业主档案管理制度

第一章总则
第一条为加强物业管理公司业主档案的管理，确保档案资料的完整、准确、安全
和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司物业管理范围内的业主档案管理。

第三条本制度旨在规范业主档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，确保业主档案管理的规范化、科学化和信息化。

第二章职责与分工
第四条物业管理公司设立档案管理部门，负责业主档案的全面管理工作。

第五条档案管理部门的主要职责：
1. 负责制定业主档案管理的各项规章制度；
2. 负责业主档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；
3. 负责业主档案的数字化处理和信息安全保障；
4. 负责业主档案的查询、借阅、复制等工作；
5. 负责业主档案的定期检查、维护和更新。

第六条相关部门及人员的职责：
1. 各部门应按照规定及时、准确地将业主档案资料报送档案管理部门；
2. 各部门应积极配合档案管理部门开展业主档案管理工作；
3. 档案管理人员应按照规定对业主档案进行分类、整理、归档等工作。

第三章档案收集与整理
第七条业主档案的收集范围：
1. 业主身份证明材料；
2. 业主入住登记资料；
3. 业主物业费用缴纳记录；
4. 业主装修申请及审批材料；
5. 业主投诉及处理结果；
6. 业主房屋维修记录；
7. 业主公约及补充协议；
8. 其他与业主权益相关的资料。

第八条业主档案的整理要求：
1. 按照档案类别、时间顺序进行整理；
2. 确保档案资料的完整、准确、清晰；
3. 对档案资料进行编号、分类、装订，并建立目录。

第四章档案保管与利用
第九条业主档案的保管要求：
1. 选用符合国家标准的档案柜、档案盒等存放档案；
2. 保持档案库房整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防火、防盗；
3. 定期对档案进行清洁、消毒、防霉处理；
4. 对损坏、丢失的档案资料及时进行修复或补充。

第十条业主档案的利用要求：
1. 严格履行借阅手续，不得随意复制、摘抄档案资料；
2. 保密档案资料，未经批准不得外传；
3. 对借阅、查询档案资料的情况进行登记。

第五章档案销毁
第十一条业主档案的销毁程序：
1. 档案管理部门对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见；
2. 报请公司领导审批；
3. 按照规定程序进行销毁，确保档案资料的安全。

第六章附则
第十二条本制度由物业管理公司负责解释。

第十三条本制度自发布之日起实施。