知识产权管理内部审核程序文件表模板
知识产权内审检查表
表单编号： 版本号：A0
审核区域
公司各部门
审核员
岳勇
审核日期
20XX.12.12/12.13
接待人员
标准
章节
二级指标
检查内容
审核记录
4.知识产权管理体系
文件控制
1.是否建立文件管理程序
知识产权信息发布审批记录
2.是否在文件发布、修订后再发布前进行审核
外来文件与记录文件
3.是否建立知识产权外来文件和记录文件管理程序
信息控制程序
31.是否建立信息发布审批程序
知识产权发布信息控制程序
32.是否建立专业的知识产权数据库
无
7.
基础管理
获取
33.是否进行知识产权获取前的检索
检索报告
34.是否保持获取记录
技术交底书
35.是否保障发明创造人的署名权
专利、商标、著作权管理台账
36.是否明确知识产权获取的方式和途径
知识产权获取跟踪表
57.承担涉及国家重大专项等政府项目时，是否符合其知识产权要求
无
保密
58.是否明确涉密人员管理规定
商业秘密管理制度
59.是否规范可能造成知识产权流失的设备管理规定
商业秘密管理制度
60.是否规范涉密信息的管理规定并形成记录
公司商业秘密一览表
61.是否明确涉密区域管理要求并形成记录
涉密区域图
8.实施和运行
岗位说明书
17.是否建立知识产权培训计划
培训计划
18.是否组织进行知识产权管理人员的教育培训
培训记录
19.是否组织进行与研发等和知识产权密切岗位的人员进行知识产权培训
培训记录
20.是否组织进行不同岗位的知识产权培训
知识产权内审检查表
备注：判定中“√”表示“符合项”；“○”表示“观察项”；“×”表示“一般不符合项”；“△”表示“严重不符合项”。
受审核部门
总师办（知识产权办公室）
接待人
审核组成员
审核时间
2014年4月16日
序号
标准（文件）条款
审核内容
审核方式
审核记录
判定
1
是否在手册中明确规范在企业中的适用条款
询问、查阅
《知识产权管理手册》的编写按照GB/T29490-2013要求编写，没有进行条款的删减。公司手册完全符合标准要求。
询问
知识产权和程序文件作为年度评审的内容之一，在评审中对不适用的部分进行修订。确保知识产权手册的有效性。
√
5
是否有形成文件的知识产权外来文件与记录控制的程序
询问、查阅
经查询，公司已经形成《知识产权外来文件与记录控制程序》，并经过批准发行使用。
√
6
外来文件的管理是否进行了有效管理
询问、查阅
经查询，暂无外来文件。
√
13
是否建立法律法规信息传达的渠道或途径，确保员工及时获得的法律法规信息
询问、查阅
在OA上建立知识产权法律法规文件夹，将相关法律法规文件进行公示。所有人员可进行知识产权法律法规的查询。
√
14
信息资源
是否建立形成文件的信息资源管理文件，规定信息资源管理所需的控制要求
询问、查阅
建立了《知识产权信息资源控制程序》对知识产权信息进行管理。
√
9
知识产权的运行中的各项活动是否得到策划，确保其在实施过程中的有效管理
询问
知识产权的有管理主要通过知识产权目标的考核，内部审核、管理评审三个方面进行。1-3月的知识产权目标均达成说明知识产权体系运行是有效的。
知识产权体系内部审核检查表(生产部)
□《生产活动记录》
查看生产活动中形成的记录（不限于以上活动的记录），是否有效管理
《生产工单》《入库单》《工艺作业指导书》，记录保存5年，归档保存。
√
说明：√符合×严重不符合：资料完全缺失○一般不符合：有资料，但内容不齐全或不符合△观察项：待进一步观察或未发生相关业务或活动
表单编号：
受审核部门
生产部
被审核人员
XXX
内审员
BБайду номын сангаас
审核日期
序号
标准条款
审核内容
审核方法
审核记录
判定
1
8.4实施和运行—生产
a)及时评估、确认生产过程中涉及产品与工艺方法的技术改进与创新，明确保护方式，适时形成知识产权；
□《技术改进和创新报告》
暂未发生技术改进和创新活动
△
□35-知识产权评估报告
查看企业在生产阶段近期有哪些技术改进和创新成果，抽取其中几个，了解它们的评估和确认记录，查看知识产权保护方式
b)在委托加工、来料加工、贴牌生产等对外协作的过程中，应在生产合同中明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等，必要时应要求供方提供知识产权许可证明；
□《合同》□30-合同知识产权审查表
体系运行以来，暂无对外协作活动
△
□《知识产权许可证明》
查看委托加工、来料加工、贴牌生产的合同，是否包含有关知识产权条款（知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等）
知识产权管理体系内审检查表
知识产权管理体系内审检查表编号受审核部门研究院（技术部）接待人审核组成员审核时间序号标准（文件）条款审核内容审核记录判定1.4.2.2文件控制是否进行文件管理 a.文件分类、分密级管理；b.文件编号、借阅及阅读管理；c.失效文件管理；d.执行记录文件按照每个项目归档（包括原理图、……），文件封面盖有“秘密”章。
2.是否在文件发布、修订后再发布前进行审核 a.文件发布、修订后再发布前审核规定；b.审核记录所有文件下发前均进行审批3.5.3.2知识产权目标目标内容完成4.7.5合同管理技术合同是否添加并规范知产相关条款（权益归属，许可等相关内容），并经审批技术合作开发合同知识产权条款审查由知识产权部主管审核总经理批准5.涉及国家重大专项的政府支持项目，遵守国家重大专项的知产要求遵守6.7.6保密涉密区域的管理技术部设立门禁，禁止闲人进入7.涉密信息的管理文件盖秘密章，技术文件保存期限10年，传阅方式根据档案管理办法借阅8.明确涉密人员的保密等级、接触权限技术部门主管机人员密级，设计人员秘密级，每人电脑设置权限9.8.1立项是否在立项前对项目所涉及的知识产权信息进行调查，做全面的分析；明确潜在的合作伙伴和竞争伙伴，形成清单；进行风险评估体系运行以来，共计立项10项，查有项目检索报告、（检索分析了项目关键技术知识产权状况、地域分布、权利人信息），竞争对手情况，风险评估10.风险评估分析报告（可以写进立项报告内）立项报告有风险评估分析11.8.2研究开发对知产信息和竞争对手的状况进行检索分析进行专利、非专利文献检索，并进行分析12.项目知识产权规划明确项目创新点，规划是否申请知识产权，是否海外布局13.跟踪监控，监控，定期检索与项目相关的知识产权14.期间督促监管每一阶段都会通过召开例会讨论项目进展，发现问题及时解决15.对研发成果评估，并明确保护方式、权益归属等项目总结报告，明确创新点，保护方式（专利申请或商业秘密或专有技术）编制：年月日批准：管代年月日。
知识产权内部审核检查表-3 技术部
内部审核检查表受审部门技术部部门负责人或陪同人员？审核员？审核日期xxx审核依据GB/T29490-2013企业知识产权管理规范、本公司知识产权管理体系文件、相关的法律法规及其他要求条款号审核内容现场审核记录审核评价5.3.2知识产权目标随机抽样，调查员工对知识产权方针的理解情况。
基本了解。
√5.2知识产权方针询问人员对于部门分解目标的理解及执行情况。
了解本部门知识产权目标，回答清晰。
√5.4.2机构询问本部门的知识产权主要职责是什么。
对本部门工作职责理解清楚。
√6.4信息资源1、查看关于知识产权信息获取的程序文件；2、询问是否有知识产权信息收集的渠道；3、查看信息收集记录。
1、有知识产权信息资源控制程序；2、各部门在工作过程中都会通过国家知识产权局、省政府官网、网络等渠道获取并利用信息；3、研发人员定期对竞争对手和所属领域的知识产权信息进行了收集分析利用，有相关记录。
√7.3.4标准化1、询问公司参与标准化工作的工作流程；2、查看现有参与制定标准工作的记录。
没有参加标准化组织。
√7.3.5联盟及相关组织1、询问公司参与联盟的名称及职责；2、询问联盟活动的组织与参加情况。
没有参加知识产权联盟及其他组织。
√7.6保密1、询问部门内部的保密管理情况；2、查看保密区域是否有保密措施；3、询问哪些设备可能造成知识产权流失，是否有涉密设备使用记录；4、涉密信息的保存、借阅、使用登记记录。
对部门员工宣传过保密的重要性，并采取了电脑加密、锁门锁柜等保密措施。
√8.1立项1、询问研发人员是否进行立项前检索，进行知识产权风险评估。
2、查看立项前的知识产权检索报告；3、查看项目立项报告。
1、查看项目的立项前检索报告、分析记录和立项报告，明确了项目的可行性，明确了潜在的合作伙伴和竞争对手；2、分析了项目的知识产权风险，填写了立项报告，并计划以技术秘密和专利形式保护。
√8.2研究开发1.查看检索报告；2.查看知识产权规划；3.查看规避设计记录；1、有项目开发过程中的检索报告；2、未进行规避设计；3、对研发成果进行了检索评估，并以技术秘密保护；√。
知识产权内审检查表
无企业出售及资产剥离情况发生。
√
33
7.3.4标准化
企业是否有参与标准化组织？企业是否了解和熟悉标准化组织的知识产权政策和工作程序？
询问
没有参加标准化组织
√
备注：判定中“√”表示“符合项”；“○”表示“观察项”；“×”表示“一般不符合项”；“△”表示“严重不符合项”。
询问、查阅
经查询，公司已经形成《知识产权外来文件与记录控制程序》，并经过批准发行使用。
√
6
外来文件的管理是否进行了有效管理？
询问、查阅
经查询，暂无外来文件。
√
7
外来文件获取时间及来源是否可识别？
询问、查阅
经查询，暂无外来文件。（外来文件记录表中对外来文件的填写要求包括获取时间及来源等信息）。
√
8
是否规定了记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处理的方式？
询问、查阅
公司制定《知识产权管理评审控制程序》，按照程序文件的要求每年对公司进行知识产权体系的评审，各部门提前准备评审输入资料，通过会议进行评审。
√
16
是否根据管理评审结论进行工作改进？
询问
管理评审的问题均形成改进意见，改进工作由知识产权部门进行监督跟进。
√
备注：判定中“√”表示“符合项”；“○”表示“观察项”；“×”表示“一般不符合项”；“△”表示“严重不符合项”。
询问、查阅
尚无投融资的情况发生。
√
30
7.3.3企业重组
是否有发生企业重组的情况？
询问
无企业重组情况发生。
√
31
企业合并或并购前是否进行知识产权的尽职调查？
询问、查阅
无合并与并购情况发生。
√
IP-R-9004 知识产权内审报告
本公司知识产权管理体系文件、GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》、法律法规及有关合同
审核时间
20XX年12月18日--12月19日
受审核部门
管理者代表及知识产权贯标各部门
审核小组
组长：XX组员：XX
审
核
综
合
情
况ห้องสมุดไป่ตู้
1、审核的实施情况：
12月18--19日，审核小组对XX有限公司知识产权管理体系进行了现场内审，在审核过程中，得到了公司领导的高度重视，也得到了各部门的积极配合和支持。内审员对此次审核认真负责，客观公正，他们通过交谈，查阅文件记录、现场观察等方法收集客观证据，并认真做好检查记录，对不符合或做得不够的均与受审核方负责人一起进行了沟通与确认。12月19日上午的末次会议通报了审核结果，向各受审核部门提出了应纠正的不符合项，确认了责任单位，提出了整改纠正的完成期限。
2、存在的问题：
本次审核，共开具了1份《不合格报告》，为一般不合格，原因是公司GB/T29490-2013知识产权管理体系文件发布时间不久，各部门对文件不熟悉，没有很好的学习和理解，在运行过程中，各操作人员及管理人员的思想观念没有转变过来。各部门应加强学习，彻底改变思想观念。
3、体系运行符合性、有效性总结结论：
编制:批准/管代：
日期：20XX.12.19日期：
XX有限公司
内部审核报告
表格编号：IP-R-9004
审核目的
通过审核，确定本公司知识产权管理体系各项活动是否符合GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》标准要求，并得到有效的实施与保持，同时为认证审核做准备。
审核范围
GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》标准所要求的各要素及所涉及的相关部门。
知识产权技术部内审核查表含审核记录
b)专利审查意见书
c)专利的受理通知书、补正/分案/撤回通知书（若有），专利公布或公告的通知书
d)专利权的期限终止和无效，专利权的转让、放弃和撤回，专利实施的强制许可等方面的文件
e)政府机构出具的专利缴费证明、专利证书
f)关于对专利权纠纷的外来文件，及技术部在纠纷处理过程中形成的记录文件。
5、经询问，目前暂未对知识产权进行分级管理，公司目前也无此要求
√
√
√
√
√
管理体系要求
Requires
审查内容
The content of audit
审查方法
The methods of audit
现场审核记录
Record of auditing on the site
符合
Yes(√)
不符合
No(×)
新研项目的立项与研究开发阶段的知识产权管理
产品升级变更的知识产权调查
2、配备了用于专利检索与分析的himmpat专利检索系统。
√
GB/T 29490
5.3.2*
1、询问技术部的知识产权目标是什么？查其目标规定文件及目标完成情况。
询问
查记录
1、技术部的知识产权目标及完成情况为：
序号
目标及指标值
统计时间周期
3、查2021.12.1以后，未发生申请主责专利、软著等知识产权的情况。
4、查2021.12.1以后，未发生申请主责专利、软著等知识产权的情况。
5、查2021.12.1以后，未发生申请主责专利、软著等知识产权的情况。
6、查2021.12.1以后，未发生申请主责专利、软著等知识产权的情况。
7、技术部经理知晓在申报专利时，发明创造人员应享有署名权。查实用新型专利“一种极群测量辅助夹具”，发明人员李皎、张双地均进行了署名。
公司内部知识产权审批表流程
公司内部知识产权审批表流程一、知识产权审批概述1.定义（1）知识产权类型①专利②商标③著作权2.目的（1）保护公司创新（2）维护市场竞争力（3）避免法律风险二、提交申请1.申请人准备（1）确认知识产权类型（2）收集相关材料①技术文档②产品说明书③设计图纸2.填写审批表（1）下载审批表（2）填写基本信息①申请人姓名②部门信息③申请日期（3）填写知识产权信息①知识产权名称②申请理由③预期效益三、提交审批表1.提交方式（1）电子邮件提交（2）内部系统提交（3）纸质文件提交2.确认提交（1）获取提交确认（2）确认审批表是否完整四、审核流程1.初步审核（1）部门主管审核①确认材料完整性②评估申请合理性（2）法务部门审核①法律合规性检查②潜在风险评估2.复审流程（1）专业委员会审核①知识产权专业评估②相关技术评估（2）高层管理审核①战略符合性检查②资源分配评估五、审核结果通知1.通知方式（1）电子邮件通知（2）内部系统通知2.结果内容（1）申请通过（2）申请不通过①原因说明②反馈建议六、后续工作1.申请备案（1）备案信息录入（2）建立档案2.知识产权申请（1）申请专利①准备申请材料②提交申请（2）注册商标①准备注册材料②提交注册七、监督与反馈1.定期审查（1）评估知识产权使用情况（2）监测市场风险2.用户反馈（1）收集使用反馈（2）评估改进建议八、政策与培训1.制定知识产权政策（1）更新审批流程（2）确立责任分工2.定期培训（1）员工培训计划（2）知识产权意识提升。
知识产权内审检查表-管理者代表(参照模板)
定于 2016 年 11 月进行内审，组织并主持内审
8. 9.3 分析与改进 工作中还代)：
进一步加强内部沟通，提高员工知识产权意识，理 解贯标的意义。
年
月
日
知识产权管理体系内审检查表
受审核部门 管理者代表 审核组成员 序号 标准（文件）条款
审核内容
1. 4.2.1 总则
2.
是否根据公司情况建立适用的完整的知识产权体系管理文件 公司建立的知识产权文件的下发实施是否已通过审批
接待人
审核时间
审核记录
判定
体系文件包括方针、目标、手册、程序文件、制度 及记录
文件已通过审核批准
5.
同时根据最高管理的管理意见对公司的知产工作作出调整
题解决问题
6. 5.4.3 内部沟通
是否建立内部的沟通渠道，定期对知产工作产生的问题困难等进行沟 公司通过各部门设立知识产产权联络员、通过 OA、
通
例会、电话、QQ、微信等方式进行内部沟通。
7. 9.1 总则
明确并策划知产管理体系审核和改进所需的监控、审查和改进过程
确保知识产权管理体系的建立、实施和保持等工作及其所需的资源落
3.
已落实到位，保证了知识产权管理体系运行
实；保证知识产权外部沟通的有效性
4. 5.4.1 管理者代表 普及公司的知识产权方针目标，加强公司全体员工的知识产权意识
通过培训、宣传、公司 OA、局域网等手段普及知识 产权方针
定期向最高管理者汇报公司知识产权工作的进度、绩效、改进需求等， 每月向总经理汇报知识产权实施情况，及时发现问
知识产权内部审核检查表-1 管理层
5.1管理承诺
询问是否明确最高管理者的知识产权职责。
1、手册中明确了最高管理者的职责；
2、总经理制定并发布知识产权方针、知识产权目标。
√
5.2知识产权方针
1、询问是否制定并发布知识产权方针；
2、谈谈方针是否与企业经营发展相适应，得到全体员工理解。
1、已经制定了知识产权方针，并经总经理批准后签发；
2、通过发文、会议、培训等方式宣传知识产权方针。
√
5.3.2知识产权目标
查看目标审批记录。
公司建立了长期目标和中期目标，年度目标分解落实到各部门。
√5.4Βιβλιοθήκη 1管理者代表1、查看任命管理者代表任命书；
2、询问是否了解管理者代表职责。
1、管理者代表任命书由总经理签发；
2、管理者代表对管理职责回答清晰。
√
5.4.3内部沟通
谈谈公司有哪些内部沟通的方式。
内部审核检查表
受审部门
管理层
部门负责人
或陪同人员
？
审核员
？
审核日期
xxx
审核依据
GB/T29490-2013企业知识产权管理规范、本公司知识产权管理体系文件、相关的法律法规及其他要求
条款号
审核内容
现 场 审核记录
审核评价
4.1总体要求
谈谈公司建立知识产权体系的目的，贯标活动开展的情况。
为了适应市场的发展，提升知识产权管理运用能力，进行了知识产权贯标活动，公司知识产权方针与目标一致。
通过邮件、QQ、电话、微信、会议等方式进行内部沟通。
√
5.5管理评审
1、询问是否定期进行管理评审；
2、管理评审按什么程序进行的。
按照体系文件的要求每年对公司进行知识产权体系的评审，知识产权体系目前尚未组织管理评审。
知识产权人事行政部内审核查表含审核记录
2、询问人事行政部是通过何种方式来明确发明创造人员享有的知识产权相关的权利和负有的义务？是否形成了相应的文件或记录（如合同、协议或其他文件、记录）？
3、询问，人事行政部是否对研发等与知识产权关系密切的岗位进行了如竞业限制等重点管理？
100.0%
4
离职知识产权事项提醒率≥95%
2021.12.6-2022.3.11
10.0%
其中
“入职员工知识产权背景调查率≥95%”未完成，未完成原因是体系推行部门与本部门的信息传递不畅，推行部门认为是从体系文件发布之日（即2021.12.6号）起实施，执行部门的理解是从2021年2月起实施，两个部门信息沟通不畅造成了理解差异，且已于2022.3月整改完毕。
4、查是否对研究开发、知识产权体系工程师等与知识产权关系密切的岗位人员进行了知识产权培训？培训实施效果采取何种形式进行评价？是否形成了培训效果评估记录？
询问
查记录
1、查2022-2023年公司培训计划中，制定了关于技术部工程师、采购部采购人员、销售部销售人员的教育培训计划。
2、查2022.2.16-17进行了知识产权内审员培训
“离职知识产权事项提醒率≥95%” 未完成，未完成原因是蓝领员工旷工、拒绝签署等客观原因造成，无法整改
×
管理体系要求
Requires
审查内容
The content of audit
审查方法
The methods of audit
现场审核记录
Record of auditing on the site
不符合
No(×)
GB/T 29490
知识产权办审核表_修正版
山东金宝电子股份有限公司
SHAN DONG JINBAO ELECTRONICS CO.,LTD.
ZSCQ现场审核记录
审核区域：知识产权办公室页码：
审核员：审核时间：月日检查表审核记录条款号评估
部门职责
部门目标
文件要求/总则
文件控制
知识产权手册外来文件与记5.4.2 5.3.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4
录
法律和其他要求的控制如何？
基础设施
有哪些与专利、著作权有关的信息？内部信息有哪些？
外部信息有哪些？
有哪些专利管理规定？
近1年有无获取新的专利？各种记录是否齐全？5.3.3
6.2 6.4
7.1
公司专利的维护情况？
公司专利的运用
实施、许可和转让：公司专利的数量及实际使用情况
投融资/企业重组专利的使用
标准化/联盟及相关组织中专利的使用
有无进行风险管理/
有无争议处理？有无知识产权相关监督等记录？7.2
7.3.1
7.3.1
7.3.2/7.3.3
7.3.4/
7.3.5
7.4.1/7.4.2
有何合同？管理如何？
有何保密文件及措施？
立项
研究与开发记录是否齐全？
生产过程技术文件的发放7.5
7.6
8.1 8.2 8.4。
知识产权管理体系认证知识产权体系内部审核检查表-财务部
a)用于知识产权申请、注册、登记、维持、检索、分析、评估、诉讼和培训等事项
□《知识产权支出记录账目》
抽查预算费用的支出
---
△
b)用于知识产权管理机构运行
□《知识产权支出记录账目》
抽查预算费用的支出
---
△
c)用于知识产权激励；
□《知识产权支出记录账目》
抽查预算费用的支出
---
△
d)有条件的企业可设立知识产权风险准备金。
编号：**920-38 A0
受审核部门
财务部
被审核人员ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
XXX
内审员
B
审核日期
-7-24
序号
标准条款
审核内容
审核方法
审核记录
判定
1
6.3资源管理—财务资源
应设立知识产权经常性预算费用，以确保知识产权管理体系的运行：
□《16-知识产权费用预算表》
查看企业有无设立知识产权经常性预算费用
有制定年度《16-知识产权费用预算表》
□《知识产权风险准备金》
---
△
说明：√符合×严重不符合：资料完全缺失○一般不符合：有资料，但内容不齐全或不符合 △观察项：待进一步观察或未发生相关业务或活动
知识产权管理体系认证知识产权体系内部审核检查表-采购部
√
c)在采购合同中应明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ担等。
□《采购合同》
□30-合同知识产权审查表
抽取查看采购合同，委托生产采购合同，是否包含有关知识产权条款，（知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等）。
抽查2份《采购合同》，有增加知识产权条款，合同模板在签订前有进行合同知识产权审查。
编号：**920-38A0
受审核部门
采购部
被审核人员
XXX
内审员
C
审核日期
-7-25
序号
标准条款
审核内容
审核方法
审核记录
判定
1
8.3实施和运行—采购
a)在采购涉及知识产权的产品过程中，收集相关知识产权信息，以避免采购知识产权侵权产品，必要时应要求供方提供知识产权权属证明；
□《供方知识产权权属证明》
抽查两家供应商有提供权属证明
√
□64-供应商知识产权审查表
查看以上合同中供应商的评审资料，是否针对供应商进行必要的知识产权信息收集和评审。
抽查2家供应商，有对供应商进行《64-供应商知识产权审查》
√
b)做好供方信息、进货渠道、进价策略等信息资料的管理和保密工作；
□《采购信息资料管理记录》
查看采购过程中产生的商业**信息如何管理，并评价现场实施情况是否符合企业的保密管理要求。
√
说明：√符合×严重不符合：资料完全缺失○一般不符合：有资料，但内容不齐全或不符合 △观察项：待进一步观察或未发生相关业务或活动