总账业务系统流程分析

总账业务系统流程分析
[摘要]：总账系统根据会计准则和本单位的会计业务规则，对需要产生凭证的其它系统的单据设置自动出账模板，选择出账单据后系统自动生成相应凭证，对手工编制凭证设置相关约束，使会计总账处理变得更为简单、安全、有效，增强对会计出账规范性操作。

本论文主要是了解总账管理系统的主要功能以及其与其他系统间的数据关系，熟悉总账管理系统的操作流程，掌握总账管理系统中的各选项的含义，理解总账初始化的工作内容，掌握如何进行总账日常业务处理等。

关键字：总账系统；主要功能；总账初始化；流程分析
总账是会计信息系统的核心子系统的核心子系统，适用于各行各业进行财务核算和管理工作。

基于信息化平台的财务处理不仅仅是对手工会计处理方式的简单模拟，而是借助计算机数据运算速度快、海量数据储存和查询方便的特点，从会计科目体系构架、数据分类查询和汇总、精细项目核算等多方面超越了传统会计的局限性，为提升企业管理水平奠定了基础。

总账管理系统的主要功能包括了总账系统初始化、凭证管理、出纳管理、辅助核算管理以及月末处理。

总账初始化：是由企业用户根据自身的行业特性和管理需求，将通用的总账管理系统设置为适合企业自身特点的专用系统的过程。

总账初始化主要包括系统选项设置和期初数据录入两项内容。

凭证管理：凭证是记录企业各项经济业务发生的载体，凭证管理是总账系统的核心功能，主要包括填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、查询打印凭证等等。

凭证是总账系统数据的唯一来源，为确保数据源的正确性，总账系统设置了严密的制单控制保证凭证添置的正确性。

总账管理系统属于ERP财务管理系统的组成部分，它既可以独立运行，也可以同其他系统协同运营。

总账管理系统与其他系统间的数据关系如图：
总账管理系统的业务流程：初始设置、填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、账簿查询、银行对账、自动转账、对账、结账、打印
总账管理系统的应用流程指示了正确使用总账管理系统的操作顺序，有助于帮助企业实现快速应用。

一般来讲，各业务系统的应用大都划分为三个阶段：系统初始化、日常业务处理和月末处理，总账管理系统也遵循这一规律。

一、总账管理系统初始化主要包括选项设置和期初余额录入。

选项设置：为了最大范围的满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。

企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合自身个性特点的应用模式。

系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程，用友总账系统将参数分为7个页签。

1．凭证页签：（1）制单签证，此项主要设置在填制凭证是系统应对哪些操作进行控制。

设置内容包括：制单序时控制，支票控制，赤字控制，可以使用应收受控科目。

（2）凭证控制，包括现金流量科目必录现金流量项目，自动填补凭证断号，凭证录入时结算方式及票据号必录。

（3）凭证编号方式，系统提供系统编号和手工编号两种方式。

2.账簿页签:用来设置各种账簿的输入方式和打印要求等。

3.凭证打印:凭证打印用来设置凭证的输入方式和打印方式等。

主要包括：（1）合并凭证显示、打印。

（2）打印凭证页脚姓名。

4.预算控制。

5.权限页签：（1）制单权限控制到科目。

（2）制单权限控制到凭证类别。

（3）操作员进行金额权限控制。

（4）凭证审核控制到操作员。

（5）出纳凭证必须经由出纳签字。

（6）凭证必须经由主管会计签字。

（7）允许系修改、作废他人填制的凭证。

（8）可查询他人凭证。

6.会计日历页签:（1）可查看各会计期间的起始日期与日期，以及启用会计年度和启用日期。

(2)可查看建立账套时的一些信息：账套名称、单位名称、行业性质等。

（3）可以修改数量小数位、单价小数位和本位币精度。

7.其他页签：（1）外币核算方式。

（2）排序方式。

期初余额录入：企业账套建立后，还需要在系统中建立基础档案和各账户的余额数据，才能接续手工业务处理进程。

1.准备期初数据：（1）年初建账。

（2）年中建账。

2.录入期初数据：（1）末级科目的余额可以直接输入。

（2）非末级科目的余额数据
由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。

（3）科目有数量外币核算时，还要
输入相应的数量和外币信息。

3.进行试算平衡。

二、总账管理系统日常业务处理。

在总账管理系统中，初始化工作完成后，就可以开始进行日常业务处理了。

总账管理系统日常业务处理主要包括凭证管理和出纳管理。

凭证管理：记账凭证是登记账簿的依据，是总账管理系统的唯一数据来源，因此凭证管理是总账管理系统最为核心的内容。

凭证管理的内容主要包括填制凭证、凭证
复核、凭证记账以及修改凭证、作废凭证、冲销凭证、凭证查询、凭证汇总等内容。

1.填制凭证：（1）凭证类别。

（2）凭证类别。

（3）凭证类别。

（4）附单据数。

（5）摘要。

（6）会计科目。

（7）金额。

此处插入截图一张
2.凭证复核：（1）出纳签字。

（2）主管签字。

（3）审核凭证。

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3.凭证记账。

4.修改凭证:(1)有痕迹修改。

（2）无痕迹修改。

能否修改他人的填制的凭证，将取决于系统参数的设置。

5.作废凭证
6.冲销凭证：是针对已记账凭证而言的。

7.凭证查询
8.凭证汇总
9.设置常用凭证。

10.设置常用摘要：由于经济业务的重复性，在日常填制凭证的过程中，经常会反复用到许多相同的摘要，为了提高凭证的录入速度，可以预先设置这些经常用的摘要，而在填制凭证时可以随时调用这些摘要，这样就可以提高处理业务的效率。

11.设置明细权限
总账初始化
总账期末处理
出纳管理：出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具和工作平台。

1.出纳签字。

2.现金、银行日记账及资金日报表的查询打印。

3.支票登记簿。

4.银行对账：（1）录入银行对账期初单据。

（2）录入银行对账单。

（3）银行对
账。

（4）查询打印余额调节表。

（5）核销银行账。

（6）长期未达账项审计。

账簿查询，企业发生的经济业务，经过制单、复核、记账后，就可以查询打印各种账簿了。

账簿查询可以分为基本会计账簿查询和辅助核算账簿查询。

基本会计账簿查询是手工处理方式下的总账、发生额余额表、明细账、序时账、日记账、多栏账等。

辅助核算账簿查询，在手工处理方式下一般作为备查账存在，主要有个人核算、部门核算、项目核算、客户核算和供应商核算。

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三、总账管理系统期末处理
每个会计期间结束时，都要完成一些特定的工作，主要包括期末对账、对账及试算平衡、月末结账。

由于各会计期间内的许多期末业务均具有较强的规律性，因此由计算机来处理期末会计业务，不但可以规范业务的处理，还可以大大的提高效率。

1.自动转账：（1）转账的分类（2）定义转账凭证（3）生成记账凭证
2.对账及试算平衡：对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，是否账账
相符。

对账包括总账与明细账、总账与辅助账的核对。

3.结账：每月工作结束后，月末都要进行结账。

账前最好进行数据备份。

结账后，
当月不能再填制凭证，并终止各账户的记账工作。

同时，系统会自动计算当月各
账户发生额合计及余额，并将其转入到下月月初。

本月结账时，系统会进行一部
分检查工作。

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会计信息系统作为企业管理信息系统的一个重要组成部分，其开发与应用的最终目的就是满足企业管理的需要，也就是说，特定时期开发的会计信息系统，其结构与功能必须适应特定时期的企业管理体制。

会计信息系统的开发与应用也会在一定程度上规范企业业务流程，把企业管理推进到一个更高的层次。

总账管理系统的应用流程指示了正确使用总账管理系统的操作顺序，有助于帮助企业实现快速应用。

任何形式的管理软件，都只是提升企业管理水平的一种工具，经过艰难的项目实施实现系统上线只是一步，要充分发挥信息系统的效益，还有大量的工作要做。

参考文献：
[1]杨宝刚. 会计信息系统. 北京：高等教育出版社
致谢
在本次论文设计过程中，感谢我的学校，给了我学习的机会，在学习中，老师从选题指导、论文框架到细节修改，都给予了细致的指导，提出了很多宝贵的意见与建议，老师以其严谨求实的治学态度、高度的敬业精神、兢兢业业、孜孜以求的工作作风和大胆创新的进取精神对我产生重要影响。

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感谢所有授我以业的老师，没有这些年知识的积淀，我没有这么大的动力和信心完成这篇论文。

感恩之余，诚恳地请老师对我的论文多加批评指正，使我及时完善论文的不足之处。

谨以此致谢最后，我要向百忙之中抽时间对本文进行审阅的老师表示衷心的感谢。