qs文件管理制度

qs文件管理制度
一、制度目的
为规范公司内文件的管理流程，提高文件管理的效率和规范性，保障公司文件的保密性、完整性和可追溯性，使公司文件管理工作更加科学、规范和高效。

二、适用范围
本制度适用于公司内所有部门的文件管理工作。

三、文件的定义
1、文件是指公司内部编制的各种书面和电子形式的资料和信息记录，包括但不限于文字文件、图纸、合同、报告、会议记录、表格、电子邮件等。

2、文件管理是指对文件的收集、编制、传送、保管、利用和销毁的过程。

四、文件管理的原则
1、依法依规。

文件管理应当遵循国家法律法规和公司制度的规定。

2、科学规范。

文件管理应当依据科学管理原则和规范操作流程。

3、保密性。

对于需要保密的文件，应采取相应的保密措施，严格限制查阅范围，保障文件的安全。

4、完整性。

文件的编制和保存应当完整准确，不得随意篡改、删减或涂改。

5、可追溯性。

文件管理应当具有可追溯性，便于查阅、分析和甄别。

五、文件的编制和收集
1、公司内部文件应当按照统一的格式和标准进行编制，并注明编制单位、编制日期、文件编号等必要信息。

2、文件的收集工作应当由相关部门负责，并在文件管理系统中进行登记、分类和存档。

3、对于来自外部的文件、资料和信息，应按照相关流程进行接收、登记和存档。

六、文件的传送和利用
1、文件的传送应当采取安全可靠的方式，并在传送记录中注明发送单位、接收单位、传送时间等相关信息。

2、文件应当在相应授权的范围内进行查阅和利用，并严格遵守保密和安全规定。

3、对于电子文件，应当采取防篡改、加密和备份等措施，防止文件遭到恶意篡改和病毒
感染。

七、文件的保管和归档
1、公司文件应当按照归档规定进行分类、整理和保管，建立完善的档案管理制度。

2、应当定期对存档文件进行检查和整理，剔除无用文件，确保档案的整洁和有序。

3、对于重要文件和档案，应当采取防火、防水、防盗、防腐蚀等措施，确保文件的安全。

八、文件的销毁和归档管理
1、对于已经失去使用价值的文件，应当根据相关规定进行销毁处理，确保不能再被利用
和泄露。

2、销毁文件的具体程序和方式应当按照公司相关规定和流程进行，同时需注明销毁人、
销毁时间、销毁方式等相关信息。

3、对于已经归档的文件，应当按照规定的期限进行定期检查、整理和归档管理，确保档
案的长期保存和可追溯性。

九、文件管理的监督和检查
1、公司应当建立文件管理的监督检查制度，定期对文件管理情况进行检查和评估。

2、对于文件管理的违规行为，应当严格依法依规进行处理，并追究相关责任人的责任。

3、对于存在问题和风险的文件管理工作，应当及时进行整改和改进，以提高文件管理的
科学性和规范性。

十、附则
本制度自发布之日起生效，如有修订或补充，由公司内部相关部门进行协商和决定。

公司
应当依据实际情况和管理需要，及时对文件管理制度进行调整和完善。