将不清楚的地方标出，最后一并
询问，不能含混其词。

3、定稿前先出一份草稿给领导过目，修改之后定稿经确认无误出稿。

给各部门
各人在电脑文档中设一文件夹，各人要打的文档命名并存入相应文件夹内，以便于查找。

4、打字结束后应及时存档备份，以备不时之需。

5、确保电脑桌面整齐，随时检查，不必要的文件可删除。

6、节约用纸，打印时问清要用草纸还是新纸。

卫生清洁流程
1、卫生清洁并不是每天的第一项工作，要根据当天实际情况灵活
掌握。

首先要保证其它部门的正常工作。

一般情况下九点以后
打扫，每周大扫除一次。

2、最好在每天下班前，先检查一下各自的卫生区，有较脏的地方
可简单先打扫一下。

3、随时清洁，注意公司卫生，发现有不干净的地方要随时打扫，
以保证公司的全天洁净。

例：会议室、洽谈区。

注：卫生区分工见附件
办公用品的保管及发放：
1、办公用品由采购员统一采购、入库，文秘保管及发放。

2、员工领用办公用品需经部门经理同意后并填写申请表后方可领用。

3、领用时日期、数量、用途等需登记清楚，并由本人签名。

4、每月25日由秘书和财务人员盘点库存量，要求对物品的数量心中有数
并向各部门经理征求需求量并作好需求记录，通知采购员及时补货，以
保证公司日常工作的正常开展。

5、每月按各部门出办公用品领用报表。

办公用品的领用：
1、贵重物品、当事人不常用、不够级别的需填写领用单。

如：信纸、笔记本、签字笔、中性笔、文件架
2、小物件，若经理暂时不在可以先领用再由经理签字。

如：铅笔、橡皮、便笺纸、扣取纸、尺子、磁石扣
3、其他物品需由负责人让经理签字后按原手续领用。

4、若急需物品而经理不在，可先领用再签字或视情况通知经理。

礼品的保管与发放：
1、礼品由采购员统一采购、入库，文秘保管及发放。

2、业务员领用礼品需经部门经理同意后方可领用。

3、领用时日期、数量、用途等需登记清楚，并由本人签名。

4、礼品要每周清点库存量，向各部门经理征求需求量并作好需求记录，通知
采购员及时补货，以保证公司日常工作的正常开展。

5、每月出礼品领用报表和库存报表。

来客接待：
1、有客人来访时，首先应问明所要拜访的对象、是否预约、姓名等，请对
方坐下稍等，并及时转达。

2、根据客人意见延引客人至会议室及其他指定地点。

3、应根据客人情况或特别要求倒水或倒茶，热情接待。

4、如所要拜访的对象不在，则要询问清楚如是业务方面的问题是否可由
别的人员代为接待，如是私人事务，可作一下简单记录，代为转达。

5、客人告辞应礼貌道别并送至门口。

考勤：
1、每日考勤由考勤员统一考勤，考勤员应提前到岗，每天早晨正常上班时间
准点考勤。

2、考勤要清楚、客观，用规定的考勤符号考勤。

3、请假一般须事先填写请假条，事后补假应在上班第一天及时补填请假条；
请假条经部门经理签字后方可生效。

4、月底依据考勤簿作出当月考勤报表，做到及时客观公正。

收发信件报刊：
1、每日9点后取报纸信件。

2、任何信件均应尽快送达收件人本人手中，若本人不在公司，应在两天
内电话通知本人。

3、发信件包括快递、EMS应记录发件时间、信件去向等备案，并注意复
核地址等信息。

4、当日报纸送至仲总办公室内，并取回前一日报刊置于报刊夹，以供
他人阅读。

5、所订报刊杂志等见附注。

印发名片、通讯录：
1、公司名片应统一格式，印发名片员工首先要填写申请表，文秘要认真填
写、备案，并认真核对各项无误。

员工如要修改名片内容，应经经理
核查并批准后方可印发。

文秘处应留有最新、最全的名片，以便随时
印制。

2、及时订正补充完善通讯录，员工通讯方式如改变应及时通知秘书修改。

小改可用修正带，大改可重新更换原有通讯录。

3、联系电话/传真：5641581
联系人：郭强
订水及纸杯管理：
每次订两桶，一般于第二桶开始用时预定。

如有特殊情况特殊处理。

饮水机由专人负责定期清洗和维修。

订水电话：3861288
售后服务：3878323
严格控制纸杯的使用，纸杯只在待客时使用，其他员工不得使用。

如有特殊情况，需向负责人说明情况后使用。

空调：
1)空调由专人负责，其他人不得随意开启和关闭。

2)空调负责人根据具体情况开启和关闭空调，以免造成不必要的浪费。

3)下班前应注意检查一下空调开关情况。

4)遥控器应放置妥当，不能随意搁置桌面。

注：空调负责分工表
档案管理：
文件、通知、天高报、快件收发等要有专门的文件夹或笔记本记录存档，并由文秘统一存放管理。

门窗及电器安全管理：
每日下班前检查所有窗户及电器，确保下班后窗户、空调、电脑、饮水机等电器处于安全关闭状态。

有责任提醒尚在加班人员离开前关闭所有门窗及电器。

以上如有遗漏，应及时补充。

在遵守以上规定的同时，可根据情况随机应变。

2002年订阅杂志、报刊：
（1）计算机世界 1-12月周刊（置报刊夹最新一期，前三期
置于书橱）
（2）财会月刊 2-12月半月刊（财务部）
（3）经理人 3-12月月刊（仲总）
（4）销售与市场 2-12月月刊（仲总）
（5）青岛日报 1-12月日刊（仲总）
（6）青岛财经日报 6-11月日刊（仲总）
如遇问题可拨打电话咨询：
查询电话：3898950
订报电话：5726722
投递查询电话：3892325
注：订阅明年杂志时，应于今年10月20号左右到闽江路邮电局办理续订手续。

半年/全年均可。

报刊可与发行处联系办理续订手续。

半年/全年均可。

报刊杂志的订阅步骤：
1、与邮局联系可上门送达目录清单以供参考。

2、征询个人（经理）意见，记录备案。

3、列出详细书目。

4、请仲总批示。

5、邮局、发行处订阅。