如何熟练使用办公自动化中的excel

如何熟练使用办公自动化中的excel
新手怎么样快速学习中的excel并运用到工作当中提高效率，
远离加班?以下为的个人建议。

①先掌握常用快捷键，这是最根底也最容易学习的，而且节省
时间的效果立竿见影。

最具经典的比拟的就是用鼠标拖动几千条记
录的滚动条和使用键盘快速定位的区别。

②接下来根据你工作需求学习常用函数。

一定是从解决问题出
发来学习对应的函数，死记硬背只会事倍功半，实践大于学习，动
手好过动眼。

③掌握一些极其实用的菜单的功能，每个菜单都探索一下，微
软搞那么多菜单不是做摆设(除了菜单)。

④完成以上三步，你应该可以熟练使用excel了。

到这个阶段
应付日常工作已经得心应手了。

如果你有兴趣可以做一些进阶学习，比方追求表格的质量(格式美观、表格标准、数据准确以及布局排版)，化繁为简，少即是多，好的表格就是一份有质量的报告，数据
自有其魅力，这个时候你可以尝试学习下数据分析、数据挖掘方面
的知识，也可以学习下VBA为数据分析做准备。

下方是详细说明：
一、合理分配键盘和鼠标。

看到很多人连个保存都要用鼠标去
点菜单，真心替他捉急。

有些人用一指禅(一般是领导)操作更是恨
不得自插双目。

excel的根本操作一定是左右互搏，左手键盘，右
手鼠标，而且键盘的使用率要超过鼠标。

一般来说鼠标用于：①选
择某个单元格。

②选择可视范围内的小块区域。

③行列整选。

④超
长篇幅的滚动条拉动。

⑤选择菜单。

除此之外的常用操作，强迫自
己用键盘吧，键盘+快捷键将成为你节省时间的功臣。

二、批量数据处理的神器——公式(函数)。

公式不难，难在知
道怎么用。

学习公式的方法也很最简单，不用看书，不用看教程，
在栏点fx，进去一个个看几遍操作提示你就懂了。

——学习公式前先了解单元格定位，公式是通过复制和拖拉来
提高效率的，在复制和拖拉的过程中会根据当前的行列改变引用的
单元格。

比方你引用A1，往下拖的时候会变成A2、A3...，往右拖
会变成B1、C1...，有时候你不希望单元格随拖动而改变，这个时
候就需要绝对定位，也就是固定行标或者是列标。

通过在行标或者
列标前加“$“实现(状态下按F4快速添加，重复按那么进行切换)，比方$A1，表示固定A列，无论你往右拖多少列，都是引用A1单元格，同理A$1表示固定第一行不便。

很多新手在用公式的时候都会
被定位搞得头疼无比，理解以后就开启了新天地。

举个实例，用Vlookup按条件查找sheet2表中的B:L连续区域，你可以这样写
=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,2,0);依次向右拖拉，把2改为
3,4,5...即可(下面讲如何优化)。

——公式的运用在于你灵活的安排，很多人认为但凡计算必上
公式，而且嵌套越多越复杂越是高大上，唬下菜鸟可以，其实是闲
的蛋疼。

比方筛选一列数据的重复值删除，你可以用一个高大上的
公式：match(A1,A:A,0)=ROW(A1),然后把结果为false的筛选出来
删掉，其实一个数据透视就搞定，但如果这个表有100列，你要用
数据透视过滤我只能泪牛满面。

再比方身份证提取生日，一般用
mid(a1,7,if(len(a1)=16,6,8))，其实
mid(a1,7,(len(a1)=18)*2+6)，省去if嵌套，这个例子似乎不太恰当，只是说公式是死的，要提高效率关键还是看怎么运用他们。

还
有什么时候用Vlookup，什么时候用Lookup，以及index和match
的`区别等等。

上面vlookup的例子：
=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,COLUMN(),0)，把要手动输入的列数用
当前列号函数进行嵌套，根据你要选择数据的起始列进行+-数字调
整即可。

这样你只要在B1单元格输入一个公式，就可以愉快的向右
向下随便拖拉了。

——进阶。

知道了怎么组合运用公式后，考虑的是怎么简化公式，可以学习下命名。

还是VLOOKUP那个例子，你可以把
Sheet2!$A:$L取个名字叫area，那么公式变成
=VLOOKUP($A1,area,COLUMN(),0)。

命名引用区域很多的时候很有用。

三、熟练掌握菜单栏的一些常用操作。

可以参考这样的学习顺序：①排序(注意扩展相关列)、冻结窗口、②筛选(自动筛选(*号、?号匹配等技巧)，高级筛选可以了解下)、③分列(固定分列和符号分列，注意分列后的数据格式)、④数据透视。

其他的如条件格式、数
据有效性、自定义单元格格式、自动更正等技巧也要知道。

工具里
面的选项菜单是必须要全部掌握的，比方遇到大数据量公式计算的
时候先改为手动重算，输入公式填充后再改为自动重算或者直接保存，否那么会卡很长的时间(可能电脑配置好不会有这个情况)。

四、数组公式。

这里单独说一下数组公式。

在大范围数据计算
的时候很有用。

这里说一个常用的多条件求和。

sum((条件一)*(条
件2)*(条件n))，输入完公式后在状态同时按下ctrl+shift+enter，条件一般是区域比拟，比方(A2：A1000=B2：B1000)，数组公式的好
处是选中结果单元格，一次输入，按组合键自动填充无需拖动复制
(我不会告诉你数组公式计算后排序可能会很诡异的)。

数组公式结合命名用使用更简单，比方={sum((性别="男")*(学号>50)*(...))}
五、如果说excel什么键用得最多，记得是ctrl+s。

一分钟保存10来次毫无违和感，从来没有丧失数据的烦恼，别指望后台几分钟保存一次，对于excel熟练者来说，一分钟已经可以完成几张表了。

这个强迫症我沿用了好多年，很有用。