广西第二次全国地名普查档案收集整理存在的问题及原因

档案工作
Ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｗｏｒｋ广西第二次全国地名普查档案收集整理
存在的问题及原因
文/广西壮族自治区地名档案馆 陈日芳
【摘要】笔者在指导广西各地收集整理第二次全国地名普查材料的过程中，发现存在资料收集不全或填写不规范、立卷不正确、卷内文件排序混乱等问题。

现将这些问题梳理出来，分析其产生的原因，并提出建议，供各地地名档案工作者参考借鉴。

【关键词】地名普查档案；问题；原因
笔者在指导全区各地地名普查材料归档的过程中，发现了一些共性问题。

现将这些问题归纳整理，分析其产生的原因，提出相应的对策，供各地地名档案工作者参考、借鉴。

一、存在的问题
第二次全国地名普查档案有业务类、成果类、其他类，每一类均以“卷”为立档单位，按照材料收集、案卷组织与排列、案卷编目、装订和装盒、编写案卷目录这几个步骤进行。

各地在按照这些步骤整理的过程中，均呈现不同程度的问题，现将问题整理如下：
（一）材料收集存在的问题。

材料收集存在的问题主要有收集不全或不规范。

1.业务类。

业务类材料按照国家和自治区的要求应收集定稿的地名登记表、同一地名的地名标志登记表、同一地名的地名用字读音审定申报表、同一地名的地名标准化处理表、同一地名的相关史料、考证材料、实地调查的记录以及其他相关材料。

其中同一地名的相关史料至少收集历轮修改的地名登记表、实地调查记录、地名命名更名文件、历次普查成果、所参考的出版物5个小类。

对应上述应收集的材料，各地存在的问题有：（1）漏收同一地名的地名标志登记表或地名用字读音审定申报表或地名标准化处理表，尤其是某个地名有2张及以上地名标志登记表的情况。

（2）漏收地名考证材料。

具体表现为：①历轮修改地名登记表收集不全。

②有的地方仅有一次修改稿，甚至没有，未能体现该地名在普查过程中资料补充和修订的过程。

③实地调查记录大量缺失。

④地名命名更名文件大量缺漏，有部分县区没有收集区划调整的文件。

⑤地名普查成果材料遗漏。

漏收第一次全国地名普查成果（以下简称一普成果）、地名补查和更新成果（以下简称补更成果）、第二次全国地名普查试点成果（以下简称二普试点成果）。

尤其是补更成果群众自治组织类材料有两份，多数地方只收入一份。

⑥重要的出版物不收集或收集不全。

如与这个地名有关地名志、地名词典、县志等材料未收集。

已收集的出版物未收集版权页。

⑦地名有合并或分设的情况未注意收集
其来历、含义、历史沿革发展演变的材料。

如某镇由A、B两乡
于1990年合并，A、B两乡合并前的地名资料未作为考证材料收入。

（3）材料收集不规范。

①收集的材料与定稿的地名登记
表资料来源项不对应。

收集的材料有一普成果、补更成果、区
划文件等，但定稿的地名登记表资料来源项未写。

反之，定稿
资料来源项写有一普成果、补更成果、县志、地名志等材料，
但收集的材料中未见。

②材料有的未写日期、有的未盖章。

③
收集的出版物中，用送审稿材料替代公开出版材料。

2.成果类。

地名成果类材料应收集地名目录、地名成果表、地名标志
化处理统计表、地名标志登记表、地名用字读音审定申报表、
地名普查成果图、本级国家区划地名数据库数据。

对应上述材料，材料收集存在的问题有：（1）地名成果表漏收某一个大
类或者是地名成果表中的大类中的某一个小类。

（2）本级国
家区划地名数据库数据拷贝不全。

（3）有的地名成果表、地
名标志登记表非最终版本。

（4）有的地名读音审定申报表未
经县政府或上一级政府审核签写审定意见。

（5）有的成果图
缺图幅结合表。

3.其他类。

其他类应收集地名调查目录、普查
工作图以及其他材料（历史地名材料、跨界自然地理实体材料等）。

对应上述材料，材料收集存在的问题有：（1）有的地
方漏收地名调查目录。

有的地方地名调查目录内容较多，竖向
打印内容显示不全。

（2）有的地方历史地名缺目录。

（3）有
的地方跨界自然地理没有摸底调查目录或登记表。

（4）有部
分材料无形成日期，档案管理人员未查明后考证其形成的时间
就归档。

（二）案卷组织与排列存在的问题。

业务类、成果类、
其他类材料收集齐全后，地名档案管理员应对材料进行组卷、
排列。

这个步骤存在的问题有：1.材料立卷不正确。

（1）业
务类材料不按“一名一档”的要求来组卷，而是把同一时期同
一类型的材料垒在一起组卷，如把某乡镇第一次修改的所有登
记表会集组卷。

（2）成果类不以县区为单位，按地名目录、
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地名成果表、地名标志登记表、地名标准化处理统计表、地名读音审定申报表分别组卷，而是把每一张成果表按业务类“一名一档”来组卷。

有的地方地名标志登记表、地名标准化处理统计表、地名用字读音审定申报表材料较少，并在一起组卷，未单独成卷。

（3）其他类材料有的没有以县区为单位，把同一问题的材料按照其形成的规律和特点组为一卷，而是以“件”来组卷，导致材料零散不成系统。

2.材料排序混乱。

（1）业务类材料排序混乱。

具体而言有：①有的地名材料未分类，直接按照时间的先后顺序排列，这使得时间间隔较长的同一类材料，一份排在前面、一份排在后面，不方便查考和利用。

②地名标志登记表或地名用字读音审定申报表或地名标准化处理表不按文件要求的顺序排列。

③佐证材料与本次普查产生的最新材料混排。

如有的地方先排过程材料（历次修改地名登记表），再排这次普查产生的最新材料（地名标志登记表/读音审定申报表/标准化处理表），排列的顺序反了。

④定稿地名登记表与历次修改的地名登记表登记时间相同，或定稿地名登记表登记（审核）时间比某次修改的地名登记表时间早，分不清哪一张地名登记表在前，哪一张地名登记表在后，造成排序混乱。

⑤佐证材料不按材料分类的顺序排列，或分类后或不按时间先后（地名代码、材料编号）顺序排列，排序无规律可循。

文件的附件排在正文前面。

出版物版权页排在内文后面。

（2）成果类材料排序混乱。

具体表现在：①地名目录地名类别的排序既不按《地名地理属性类别代码》表里的顺序排列，也不按自治区文件上列出的12大类的顺序排列。

②同一类的地名不按地名代码大小的先后顺序排列。

③地名成果表不按12大类（行政区域、非行政区域、群众自治组织、居民点、交通运输、水利、电力、通信设施、纪念地与旅游景点、建筑物、单位、海域、陆地地形、陆地水系）的顺序排列。

（三）案卷编目存在的问题。

案卷编目包括编页号、填写卷内文件目录、填写卷内备考表、填写案卷封面。

1.页号编写存在的问题。

材料排序后，一个案卷内所有材料都应用阿拉伯数字依次标注页码，正面的标注在右下角（右上角）或背面左下角（左上角）的空白位置，空白页、卷内目录页、备考表不编号。

但有的地名档案管理者不是按照页面依次标注页码，而是把材料以“件”为单位进行标注，此其一。

其二，材料背面有内容的页面漏标页码。

其三材料页面为无效内容的未做相应处理照常编页码。

2.卷内文件目录填写存在的问题。

卷内文件目录有序号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注几个项目，这几个项目均存在不同的问题。

（1）责任者未如实填写或填写不规范、错误。

具体表现有：①地名登记表有的盖地名普查办公章，有的盖村委会的公章，还有的盖部门公章，责任者项不按登记表所盖公章的机构如实填写，而是全部简单填写为“XX县（市、区）第二次全国地名普查领导小组办公室”。

②有的材料或文件盖有2个以上机构公章的，档案整理员不知如何填写责任者项，直接空着不填。

③一普、补更材料的责任者错填。

如某自治县一普材料的责任者应为“XX县人民政府”，但当地按现在的政府名称错填为“XXX族自治县人民政府”。

又如XX区、XX县级市一普时未设置，档案管理员在未查明当时的情况下，随意以现在的名称填写。

④出版物责任者应为著者，却错填为出版社。

（2）文号填写不准确。

有的材料错填文号；有的材料文号年度括注用六角符号或中括号，被简单处理为方形括号。

（3）文件题名不填或填写不清楚。

登记表、成果表文件题名漏填，或未填写清楚是何地名的材料。

单份材料的题名未能揭示内容时未依据其内容拟写清楚。

无文件题名的材料，题名项空缺，未自拟文件题名。

（4）日期不填或填写错误。

部分材料未填写登记日期或事件发生的时间，导致日期项空缺。

部分登记表有登记日期、审核日期，档案整理者不以审核日期为准，错填为登记日期。

（5）页数、备注填写错误。

页数应为每一件归档材料的起始页号，如“1-4”“5-6”，错填为每件材料的总页数。

归档的材料为复印件或有密级未在备注项说明，或密级不按最高密级填写。

3.卷内备考表填写存在的问题。

卷内备考表填写不完整，表现为案卷内有材料缺漏或材料有问题的未在备考表中说明。

案卷无特殊情况也没有做出相应说明。

案卷的整理人、检查人不填或填写错误。

4.案卷封面填写存在错误。

案卷封面包括档案编号、案卷题名、卷内文件起止日期、保管期限、密级、页数、案卷号。

（1）档案编号填写错误。

成果类档案编号错填为业务类档案编号，成果类档案编号的子类别代码错填。

如地名标志登记表子类别代码应为“2DPCE”错填为地名成果表的子类别代码“2DPCC”。

成果表档案编号与其他成果类档案编号混填。

成果表地名类别代码、总卷数填写错误。

（2）案卷题名填写不清楚，分卷的未在案卷题名中注明。

（3）卷内文件起止日期填写错误，这集中在材料较多的业务类、其他类的填写上。

（4）案卷号填写错误。

案卷号为该案卷在整个县区档案材料中的排列顺序号，一般是该县区所有档案整理完成后再按照业务类、成果类、其他类材料的顺序采用阿拉伯数字用铅笔依次标注。

有的档案整理者整理完一份案卷就直接编写案卷号，导致案卷号混乱。

（5）成果图（工作图）案卷封面填写不够规范。

普查机
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构名称填写不规范，体现在市辖区名称未加上属。

漏写或错填比例尺、密级。

1:50000的图比例尺错填为1:10000，1:50000的机密图密级错填为秘密。

5.案卷封面、封底纸张存在的问题。

案卷封面、封底应用无酸纸打印，但有的地方为节约成本用白纸或一般牛皮纸来代替。

（四）装订、装盒存在的问题。

案卷按照封面、卷内文件目录或图幅接合表、地名普查材料、卷内备考表、封底的顺序装订。

由于地名普查档案的保管期限为永久，因此装订方式为线装。

案卷放入档案盒后应填写档案盒封面、盒脊和备考表。

装订、装盒存在的问题有：1.装订不符合要求。

地名普查档案保管期限为永久。

装订方式应为线装，但有的地方不用线装，用热熔胶或订书钉装订。

有的在装订的时候存在倒页、错页或压字的情况。

2.档案盒封面、盒脊填写不正确。

档案盒封面包括类别名称、子类别名称、普查机构名称、档案编号、保管期限、密级，盒脊包括普查区名称、类别名称、子类别名称、保管期限、档案编号、盒号。

档案盒封面、盒脊填写存在的问题有：（1）业务类子类别名称错填为档案编号或案卷题名。

（2）成果类子类别名称空缺。

（3）市辖区普查机构名称未加上属。

（4）档案编号不连号错用“/”。

（5）盒号随意填写。

（五）填写案卷目录存在的问题。

案卷目录是普查区所有档案的总目录。

它包括案卷封面、目录、备考表。

案卷目录填写存在的问题：1.案卷封面填写不规范。

市辖区普查机构未加上属或缺漏普查机构名称。

2.案卷目录填写不规范。

案卷目录有序号、档案编号、案卷题名、年度、页数、期限、备注等项目。

填写存在的问题有：（1）案卷不按业务类、成果类、其他类的顺序填写。

（2）业务类案卷不按地名代码大小的先后顺序填写。

（3）业务类档案编号不按照“一名一档”来填写，而是把多个案卷的档案编号连写。

（4）案卷目录的序号与案卷的卷号不对应。

二、广西第二次全国地名普查档案收集整理存在问题的原因
当前，广西第二次全国地名普查档案在归档的各个环节都呈现出不同的问题。

这些问题是什么原因导致的？只有找出问题的根源，我们才能对症下药，在下一阶段采取有效的措施提高工作的效率和质量。

具体而言，有以下几个方面的原因：（一）责任意识薄弱。

首先，各县区未正确认识到地名档案的重要性。

这表现在：二普开展过程中，部分普查人员没有边普查边归档的意识，不注意积累和保管日常工作中的原始材料，导致较多的材料遗失或不知去向。

如到村子实地走访群众
形成的地名来历、含义的手稿，这本该是地名最珍贵的第一手
材料，但普查员把地名来历、含义抄到《地名登记表》中后以
为该手稿无用处了，便弃至垃圾桶中。

又如地名普查中每一次
形成的修改稿，有的普查员觉得它们留着占地方，便用碎纸机
将它们碎掉或烧毁。

其次，部分县区存在应付工作的思想。

在
地名普查前期的准备工作中，国家要求搜集地名的各项资料，
包括地名命名更名的文件、地名图书、地名普查成果等等。

有
的地方嫌搜集资料麻烦，干脆不搜集或只搜集易找的，难找的
直接不搜集，这直接导致档案归档时缺漏地名命名、更名文件，普查成果等材料。

再次，资料来源项是地名材料归档的重
要依据，所列的材料在档案整理时都应收入。

换句话说，如果
资料来源项所列的材料多，那就意味着后期归档的材料多，工
作量大。

反之，列的材料少，那么后期归档的材料也少，工作
量便小。

因此，为了减少后期归档的工作量，有的地方打起小
算盘，在资料来源项少列参考材料。

另外，有的地方懒得一一
核实资料来源，全部复制粘贴，填写地一模一样，这也导致收
集的材料与资料来源项不对应。

以上种种均反映出部分地名普
查员缺乏责任感、使命感，把工作任务当儿戏，随便应付。

针
对这个问题，建议各地应加强对档案管理员的培训，提高对档
案工作重要作用的认识，加强责任感、使命感，把地名普查档
案整理工作作为一项事业来做，尽量在这次地名普查工作中产
生的具有保存价值的材料收集齐全、完整，为后人留下一笔宝
贵的财富。

同时，也为后期各地地名图录典志等地名成果的转
化提供基础性材料。

（二）人员变动频繁。

地名档案的收集整理工作是一项
技术性、专业性较强的工作，它与前面的地名普查工作紧密相连。

从工作的科学性、延续性而言，负责做地名普查工作的同
志应继续把地名普查材料归档工作做完，或者是在离开之前把
整个工作交接清楚给接班的人。

然而，情况恰恰相反，很多地
方未考虑工作的延续性问题，频繁换人，一个月内换了两三个人，前面的那个人也没有把工作具体情况和流程清楚交接给后
边接手的人，造成地名普查档案归档工作混乱无序。

另外，有
的地方参与了地名档案培训的人不做地名普查材料归档工作，
做地名普查材料归档工作的人又没有得到相应的培训，这也造
成了工作上的脱节。

实际上，地名档案工作不仅涉及档案学的
基本知识，还包括地名学的基础知识、地名工作的一些经验。

没经过地名普查档案培训，也没接触过地名工作、地名普查的人，直接接手做地名档案的收集、整理工作会一头雾水，因为
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表一 业务类组卷方式及案卷封面、档案盒封面填写项目一览表
他不知道同一地名标志登记表与地名标志登记表有什么不同，地名类别、地名代码等等又是什么东西。

对于这种技术性较强的工作，建议各地尽量保持人员稳定，在该项工作完成之前，尽量不频繁更换人员。

（三）地名普查档案人员工作多而杂。

地名普查档案一般由每个县区民政部门区划地名股股室的人员负责。

大多数县区区划地名股股室只配备一个人，而且这个人还不单纯负责区划地名工作，还兼有其他股室或其他民政的业务工作，多则五六项，少则二三项，自己手头上的业务工作尚且应付不过来，哪里还有精力顾及地名档案。

这样一来，有经费的县区直接全部外包给技术外包公司，当地名股室的人员乐当甩手掌柜，既不对技术外包公司人员进行培训，也不对案卷的质量进行检查，任由技术外包公司自己去折腾，这也导致归档材料出现较多的问题。

无经费的县区，面临人少工作量大的困境，但又不能不做，地名股的人员只好尽力应付，每个地名只收集那么一两页材料便归档，导致遗漏的材料较多。

建议各地应该测算好工作量，根据工作量合理配备人员和经费。

（四）政策文件不熟悉。

虽然国家和自治区都对地名档案收集、整理、归档下达了相关文件，但各地对这两个文件并没有给予足够的重视，没有认真学习文件，收集、整理、归档全凭经验，概念不清楚、项目不会填既不去翻看文件、培训手册，也不向做得好的同行请教，这直接导致地名材料立卷错误、排序混乱、项目填写不正确等情况的发生。

建议各地强化学习和交流。

首先，强化对国家和自治区下发的办法、细则、培训材料的学习，分清楚不同类别地名档案的组卷方式、组卷材料和档案编号的异同。

各县区之间加强联系和交流，遇到不懂、不会的地方，应多向同行或上级请教。

为了方便后期各地的工作，笔者将不同类别地名档案的组卷方式及案卷、档案盒封面填写项目做成表格（详见表一、二、三）供大家学习、参考。

【参考文献】
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[2]李明华.归档文件整理规则解读[M].北京:中国文史出版社,2016.
[3]楼淑君,钟小安.档案管理实务[M].重庆:重庆大学出版社,2014.
（上接第64页）计、保存及查询过程中更加便利，还能够做好登记、编目及保管等。

（三）加强信息化管控。

档案管理信息化要求管理人员做好信息化管控工作，在对档案信息进行管理时提高其安全性。

学校在发展当中面临激烈的教育竞争，其不仅需要在实际开展教学工作时做好全面的管理工作，还需要针对档案管理加大监控效用。

在实施档案管理信息化之后，需要针对不同的工作内容做好事前管理、事中管理及事后管理等工作，在每个时期对档案的利用及归档情况进行检查。

在开展不同的业务工作时，管理人员可以对档案的形成过程进行分析，对其中的信息进行检测，在实际应用时减少问题的产生。

管理人员在进行档案管控时，需要定期做好档案管理的总结汇报工作，还需要加强对基层教育人员的指导，在产生问题时给出指导意见。

（四）实施电子资料管理。

电子资料管理是档案管理信息化的基础，在实际进行档案管理时，工作人员需要对基础的文本资料等进行电子化整理，对其中涉及的技术进行综合分析。

电子资料管理对于工作人员处理文件资料的形式有较高的要求，其不仅需要改变传统的纸质文件整理方式及工作理念，还需要在管理档案时加强资源配置，保证各项资源的合理利用，使其能够达到基础的要求及条件。

管理人员在处理档案资料时需要明确档案的处理方式及格式，对其进行统一与规范，明确档案资料的保存周期，在必要时还需要做好检查工作，促使电
子资料管理能够按照要求完善整体效用。

由于部分电子档案储
存系统容易遭受损坏或者遗失，在实施电子资料管理时，可以
借助电子技术及设备的记忆功能对档案资料进行备份。

电子备
份能够加强对资料的有效管理，防止资料遗失或者遭受损坏。

四、结语
总之，中专学校需要加大对档案管理的重视程度，在实
施信息化管理时明确学校档案的管理特点，体现信息化管理
的价值。

【参考文献】
[1]郑青.中职学校档案管理的信息化及科学化建设探讨[J].兰台内外,2019(10):8-9.
[2]张冉.中职学校档案管理档案管理信息化路径研究[J].
开封教育学院学报，2019(9):249-251。

[3]李凤.大数据背景下中职学校档案管理的信息化建设[J].科学咨询(教育科研),2019(6).
[4]陈洪亮.中职学校档案工作的规范化、标准化管理策略
思考[J].办公室业务, 2017(13):121.
[5]文梁.技工学校档案管理信息化建设存在的问题及对策
分析[J].中国管理信息化,2019(6).
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