办公室文件办理流程存在的问题及建议

办公室文件办理流程存在的问题及建议

一、文件分类及办理流程

（一）文件的分类

1.文件来源。文件来源可分三种：区府领导批示纸质文件、网上电子版文件、各单位送达纸质文件（包括领导开会带回文件）。其中，电子文件又可分为三种：加密网文件、政府党政网文件、市局邮箱文件。

2.文件分类。根据文件来源和性质，办公室将文件分为四类：

（1）催办文，主要是从区政府传出，有区领导签字和批示的涉及资金的文件。

（2）资金文件，主要是市局邮寄来，下达资金的文件。

（3）一般文件，主要是各部门送至办公室的文件，包括一些重要的电子版文件。

（4）普通文件，主要是打印的一些重要的或具有实效性的文件（前三者都编号，普通文件不编号）。

（二）文件办理流程

1.催办文件办理流程。收文编号，传局领导返办公室，再传科室，根据各科室办结情况，存在两种情况：第一，已办结则归档；第二，财政处理意见需要返回政府的则送机要室，报区领导签字后，再次返回财政局，传办公室主任处理，再传局领导，办结归档。

2.资金文件和一般文件办理流程。收文编号，送办公室

主任处理，送局领导，再送各科室，办结归档。

3.普通文件办理流程。下载打印，送局领导批阅，送科室处理，意见返还办公室报送。

二、文件办理中存在的问题

（一）传送文件不及时。部分文件在办公室积压数日，原因有二：第一，传科室负责收文的人员不在（主因）；第二，文件太多因疏忽偶尔把急文件搁置。

（二）处理文件不及时。部分文件有明确的上报时间或办结日期要求，但偶尔有部分科室到最后时限尚未处理好。原因有二：第一，文件送至科室可以处理的时间已经很紧急（原因有二：文件下发的时间已经很紧急；领导在外开会不能第一时间看到文件）；第二，科室事务繁忙，偶尔没注意时限。

（三）归还文件不及时。一般而言，一个文件要送几个科室，有部分科室未及时将文件归还办公室，一个月甚至几个月才还一次文件。

（四）综合分析。文件处理的一般流程都是：办公室──领导──办公室──（分管领导──办公室──）科室──归档。一般文件和会议都要经过三个甚至六个环节，如果处理顺利，文件一天之内到达处理人处。可是，在每个环节都存在滞留的问题。

三、优化文件办理流程的建议

（一）建立OA系统。建议尽快建立OA 系统，实行无纸化办公，除催办文以外的文件，都通过OA 系统用电

子版传送，以提高文件传送和办理效率。

（二）增设一部电话。除办公室主任个人使用一部电话外，办公室其他7个人共用一部电话，不利于日常工作的开展，建议再为办公室增设一部电话。

（三）人员分工调整。文件原由机要员(李冬梅负责资金文件和一般文件)和打字员（陈丹丹负责催办文件）共同分管，为便于提高办公效率和方便工作开展，现拟将两人分工做如下调整：机要员：（1）所以文件的分类、传递（包括传递记录）、查询、归档；（2）会议的通知。打字员：（1）到区府拿文件，文件的录入（或扫描）；（2）日常电话的接听和电话会议的记录。

（四）次月归档制度。每月末对本月的文件进行一次清理，将办结文件归档，未办结文件根据办结情况归类，对于延滞未办结的文件科室负责人需向相关领导说明原因。

（五）专人负责及代签制度。各科室应指定专人负责文件的签收和归还，为保证文件及时的传送，当各科室指定的收文人员外出时，科室内其他成员包括科长有义务代签收文件。