中职学校合并升级为高职院校后的档案管理问题及对策

中职学校合并升级为高职院校后的档案管理问题及对策
作者：吴晖
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第7期
如今我国对教育问题更加重视，使得教学体制的改革步伐不断推进，同时对原有教育结构
进行优化，中等职业教育转向高等职业教育已经成为必然发展趋势。

根据《国务院关于加快发
展现代职业教育的决定》（国发〔2014〕19号）精神，结合娄底市职业教育布局的实际，2015
年10月，市委、市政府作出了将我校整合到娄底职业技术学院的决定；2016年2月，省政府
批复同意两校整合。

如此有利娄底职业技术学院拓展专业大类和提高娄底医药卫生人才培养的
层次、质量的决策部署，为娄底现代职业教育体系的建设发展提供了智力和人才支持。

同时也
会给学校的档案管理工作带来了一系列新问题和新情况。

本文就可能出现的问题提出针对性的
建议及对策。

一、现存档案管理问题
（一）档案材料归档问题。

对于合并的中职院校在学校合并入高职院校前，累积有大量的
档案材料，学校合并后需要重新收集整理，由于档案材料数量较大，平时学校会安排专岗专人
进行管理，但在学校合并期间，人事出现调动，责权分配混淆，部分相关工作人员提前离职或
因为学校合并工作而忙得不可开交，对档案收集整理难免会出现纰漏，会出现整理档案时找不
到了解情况的负责人和一些重要有价值的资料；档案重新归档时人手不够等问题。

且随着中职
院校的合并，学院办公室也会变动搬迁，在搬迁过程中，由于管理人员不足和缺少档案保护意识，所以对档案资料的妥善处理和识别价值不到位很可能会导致档案遗失。

同时，学校的文件
材料种类繁多，多年累积下来，许多已经无用的材料也没有及时处理，在搬迁过程中会和档案
混在一起，造成处理困难甚至错误处理，致使一些珍贵的档案资料丢失，无处寻找，严重影响
了档案的完整性。

（二）档案集中管理问题。

中职院校在合并入高职院校时，不可避免地要对原有的管理制
度和办学方式进行改动，故而在合并过程前期各项工作的开展都会受到影响，由于大部分宗卷
材料需要重新进行数字化存档，在信息服务作用程度未得到普及的当下，档案信息管理还处于
封闭或半封闭状态和被动服务局面，且合并的高校里档案管理手段参差不齐，原各校区档案或
实行集中管理，或人事档案归人事处管理，科研档案归科研处管理，声像档案归电教中心管理等，使得档案的集中管理实际操作起来十分困难。

（三）档案排序问题。

新合并进来的中职学校由于隶属关系、办学规模、管理方式不同等
历史原因需要按照高职院校的档案类目设置、类目排列、档号的编制等对档案资料进行重新分
类排序。

原学校的档案全宗会在整合后截止使用，按娄底职院的档案类目设置，将原有资料按
职院的要求数字化导入系统，纸质档案依然按原分类保存，这就需要重新理顺档案排序及管理。

首先，各个学校的档案形式、类目不同，使得档案管理体制不同，档案管理手段有所区别，且
管理不同的档案有不同的部门，档案形式也由于很多种，实际上存在不少困难，如归档材料没
有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行
科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用等。

二、针对档案管理问题提出的对策
针对上述的在中职学校合并入高职院校后的档案管理工作中存在的问题，作者提出以下建
议和对策，首先，需要高职院校加强档案管理意识、对档案的管理统一规划、合理配备档案管
理人员、积极推进档案信息化管理进程，争取在最短的时间内将并校后的档案问题安排整理完善。

（一）加强档案管理意识。

要想解决档案问题，首先就要从思想上重视档案管理。

领导阶
层首先要有相关的档案意识，认识并了解相关的档案法律、法规，清楚地意识到各种档案的重
要性，如此才能重视档案部门的工作规划，加强档案管理人员安排，减少不必要的问题及损失。

可以安排相关的宣传工作，在有效的宣传手段下，使相关职工有一定的档案意识，能够增加职
工的工作责任心，在处理相关档案工作时，能够更加负责。

（二）规范档案相关管理。

解决档案问题还需要建立完善的规章管理与审查制度，对档案
管理工作进行约束管理，这是档案管理工作顺利开展且保持高效的根本保障。

档案管理工作对
管理人员的素质要求不是特别高，该项工作本来属于基础工作，只是工作量庞大且比较繁琐，
所以需要建立健全档案管理工作制度，使档案工作程序化、规范化、科学化，提高档案管理工
作水平提高。

对此本文提出以下几点建议以规范档案的管理：1.做好档案管理整理规划，制定
科学的规章制度，使得档案工作的归档、鉴定、保管、利用、保密、销毁、移交、借阅等一系
列工作有章可循、有法可依。

从根本开始对档案管理进行规范化建设。

2.做好职责分配，在中
职合并入高职院校的过程中，不能放松对人员的管理，安排好档案管理部门各工作岗位的职责
问题，使得档案管理工作有章可依，有制可循，使得档案整理工作忙而不乱。

管理工作责任制
的建立，也能够减少前期工作出现的问题，减少后期的工作压力。

3.实行工作分配制，由于学
校档案繁多，且不统一收集整理于同一部门，即档案管理需要多个部门的配合，大量档案文件
的归档整理是一个漫长的过程，需要经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响
文件材料的真实、完整、准确。

故而需要对工作进行合理分配，可以有效地督促和指导各部门
档案的收集、整理、编目、移交等工作。

保障档案工作，确保档案工作有序开展。

（三）安排合理的档案管理人员。

在档案规划这个工作量庞大且繁琐的基础工作里，主要
工作者还是档案管理员工，人数的多少、员工的素质水平是档案整理工作的基础。

为了更好地
适应新形势下档案管理事业的需要，在构建档案管理队伍时就需要合理地进行规划，安排足够
数量的员工，并保证员工的素质符合这样耗时长、费力费心的工作，即需要工作人员有责任心、有一定的知识储备，能够对档案管理工作有一定的把握，给档案管理工作提供强有力的智力支持。

（四）改善档案工作条件。

工作条件的完善程度是档案归置工作效率水平高低的重要影响
因素，由于档案分为纸质档案、电子档案等多种档案形式，且分布在多个不同的部门，要统一
归置整理需要改善现有的档案工作条件，投入部分经费提高档案的信息化管理，加大档案工作
信息化力度能够逐步统一档案的形式管理，减少后续工作压力，要实现档案办公自动化、数字化、网络化需要配置相关电子设备。

如此可以使档案保持完整，且分类科学合理、查找快捷方便。

在未来的档案调动、管理、查找等工作都能够快速且方便地施行。

（五）明确档案管理工作目标。

由于中职院校的档案合并入高职院校后层次相对提高，并
需要根据学院的行政实际管理形式制定相关的工作目标和发展战略，使档案工作能够围绕一定
的目标进行，使工作更为集中，能够有效地提高工作效率。

对于明确档案管理的工作目标，需
要做到以下几个方面：1.确定学院行政管理现状，制定相关的合理的工作总方向，使档案工作
目标明确。

明确了工作目标，首先要消除与目标方向不符的各环节因素，其次需要通过局部优化，对具体的管理工作流程进行优化，消除不必要的环节，增加对工作有益的环节，使工作的
开展有利于促进总目标的实现。

2.调动管理人员的主观能动性，对档案工作目标反复明确修正，加强日常管理，使档案管理工作有序向总目标发展。

首先要求合并高职院校对管理人员的职业
素质水平进行培训，增强其工作能力，安排合理的短期目标，配合配套管理措施的加强。

要求
员工对档案管理工作进行短期目标总结，探索档案工作中的一些根本性问题，促进档案工作的
开展。

3.增强档案工作的管理，档案整理是一项长期的工作，特别是对于合并的院校来说，将
档案进行重新归置十分繁琐，但是因为没有创造客观利益，故而在实际工作中并没有得到特别的重视，故而档案管理部门受到的约束就会减少，要想使档案管理工作拥有目的性，少不了档案员的配合，故而需要增强这个部门的管理工作。

三、结语
近年来，我国教育事业取得了较快的发展，档案管理工作在高职院校发展中的重要性越发明显。

在中职学校合并为高职院校的实质性整合的过程中，常会遇到如档案材料难能及时清理归档、档案信息化管理水平低等档案管理的相关问题。

为了加强学校的档案管理工作，确保更好使其为学校的发展提供优质的服务，能够有效地为学校的建设及教学工作的顺利开展奠定良好的基础。

加强档案管理的力度，在制度上不断进行完善，加快技术创新，进一步对档案管理人员和机制进行完善，确保合并的档案能够更好地为高职院校的发展提供优质的服务，能够使合并的高职院校在档案工作方面应对改革的新形势。