Excel费用计划差异分析教程和实例
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图37 销售部数据的列数规律
*本月费用实际数变动查询
C2:N2区域。 将查询费用发生的列数和单元格G1的值建立关联。 C2=IF(C3="","",C3+$G$1-1)
在第3行中返回的是销售部费用所在列数，而在G1中销售部的值为1，所 以这里以销售部的列数为参照，用“C3+$G$1-1”得出所选部门的列数，如
（1）建立月份下拉列表 选取G2单元格，执行【数据】/【有效性】命令，打开【数据有效性】 对话框，在【允许】下拉列表中选取“序列”，然后在【来源】框中输入： “1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12”，如 所示。
图44 设置日期下拉列表
*费用实际计划对比表自动生成
（2）设置日期格式 通过数据有效性设置，可以让数字显示为日期格式，在下拉列表中可以 选取1至12的月份数。
所示，
图46 设置本月发生数公式
*费用实际计划对比表自动生成
B7=INDIRECT("费用实际数!"&ADDRESS(MATCH($A7,费用实际 数!$B:$B,0),$G$2*3))
$G$2*3：是取得指定月份“销售”在费用实际数的列数。由费用实际数 的特点可以看出，销售的列数是月份乘以3，如图47所示，由于当前选取的 月份为2月，所以 “$G$2*3”结果为6，即在费用实际数工作表中，2月的销 售所在的位置为第6列。
图30 费用实际数变动查询
*本月费用实际数变动查询
（1）“开始月份”和“结束月份”下拉列表设置。 开始月份和结束月份的下拉列表设置相同，都是使用数据有效性功能设 置的。 选取C1和E1单元格，执行【数据】/【有效性】命令，打开【数据有效 性】对话框，在【允许】的下拉列表中选取“序列”，在【来源】文本框中 输入“1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12”,如 所示。
（2）设置月份显示公式
图41 设置月份显示
*本月费用实际数变动查询
查询区域的边线设置，是随着返回查询结果变化而自动调整设置边线 的区域。
选取整个区域，执行【格式】/【条件格式】命令，打开【条件格式】 对话框，在【条件1】的公式中输入公式【=C$3<>""】，然后设置边线格 式为四周边线样式，如 所示。
IF(C$3="",""：根据第三行的内容确定是否显示为空白。 ADDRESS($A5,C$2)：$A5是计算出的行数，C$2是根据所选月份和部 门得到的列数，ADDRESS($A5,C$2)是一个字符串形式的单元格地址G3。 "费用实际数!"&ADDRESS($A5,C$2))是返回一个带工作表名称的地址， 因为要从费用实际数工作表中查询相应费用数，所以这里要在单元格地址前 加"费用实际数!"，结果是“费用实际数!G3”。 INDIRECT()：把括号内带工作表名称的单元格地址转化为引用并取出 其数值。INDIRECT("费用实际数!G3")值为120。
一个正常经营的公司，每月都要发生一定的费用，而且大 多数公司都会针对不同的费用项目而制定费用计划，所以月末 报表中，费用的发生情况，费用和计划的对比情况都会成为公 司关注的数据之一，费用差异对比表也成为财务月末报表的一 个重要组成部分。
本节以一个商业企业为例，介绍一下如何制作费用分析表。 该公司制作费用计划对比表的原始数据如下。
因为费用实际数工作表中的实际数，是按月份并分部门横向排列的，所 以向右翻看超过一页的月份实际数时，B列的费用项目应始终处于显示状态， 如 所示。同样向下翻看超过一页的费用数据时，也需要第二行的标题 行保持显示状态的，如 所示。
*费用实际数工作表的初始设置
图24 固定费用项目
*费用实际数工作表的初始设置
*费用实际计划对比表自动生成
图47 费用实际数工作表
*费用实际计划对比表自动生成
注意
由于服务和销售在费用实际数工作表中列数相差1，所以服务和综财部 的公式设置如下：
服务部： =INDIRECT("费用实际数!"&ADDRESS(MATCH($A7,费用实际 数!$B:$B,0),$G$2*3+1)) 综财部： =INDIRECT("费用实际数!"&ADDRESS(MATCH($A7,费用实际 数!$B:$B,0),$G$2*3+2))
在“费用实际数”工作表中“销售部费用”分别在3的倍数列。所以开 始月份的位置为所选“开始月份”数乘以3，如 所示。
*本月费用实际数变动查询
=C1*3
=IF(COUNT($C$3:C3)>$E$1-$C$1,"",C3+3)
图36 辅助区域一
*本月费用实际数变动查询
D3=IF(COUNT($C$3:C3)>$E$1-$C$1,"",C3+3)
所示。
图27 超级链接
*费用实际数工作表的初始设置
（1）选取可建立超级链接的单元格A3，执行【插入】/【超链接】命令， 如图 所示。
图28 执行超级链接命令
*费用实际数工作表的初始设置
（2）打开【插入超链接】对话框，在左边的【链接到】列表中，选取 【本文档中的位置】图标，在【请键入单元格引用】文本框中，输入A3要链 接的单元格地址C1，在【或在这篇文档中选取位置】列表框中选取当前的工 作表名称“费用实际数”，如图 所示。
*费用实际数工作表的初始设置
费用实际发生数是费用分析中的重要数据来源，如何设置该表的格式 对于费用分析自动生成的能否实现起着关键的作用。
费用实际数工作表如 所示。
图23 费用实际数工作表
*费用实际数工作表的初始设置
在费用实际数工作表中，需要实现如下功能。 （1）冻结标题和左端标题列。 （2）实现月份的链接。
*本月费用实际数变动查询
图39 辅助区域三
*本月费用实际数变动查询
（1）设置费用实际发生数公式 根据上述辅助列计算出的行数和列数，对实际所要显示的费用作如 的设置。
图40 月份实际费用公式设置
*本月费用实际数变动查询
（1）设置费用实际发生数公式 C5=IF(C$3="","",INDIRECT("费用实际数!"&ADDRESS($A5,C$2)))
图33 画出组合框
*本月费用实际数变动查询
③双击组合框控件，在打开的【对象格式】对话框中，【数据源区域】 选取A1:A3区域，【单元格链接】选取“$G$1”，选取【三维阴影】选项，， 如 所示。
图34 设置部门下拉列表
*本月费用实际数变动查询
注意 数据源区域：是在组合框中显示的待选项。 单元格链接：当选取组合框的某个部门后，在链接的单元格中会返回该 选项在组合框的位置数，如组合框中“服务部”在第二行的位置，那么返回 的值将会是2，如 所示。
图42 设置自动调整的边线
*费用实际计划对比表自动生成
费用实际计划对比表是根据费用计划数和实际发生数进行对比而形成 的表。费用实际计划对比表要求自动生成以下功能。
（1） 根据所选月份，自动搜索各种费用项目的本月发生数。 （2）根据所选月份，自动计算各种费用项目的本月累计发生数。 （3）根据所选月份，自动搜索各种费用项目的本月计划数。 （4）根据所选月份，自动计算各种费用项目的本月累计计划数。
用IF函数判断D3左边的单元格个数，是否大于结束月份和开始月份之差。 如果大于就显示空白，否则就用左边的数字加3。判断的目的是使第三行单 元格只显示开始月份到结束月份之间的的列数，超过这个范围的列数不显示。 这里的“列数”也是指在“费用实际数”工作表中销售部费用的列数，如
所示。
*本月费用实际数变动查询
*本月费用实际数变动查询
（2）设置月份显示公式 在如 所示的第4行中，月份的显示也是随着选取的开始月份和结 束月份的变化而变化。
C4=IF(C3="","",C3/3&"月")
第三行所得出的销售部的列数除以3正是所要的月份数，再用“C3/3&" 月"”为月份数加个“月”字，完成对月份的变动显示。
*本月费用实际数变动查询
图35 选取部门下拉列表
*本月费用实际数变动查询
在查询中，如果知道单元格的行数和列数，就可以取得在“费用实际数” 工作表中单元格地址，用INDIRECT取出单元格的内容。为了简化公式，特设 置以下辅助区域和辅助公式。
C3:N3区域。 计算开始月份和结束月份期间，每个月份根据所选的部门在“费 用实际数”工作表中的所在列数。如2月销售部费用在“费用实际数”工作 表的第6列。 C3=C1*3
（3）同第（2）步，为2至12月份的费用数据区域建立链接。
图29 建立链接
*本月费用实际数变动查询
在如 所示的查询表中，可以实现下列功能。 （1）选取开始月份和结束月份，查询结果显示包括开始月份和结束月 份和二者的实际费用数。 （2）显示的数据为实际选取部门的数据。 （3）表格线会随月份的增减而调整。
图25 固定行标题
*费用实际数工作表的初始设置
冻结表格的方法：选取要冻结的行和列交汇处的顶点单元格（如 所示的C3单元格），执行【窗口】/【冻结窗口】命令。
图26 冻结窗格
*费用实际数工作表的初始设置
为了方便快捷的查看某月份的实际数额，在A列建立了表中各月份数据 的链接，如单击A8（8月费用）单元格，光标会自动转向8月的费用区域，如
图31 设置开始和结束日期序列
*本月费用实际数变动查询
（2）“部门”下拉列表设置。部门下拉列表采用窗体中的组合框控件 设置，这样可以为公式设置提供方便。
①在A1:A3区域设置下拉列表的数据源区域，如 所示。
图32 设置下拉列表数据源
*本月费用实际数变动查询
②在【窗体】工具箱中单击【组合框】控件，指针变成十字状，然后在 单元格上画出该控件，如 所示。
MATCH($A7,费用实际数!$B:$B,0)：是查找费用项目在费用实际数B 列的行数，从而取得要获取单元格的行数，结果为24。
ADDRESS(MATCH($A7,费用实际数!$B:$B,0),$G$2*3)：根据求出的 行数和列数用ADDRESS函数返回字符串形式的单元格地址。
INDIRECT()：把字符串形式单元格地址转换为实际的引用。
*费用实际计划对比表自动生成
本月累计发生数是根据所选月份而定的，如选取2月就累计1至2月的销 售或服务部费用，如果选取4月就累计1入计算本月累计发生费用的公式。
图48 本月累计发生数公式设置
*费用实际计划对比表自动生成
C7=SUMIF(OFFSET(费用实际数!$C$2,,,1,$G$2*3),"销售 ",OFFSET(费用实际数!$C$2,MATCH($A7,费用实际数!$B:$B,0)2,,1,$G$2*3))
选取G2单元格，执行【格 式】/【单元格】命令，打开 【单元格格式】对话框，选取 【数字】选项卡，在【分类】 列表框中选取“自定义”选项， 然后在右边的“类型”文本框中 输入代码“"2005年"G/通用格式 "月"”，如 所示。
图45 设置数字为日期格式
*费用实际计划对比表自动生成
本月发生数可以根据月份，在实际发生数工作表中搜索，如 在工作表中设置本月发生数公式。
*费用实际计划对比表自动生成
如 所示，G2单元格是存放报表月份的单元格，费用表的生成依据 于月份的选取而变化，所以月份单元格应具备两处条件：一是可以选取的下 拉列表，二是月份为数字但又不影响以月份形式显示。如实际内容为1，而 要显示为2005年1月。
图43 费用计划差异表局部
*费用实际计划对比表自动生成
（1）每个部门的全年费用计划数，如 所示。 图21 2005年费用计划表
注意 为了方便演示，例中只列出了装卸费和差旅费两种费用数据。 费用计划分季度有“小计”列，见 中的E列。 费用计划分为销售部费用计划、服务部费用计划和综财部费用计划，如 所示。
图22 2005年费用计划表
（2）每月可从财务软件中导出各部门费用实际发生数。 所要求设置的费用计划对比表要求做到以下几点。 （1）费用计划对比表可自动生成。 （2）可以按月份按部门变动查询。 （3）费用表图表可以自动生成且可以分部门、分月份查询。
所示。 IF(C3="",""：同样是为了达到超出所选月份不显示的目的。
*本月费用实际数变动查询
图38 辅助区域二
*本月费用实际数变动查询
A2:A37区域。 查询B列费用项目在费用实际数B列所在的行数。 A4=MATCH(B4,费用实际数!B:B,0)
因为通过辅助区域二，已计算出根据所选月份和所选部门所在的列数， 所以求出费用所在“行数”成为余下的重要内容。这里用MATCH函数查询费 用项目在“费用实际数”工作表中的“行数”，如 所示。
*本月费用实际数变动查询
C2:N2区域。 将查询费用发生的列数和单元格G1的值建立关联。 C2=IF(C3="","",C3+$G$1-1)
在第3行中返回的是销售部费用所在列数，而在G1中销售部的值为1，所 以这里以销售部的列数为参照，用“C3+$G$1-1”得出所选部门的列数，如
（1）建立月份下拉列表 选取G2单元格，执行【数据】/【有效性】命令，打开【数据有效性】 对话框，在【允许】下拉列表中选取“序列”，然后在【来源】框中输入： “1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12”，如 所示。
图44 设置日期下拉列表
*费用实际计划对比表自动生成
（2）设置日期格式 通过数据有效性设置，可以让数字显示为日期格式，在下拉列表中可以 选取1至12的月份数。
所示，
图46 设置本月发生数公式
*费用实际计划对比表自动生成
B7=INDIRECT("费用实际数!"&ADDRESS(MATCH($A7,费用实际 数!$B:$B,0),$G$2*3))
$G$2*3：是取得指定月份“销售”在费用实际数的列数。由费用实际数 的特点可以看出，销售的列数是月份乘以3，如图47所示，由于当前选取的 月份为2月，所以 “$G$2*3”结果为6，即在费用实际数工作表中，2月的销 售所在的位置为第6列。
图30 费用实际数变动查询
*本月费用实际数变动查询
（1）“开始月份”和“结束月份”下拉列表设置。 开始月份和结束月份的下拉列表设置相同，都是使用数据有效性功能设 置的。 选取C1和E1单元格，执行【数据】/【有效性】命令，打开【数据有效 性】对话框，在【允许】的下拉列表中选取“序列”，在【来源】文本框中 输入“1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12”,如 所示。
（2）设置月份显示公式
图41 设置月份显示
*本月费用实际数变动查询
查询区域的边线设置，是随着返回查询结果变化而自动调整设置边线 的区域。
选取整个区域，执行【格式】/【条件格式】命令，打开【条件格式】 对话框，在【条件1】的公式中输入公式【=C$3<>""】，然后设置边线格 式为四周边线样式，如 所示。
IF(C$3="",""：根据第三行的内容确定是否显示为空白。 ADDRESS($A5,C$2)：$A5是计算出的行数，C$2是根据所选月份和部 门得到的列数，ADDRESS($A5,C$2)是一个字符串形式的单元格地址G3。 "费用实际数!"&ADDRESS($A5,C$2))是返回一个带工作表名称的地址， 因为要从费用实际数工作表中查询相应费用数，所以这里要在单元格地址前 加"费用实际数!"，结果是“费用实际数!G3”。 INDIRECT()：把括号内带工作表名称的单元格地址转化为引用并取出 其数值。INDIRECT("费用实际数!G3")值为120。
一个正常经营的公司，每月都要发生一定的费用，而且大 多数公司都会针对不同的费用项目而制定费用计划，所以月末 报表中，费用的发生情况，费用和计划的对比情况都会成为公 司关注的数据之一，费用差异对比表也成为财务月末报表的一 个重要组成部分。
本节以一个商业企业为例，介绍一下如何制作费用分析表。 该公司制作费用计划对比表的原始数据如下。
因为费用实际数工作表中的实际数，是按月份并分部门横向排列的，所 以向右翻看超过一页的月份实际数时，B列的费用项目应始终处于显示状态， 如 所示。同样向下翻看超过一页的费用数据时，也需要第二行的标题 行保持显示状态的，如 所示。
*费用实际数工作表的初始设置
图24 固定费用项目
*费用实际数工作表的初始设置
*费用实际计划对比表自动生成
图47 费用实际数工作表
*费用实际计划对比表自动生成
注意
由于服务和销售在费用实际数工作表中列数相差1，所以服务和综财部 的公式设置如下：
服务部： =INDIRECT("费用实际数!"&ADDRESS(MATCH($A7,费用实际 数!$B:$B,0),$G$2*3+1)) 综财部： =INDIRECT("费用实际数!"&ADDRESS(MATCH($A7,费用实际 数!$B:$B,0),$G$2*3+2))
在“费用实际数”工作表中“销售部费用”分别在3的倍数列。所以开 始月份的位置为所选“开始月份”数乘以3，如 所示。
*本月费用实际数变动查询
=C1*3
=IF(COUNT($C$3:C3)>$E$1-$C$1,"",C3+3)
图36 辅助区域一
*本月费用实际数变动查询
D3=IF(COUNT($C$3:C3)>$E$1-$C$1,"",C3+3)
所示。
图27 超级链接
*费用实际数工作表的初始设置
（1）选取可建立超级链接的单元格A3，执行【插入】/【超链接】命令， 如图 所示。
图28 执行超级链接命令
*费用实际数工作表的初始设置
（2）打开【插入超链接】对话框，在左边的【链接到】列表中，选取 【本文档中的位置】图标，在【请键入单元格引用】文本框中，输入A3要链 接的单元格地址C1，在【或在这篇文档中选取位置】列表框中选取当前的工 作表名称“费用实际数”，如图 所示。
*费用实际数工作表的初始设置
费用实际发生数是费用分析中的重要数据来源，如何设置该表的格式 对于费用分析自动生成的能否实现起着关键的作用。
费用实际数工作表如 所示。
图23 费用实际数工作表
*费用实际数工作表的初始设置
在费用实际数工作表中，需要实现如下功能。 （1）冻结标题和左端标题列。 （2）实现月份的链接。
*本月费用实际数变动查询
图39 辅助区域三
*本月费用实际数变动查询
（1）设置费用实际发生数公式 根据上述辅助列计算出的行数和列数，对实际所要显示的费用作如 的设置。
图40 月份实际费用公式设置
*本月费用实际数变动查询
（1）设置费用实际发生数公式 C5=IF(C$3="","",INDIRECT("费用实际数!"&ADDRESS($A5,C$2)))
图33 画出组合框
*本月费用实际数变动查询
③双击组合框控件，在打开的【对象格式】对话框中，【数据源区域】 选取A1:A3区域，【单元格链接】选取“$G$1”，选取【三维阴影】选项，， 如 所示。
图34 设置部门下拉列表
*本月费用实际数变动查询
注意 数据源区域：是在组合框中显示的待选项。 单元格链接：当选取组合框的某个部门后，在链接的单元格中会返回该 选项在组合框的位置数，如组合框中“服务部”在第二行的位置，那么返回 的值将会是2，如 所示。
图42 设置自动调整的边线
*费用实际计划对比表自动生成
费用实际计划对比表是根据费用计划数和实际发生数进行对比而形成 的表。费用实际计划对比表要求自动生成以下功能。
（1） 根据所选月份，自动搜索各种费用项目的本月发生数。 （2）根据所选月份，自动计算各种费用项目的本月累计发生数。 （3）根据所选月份，自动搜索各种费用项目的本月计划数。 （4）根据所选月份，自动计算各种费用项目的本月累计计划数。
用IF函数判断D3左边的单元格个数，是否大于结束月份和开始月份之差。 如果大于就显示空白，否则就用左边的数字加3。判断的目的是使第三行单 元格只显示开始月份到结束月份之间的的列数，超过这个范围的列数不显示。 这里的“列数”也是指在“费用实际数”工作表中销售部费用的列数，如
所示。
*本月费用实际数变动查询
*本月费用实际数变动查询
（2）设置月份显示公式 在如 所示的第4行中，月份的显示也是随着选取的开始月份和结 束月份的变化而变化。
C4=IF(C3="","",C3/3&"月")
第三行所得出的销售部的列数除以3正是所要的月份数，再用“C3/3&" 月"”为月份数加个“月”字，完成对月份的变动显示。
*本月费用实际数变动查询
图35 选取部门下拉列表
*本月费用实际数变动查询
在查询中，如果知道单元格的行数和列数，就可以取得在“费用实际数” 工作表中单元格地址，用INDIRECT取出单元格的内容。为了简化公式，特设 置以下辅助区域和辅助公式。
C3:N3区域。 计算开始月份和结束月份期间，每个月份根据所选的部门在“费 用实际数”工作表中的所在列数。如2月销售部费用在“费用实际数”工作 表的第6列。 C3=C1*3
（3）同第（2）步，为2至12月份的费用数据区域建立链接。
图29 建立链接
*本月费用实际数变动查询
在如 所示的查询表中，可以实现下列功能。 （1）选取开始月份和结束月份，查询结果显示包括开始月份和结束月 份和二者的实际费用数。 （2）显示的数据为实际选取部门的数据。 （3）表格线会随月份的增减而调整。
图25 固定行标题
*费用实际数工作表的初始设置
冻结表格的方法：选取要冻结的行和列交汇处的顶点单元格（如 所示的C3单元格），执行【窗口】/【冻结窗口】命令。
图26 冻结窗格
*费用实际数工作表的初始设置
为了方便快捷的查看某月份的实际数额，在A列建立了表中各月份数据 的链接，如单击A8（8月费用）单元格，光标会自动转向8月的费用区域，如
图31 设置开始和结束日期序列
*本月费用实际数变动查询
（2）“部门”下拉列表设置。部门下拉列表采用窗体中的组合框控件 设置，这样可以为公式设置提供方便。
①在A1:A3区域设置下拉列表的数据源区域，如 所示。
图32 设置下拉列表数据源
*本月费用实际数变动查询
②在【窗体】工具箱中单击【组合框】控件，指针变成十字状，然后在 单元格上画出该控件，如 所示。
MATCH($A7,费用实际数!$B:$B,0)：是查找费用项目在费用实际数B 列的行数，从而取得要获取单元格的行数，结果为24。
ADDRESS(MATCH($A7,费用实际数!$B:$B,0),$G$2*3)：根据求出的 行数和列数用ADDRESS函数返回字符串形式的单元格地址。
INDIRECT()：把字符串形式单元格地址转换为实际的引用。
*费用实际计划对比表自动生成
本月累计发生数是根据所选月份而定的，如选取2月就累计1至2月的销 售或服务部费用，如果选取4月就累计1入计算本月累计发生费用的公式。
图48 本月累计发生数公式设置
*费用实际计划对比表自动生成
C7=SUMIF(OFFSET(费用实际数!$C$2,,,1,$G$2*3),"销售 ",OFFSET(费用实际数!$C$2,MATCH($A7,费用实际数!$B:$B,0)2,,1,$G$2*3))
选取G2单元格，执行【格 式】/【单元格】命令，打开 【单元格格式】对话框，选取 【数字】选项卡，在【分类】 列表框中选取“自定义”选项， 然后在右边的“类型”文本框中 输入代码“"2005年"G/通用格式 "月"”，如 所示。
图45 设置数字为日期格式
*费用实际计划对比表自动生成
本月发生数可以根据月份，在实际发生数工作表中搜索，如 在工作表中设置本月发生数公式。
*费用实际计划对比表自动生成
如 所示，G2单元格是存放报表月份的单元格，费用表的生成依据 于月份的选取而变化，所以月份单元格应具备两处条件：一是可以选取的下 拉列表，二是月份为数字但又不影响以月份形式显示。如实际内容为1，而 要显示为2005年1月。
图43 费用计划差异表局部
*费用实际计划对比表自动生成
（1）每个部门的全年费用计划数，如 所示。 图21 2005年费用计划表
注意 为了方便演示，例中只列出了装卸费和差旅费两种费用数据。 费用计划分季度有“小计”列，见 中的E列。 费用计划分为销售部费用计划、服务部费用计划和综财部费用计划，如 所示。
图22 2005年费用计划表
（2）每月可从财务软件中导出各部门费用实际发生数。 所要求设置的费用计划对比表要求做到以下几点。 （1）费用计划对比表可自动生成。 （2）可以按月份按部门变动查询。 （3）费用表图表可以自动生成且可以分部门、分月份查询。
所示。 IF(C3="",""：同样是为了达到超出所选月份不显示的目的。
*本月费用实际数变动查询
图38 辅助区域二
*本月费用实际数变动查询
A2:A37区域。 查询B列费用项目在费用实际数B列所在的行数。 A4=MATCH(B4,费用实际数!B:B,0)
因为通过辅助区域二，已计算出根据所选月份和所选部门所在的列数， 所以求出费用所在“行数”成为余下的重要内容。这里用MATCH函数查询费 用项目在“费用实际数”工作表中的“行数”，如 所示。