公司文件编号规则
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文件编号规则
1。目的
加强公司文件的标准化管理,便于文件的识别、追溯和控制,规范存档,确保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围
适用于公司文件的编号管理和控制.
a)技术类文件:是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;
c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3。编号办法
3。1 公司名称约定
公司全称:
简称:
3。2 日期表示格式:yyyy—mm-dd或yyyymmdd
yyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如2012表示公元2012年。
mm月份:用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。
dd 某日:用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。
例如: 2012-10-12或20121012 表示(2012年10月12日)
3.3 文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:
起草版本的编号为0。1,0.2, 0。3,。..,0。10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如,0。1,0.1。1,0.1。1.1。
一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1.0,版本编号不断变化为:1.0, 1.1, 1.2,。。.,1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2。0,2.1,
2。2 等。
3.4 技术文件命名格式:FIRST—AA—NN-YYYYMM
FIRST:公司名称缩写
AA:项目名称
NN:版本号,参见3.3节
YYYYMM:年月
3。5 其他文件的编号
3.5。1 公司规章制度和管理文件
公司规章制度和管理文件的编号格式为:FIRST(-DN)—TT-nnn—dd—YY DN:大写英文字母,部门代号,如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;
如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下:
综管部:ZG
采购部:CG
生产部:SC
销售部:XS
财务部:CW
TT文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行的各种规章制度;
②质量管理文件—QS,公司运转过程中的各类文件和记录。
nnn:文件流水号
dd:文件版本号
YY:年份
例如:考勤管理制度的文件编号为:FIRST-RR—001—1。0—12,表示2012年发布的1。0版考勤管理制度,适用于公司全体人员的规章制度。
3。5.2 合同协议
合同协议的编号格式为:FIRST -yyyymmdd-T—nnn
yyyymmdd:签订合同的年月日
T:合同类型
XS-销售合同CG-采购合同HZ—合作协议LD-劳动合同QT—其它合同nnn:合同流水号
3。5.3 传真
发出的传真编号结构为:FIRST-AA -R/S—BB-yyyymmdd—nnn
AA:人员姓名
R表示收到传真,S表示发出传真
BB:传真的主题(不超过15个汉字)
yyyymmdd:表示日期
nnn:传真流水号
传真属于临时文件,一般不做长期保存,如需要保存,则应对其复印,并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。
例如:FIRST—张三-R—宁波下月订单的回复—20121012—01 (表示在2012年10月12日收到从宁波发来的传真,主题为“下月订单的回复”。
3.5。4 电子邮件的命名规则
电子邮件需要归档管理时,按传真的命名规则命名。
3.5.5 外来文件
外来文件结构为:FIRST —AA-BB —nnn—yyyymmdd
AA:项目名称
BB:文件来源
nnn:文件流水号
yyyymmdd:发文年月日
例如:FIRST-采购订单—佳岛-01-20121012
3。5.6 对外发文
指公司发给公司外部的通知、公函等。
其格式为:yyyymmdd FIRST(外)文字第nnn号
yyyymmdd:发文的年月日
nnn:文件流水号
3。5。7 会议纪要
指公司内部会议的记录等,格式:FIRST-(DN)—yyyymmdd—AB-nnn
DN:部门(若为公司全体部门参加的,则可省略)
yyyymmdd:日期,详见3.2日期表示
AB:会议主题(不超过15个汉字)
nnn:文件流水号
例如:FIRST-20121015-周例会-001
3。5。8 其它文件
周工作计划:FIRST- yyyymmdd -周计划—AB—nnn
工作任务单:FIRST—yyyymmdd —任务单- AB—nnn
出差报告单:FIRST—yyyymmdd —出差报告- AB—nnn
工资单:FIRST-yyyymm -工资单—CW—nnn
yyyymmdd:日期,详见3。2日期表示
AB:人员姓名
CW:财务部
nnn:文件流水号
例如:FIRST-20121015—周计划-张三-001
3。5.9 文件附件
所有文件,如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等,采用在原有文件编号后附加:- Xnn—NA
X为附加内容类别:T表格,A附件,S补充文件
nn:附件流水号
NA:附件名称
例如:考勤管理制度的编号为:FIRST-RR—001—1。0-12,该制度有附件考勤表,则附件的编号为:FIRST—RR—001—1.0-12-T01-考勤表
4. 编号管理
所有文件由综管部统一编制和管理.
除附件流水号起始值为01外,其余文件流水号起始值均为001。