学校会议室使用管理制度

学校会议室使用管理制度
第一章 总则
学校会议室使用管理制度旨在加强会议管理，提高会议效率，确保会议资源的合理使用。

以下总则适用于学校内所有会议室的使用及相关管理活动。

一、目的与原则
1. 本制度的目的在于规范学校会议室的使用，保障会议的顺利进行，提升会议质量，促进学校各项工作的有序开展。

2. 本制度遵循公开、公平、高效、节约的原则，实行预约使用、统筹安排、分级管理的机制。

二、适用范围
1. 本制度适用于学校各类会议室，包括但不限于学术报告厅、多功能厅、会议室、接待室等。

2. 本制度适用于学校各部门、各单位及教职工、学生组织举办的各类会议。

三、管理部门
1. 学校设立会议室管理部门，负责会议室的统筹管理、预约安排、设施维护等工作。

2. 会议室管理部门应建立健全会议管理制度，提高服务质量，保障会议需求。

四、使用规定
1. 学校各部门、各单位及教职工、学生组织需按照本制度规定，提前向会议室管理部门预约会议室。

2. 使用会议室时，应严格遵守会议室管理规定，爱护设施设备，保持环境整
洁。

五、违规处理
1. 对违反本制度规定的部门、单位或个人，会议室管理部门有权取消其预约资格，并根据情节严重程度，给予相应处罚。

2. 会议室管理部门应定期对会议室使用情况进行检查，发现问题及时处理，确保会议管理制度的有效实施。

六、制度修订
1. 本制度根据学校实际情况制定，必要时可进行修订。

2. 修订本制度时，应广泛征求各方意见，确保制度的科学性和合理性。

本制度的最终解释权归学校会议室管理部门所有。

自发布之日起施行。

各部门、各单位应认真贯彻执行，共同维护良好的会议环境。

第二章 会议流程
为确保会议的顺利进行，提高会议效率，以下会议流程适用于学校会议室的使用。

一、会议预约
1. 使用部门或单位需提前向会议室管理部门提交会议预约申请，填写《会议室预约申请表》，明确会议时间、地点、参会人数、会议主题等信息。

2. 会议室管理部门收到预约申请后，根据会议室使用情况、预约顺序和会议性质等因素，统筹安排会议室。

3. 预约成功后，会议室管理部门应及时通知申请部门或单位，并通过学校内部管理系统发布会议通知。

二、会议准备
1. 申请部门或单位应提前进入会议室，检查设施设备是否齐全、功能正常，并根据需要布置会议室。

2. 申请部门或单位负责准备会议所需的资料、设备（如投影仪、笔记本电脑等），确保会议设施在会议开始前正常运行。

3. 申请部门或单位应在会议开始前15分钟完成会议室布置工作，并通知参会人员准时参加会议。

三、会议签到
1. 参会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，并在签到表上签名。

2. 会议主持人应在会议开始前5分钟核对参会人员签到情况，确保会议的参会人员齐全。

四、会议进行
1. 会议主持人按照会议议程主持会议，确保会议内容完整、有序。

2. 参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，发言时注意言简意赅，禁止讨论与会议主题无关的事项。

3. 会议期间，如需使用会议室设备，应提前向会议室管理部门申请，并在会议开始前完成设备调试。

五、会议记录
1. 会议记录人员应详细记录会议内容，包括会议主题、讨论要点、决策结果等。

2. 会议记录应在会议结束后及时整理，并于24小时内将会议纪要发送给参会人员及相关部门。

六、会议结束
1. 会议结束后，申请部门或单位应负责整理会议室，关闭设施设备，确保会议室整洁。

2. 会议室管理部门应检查会议室设施设备使用情况，发现问题及时处理。

第三章 会议纪要的跟踪落实
为确保会议决策的有效执行，提高会议效果，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的编制与发布
1. 会议结束后，会议记录人员应按照规定格式整理会议纪要，明确列出会议主题、讨论内容、决策事项、责任人和完成时限等。

2. 会议纪要由会议主持人审核，确保内容准确无误。

3. 审核通过的会议纪要应在会议结束后24小时内通过学校内部管理系统发布，同时发送给相关部门和参会人员。

二、会议纪要的执行与跟踪
1. 各责任部门和单位应按照会议纪要中的决策事项和完成时限，认真组织落实。

2. 会议纪要中涉及跨部门合作的事项，由会议主持人指定的责任人负责协调，确保各部门之间的沟通与协作。

3. 会议室管理部门应设立专门的会议纪要跟踪落实机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

三、会议纪要执行情况的反馈
1. 各责任部门和单位应在规定时限内将会议纪要执行情况向会议室管理部门反馈。

2. 反馈内容应包括已完成的任务、未完成的任务及原因、需要协调解决的问题等。

3. 会议室管理部门收到反馈后，应及时整理并向会议主持人报告，以便于对会议决策的执行情况进行全面了解。

四、会议纪要执行结果的评估与应用
1. 会议室管理部门应定期对会议纪要的执行结果进行评估，分析存在的问题，为改进会议管理提供依据。

2. 会议纪要执行情况作为各部门、各单位工作绩效考核的依据之一，对未按要求完成任务的部门和个人进行问责。

3. 对于会议纪要执行过程中发现的优秀经验和做法，应予以总结和推广，提高学校整体工作效率。

五、会议纪要的归档与查阅
1. 会议纪要整理归档后，应按照学校档案管理规定进行保存，确保资料齐全、便于查阅。

2. 学校教职工和学生有权查阅相关会议纪要，了解学校决策和各项工作进展情况。

第四章 会议室管理规定
为确保会议室的高效使用和设施设备的完好，制定以下会议室管理规定。

一、会议室使用规范
1. 会议室使用应遵循预约制度，各部门、各单位需提前提交预约申请，经批准后方可使用。

2. 使用会议室时，应保持室内整洁，禁止吸烟、进食，不在会议室内随意张贴
或涂写。

3. 会议室内设施设备应按照操作规范使用，不得擅自拆卸、搬离或损坏，使用后需恢复原状。

二、会议室设施维护
1. 会议室管理部门负责定期检查设施设备，确保其正常运行。

2. 发现设施设备故障时，应及时报修，并做好维修记录。

3. 会议室管理部门应定期对会议室进行清洁和保养，保持环境整洁卫生。

三、会议室安全管理
1. 使用会议室时，应确保消防通道畅通，了解消防设施位置和操作方法。

2. 会议室内禁止存放易燃、易爆物品，不得使用未经安全检验的电器设备。

3. 会议室管理部门应定期进行安全检查，排除安全隐患，确保会议安全。

四、会议室开放时间
1. 会议室的开放时间由会议室管理部门根据学校工作安排制定，并在学校内部管理系统公布。

2. 特殊情况下，需延长或调整会议室开放时间，应由会议室管理部门提前通知相关部门和单位。

五、会议室使用费用
1. 学校内部各部门、各单位使用会议室，原则上免费。

2. 对于校外单位或个人租赁学校会议室，按照学校相关规定收取费用。

3. 会议室管理部门应建立健全收费管理制度，确保收费合理、透明。

六、违规处理与问责
1. 对违反会议室管理规定的部门、单位或个人，会议室管理部门有权进行制
止，并视情节给予相应处罚。

2. 对于造成会议室设施设备损坏的，应承担相应的赔偿责任。

3. 会议室管理部门应建立健全问责机制，对管理不善、违规使用会议室的行为进行查处，确保会议室管理规定的有效执行。

第五章 附则
本制度的附则适用于学校会议室使用管理制度的补充规定。

一、制度解释
本制度的最终解释权归学校会议室管理部门所有。

如有疑问，可向会议室管理部门咨询。

二、制度修订
本制度根据学校实际情况制定，必要时进行修订。

修订过程应广泛征求各方意见，确保制度的科学性和合理性。

三、制度施行
本制度自发布之日起施行，学校各部门、各单位及个人应认真贯彻执行。

四、其他规定
如本制度与学校其他相关规定冲突，以本制度为准。

如有未尽事宜，可根据实际情况，参照学校相关规定执行。