声像档案管理细则

声像档案管理细则
一、声像档案资料的归档
第一条归档范围：
l、反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料。

2、各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料。

3、公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。

4、重点基建工程的开工、施工、竣工等过程中形成的声像材料。

5、科研部门及各专业系统在新技术研究、新产品开发以及引进、改造、应用、鉴定等活动中形成的声像资料。

6、其他单位形成的与公司有关的重要声像资料。

7、其他具有保存价值的声像资料。

第二条归档时间：
1、声像档案资料应在形成后第二年第一季度末前归档。

第三条归档要求：
1、归档的声像材料一般应为原版原件，材质要符合永久或长期保管的要求。

2、归档的照片档案应有底片和样片。

3、归档照片、底片的质量要求：底片要曝光准确，定影水洗彻底，无磨损、无划痕、无褶皱。

样片要图像清晰，反差良好，色彩饱和度好，定影水洗彻底，规格一般为 12.5×9cm。

4、归档照片必须附有文字说明，即注明拍摄时间、地点、内容及拍摄者。

5、归档录像带的质量要求：归档的录像带一般为3/4或1/2金属带等专业带。

新闻、会议、领导视察、重大事故及自然灾害等可交原版素材带。

教学、科研、工程、文体活动等各类专题片应在编制完成后归档。

归档的录像带应是符合质量的原版带，并附有录制时间、地点及文字说明。

未经编辑的素材带必须附有标题及详细的内容说明或解说词。

6、声像档案在移交时应履行归档手续，移交单位要填写移交目录一式两份，双方应认真清点，盖章签字后各存一份，装订成册，放入全宗卷以备查考。

二、声像档案的整理与立卷
第四条声像档案的整理与立卷应遵循其自然形成规律，保持声像材料之间的有机联系，便于保管和利用。

第五条不同载体的声像档案应分别整理、组卷和编号，分别以卷、册、盒、盘组成保管单位。

第六条声像档案分类编号一般由种类、分类、属类三级类目代号组成，每一个保管单位的档案号一般应包括：种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水号。

第七条声像档案的具体分类编号方法是：种类编号用汉语拼音大写字母表示（见附件1），分类代号除用汉语拼音字母外,再加以内容为代号的阿拉伯数字表示（见附件1、2），属类代号采用详细划分的阿拉伯数字表示（见附件2）。

第八条。

照片档案的整理
1、对于归档照片，首先应检查其质量及文字说明是否符合归档要求，然后按分类、属类内容进行确定，组成保管单位。

属于同一内容的一组照片，既要反映事情的全部过程，又要避免内容的重复。

重要的照片应全部保存。

2、照片档案每个保管单位内的项目、专题内容，应按形成时间顺序排列。

每一组照片将标志照放在首张，以便区分项目或专题。

3、盒内每张照片及底片应编张号。

一盒内放二册，张号为一个流水号，即自第一册第一张起编至第二册最后一张为止。

档案号与张号分别打在照片背后右下角和底片袋背面，照片与底片一般在同一册内保管，也可分别保管，但二者档案号和张号必须保持一致。

4、给照片与底片填写一个卷内目录，无底片的应在照片说明卡底片号栏内注明“无”。

底片应采用无酸纸袋保存。

5、每张照片的卷内说明卡应根据移交单位填写的归档照片说明卡填写。

填写项目要齐全。

照片说明卡的栏目中，“事由”是指照片所反映的事件、事物的情由；“时间”是指照片拍摄的时间；“地点”是指被摄对象所处的具体地点；“参见号”是指与该照片有关的其他种类档案的编号。

6、照片档案卷内目录的“照片号”填写一组照片的起止号，“名称”填写一组照片的内容标题。

7、照片档案应填写声像档案案卷目录，包括：档案号（种类、分类、属类、案卷流水号、标题、形成日期，如一卷内形成日期不同，可填写起止日期）。

8、照片档案册统一采用铁道部规定的软封面及照片档案盒。

其中“形成单位”指立卷单位名称，“形成日期”指照片拍摄日期。

第九条录像带、录音带的整理
1、录像、录音带原则上以盘组成保管单位（要求配外盒），一个保管单位为一个档案号。

2、录像（音）带在归档时应填写录像（音）带内容卡。

标明档案号，以免串盒。

不同的录像（音）带填写不同的内容卡。

3、录像（音）带在归档时应填写声像档案案卷目录。

当在一盘带中有多种内容时，应按内容卡的顺序逐项填写。

4、存档录像（音）带密级由归档单位确定。

形成时间按录制起止时间填写。

第十条档案盒封面“案卷标题”的拟写，文字要简明确切，概括性强，提示案卷内容。

一般包括作者、时间。

如：铁龙公司一九九七年总结表彰大会。

第十一条每个案卷盒的封面应按所列项目用毛笔或碳素钢笔逐项填写清楚，字迹要工整。

各种戳记加盖时，一律采用蓝色印油，保证戳记清晰，数码一律采用阿拉伯数字。

第十二条声像档案检索工具采用全引分类目录形式，即将案卷目录，卷内目录装订在一起。