TJ4项目部档案管理制度

江津(渝黔界)经习水至古蔺(黔川界)高速公路TJ4分部(JK86+800-92+216.657，K40+157-K43+860)

档案管理制度

四川公路桥梁建设集团有限公司

江习古高速公路项目经理部TJ4分部

二0一四年十二月

四川公路桥梁建设集团有限公司

江习古高速公路项目经理部TJ4分部

二0一四年十二月

一、档案管理内容与要求

1 接收与整理

⑴归档的技术性文件材料，应由工程部将所形成的文件材料收集齐全、核对准确，并由资料员加以系统的整理。

⑵档案室接收档案时，应该检查所归的材料是否齐全、完整，整理得是否符合要求，发现问题立即查明补正，符合要求后方可归档并办理交接手续。

⑶对接收来的档案应进行分类、编目、登记和必要的加工整理、装订成册或归档至相应的档案盒。

⑷编制档案总台账、分类台账、按类别按收发部门逐步开展档案管理工作。

⑸利用电脑贮存档案文件资料、台账或目录，进行检索，查讯资料。

2 登记与保管

⑴资料室对库存档案应定期进行清理、核对工作，做到帐物相符，对破损或褪变的档案，要及时进行修复或复制。

⑵建立档案登记制度，对收入和移出的档案要建立登记簿，分类档案要建立分类登记薄，对收入移出的档案要及时登记。

3 利用与保密

⑴对各类档案资料编制台账和检索目录，积极开展档案的利用工作，为施工生产、工程投标、技术管理、企业管理和科学研究服务。

⑵查阅、借阅档案、图纸都必须办理登记手续，归还时当面检查、注销。

⑶借阅者对所借档案，应负安全、保密之责，不得自行转借，不得遗失、污损和擅自在档案上填注、涂抹、改字、圈点、抽面或拆散。

⑷奖励与惩罚

根据《中华人民共和国档案法》和《交通部科技档案管理办法》中的法律责任和奖励与惩罚办法执行。

二、资料归档职责

1 分管领导（总工程师）职责

⑴分管档案工作的领导（总工程师）负责贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策及上级机关有关档案工作的各项规章制度，并监督、检查贯彻执行情况。

⑵加强对档案工作的领导，把档案工作列入本项目的工作计划，保证机构人员的编制及档案管理所需经费的落实。

⑶布置、检查各项工作的同时要布置检查档案文件材料的形成和归档工作。

⑷技术系统的例会，有关工程开工、竣工、会审等会议活动应通知资料室派员参加。

⑸依法查处档案管理工作中的违法违规行为。

2 资料室

⑴资料室是贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和

国档案法实施办法》及省、市、中铁十八局《档案管理条例》及项目部要求的实施部门。

⑵资料室应设置专职档案管理人员3-5名，按照项目档案的归档范围，按时完成本项目的档案文件的收集、整理和归档工作，监督档案资料的填写。

⑷资料室统一管理本项目的档案材料的形成、积累、整理和立卷归档工作，负责收集、整理施工过程中各种资料，保证施工资料的准确、完整，并及时提供各阶段的检查验收。

⑸资料员负责签收、编号、登记、保存及发放各种文件。

⑹资料室人员工作变动时，交接双方应对所保管的档案进行清点、登记，并办理移交手续。

三、档案的整理质量标准

归档文件，齐全完整。

标题确切，容易查找。

卷内排列，系统条理。

保管期限，比较准确。

密级划分，基本恰当。

卷皮书写，正楷整洁。

案卷装订，结实美观。未尽事宜请参照附录执行。

附录

青岛市地铁工程建设档案管理规定（试行）

第一章总则

第一条为加强地铁工程建设项目档案的规范化管理和过程控制，保证地铁工程建设项目档案的完整、准确、系统，根据国家、省、市有关规定，结合工程实际情况，制定本规定。

第二条本规定所称青岛市地铁工程建设项目，是指包含青岛市地铁车站、区间、车辆段（场）、控制中心等所有地铁主体工程及相关附属工程、车辆及机电设备系统在内的工程施工、安装、调试至开通运营所发生的工程项目。

第三条地铁建设工程（以下简称工程）档案是指从项目的提出、立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理、竣工投产（使用）过程中形成的，具有保存价值，应当归档的各种载体的文件材料。

第四条青岛地铁工程档案管理工作是青岛市地铁工程建设与管理工作的重要组成部分，青岛市地下铁道公司（以下简称地铁公司）各处室要把档案工作纳入领导日程，加强领导，健全制度；各参建单位要把工程文件的形成、积累、整理、归档工作纳入工程建设管理程序，纳入工程建设计划合同管理和年终考核内容，纳入本单位有关部门和有关人员的职责范围与工程管理同步实施，并建立工程档案管理工作领导责任制，明确整理机构，配置专门人员（持有档案人员上岗证）及设施，统筹安排档案管理工作所需资金，建立健全工程档案管理的各项规章制度，保证工程档案管理工作有序进行。

第五条为加强地铁档案工作的信息化管理，各参建单位应配置计算机的软、硬件设备，完成青岛地铁工程文件、图片、图纸的扫描及录入工作。

第二章工程档案管理职责

第六条青岛市地下铁道公司负责地铁建设工程档案的监督指导和验收。

一、收集、归档工程建设准备阶段文件、竣工决算及国家验收文件，

并且负责整个工程档案的收集、汇总、排序工作；

二、对勘察、设计、施工、监理等单位工程档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导；

三、确保青岛地铁档案工作与地铁建设工程同步进行，定期对施工单

位的施工资料的完整性、准确性及专职人员持证上岗情况进行检查，对档案管理人员进行考评。

四、接受青岛市档案局对地铁工程档案管理的跟踪服务，并定期参加

其业务培训；联系市城建档案管理处、市建设工程质量监督站对工程建设过程中工程的收集、立卷工作进行监督、检查、指导；在竣工前对竣工档案进行预验收。

第七条监理单位将本单位形成的文件进行整理、立卷，并向地铁公司档案室移交；对所监理各施工单位的工程文件的整理、竣工图的编制进行综合审查，确保工程文件的真实性、完整性、准确性。对按规定由监理签认的工程资料予以签认后报青岛地铁公司工程管理处，由工程管理处及相关职责处室兼职档案员再审查后，报青岛送地铁公司档案室。

第八条委托单位（管线迁改、招标代理、第三方监测、设备供应商等）应按合同和规范要求完成委托项目资料的归档工作；对所提供资料的真实性、完整性、有效性负责。

第九条参与青岛地铁建设的勘察、设计、施工单位应对勘察、设计、施工过程中形成的勘察、设计文件、施工资料、竣工图按照归档要求认真进行整理、编制；并对文件安排的真实性、完整性、有效性负责。实行总承包工程项目，各分包单位按规定整理本单位的勘察、设计、施工文件、图纸，合格后及时报送总承包单位。由总承包单位负责各分包单位的勘察、设计、施工文件和竣工图的汇总、排序、审查，合格后分别报规划设计处、工程管理处，由规划设计处、工程管理处档案管理员审查合格后报青岛地铁公司档案室；