部门与岗位职责梳理与岗位说明书编写指南_3

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部门职能细化模板
一级职能
通常用 一个句 子概述 本部门 的主要 业务和 管理职 能
二级职能
二级职能描述的 主要是从一级职 能之下分解的若 干项子职能,这 些职能严格讲都 是比较宏观的, 是某一方面的工 作 , 它不具体,也 很难直接操作
三级职能
分解二级职能具体业务活动， 三级职能都是一些具体的作业 项 目 , 是可以操作的业务项
履行该职能 • 需要进行哪些协调工作？ • 需要如何配合开展工作？Fra bibliotek指导/监控
履行该职能 •需要做哪些指导？ •需要实施怎样的监控？
职能模块一
职能模块二
职能模块三 职能模块…
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横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述
管理功能
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部门职能梳理（示例 ）—— 三级职能
一级 职能
注意事项 总1、，详每细个职岗责位全的部关分键解工到作岗内位容后不，第宜将2多0性页于质/共8、个26内。页容相类似的工作内容整合、汇 2、发现部门每个岗位的关键职责多于 10个时，说明部门职责梳理时，详 细职责需整合、提炼不够， 建议重新整合部门职责。
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岗位说明书
岗位说明书 岗位说明书是明确岗位职责、任职要求的说明性文件，也是最基 本的管理工具之一。
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员工关系管理
集团总部人事管理
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部门职能撰写要点
一级职能编写要求： • 用一个句子概述本部门的主要业务和管理职能。
二级职能编写要求：
•
用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。
三级职能编写要求：
• 用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。 • 格式：动词+事项 • 避免采用模糊化动词如第“12负页责/共”2、6页“处理”、“管理”、
“领导”等，以明确权责，避免歧义。具体可参见《规范动 词表》。 • 描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主 观要求。
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规范动词表
部门职能和岗位职责描述规范用语的常见动词：
· 针对制度、方案、计划等文件 编制、制定、拟定、审核、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见
示例：
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部门岗位设置原则
因事设岗原则：从“理清该做的事”开始，“以事定岗、以岗定人”。设置
1 岗位既要着眼于企业现实， 又要着眼于企业发展。按照企业各部门职责范围
划定岗位，而不应因人设岗；岗位和人应是设置和配置的关系。
协作原则：实现岗位明确分工的同时，又要兼顾岗位间的有效协作，使各
· 上级行为 批准、定义、确定、指导、确立、监督、决定
· 管理行为 评估、协调、确保、鉴定、保持、监督
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示例：部门职能梳理－人力资源管理中心（梳理过程）
一级职能
计划/规则
履行该职能 二级职能
• 需要做哪些计划？
• 制定哪些规则？
三级职能
组织/实施
协调/配合
指导/监控
履行该职能 • 需要组织哪些工作？ • 需要承担哪些工作？
2 岗位职责既明确又能上下左右之间同步协调，以发挥最大效益。
规范化原则：岗位名称及职责范围应明确和规范，但不宜过细，应留有
3 创新的余地。
最少职位数原则：既考虑最大限度地节约人力成本，又要尽可能地缩短岗
4
位之间信息传递时间，提高组第织1的7页战/斗共力26和页市场竞争力。
强度原则：应考虑一般情况下的工作情况，而不能基于个别情况设置岗位。
双岗击位名添称： 标题文字 在岗人姓名（或待聘）：
职责模块
工作内容
职责模块
工作内容
示例：
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部门职责分解
分解原则： 逐级分解：先部门负责人（正/副），再主管/高级岗，最后到每个岗位，每
级分解都将职责分解穷尽而不遗漏，各个职责之间互不双交击叉添和重标叠题。文字
分解检查原则： 1、部门职责是否有遗漏？ 2、是否有些职责没有岗位负责，或分解到各岗位的具体职责不连续？ 3、某一部门职责在涉及的不同岗位上的角色是否清晰（上下级、左右等）， 各个职责之间互不交叉和重叠？ 4、 岗位职责名称和工作内容书写是否规范性？
· 针对信息、资料 调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管 理
· 关于某项工作（上级） 主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、审批、评估
· 思考行为 研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划
· 直接行动
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组织、实行、执行、指导、带领、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助
履行该职能 •需要进行哪些协调 工作？ •需要如何配合开展 工作？
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部门职能梳理工具
职能分解
纵向 上将 部门 职能 分解 为彼 此相 对独 立的 职能 模块
计划/规则
组织/实施
协调/配合
履行该职能 • 需要做哪些计划？ • 制定哪些规则？
履行该职能 • 需要组织哪些工作？ • 需要承担哪些工作？
理配置，满足 集团发展的人
组织管理
才需求。
指导与监督人力资 源规划执行情况； 审核与监督人力资 源预算执行情况。
指导与监督集团组 织架构与岗位配置 情况； 督导集团各部门职 责、岗位的“岗位 说明书”的编制及 修订工作。
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示例：部门职能梳理－人力资源管理中心（梳理后）
一、 人力资源规划 1、组织制定与修订集团中长期人力资源规划，指导与监督人力资源规 划执行情况； 2、审核与监督人力资源预算执行情况。 二、组织管理 1、建立与优化集团整体组织结构； 2、指导与监督集团组织架构与岗位配置情况； 3、督导集团各部门职责、岗位的“岗位说明书”的编制及修订工作。
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部门职能梳理步骤一 ——职能细化
一级职能
部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职 能，部门承担的主要业务和管理职能
二级职能
从一级职能之下分解的职能模块， 二级职能反映的是各个 职能模块需要开展的管 理活动的内容
三级职能
从二级职能分解的具体业务活动，三级职能反映的是各 个职第能6页单/元共为26承页担起相应的管理功能所需要完成的各项 具体业务活动
• 拓展集团外部培训机构， 指导建立集团内外部培训 师资队伍及课程开发体系； • 组织实施培训需求调研， 组织编制与审核年度和月 度培训计划；
• 根据核准的培训计划，组 织、实施集团层面专项培 训工作，并建立培训台账。
• 协调集团内部 内训资源的共 享
• 指导与监督集团培 训制度的执行及相 关培训工作的实施 情况。
二级 职能
根据集 团整体
发展战 略，建 立和完 善集团 人力资 源管理 体系， 保证集
团人力 资源的 有效提 升和合 理配置，
满足集 团发展
的人才 需求。
人力资源规划 组织管理 招聘管理
培训管理
绩效管理 薪酬福利管理 人事事务管理
计划/规则
三级职能
组织/实施
协调/配合
指导/监控
• 建立与完善 集团培训体 系，制定与 修订集团培 训管理制度
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部门岗位设置
一、理清部门岗位
根据部门未来6个月-1年的业务发展需求、资源配双置击情添况标，对题当文前字
部门设置的岗位进行梳理：还需要哪些岗位？哪些岗位可以兼任？哪些
岗位需要合并或分拆？与部门负责人或直接上级确认梳理部门岗位。
二、部门岗位按级别从高到低排列，形成《部门组织结构架构及人员 配置情况表》
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相似的职能，连接紧密的尽量放在一个部门
职责细化到可操作（招聘工作）-汇总各部门的招聘需求；发布广告；对应聘人员进行甑选
按照流程部的思门路去职写（能PDC梳A）理的基本要求
业务活动的独立性
业务活动的操作性
避免重复
职责梳理 的基本要求
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业务活动的连续性
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组织结构中部门职能常见的问题
关系、工作分配关系，分清职责边界，以加强合作，减少误解或 扯皮现象。同时，解决岗位第本18身页定/共位2和 6页职责不清晰的问题，避免 工作职责在岗位上的重叠和断点。
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部门职责分解工具
部门名称： 二级职能
部门职责分解表
工式工岗位名称：
三级职能
在岗人姓名（或待聘）：
职责模块
工作内容
岗位名称： 在岗人姓名（或待聘）：
2、所在部门 4、岗位目的 6、任职资格
岗位职责的描述要点 第22页/共26页
岗位长期及经常性
的工作,而不是短期
或临时性工作
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岗位说明书
岗位说明书的作用 它是决定工作内容的基本出发点之一； 它是薪酬发放、绩效考核的基准之一； 它是衡量员工是否适岗的标准条件之一； 它是培训组织的重要依据之一； 它为员工指出轮岗、晋升等职业发展方向。
部门与岗位职责梳理与岗位说明书编写指南
工作要求及实施步骤
双击添标题文字
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为三定工作、绩效管理工作奠定基础；难以考核的一个重要因素就是职责不清，不该承担的责任而承担
部门职能梳理的前提和定义
部门职责 部门职责是组织管理的基础性文件，是将本部门在公司中所承担 的主要职责和权限用规范的语言界定并形成文本。
5 在90%情况下这个岗位 的工作量是饱和的（超过80%的时间都有事情可做）
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部门职责分解
部门职责分解 部门职责分解是将上级组织详细职责不断分解到下级组织和岗位， 直到组织所有的详细职责都全部分解到岗位为止。
部门职责分解作用 1、明确指出部门每个详细职责都分布在哪些岗位，这些岗位的
角色各是什么（如执行、审核、审批等）； 2、分析、理清组织各项工作执行过程中各相关岗位之间的职责
履行该职能
履行该职能
• 需要进行哪些协 调工作？
• 需要做哪些指导？
• 需要如何配合开 • 需要实施怎样的监
展工作？
控？
组织制定与修订集团中长
人力资源 规划
期人力资源规划；
根据集团整体
发展战略，建
立和完善集团
人力资源管理 体系，保证集 团人力资源的 有效提升和合
建立与优化集团整体组织
结构；
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三级职能 第8页/共26页
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部门职能梳理步骤二 ——将二级职能按照管理功能 进行细化分解为三级职能
履行该职能 •需要做哪些计划？ •制定哪些规则？
计划/规则
组织/实施
管理 功能
履行该职能
指导/监控
•需要做哪些指导？ •需要实施怎样的 监控
协调/配合
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履行该职能 •需要组织哪些工 作？ •需要承担哪些工 作
通俗讲，就是这个岗位是做什么的，告诉这个岗位的人要做哪 些事情; ◆ 明确工作岗位所代表的任务和责任； ◆ 明确岗位任职人员具备怎样的知识、技能和能力； ◆ 岗位说明书是对岗位的说明，不是对任职的人的说明
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岗位说明书
岗位说明书内容
主要包括： 1、岗位名称 3、工作关系 5、岗位职责
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部门职责梳理的意义
通过梳理部门职责、权限的过程，去思考、学习，把职责梳 理清楚。
部门职责、权限的梳理直接影响到下一阶段的职位分析和评 估、薪酬、考核等工作。
明确各部门的部门职责，使各项职能具体化，使之能够执行 和落实，把部门工作和压力层层分解下去。
明确各部门的部门职责、权限，有利于提高管理人员责任意 识，保证管理工作规范化。第3页/共26页
梳理的前提 部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主，并 根据实际工作需要进行调整（立足现在，着眼未来）。
部门职责梳理 部门职能梳理是组织结构设计第的2页重/要共环26页节，把需要组织完成的复 杂工作按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，分解成独立 的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化。
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部门职能梳理（示例）—— 一、二级职能
一级职能
二级职能
根据集团 整体发展 战略，建 立和完善 集团人力 资源管理 体系，保 证集团人 力资源的 有效提升 和合理配 置，满足 集团发展 的人才需 求。
人力资源规划 组织管理 招聘管理 培训管理 绩效管理 薪酬福利管理 人事事务管理 员工关系管理
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工作推进计划及要求
建议时间
工作内容
责任人
组织部门职责及岗位说明书编写和修订； 9月21日-10月25日 分管领导审核、调整
部门/项目负责人、相关 负责人
部门职责及岗位说明书初稿汇总、审核调整；
职能交叉 职能空档 职能重叠 职能错位 职能虚位
甲 甲
甲 乙
乙
甲乙两个属同层次部门的职能
有交叉部分
甲乙两个属同层次部门的职能
乙
中有缺失部分
甲
甲乙两个属不同层次部门的职
乙
能有重叠部分
乙 第甲5页/共26页应 由该乙由部甲门部负责门负责的职能现在
甲
流程或权限设计问题导致职责
乙
遗漏或者职责虚位，如甲部门
名存实亡，对乙部门失去控制