ERP系统采购订单易犯错误及应对策略分析

ERP系统采购订单易犯错误及应对策略分析
在ERP系统中，采购订单无疑是最重要的单据之一。

因为其直接关系到企业资金的安全，关系到企业能够按时生产按时交货等等。

所以如何采购订单的准确率一直是ERP实施顾问与企业项目负责人共同努力的目标。

不过在实际工作中，由于种种原因，采购订单的准确率离企业的心理目标还是有一点差距。

具体来说，在ERP系统采购订单中，以下几类错误可能是大家常犯的。

一、采购数量与包装数量不符。

如企业现在需要购买某个原材料，如端子。

由于其产品的特殊性，所以其不同供应商的包装数量是不同的。

如供应商甲包装数量为500个/卷；供应商乙包装数量为800个/卷等等。

由于这些端子是不可分割的，在企业采购时必须按照这个包装数量的整数倍进行采购。

而企业现在需要采购3700个端子，该如何处理呢？
不同的企业可能处理方式不同。

如有一家企业他们在下采购订单的时候就是按实际需要量来下的。

他们需要3700个端子，那么在采购订单上的采购数量就是3700个。

但是，因为必须符合这个包装数量的限制。

所以在仓库收货的时候，就有一个调整的过程。

往往仓库收货时端子的入库数量要比采购订单上的数量要多。

这虽然是一种简便的处理方法，但是在管理上存在比较大的漏洞。

即允许收货单的收货数量超过采购订单的采购数量。

这就要求仓库收货员有比较高的责任心，去核对采购数量。

不过这不是万全之计。

人为的管理可能会存在比较多的疏忽。

在这种情况下，该如何处理呢？
在项目实施过程中，给企业用户提出了如下一些建议。

一是对不同的情况采取不同的单据性质。

如对于上面这些端子类的材料，如果有包装数量的限制，那么就对他们采用独立的进货单进行管理。

如把没有包装数量限制的原材料采购单其默认收货单据设置为“普通收货单”。

这类型的收货单在审核会核对采购订单的数量，如果收货数量超过采购订单的数量的话，则系统就会禁止审核。

而对于有采购包装数量限制的原材料采购则把其默认的收货单设置为“例外收货单”。

这张收货单在审核的时候，照样会去核对采购订单的数量。

当收货单的数量超过采购订单中数量的时候，系统会提示警告信息，让企业员工进行核对。

如果仓库人员仍然要进行审核的话，则系统也允许进行审核。

如此的话，就把一些例外情况控制在一个比较小的范围之内，而对于大部分的采购订单仍然采用严格的控制措施。

从而提高了采购订单管理的准确率。

当企业原材料受包装数量影响比较小时，采用这种方式会更加合理。

二是采用系统的最小包装量进行控制。

如果企业受包装量影响的原材料比较多，则采用以上第一种解决方式并不能够有效提高采购订单的准确率。

或者说，这些原材料所涉及到的金额比较大，那么采取上面这种粗略管理方式也并不是很理想。

若企业需要实现更精细化的控制，则可以通过采购订单的最小包装量控制来提高下单的准确率。

如企业先在产品基本信息处，设置好最小包装量。

如上面这种原材料，供应商甲包装数量为600个/卷；供应商乙包装数量为800个/卷。

在下采购订单时，如果下给供应商甲，当用户输入需要3700个端子时，系统会提示用户不符合最小包装数量的限制，并且会把这个数量自动转化为最符合包装
数量的采购量，即4200个端子。

如果是下给供应商乙的话，则这个采购量为4000个端子。

用户按确定后，最新的采购数量就会按这个系统转换后的采购量来进行更新。

如此的话，采购数量跟最终收货数量就达成了一致，就可以防止仓库部门超收情况的发生。

从笔者负责的几个项目来看，设计金额比较大的企业，往往需要采用这种精细化的控制。

而如果原材料设计的金额不高，则更多的是采用上面第一种人工管理的方式。

故企业ERP项目负责人需要根据企业自己的情况，如原材料受影响的程度或者金额的多少，来确定合理的处理方式。

尽量选择一个即不会增加多少工作量同时又可以保障采购订单准确率的处理方式。

二、采购数量价格折扣的管理控制。

某些供应商为了降低生产成本，往往喜欢大批量的生产。

为此，他们体现在销售策略上，就是要求企业大批量的下单。

为此不少供应商会采用数量折扣的销售策略。

即当企业采购数量达到某个数量时，可以享受一定的折扣。

就好像现在比价流行的团购策略一样。

比如有一家客户，他们就有这方面的管理要求。

他们现在需要采购某个原材料，他们的供应商就开出了数量折扣的条件。

当企业在下单时，一次性下单量达到5000套时，可以享受9.8折的折扣。

如果一次性下单量超过10000套时，则有9.5折的优惠。

若单从这个采购数量折扣来考虑，那么企业每次下单量当然超过10000套最好。

但是，如果企业考虑库存资金等方面的内容，则这数量折扣不一定能够给企业降低生产成本。

也就是说，企业需要在数量折扣享受的收益与库存成本所导致的损失之间取得一个均衡。

这个均衡，在ERP系统中很难进行管理。

不过系统还是采用了一些手段，来帮助企业用户在数量折扣上做出合理的抉择。

一是系统在遇到有数量折扣条件时，会自动提醒用户。

如企业现在把这个原料料下个某个供应商甲，而这个供应商又有这个数量折扣的条件。

此时，当企业用户在审核采购订单的时候，系统就会去判断这个供应商是否有数量折扣的条件。

如果有的话，就会提醒用户，按照现在这个采购数量是否可以享受数量折扣以及享受的幅度为多少。

不过这只是个提醒信息。

如果用户确认按现在的采购数量进行采购是比较合适的，那么用户按确定后仍然可以审核。

否则的话，可以取消采购订单，更改采购订单数量。

达到合适的数量时，再进行审核。

二是通过采购订单合并来提高采购订单一次性下单数量。

在正常情况下，系统都会根据采购订单的交期与生产计划来生成一个采购计划。

由于生产计划的不同，采购订单的默认下单日期也是不同的。

如有两个生产计划，都需要用到某种原材料，其生产开工日期分为为3月5日与3月10日。

根据这个开工日期，系统会生成两个采购计划，其采购日期分别为2月25日与3月1日（假设其采购提前期为10日）。

若这个原料料分两次采购的话，可能采购数量无法达到这个数量折扣的标准。

所以，采购员需要即时查看这个采购计划，若觉得提早几天采购没有问题的话，则可以通过采购计划合并功能，把多个采购计划进行合并，以享受比较高的数量折扣。

三是可以通过报表分析数量折扣是否真的带来收益。

如用户只需要在系统中设置好资金的时间成本（如同期的存款利率或者贷款利率等等），那么系统就会帮助用户计算出上面的
调整采购计划而导致库存增加的库存成本所增加的库存占用成本。

然后系统也会自动计算出因为数量折扣而得到的价格上的优惠。

然后系统会利用这两个数据进行对比，帮助用户判断这个调整最终是否给企业带来了一定的收益。

虽然这份报表是马后炮，在交易发生后才能够进行分析，但是毕竟给用户一份参考的依据。

有了这份数据后，员工在后续的操作中，就可以进行合理的判断，是否需要调整采购计划，以牺牲库存的代价来换取数量折扣上的价格优惠
目录
内容提要
写作提纲
正文
一、资产减值准备的理论概述 (4)
（一）固定资产减值准备的概念 (4)
（二）固定资产减值准备的方法 (5)
（三）计提资产减值准备的意义 (5)
二、固定资产减值准备应用中存在的问题分析 (5)
（一）固定资产减值准备的计提模式不固定 (5)
（二）公允价值的获取 (6)
（三）固定资产未来现金流量现值的计量 (7)
（四）利用固定资产减值准备进行利润操纵 (8)
三、解决固定资产减值准备应用中存在的问题的对策 (10)
（一）确定积累时间统一计提模式 (10)
（二）统一的度量标准 (11)
（三）提高固定资产可收回金额确定方式的操作性 (11)
（四）加强对固定资产减值准备计提的认识 (12)
（五）完善会计监督体系 (12)
参考文献 (15)
内容提要
在六大会计要素中，资产是最重要的会计要素之一，与资产相关的会计信息是财务报表使用者关注的重要信息。

然而长期以来，我国的企业普遍存在资产不实、利润虚增的情况，从而使资产减值问题一度成为我国会计规范的热点问题。

人们也期望通过会计上的法律法规减少信息的不对称，让企业向广大投资者提供真实有效的信息。

在企业生产经营过程中，资产减值是一个不可避免的现象，本文通过对新旧会计准则的对比，针对会计实务中对资产减值准备会计处理，分析资产减值准备在会计实务操作中的存在的问题，并对新会计准则下的会计处理方法进行分析与评价，进而提出解决问题的方法，阐述了资产减值准备提取在实务操作中面临的境况。

从资产减值准备入手，对固定资产减值准备进行分析，提出了计提标准不恰当，计提时间未作统一规定等问题，并针对存在的问题提出了分析方法等对策。

写作提纲
一、资产减值准备的理论概述
（一）固定资产减值准备的概念
（二）固定资产减值准备的方法
（三）计提资产减值准备的意义
二、固定资产减值准备应用中存在的问题分析
（一）固定资产减值准备的计提模式不固定
（二）公允价值的获取
（三）固定资产未来现金流量现值的计量
（四）利用固定资产减值准备进行利润操纵
三、解决固定资产减值准备应用中存在的问题的对策（一）确定积累时间统一计提模式
（二）统一的度量标准
（三）提高固定资产可收回金额确定方式的操作性（四）加强对固定资产减值准备计提的认识
（五）完善会计监督体系
固定资产减值准备问题的探讨
随着我国经济的发展，市场经济日益完善，大众对企业会计信息披露要求也逐步提高。

而市场经济的完善，竞争的加剧，企业对其交易方会计信息要求也提高，国家为了宏观调控的需要，也需要企业提供大量真实的会计信息。

新企业会计准则规定，“资产减值损失一经确认，在以后会计期间不得转回”是不可逆性的规定。

按照财务会计的谨慎性原则，预期不会带来经济利益的资源就不应列入资产，预期不会带来原预计额的经济利益的资源要折扣后列入资产，即减除预计减值后的部分才是能带来经济利益的资产。

本文通过对我国会计准则中的资产减值准备会计问题的研究，理论上提高企业对现行资产减值准则的认识，促进企业完善企业相关会计核算，提高企业财务管理水平，对于完善我国资产减值准备会计准则提出建议，促进我国资产减值准备准则完善。

实践中，这一研究旨在加强企业对与资产减值准备会计准则的认识，完善企业会计核算，提示相关部门就准则中不完善的地方加强对企业的监督。

以下就是我的论文。

一、资产减值准备的理论概述
（一）固定资产减值准备的概念
固定资产减值准备是指资产的账面价值超过其可回收金额，固定资产可收回金额是指其公允价值减去处置费用后的净额与固定资产预计未来现金流量的现值两者之间较高者。

其中，处置费用包括与资产处置有关的法律费用、相关税费、搬运费以及为使资产达到可销售状态所发生的直接费用等判断固定资产是否减值，应依据资产可能已经发生减损的某些迹象，如果存在任何一种迹象，企业应对其可收回金额进行正式估计。

企业的固定资产可按固定资产的账面价值与可收回金额孰低计量，按可收回金额低于账面价值的差额计提减值准备。

对于可收回金额须以相关技术、管理等部门的专业人员提供的内部或外部独立鉴定报告，作为判断依据。

（二）固定资产减值准备的方法
大部分企业的资产减值准备主要包括坏账准备、固定资产减值准备和存货跌价准备。

固定资产减值准备，固定资产减值准备计提范围包括市场价格持续下跌或技术陈旧、损坏、长期闲置等原因导致可收回金额低于账面价值的固定资产。

计提方法是按单项资产计提。

1、计提公式：减值准备=账面价值－可收回金额。

2、全额计提情况：
①长期闲置不用，在可预见的未来不会再使用，且已无转让价值的固定资产；
②虽然固定资产尚可使用，但使用后产生大量不合格的固定资产；
③已遭损毁，以至于不再具有使用价值和转让价值的固定资产；
④其它实质上已经不能再给企业带来经济利益的固定资产。

需要注意的是，已经全额计提减值准备的固定资产，不再计提折旧。

（三）计提资产减值准备的意义
固定资产减值是指固定资产在使用过程中，由于存在有形损耗和无形损耗以及其他原因，导致其可收回金额低于其账面价值的情况。

当可收回金额低于帐面价值时，确认固定资产发生了减值，这是就要计提固定资产减值准备，从而调整固定资产的账面价值，以使账面价值真实客观地反映实际价值。

计提减值准备使得企业的会计信息更加真实、制定的财务政策更加稳健。

而从信息的使用者角度出发，适时考虑无形损耗，更精确计量了期末资产的价值，同时也剔除了虚增的利润，降低了财务风险，体现了谨慎性原则。

计提减值准备是对固定资产折旧的有益补充，它的实施也体现了实质重于形式的原则，使会计信息更加真实，财务政策更加稳健。

现在，企业固定资产的更新速度越来越快，利用固定资产减值准备及时地反映固定资产的减值具有很强的现实意义，的确有助于提高会计信息质量。

二、固定资产减值准备应用中存在的问题分析
（一）固定资产减值准备的计提模式不固定
固定资产在实际运用过程中可以发现，企业对各项资产进行全面检查的
时间“年度终了”较好掌握，但是“定期”会计制度没有说明，这就给企业提供了很大的选择空间，使企业在操作的时候具有一定的随意性，财务人员可以随意制定计提时间，造成虚假信息泛滥，误导投资，也使企业之间提供的相关信息缺乏了可比性。

企业的会计行为受会计准则等制度规定的约束，但是会计准则在具有统一性和规范指导作用的同时还兼有一定的灵活性，给会计人员区别不同情况留有一定的活动空间和判断余地，如同一会计事项的处理存在多种备选的会计方法或可由会计人员做出不同的判断。

准则的灵活性是为了让更多的企业从实际出发，多种会计处理方法并存，为企业进行会计操纵提供了可乘之机，企业可以根据自身利益的需要选择会计方法，操纵会计报表。

（二）公允价值的获取
对于固定资产减值而言，公允价值的获取有难度，我国新会计准则中对公允价值的定义：“在公平交易，熟悉情况的交易双方自愿的进行资产交换或者债务清偿的金额。

” 可见，公允价值计量属性反映的是现值，其本质是一种基于市场信息的评价，是公平交易的市场而不是其它主体对资产或负债价值的认定。

公允价值计量属性的引入无疑在很大程度上会提高资产减值会计信息的决策相关性，尽管我国市场经济已经有了长足的发展，但非市场化的因素依然很多，与国际财务报告准则所依赖的“成熟市场经济”相距甚远。

部分市场仍然处于垄断状态，竞争不充分，固定资产的市场价格不能反映市场的公允性，我国目前的资产信息、价格市场不健全，不能定期、及时地公开各种资产的最新市价，因此公允价值难以得到合理的确定，不同市场上所反映出来的市场信息存在一定的差异性，价格难以真正反映价值，准则对资产可收回金额的估计规定过于笼统，没有明确划分不同性质的资产所使用的计量属性，企业资产按照其经济利益的实现方式可以划分为两类，一类是待出售和处置或者持有的目的就是为了出售并且有公平市场价值的资产，如可交易性金融资产、可供出售的金融资产及投资性房地产等；另一类是基于持续经营的假设，通过持续使用来实现经济利益的资产，这类资产的价值在很大程度上取决于企业的经营管理水平，如企业的生产设备和产房等固定资产，这类资产即使有公平的市场价格，但由于这类资产在正常经营条件下
是不会被出售或处置的，因此，其相应的市场价格与其特定主体价值的计量是无关的，其价值取决于其未来所能实现的经济利益的折现值。

即同一生产设备在不同企业的不同经营管理水平下其特定主体价值是不一样的。

因此，如果笼统的运用公允价值和现值对资产的可收回金额进行估计并取其高者，不仅会降低会计信息的可靠性，也会降低会计信息的相关性。

在单个企业的经营环境恶化和经营管理水平下降的条件下，企业固定资产的公允价值减去处置费用后的净额可能会大于账面价值，账面价值可能大于现值，此时，从会计信息的可靠性和相关性的要求来看，企业应该以现值低于账面价值的金额来计提资产减值，这正是投资者决策所需要的会计信息。

但是，按照准则规定，企业完全可以已公允价值减去处置费用后的金额大于资产的账面价值为由不计提减值，而不对现值进行估计。

而此时，以公允价值为基础计量的资产价值不仅没有真实的反映企业的经营状况，也损害了会计信息的预测价值和反馈价值，所获得的信息本身可能就是不完整的，增加了公允价值计量的难度，造成了投资者的决策失误。

（三）固定资产未来现金流量现值的计量
固定资产未来现金流量现值的计量难度较大，新准则规定：“资产预计未来现金流量的现值，应当按照资产在持续使用过程中和最终处置时所产生的预计未来现金流量，来选择恰当的折现率对其进行折现后的金额加以确定。

”可见，未来现金流量现值准确性取决于未来现金流量和折现率确定的科学性和合理性。

但是，对现金流量和折现率的确定很难把握。

主要表现在：
1、未来现金流量的预测具有很大不确定性。

新准则规定：“固定资产的未来现金流量的取得是需要企业管理层在合理和有依据的基础上对固定资
产剩余使用寿命内整个经济状况进行最佳估计，其中预计的固定资产未来现金流量应当包括：固定资产持续使用过程中预计产生的现金流入如销售量，以及售价的预测；为实现固定资产持续使用过程中产生的现金流入所必需的预计现金流出（包括为使固定资产达到预定可使用状态所发生的现金流出）如设备购置、厂房构建的预测；资产使用寿命结束时，处置固定资产收到或者支付的净现金流量如处置收入、处置费用公允价值的预测。

而这些预测，一方面需要建立在一系列假设和估计的基础之上，另一方面需要企业的管理
当局具有较高的现金流量管理水平，对于我国而言中小企业占据着市场经营的主体，而中小企业的企业规模小、经营决策权高度集中，但凡是中小企业，基本上都是一家一户自主经营，使资本追求利润的动力完全体现在经营者的积极性上。

由于经营者对千变万化的市场反应灵敏，实行所有权与经营治理权合一，既可以节约所有者的监督成本，又有利于企业快速作出决策。

其次，中小企业员工人数较少，组织结构简单不会单设部门去管理现金流量，这样一来，对于企业的财务信息就会造成不确定，带来数据失真的后果。

2、合理折现率的计量难度大。

新准则规定：“折现率是反映当前市场货币时间价值和资产特定风险的税前利率，该折现率是企业在购置或者投资资产时所要求的必要报酬率。

”因此合理的折现率必须考虑资金的时间价值和资产特定的风险价值。

要求合理折现率的确定必须以能够反映该项资产特定风险的市场利率为依据，如果该项市场利率难以取得，也可以采用替代利率估计折现率。

替代利率可以是调整后的加权平均资金成本、增量借款利率或者其他相关借款利率。

调整时需要考虑该项资产的特定风险，以及其他有关货币风险和价格风险。

这样一来折现率成了一个十分不稳定的因素，对于企业而言，客观估计某项固定资产的特定风险有相当大的难度，不同的会计人员对于固定资产价值的会计估计显然会有差异，这样也容易导致利润操纵，因而计提是否真实合理不易确定。

在计提固定资产折旧时，要将计提的减值准备考虑进去。

这样做企业将导致固定资产的原始价值一部分进入了产品成本，一部分进入了营业外支出，固定资产的原始价值应该是一个有机的整体，这样做不是强行将本来属于一体的事物拆成了两部分，而对计提减值准备金额估计的大小将使营业费用与非营业费用之间的界限变模糊，进而影响到营业利润与非营业利润的计算结果。

由于折旧率和尚可使用年限在固定资产减值准备计提和转回的各期均要做相应的改变，固定资产均要重新计提折旧，不但计算烦琐，而且容易出错。

（四）利用固定资产减值准备进行利润操纵
固定资产预计未来现金流量的现值、公允价值等是企业确认和计量资产减值准备的很重要的基础。

通过上面的分析我们知道，公允价值、未来现金。