教你如何填写职位说明书-(非常详细看了就会)

关于某项工作（上级）可以用主持、组织、指导、安排、协调、监督、 管理、会同、审批、审定、签发、批准、评估等动词；
思考行为可以用研究、分析、评估、建议、参与、推荐、计划等动词； 直接行动可以用组织、执行、指导、控制、监管、采用、参加、阐明、
解释、提供、协助等动词； 上级行为可以用批准、指导、确立、规划、监督等动词；
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1、如何填写“职位名称”
❖ 职位名称是对工作名称的进一步明确，规范职位的名称有利于 进行职位管理；
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2、如何填写“所在部门”
❖ 所在部门是指该职位所属的机构或部门； ❖ 繁简程度要是企业具体情况来定，原则是应该写到该职位所属
的最小组织细胞； ❖ 一般会有以下几种情况：
• 机构或公司的正职和副职填写所在机构或公司的名称； • 各部门人员的所在部门填所在机构或公司及对应部门的名称；如果
管理知识是针对管理职位或兼有管理职能的职位而言的，是指该职 位在进行管理工作时所必须具备的知识；
例如： 作为一个室主任，必须知晓必要的财务知识、人力资源管理知识、
时间管理知识等等； 一个集团企业管理部经理应具备的业务知识有：熟悉集团公司相关
管理制度、体系、规范、标准、组织机构和各部门职能、相关工作 的运作流程 ；知晓业务流程重组与改进的知识 ；熟悉分解及分派 任务、时间管理、监督与指导工作、领导、考核激励、沟通、培训 开发的方法和技巧 ；熟悉团队间建立合作伙伴关系的方式与方法 ； 熟悉信息调研的方法和相关信息来源的途径
则处长的直接上级是否部门正职，各处内的员工直接上级是该处处长；
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4、如何填写“职位薪资等级”
❖ 职位薪资等级是指该职位经过职位评估和薪酬设计后的薪资等 和级别的位置
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5、如何填写“职位编号”
❖ 职位编号是指职位的代码，组织中的每个职位都应当能有一个代码； ❖ 编码的繁简程度视企业具体需要而定； ❖ 职位编号的目的是为了便于快速查找所有的职位； ❖ 职位编码的步骤：
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9、如何填写 “职位位置”
❖ 职位位置表明本职位在整个组织中所处的层级和位置； ❖ 例如：某公司招聘主管的职位位置：
主管副总
二级主管职位名称 直接主管职位名称
人力资源部经理
同一直接主管之下的，平级的 其他职位名称
劳资主管
培训主管
招聘主管
薪酬主管
考核主管
招聘专员
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10－1、如何填写“职责要求”
❖ 职位说明书中的考核指标只需到考核方面即可，在考核制度中 将会对考核指标进行标准分级的描述
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12、如何填写“任职资格”
❖ 任职资格是决定职位价值、招募、培训等的重要依据； ❖ 任职资格的规定要严格界定为工作所要求的，必须从理论或者
实证地证明与工作绩效有因果关系； ❖ 任职资格是对应职者的要求，不是针对现有人员的要求； ❖ 任职资格包括以下这些项目：
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10－5、如何填写“职责要求”
管理行为可以用达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督等 动词；
专家行为可以用分析、协助、促使、联络、建议、推、核对、收集、获得、提交、办理等动词；
例如：在编制某一文件的过程中，部门负责人组织拟订文件，一般文员可能只是 按部门内主管的要求收集一些资料，然后主管草拟文件，主管副总审核文件并提 出意见，总经理最终批准文件。这些动词清楚、准确的表明了相应职位在流程中 的权限。
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12－4－1、如何填写“技能要求”
技能包括基本技能和业务技能； 这些技能都应区分其熟练程度。对于外语和计算机的应用等技
能可以参照国家统一规定的级别来区分。例如：英语四级、计 算机三级；对于没有国家统一规定的技能可以用行业标准或本 所标准来加以区分。 基本技能是指完成各种工作时都需要具备的通用的操作技术。 通常指“写作能力、外语能力和计算机能力”； 例如： 一个大的集团办公室主任应具备的基本技能有：外语四级，能 够阅读一般英文资料，能用外语进行日常交流；能够熟练使用 OFFICE办公软件；能够撰写集团领导的发言稿、宣传材料以 及以集团公司名义下发的文件、报告； 一个预算工程师应具备的基本技能有：良好的公文写作能力； 能够阅读专业英文资料；熟练掌握数据库管理、工程造价相关 软件及网络应用
❖ 职位设置的目的部分还应当描述工作的总体性质，因此只列出其主 要功能或活动即可。这样，对于车间的编程员来说，其职位设置的 目的可以描述为：“指导所有的数据处理的操作、对数据进行控制 以及满足数据准备方面的要求。”对于物料科经理这一工作来说， 它的综述可以描写为：“组织购买、运输以及存储和分配生产线上 所需要的所有材料。”
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10－4、如何填写“职责要求”
❖ 在职位职责的描述中，重要的是清楚的界定每一职责上的权限， 应该用精心选择的动词恰当地描述权限范围。在职位说明书的 编制过程中，经常会碰到下面这些情况：
针对制度、方案、计划等文件可以用草拟、拟订、审核、审定、转呈、 提交、下达、备案、存档、提出意见等动词；
针对信息、资料可以用调查、收集、整理、分析、研究、总结、提供、 汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理等动词；
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12－2、如何填写“所需资格证书”
❖ 所需资格证书不是职称，而是指从事本工作所必须的证照； 例如：
• 出纳必须有会计证才能上岗； • 某公司财务部经理需要“注册会计师证”； • 某房地产公司一级预算工程师需要“注册造价工程师证”；
• 某动力厂维修电工需要“高低压电工运行维修本和普通电、气焊本”； • 某动力厂司炉工需要“司炉本、环保本”； • 某储运公司客车队班车司机需要“大客车驾驶执照”。
编制各部门职位的职位说明书
❖ 根据各部门职责编制各职位说明书； ❖ 职位说明书制定的原则是直接上级为下属制定职位说明书。职
位说明书实际上是传递了上级对下级的期望和要求，并且职位 说明也要定期根据公司业务和战略的变化而不断更新和修订， 所以说为下级制定职位说明书也是管理者的一项职责，同时也 有利于规范管理； ❖ 职位说明书包括职位名称、所在部门、报告关系、职位基薪等 级、职位编号、编制日期、职位概要、职位位置、任职资格 （资历、所需资格证书、知识技能要求、能力要求、素质要 求）、工作联系、职业通道、职责要求、关键绩效指标 （KPI）、签字确认。
• 某房地产公司一级预算工程师的资历要求是“大学本科，工民建、暖通、 给排水、电气、建筑经济等相关专业或者复合型人才；有一定业界知名 度；八年大型工程造价控制工作经验并主持过两个以上大型（30万平米 以上）公共建筑工程造价控制工作”；
• 某集团公司企业管理部经理的资历要求是“MBA，八年以上工作经验， 其中有管理一个子企业的工作经验”。
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11、如何填写“关键业绩指标”
❖ 绩效指标是指从哪些方面、以什么标准去评价该职位工作的效 果；
❖ 绩效可以体现在两方面，一个是工作的结果，另一个是在工作 过程中高绩效的行为。因此绩效指标也分为结果界定和行为界 定；
❖ 对管理者来说，绩效指标是考核依据；对员工来说是却是行为 导向，因此绩效指标的设定在兼顾工作性质的同时，应充分考 虑公司的战略及价值观；
❖ 应力图避免在工作综述中出现象“执行需要完成的其它任务”这样 的笼统性描述。虽然这样的描述可以为监督人员分派工作提供更大 的灵活度，但专家明确认为，如果一项经常可以看到的工作内容不 被明确写进工作描述，而只是用象“所分配的其它任务”一类的语 言，就很可能会成为逃避责任的一种托辞，因为这使得对工作的性 质以及人员需要完成的工作的叙述出现了漏洞
动词 管理与协调
对象 空调公司全部设备、设施
结果/限制
或者在符合质量要求的条件下，在安全和无 害环境的工作场所及时生产出按计划而设定 的产量
如果有异议的话，我们常常在后面加“限制”和条件。这是确保了这些重要条件确实得 以明确说明而未被遗漏、在上面结果例子中，并不是不惜任何代价进行生产
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8、如何填写“职位概要”
❖ 在具体描述时，每一条职责，都应尽量以流程的形式描述，尽 量讲清楚每件事的输入与输出，描述的格式为：“动词+名词宾 语+进一步描述任务的词语”；
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10－2、如何填写“职责要求”
❖ 职位的职责分解
职位
职位使命和主要职责
职位职责的分解
4.0
1.0
3.0
2.0
4.4 4.5 1.1
4.3
1.2
4.2
部门内还有处，则一般员工还应该写到属于哪个处；
例如：某一般规模子公司人力资源部员工，填“子公司名称+人力资源部”；如 果部门很大，还分有各处，则招聘处的员工填“公司名称+人力资源部招聘处”
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3、如何填写“报告关系”
❖ 报告关系指该职位的直接上级； ❖ 一般会有以下几种情况：
• 机构（包括子公司、分公司、事业部、分厂）或部门副职的直接上级是正职； • 各部门或机构正职的直接上级是对应的主管领导； • 各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职；但如果部门内还有处，
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12－3－1、如何填写“知识要求”
❖ 知识要求包括业务知识和管理知识； ❖ 这些知识都应区分其广博程度和精通程度；
• 例如：广博程度可以用系统级的，还是子系统级等词或者能区分出知识广泛程度 的词加以区别；精通程度可以用知晓、熟悉、精通等词加以区别 。
❖ 业务知识是指该职位开展业务工作时所必须接具备的知识； 例如：
1.3
4.1
1.4
3.4
2.1
3.3
2.2
3.2
3.1 2.3
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10－3、如何填写“职责要求”
例如：对某办公室主任来说，首先把此职位的职责大块找出来，经分析有文秘管 理、档案管理、日常行政管理、部门管理这四大块，对于其他不好归类的内容列 入“其他”这一栏。具体描述时，比如对文秘管理中的第一条职责，“动词”是 “组织拟定并审核”，“名词宾语”是“本所各种公文、报告和会议文件行文规 范、签发程序制度”，“进一步描述任务的词语”是“提出意见，批准后督导实 施”。这条职责由于简化没有写输入与输出，但作为调查资料，还是要求能够写 清楚。