办公室内部公文管理规范.

办公室内部公文管理规范

为进一步规范办公室内部文件运转流程,切实提高办公室文件质量,特制定本规范:

一、公文处理流程

1、收文办理

(1由办公室主办的文件

办公室综合处公文流转岗(按委领导批示意见,将文件提交办公室→办公室秘书(根据文件内容,按分工提出分办意见→办公室主任或分管主任(提出处室拟办意见→办公室秘书→相关处室领导(按批办意见提出承办意见→承办人(具体承办,办结后,若电子文档要退回办公室秘书→办公室秘书点击“结束”,收文自动上网发布。

(2委属其他单位或机关部门主呈办公室的文件

有关单位和部门→办公室秘书(登记并按分工提出拟办意见→办公室主任或分管主任(提出处室拟办意见→办公室秘书→相关处室领导(按批办意见提出承办意见→承办人(具体承办,办结后,若电子文档要退回办公室秘书→办公室秘书点击“结束”,收文自动上网发布。

2、发文办理

(1委级发文

承办人拟稿→处室领导核稿→办公室秘书登记文号等并审

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核→办公室分管主任核定→办公室秘书→办公室主任核定→办公室秘书→有关部门会签(如需会签→办公室秘书→综合处核稿→委总工审签(如需审签→办公室相关主任审核(拟写呈签意见→综合处呈委领导签发→综合处送文印室繕印→拟稿人

校稿→综合处用印→主办部门封发,同时将底稿附三份正式文件送综合处归档。如电子文稿,传办公室秘书点击“结束”,发文自动上网发布。

(2局级发文

承办人拟稿→处室领导核稿→办公室秘书登记文号等并审核→办公室分管主任核定→办公室秘书→有关部门会签(如需会签→办公室主任签发→办公室秘书提交综合处核稿→综合处送文印室繕印→拟稿人校稿→综合处用印→主办部门封发,同时将底稿附三份正式文件送综合处归档。如电子文稿,传办公室秘书点击“结束”,发文自动上网发布。

(3公文呈报

承办人拟稿→处室领导核稿→办公室秘书登记并审核→办公室分管主任核定→办公室秘书→办公室主任核定→有关部门会签(如需会签→办公室秘书提交综合处流转→办公室相关主任审核(拟写呈签意见→综合处呈委领导批示→综合处按委领导批示意见提交承办部门。

(4委属其他单位或机关部门借用委办文号发文

其他部门在事先征得办公室领导同意后,将文件提交办公室-4-

秘书→办公室秘书登记、审核→办公室主任(分管主任核定→办公室秘书提交综合处核稿(以下程序同委级发文

二、公文处理职责要求

公文是具有法定效力和规范体式的公务文书,公文的处理必须遵循相应的程序。要明确责任,层层把关,认真严谨,逐级审签,避免出现差误和遗漏,保证文件质量。

1、拟稿是形成文件的开始,也是撰制文件的第一道工序,是保证公文质量的前提和关键。拟稿人应通晓公文写作知识,具备正确草拟公文的基本功。拟稿中主要应

把握几个方面:正确领会领导交办的行文意图;正文主题鲜明,观点正确,无政策性差错;条理清楚、表达正确,结构严谨;文字精练,用词得当,无明显语法、修辞和逻辑错误;人名、地名、数字、引文准确规范;标点符号使用和序号排列正确;计量单位使用符合国家规定;较准确地标注主题词等等。

2、处室领导应当重点把握拟稿人行文观点是否正确、情况是否真实;结构是否严谨,字词是否规范,文字是否通顺、严密;主、抄送单位是否准确;标题是否达意,文种使用是否规范准确等等。对不当之处,应作修改并签署意见。

3、办公室秘书审核应重点检查文稿形式是否符合要求,是否应会签,行文关系是否正确,发布范围、形式是否恰当,附件是否相符,内容文字是否通顺,按行文规则要求是否有遗漏项目;并负责编发文号,填写文件密级和缓急程度,检查发文稿签标

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题、字号、印制份数、日期、联系电话有无填写等等。对不当之处,应作修改并签署意见。

4、办公室领导审核应重点把握是否需要行文,文稿内容是否符合相关政策;提出的要求和措施是否明确具体,切实可行;涉及其他部门的问题是否协商一致等等,如认为不妥之处可退回修改并签署意见。

5、综合处核稿重点检查行文关系是否正确;行文规则是否准确,体例格式是否规范;标题、文种、公文特定用语等是否标准;主题词标注是否准确;应该会签的是否会签;是否符合《黄河水利委员会公文处理实施办法》相关要求等。

二○○八年一月十八日

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