电子文件与纸质档案在保护技术上的区别

/【摘要】文章通过对电子文件与纸质档案在载体寿命、技术寿命、信息保护等方面的差别分析,提出了在档案管理中应注意的问题和解决办法,为树立现代档案管理理念、提高档案管理水平提供支持。

【关键词】档案;电子文件;纸质档案;差别随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。

现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。

只有认真分析比较电子文件与纸质档案的本质差异，才能辩证的看待两者的关系，充分发挥两者的优势，实现共存。

一、载体寿命的差别（一）纸质档案的载体寿命一般是由印刷纸中的纤维素性质决定尽管纤维素在不适宜的温度等条件下，容易发生水解与氧化反应，使纸张的字迹不清楚。

但如果档案管理人员在档案管理过程中采取相应的措施来隔离促使纤维素发生化学反应所需的条件，就能在很大程度上降低纸质档案受损的可能性，进而提升纸质档案的使用寿命。

（二）而电子文件的寿命则取决于其载体材料的特性其载体材料一般含有磁性物质或光学物质。

然而，构成磁盘支持体的聚酯底基极其容易与磁粉脱离，易吸附尘埃，还具有变形后不易复原等弊端。

同时，载体中的粘和剂也具有易脱落、易霉变、易磨损和热胀冷缩等缺点，使载体中记录的信息无法正常输出。

此外，磁粉中存在的磁性氧化物颗粒，其剩磁感应强度极易受外来磁场的影响从而导致消磁。

最后，由于光盘中含有的化合物具有不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应等性质，造成电子档案无法被长期保存。

由于电子文件的载体材料具有上述特性，电子文件的保存寿命比纸质档案的寿命要短。

二、档案保护的技术差别（一）由于纸质档案的信息不依赖于原有的技术手段所以它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。

纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀以及防潮等。

只要保护工作做到及时到位了，纸质档案的长期保存就能获得保证。

（二）电子文件从生成传输到保存都是在计算机上完成的，对计算机系统有很强的依赖性，一旦其离开原设备的技术环境，容易导致信息无法被读出。

而电子产品的更新、升级之快令人难以想象，使IT技术的发展对档案资料的存储期限也产生了重要影响。

一旦技术过时，载体上的信息就需要迅速转移，这样容易造成档案信息的丢失。

一般来说，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的原设备的技术期限，换句话说，在技术不断创新的今天，技术过时对电子档案信息的长期存取造成的危害更令人堪忧。

三、档案保护时限的差异纸质档案是属于阶段性保护，一般是从档案入库以后才开始采取相应的保护措施。

而电子档案在其刚生成时就要充分注意电子档案的各项安全技术、管理标准和制度等的问题，除了要保护电子档案的载体之外，更需要注意它的可识读性和完整性，防止电子文件在生成、传输和归档过程中被破坏，即各项保护应该贯穿其整个生命周期。

四、环境条件影响的差异（一）氧化性和酸性气体影响的差异纸张在有有害气体的环境中，容易发生氧化和水解反应，而这些化学反应会导致纤维素被氧化降解，从而影响纸张的耐久性。

对电子档案而言，在一定条件下，具有氧化性和酸性的氯气、二氧化氮和硫化氢等气体容易侵蚀和损坏光盘和磁性载体，导致原有存储盘的盘基老化、化学成分变质和磁性物质脱落，造成部分信息无法被读取。

另外，磁性的稳定性容易遭到紫外线能量的破坏，致使信号衰弱，从而影响信息的存储与输出质量。

（二）温度和湿度影响的差别纸张和电子文件均受不适宜的温度与湿度的影响，但是两者受温湿度影响的程度和方式存在较大的差异。

对纸张而言，高温高湿会促进纸张发生化学反应，降低纸张强度，使字迹模糊，导致纸质档案的保存寿命被缩短。

然而，磁性物质和存储光盘。

首先，聚酯底基和光盘载体中的铝、塑料和多碳材料在温度过高或过低的情况下极其容易发生收缩变形，从而影响了激光束的精确定位与数据的传输。

其次，连接底基和磁粉的粘和剂，在温度过大的条件下会长霉水解，使磁性载体材料变质，直接影响信息再现。

但是如果环境湿度过低，在信息输入时片基容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏磁性载体。

所以应该把电子档案与纸质档案保存在适宜的温度和湿度的环境中。

（三）灰尘影响的差别灰尘对纸质档案的影响较小，即便灰尘已经对纸张产生了实质性的损害，档案工作人员还可以通过运用先进的修复手段来修复已遭到灰尘破坏的信息，确保了纸质档案信息的完整性。

灰尘对电子文件载体的损坏力度却很大，因为灰尘中所含的化学成分和霉菌的分泌物会腐蚀和降解电子档案的磁性载体和光盘，导致部分数据丢失，使原始的记录信息无法在计算机上读出，严重的破坏了电子档案的储存价值。

此外，灰尘对电子文件的载体造成的损坏具有不可复原性，所以在电子档案的保存期间，档案管理人员应该严格控制灰尘量。

（下转第36页）质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档[2002]43号）等有关业务规范进行数字化转换加工，形成数字化扫描图像。

并按规定格式存储到一次写光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据内容的真实、完整和可读性。

对医院信息系统（HIS、PACS、LIS）生成的业务数据通过电子病历系统（EMR）的数据库服务器进行导出、传输到备份服务器的指定目录中。

通过加密工具对涉密数据进行数据加密处理，在生成备份包或导出到脱机载体时，同步生成唯一性认证信息。

（二）提出登记备份申报，填写材料根据登记备份时间要求，在移交报送病案登记备份数据前认真填写《各单位档案管理情况登记表》、《电子文件和数字档案备份情况表》、《档案备份数据移交、接收检验表》，说明医院病案管理及登记备份数据情况，材料报送前应经单位审核、盖章后交档案行政管理部门审核、检验。

（三）数据报送由于病案信息数据量大且变更非常频繁，为保障数据的安全，将电子病案备份数据通过在线或离线方式进行报送。

纸质病案数字化信息采取离线定期方式进行报送。

按《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》要求，将已整理好的数据备份包及目录进行压缩化，然后刻录到光盘上，并注意对光盘进行编号，在编号时应采取专用“光盘标签笔”书写，不得使用硬笔在光盘标签面上书写，不得使用粘贴不干胶的标签方式。

医院信息系统的电子病案业务数据采用在线移交报送方式，我院在县档案管理部门设置专用备份服务器，采取在线完全备份方式。

通过光纤，定期或每天将电子业务数据上传到档案管理部门的专用备份服务器上，确保病案数据的真实、完整与安全。

（四）档案管理部门受理、审核、反馈医院报送的登记备份书面材料和备份数据要接受档案管理部门的审核，审核内容主要是：登记备份材料是否完整、有效；移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》的要求，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。

医院应根据档案部门的审核与反馈要求，不断完善登记备份工作质量。

电子病历的生成、传输和保存依赖于其运行环境，而电子信息的易更改性、计算机和网络环境的不稳定性、设备故障等可使数据损坏、丢失等特征，导致电子病历的真实性和原始性受到质疑。

登记备份工作的开展为电子病历的信息安全与真实性上了金锁，在预防和应对突发事件，防止病案信息丢失，发挥电子病案法律凭证作用，规范病案管理，维护医患权益、创建和谐医患关系，构建和谐稳定的社会环境起到积极的促进作用。

参考文献：[1]赵真.医院病历档案登记备份应注意的几个问题[J].浙江档案,2011(4).[2]金桂.档案登记备份制度突破了电子病历发展的瓶颈[J].兰台世界,2011(21).[3]罗超英,徐维.电子病历登记备份：解决医患矛盾的新途径[J].浙江档案,2012(2).[4]朱尚然,冯晓莉.医院病案登记备份工作专题研究[J].浙江档案,2012(5).[5]孙晓宇.电子文件档案管理的几个问题[J].办公室业务,2012(5).（上接第34页）（四）磁场影响的差别纸质档案不受磁场影响，但是电子文件的磁性涂层容易受到外界磁场的干扰而发生消磁或磁化，从而影响其记录信息的输出。

因为电子文件的载体材料是磁性物质或者磁性光盘，磁性物质中的磁感应强度是记录和再现信息的决定性因素，但是其极容易受到外来磁场的干扰。

而外界磁场主要是以磁化磁性涂层的剩磁强度的方式，致使信噪比降低或信号失落，从而破坏电子文件的读取效果。

五、信息保护的差别纸质档案保护工作的目的是延长纸张的使用年限，由于纸质文件的载体和记录的信息具是不可分离性，这就意味着只要保护好了档案的载体，以文字方式记录的信息就能够完整的保存下来。

但是相对电子文件来说，因为其载体与信息结合方式的特殊性，信息的非永久性和可修改性使电子文件的信息时刻面临着被删除、篡改，甚至被遗失的危险。

另外，电脑病毒也是构成了影响和危胁电子文件信息保护的关键问题。

电脑病毒是一种具有破坏性、传染性以及自我复制能力的的计算机程序，它可通过编制或非授权插入计算机程序或数据文件中，修改其它程序，导致电子档案被破坏的面目全非，从而影响了信息的真实性和完整性。

目前，主要是通过漏洞扫描技术、防火墙技术、存取权限控制、入侵检测技术和数据加密法等技术途径,来防止电子文件的信息被修改、盗窃、删除。

这些技术手段在一定程度上确保了电子文件信息的原始记录性和真实性。

然而，由于电子文件的加密和解密技术都在不断地发展，所以保护电子文件信息的技术只能是相对的。

六、总结随着新材料、新技术被逐渐地应用于档案的载体，这些新型载体档案的保护问题和管理方法也日益显露出它的重要性和紧迫性。

为了完善电子档案的管理，保护电子档案的安全以及充分发挥电子档案的优势,档案管理人员必须充分认识到电子档案和纸质档案在保护技术上的本质区别，以使电子档案能够获得更加广泛的应用。

参考文献：[1]张锦云.对我国档案学核心期刊电子文件保护研究论文的统计分析[J].档案管理,2011(6).[2]偶晓霞,原晓燕,卢佩琴.电子文件信息安全与保护措施研究[J].兰台世界,2008(10).[3]张国强.浅谈电子文件与纸质档案在保护技术上的差别[J].档案天地,2010(10).[4]孙丽丽.知识管理对档案工作的影响分析[J].办公室业务,2012(15):185-186.[5]俞锦福.探讨文书档案管理信息的电子化应用[J].办公室业务,2012(15):137.。