挡案工作实务

《挡案工作实务》
第一章文件管理
第一节文件
一、文件的概念与属性
（一）文件的概念
一是学术定义；另一类是挡案工作行业标准中的定义。

（二）公务文件的特点
公务文件是文件家族最重要的组成部分，公文的形成、处理、运转和管理，是文件管理的主要内容。

特点：
1．公文由法定作者制法（这是公文的最重要特点）法定作者是指依法成立并能以
自己的名义享有权利、承担义务的组织
及其领导人。

2．公文具有法定的权威性和现行效用
法定的权威性：是指公文在法定的时间与空间范围内，能够对受文者的行为产生一定程度的强制影响。

公文的权威性是由公文作者的法定地位及其权威性决定的。

公文的现行效用：是指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据与凭证功能。

3．公文具有规范的体式和特定的处理程序体式是文体与格式的总称。

公文的规范体式是指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定。

公文的规范体式是公文合法性的象征，充分体现了公文的严肃性、准确性和有效性。

二、文件的种类
按来源分：收文、发文和内部文件。

按保密程度分：绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开。

按行文方向分：上行文、下行文和平行文。

按载体形式分：纸质文件、感光介质文件、磁介质文件和电子文件等。

通常，人们按文件的规范性情况分为：通用公文和事物文件。

（一）通用公文（一般是指党政机关的规范性文件）
2000年中华人民共和国国务院办公厅发布（修正）了《国家行政机关公文处理办法》，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

（二）事务文件（不具有权威性和强制性）事物文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。

事务文件的主要文种：
1．计划（对指导、推动和保证各项任务的完成有着重要作用）
计划的种类：
按性质分：综合计划、专题计划
按内容分：生产计划、工作计划、学习计划按范围分：个人计划、单位计划、地区计划按时间分：远景规划、年度计划、季度计划、月计划
2．总结（通过总结，可以全面、系统地了解前段工作、学习、生产情况，找出经
验和教训，避免在今后工作中走弯路，
从而提高工作效率或学习、生产质量）总结的种类：综合性总结、专题性总结。

综合性总结（全面总结）：是对前一阶段全部社会实践工作的总结，具有全局性、整体性特点。

专题性总结：是对前一阶段某一方面活动或某项工作进行的专门总结。

专题性总结，往往用于宣传先进经验，具有典型性和指导性。

3．简报（是各机关、单位简要报道工作情况、交流重要信息的常用事务性文件）种类：
A．工作简报：为了迅速反映中心工作或某项重要工作进展情况、措施方法及取得
的收效而编发的简报。

B．情况简报：及时反映一个地区或一个单位执行有关方针政策、组织某项活动、
发生重大问题或事故的有关状况，或者
反映干部职工中的各种思想动态，以便
上级机关有效的指导下级机关工作，或
及时掌握有关情况，采取得力措施，妥
善处理问题。

C．业务简报（旨在反映各机关业务部门日常工作动态，一般需要连续或定期编写）
D．会议简报
E．典型经验简报（是为了推广典型经验，达到以点带面的目的而编写的）
4．工作地点（是对一定时期内的工作提出指导原则和总的要求的一种书面表达形
式）
常见的工作要点大体上有两种：
一种是属于时间性的，有年度、季度、月份的工作安排；
另一种是属于工作类别性的，一般是围绕中心工作做出全面的安排。

工作要点与计划
相同之处：都是对尚未付诸实施的事情作出安排或计划。

不同点：工作要点一般适用于较大的单位且对全局工作所作出的安排，通常不以个人名义出现，而计划则不论单位大小，也不一定是全局的工作，对某些工作或任务的安排，都可以使用计划这种形式。

5．汇报提纲（是上级领导机关检查工作时，下级机关为汇报工作而写出的纲要）
基本特点：具有纲要性和条理性。

纲要性：把汇报的要点提纲挈领地表达出来。

条理性：即层次分明，条理清楚，一目了然。

从内容详略来看，回报纲要有简明汇报（多用于即席汇报）和详细汇报提纲之分。

第二节文件的形成与处理
一、文件的拟写
（一）文件拟写的基础
文件是一种传递法令政策、处理公务的特殊文字材料，文件的拟写是一项政策性、思想性、业务性很强的工作。

文件的拟写步骤：
1.领会意图，明确目的
2.调查研究，获取材料（占有大量翔实可
靠的材料是写好公文的基础）
3.总体构思，你写提纲（拟写纲要是确立
主题、整理思路的过程）
4.起草初稿，认真修改
撰写公文的原则要求是：观点明确鲜明，符合政策法令；坚持实事求是，不惟上，不惟书，只惟实。

写公文还必须做到“严、准、精、快”。

（二）文件拟写的相关规范
1.行文规范
行文应该注意有关事项和遵守以下原则：A.严格控制发文数量和范围，避免不必要
的行文。

B.除非确有必要，一般不越级行文，以免
扰乱正常的领导关系。

C.行文要注意隶属关系。

D.行文应分清主送与抄送机关。

E.两个以上的机关单位联合行文，其行文
的机关应当是同级机关。

2.结构规范
3.格式规范
二、文书处理程序
文书处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

文书处理的基本原则应为：实事求是、精简、高效、安全保密。

文书处理包括收文处理、发文处理、文书管理三个环节。

（一）收文处理（是指个单位围绕所收文件进行的一系列工作）
主要工作程序：
1.签收（是收件人在对方的传递文件单或
文薄上签字，以表示文件收到）
目的是明确交接双方的责任，保证文书运行的安全。

签收文书的注意点和操作步骤：
A.清点
B.检查
C.签字
2.登记（对收进的文件进行注册）
目的是便于对收文数量进行统计以后及今后的查考利用。

3.审核
4.分送
5.传阅
6.拟办
7.批办
8.承办
9.催办
10.注办
11.归档。