培训学校文件的管理制度

第一章总则
第一条为加强培训学校文件管理，确保文件的安全、准确、及时地传递和归档，
提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于培训学校内部所有文件的管理，包括但不限于教学文件、行
政文件、财务文件、人事文件等。

第三条文件管理应遵循保密、规范、高效、节约的原则。

第二章文件分类与编号
第四条文件分为以下几类：
1. 教学文件：包括课程大纲、教案、教学计划、学生作业等；
2. 行政文件：包括学校规章制度、会议纪要、通知、报告等；
3. 财务文件：包括财务报表、收支凭证、审计报告等；
4. 人事文件：包括员工手册、劳动合同、考勤记录等。

第五条文件编号采用统一格式，包括年份、部门代码、文件序号和文件类型代码。

第三章文件收发与传递
第六条文件收发应指定专人负责，收发人员应具备良好的职业素养和保密意识。

第七条文件收发流程：
1. 文件送交：送交人将文件交给收发人员，并填写收发登记表；
2. 文件登记：收发人员对文件进行登记，包括文件名称、编号、页数、收发日期等；
3. 文件传递：收发人员按照文件传递要求，及时将文件送达相关部门或个人；
4. 文件归档：文件传达到指定部门或个人后，由接收人签字确认，收发人员将文
件归档。

第八条文件传递应确保文件内容不被泄露，传递过程中应采取必要的保密措施。

第四章文件保管与使用
第九条文件保管应遵循以下原则：
1. 分类保管：按照文件类型分类存放，便于查找和归档；
2. 安全保管：文件存放地点应安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生；
3. 定期检查：定期对文件进行整理、清理，确保文件完好无损。

第十条文件使用应遵循以下规定：
1. 严格审批：使用文件需经相关部门负责人审批；
2. 合理使用：文件使用应限于工作需要，不得随意传阅；
3. 保密要求：使用文件时，应严格遵守保密规定，不得泄露文件内容。

第五章文件归档与销毁
第十一条文件归档应按照档案管理的相关规定执行，确保档案的完整性和准确性。

第十二条文件销毁应遵循以下程序：
1. 确认文件已无保存价值；
2. 编制销毁清单，经相关部门负责人审批；
3. 在指定的时间和地点进行销毁，销毁过程应有专人监督。

第六章责任与奖惩
第十三条文件管理人员应认真履行职责，对文件管理中出现的问题负有直接责任。

第十四条对在文件管理工作中表现突出的个人和部门给予表彰和奖励。

第十五条对违反文件管理制度，造成文件遗失、泄露等后果的个人和部门，将依
法依规进行处罚。

第七章附则
第十六条本制度由培训学校办公室负责解释。

第十七条本制度自发布之日起施行。

原有相关规定与本制度不一致的，以本制度
为准。