样品确认流程

样品确认管理流程
1. 目的`
明确规范本公司样品制作、管理、发放等流程,使样品保持有效性、统一规范管理。

2. 适用范围
本规范适用于本公司技术部、质量管理部、采购部、制造部使用的样品的制定，修订，作废及使用、保管等管理全部的作业流程。

3. 用语定义
样品:有限度样品、标准样品和外发样品
3.1 限度样品:为了能让对物品的品质特性中,不能用测定器测定的特性判断合格与否及最大的减少,依据操作人员主观判断处理而各品质项目时,以最适当和客观性为基准制定的样品。

3.2 标准样品:为了减少用于检查的检测仪或公司无检测条件时出现错误导致产生误差，选定符合所需项目标准的样品,作为参考或指导性标准。

3.3 外发样品:为了能使供方能为本公司提供合格的物料,本公司提供标准的物料实物,用于统一标准及指导性标准。

4. 样品制作的流程
标准样品依照如下流程制作:
供应商→采购部→技术部→顾客代表→质量管理部→工程课
常用表单:
样品接收记录物料申请单
外发样品发放记录样品确认报告
样品确认记录一览表
样品发放记录表物料申请表
样品分类清单
样品发放清单样品确认一览表
修改记录修改标记处数修改人/日期
5.职责
5.1 质量管理部IQC负责管理部品物料标准样品及限度样品,做好相关记录,并要定期检查。

5.2 制造部工程课负责管理成品的标准样品及限度样品,做好相关记录,并要定期检查。

5.3 技术部负责样品的确认发放及相关的发放记录。

5.4 采购部负责管理外发的部品或成品的标准样品及限度样品,做好相关记录,终止业务时应回收。

6. 样品的申请
6.1 需求部门需要样品时,填写《物料申请单》,经课长以上人员批准后放发给技术部、QE 或PE,相关人员接到《物料申请单》,领用物料后根据相关标准资料进行确认后封样。

6.2 供方需要本公司提供样品时,由采购部填写《物料申请单》,经相关人员批准后由样品管理人员发放,采购部需记录外发样品发放情况。

6.2 供方送样品由技术部工程师确认,不需要填写《物料申请单》。

6.3 限度样品只针对于物料或产品的个别特殊要求的标准限度进行封样,不需要时可不用封样。

7. 样品的确认评审
7.1 材料样品需工程课PE及质量管理部QE确认方可有效,当双方有争议或疑问时,可由顾客代表确定。

7.2 样品确认人员无物料的相关标准资料时,可由顾客代表确认封样,同样有效。

7.3 限度样品也可由质量管理部课长或部长以上人员确认,同样有效。

7.4 样品失效、变更或过期时,样品管理人员需通知相关人员,由工程课PE及质量管理部QE确认后方可报废或其它处理。

7.5 样品确认期限在送检后三天内完成。

8. 样品管理的记录及分类
8.1 样品管理人员作样品记录前需确认样品的有效性,将物料进行编号,再按类别存放在相应的区域,并记录在《样品分类清单》。

8.2 样品编号的方法如下:
0 0－□□○○○
（部门）-（类别）（流水号）
8.2.1 部门代号参考《文件和资料管理程序》。

8.2.2 物料分类类别编号:
五金类基板类铭板类电子类塑料类塑胶类包材类辅料类限度样品其它
01 02 03 04 05 06
07 08 09 10
8.2.3 流水号的编写根据类别样品的数量推移记录编号。

8.3 样品区分区域,按类别存放,要求有《样品分类清单》,并有样品编号及有效期限。

9. 有效期限管理
9.1 所有样品都必须要制定有效期限。

9.2 物料类别的有效期限:
五金类基板类铭板类电子类塑料类塑胶类包材类辅料类限度样品其它
12个月6个月6个月12个月12个月6个月12个月12个月12个月待定
注:需要延长或缩短有效期限的物料按实际特殊要求制定。

9.3 有效期内每1个月为周期定期检证确认样品的有效性。

(但必要时就是确认检查期间也实施确认检查。

)
9.4 样品的有效期到期时,经质量管理部或顾客代表确认为仍可使用,则重新制定有效期限使用。

10. 样品的应用
10.1 样品的管理人员在使用样品前先确认样本的外观，变形，封印，破损,有没有异常后使用。

10.2 样品的管理人员在样品使用之前确认产品的确认周期和有效期,只能使用期间内的样品。

10.3 若出现上述10.1,10.2项的异常时报告给相关人员处理,重新封样或报废。

11. 样品的有效性
如下情况的样品使用无效.
11.1 未经相关人员确认签字的样品；
11.2 已经到或过了有效期限的样品；
11.3 技术要求变更后的样品；
11.4 检查出现规格或变更规格不一致的样品；
11.5 已损坏的样品；
12. 样品的作废
对于丧失有效性的样品,样品管理人员申请,经样品确认人及课长以上职位人确认后,贴上作废标识,通知仓库物料作废程序处理。

样品确定采取的方式
样品（Sample），是指从一批商品中抽取出来的或由生产、使用部门加工、设计出来的足以反映和代表整批商品平均质量的少量实物。

这种凭样品的买卖（Sale by Sample）通常包含有两项基本要求：一是以样品作为交货品质的唯一依据；二是卖方所交货物必须与样品完全一致。

确定样品有两种基本形式：
（1）由卖方提供样品；称为“凭卖方样品买卖”（Sale by Seller’s Sample）。

交易双方凭卖方提供的样品磋商交易和签署合同，并以卖方提供的样品作为交货品质的依据。

为了减少交易中可能出现的纠纷，卖方在向买方寄交样品时，应封存一份或几份相同的样品做为复样（Duplicate sample），以备日后交货或处理争议时核对之用。

（2）由买方提供样品；称为“凭买方样品买卖”（Sale by Buyer’s Sample），在我国的出口业务中称为“来样成交”或“来样加工”。

这时候卖方应做好两项工作：①感到自己的力量难以制造出符合对方要求的产品时，可以要求对方协助，比如由买方提供生产技术和某些原材料；②为了避免日后交货时双方在产品品质上发生争议，卖方可以将收到的买方样品进行复制，或选择品质近似的自己的样品寄交给买方确认，这种样品称为“回样”（Return Sample）或“对等样品”（Counter Sample）。

回样一经买方确认，便可以此标准进行交易磋商、签署合同，并在交货时做为检验商品品质的依据。

凭样品买卖时应注意的问题：
（1）尽量采用“凭买方样品买卖”或“回样”，这样有利于出口方。

（2）样品应具有代表性。

无论是卖方样品还是“回样”都应注意其代表性。

即它们应该是从大批货物中选择出的具有中等品质或中上等品质的实物，或者是通过努力可以大批量生产
的具有代表性的产品。

切忌样品的品质太好或太差。

样品太好虽然会吸引大量客户，却会给卖方的日后交货工作带来困难，并可能引起经济损失。

样品太差则会失去客户或被迫压价出售。

（3）注意区分标准样品和参考样品。

标准样品是交易双方据此签署合同并衡量交货品质的样品。

参考样品则是介绍商品的一般品质状态的样品，它只起着促成交易的作用，而不作为交货品质的依据。

参考样品一般出现在展览会或企业的样品陈列厅里，通常是精心制作和精心挑选的，而大批量生产则难以做到这点。

如果把参考样品当成交易标准，就会导致大幅度增加生产成本，使经济效益下降。

因此，在出口贸易中要严格区分标准样品和参考样品。

（4）使用封样，减少纠纷。

为避免交易双方在履行合同时发生不必要的争执，可以采用封样（Sealed Sample）的办法，请公证机构在一批商品中抽取同样品质的样品若干份，并在每份样品上烫上火漆或铅封。

一旦买方提出卖方所交货物存在品质问题，便可以拿出封样进行比较，以分清责任。

封样也可以由提供样品方自封或由交易双方共同加封。

（5）注意产权问题。

在按买方提供的样品买卖时，应首先了解该样品是否侵犯第三者的工业产权。

如果情况不明，则应在合同中列明：“使用买方样品出现的工业产权纠纷，与卖方无关，责任与后果概由买方负责”。